Alur Proses Penjualan (Quote-to-Cash)

Tujuan

memberikan panduan lengkap bagi departemen Sales, Warehouse, dan Finance dalam menggunakan sistem ERP untuk menjalankan seluruh siklus penjualan. Dimulai dari pengelolaan calon pelanggan (prospek) hingga penerimaan pembayaran.

Departemen Terkait

• Sales Local & International Business: Bertanggung jawab atas proses dari awal hingga pembuatan Order Penjualan.

• Warehouse: Bertanggung jawab atas penyiapan dan pengiriman barang berdasarkan Order Penjualan.

• Finance, Accounting, & Tax and Bea:  Bertanggung jawab atas penagihan (faktur) dan pencatatan pembayaran

Visual Alur Proses

Langkah-langkah proses di Sistem ERP

1. Mengelola Prospek & Aktivitas di CRM

   Langkah awal ini penting untuk mencatat semua potensi penjualan dan interaksi dengan pelanggan agar tidak ada peluang yang terlewat. 

   - PIC: Sales Local, International Business.
   

   - Kapan Dilakuakan: Saat ada calon pelanggan baru atau saat melakukan interaksi penjualan (telepon, email, pertemuan).

   - Modul Terkait: CRM.
   
   

2. Membuat Penawaran Resmi

   - PIC: Sales Local, International Business.

   - Kapan Dilakukan: Saat ada permintaan harga resmi dari pelanggan.

   - Modul Terkait: Penjualan.
   
   

3. Mengonfirmasi Pesanan dengan Order Penjualan (SO)

   Dokumen ini adalah "kontrak" internal yang menjadi pemicu bagi departemen lain untuk bertindak (terutama Gudang).

   - PIC: Sales Local, International Business.

   - Kapan Dilakukan: Setelah pelanggan menyetujui penawaran harga.

   - Modul Terkait: Penjualan.
   
   

4. Menyiapkan Pengiriman Barang (Surat Jalan)

   -  PIC: Warehouse.

   - Kapan Dilakukan: Setelah ada SO (Sales Order) yang valid dan barang siap untuk dikirim.

   -  Modul Terkait: Persediaan.
   
   

5. Membuat Faktur Penjualan (Invoice)

   -  PIC: Finance, Accounting, Tax and Bea.

   - Kapan Dilakukan: Setelah Surat Jalan terkonfirmasi (barang sudah terkirim).

   -  Modul Terkait: Penjualan, Buku Piutang.
   
   

6. Mencatat Penerimaan Pembayaran

   Langkah terakhir dari siklus, dimana pembayaran dari pelanggan dicatat untuk melunasi piutang.

   -  PIC: Finance.

   - Kapan Dilakukan: Saat menerima dana pembayaran dari pelanggan (transfer bank, giro, tunai).

   -  Modul Terkait: Buku Piutang, Keuangan.