Proyek Kegiatan

Panduan Modul: Proyek Kegiatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Proyek Kegiatan

Tujuan Modul
Modul Proyek Kegiatan berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan template atau standar kegiatan-kegiatan yang umum dilakukan dalam sebuah proyek. Tujuannya adalah untuk membuat sebuah Work Breakdown Structure (WBS) template di mana setiap kegiatan sudah didefinisikan bersama dengan sumber daya standar yang dibutuhkannya (personil, asset, material, dll.). Ini mempercepat dan menstandarisasi proses pembuatan proyek baru.

1. Tampilan Utama (Daftar Proyek Kegiatan)

Halaman utama menampilkan semua template kegiatan yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Aktivitas.

• Tabel Daftar Kegiatan:

  • Kode Aktivitas: Kode unik untuk setiap template kegiatan.

  • Nama Kegiatan: Nama deskriptif untuk kegiatan tersebut (misalnya, "Analisis Kebutuhan", "Desain Sistem", "Instalasi Peralatan").

  • Order Standar: Urutan default dari kegiatan ini dalam sebuah alur proyek.

  • Keterangan: Deskripsi tambahan mengenai kegiatan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada template kegiatan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat template kegiatan baru.

2. Halaman Tambah Kegiatan Baru

Formulir ini adalah inti dari modul, di mana sebuah template kegiatan didefinisikan secara detail, termasuk sumber daya standar yang dibutuhkan.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Aktivitas / Jasa / Bahan: Kode unik untuk kegiatan.

  • Nama Kegiatan: Nama deskriptif kegiatan.

  • Order Standar: Urutan default kegiatan.

  • Keterangan: Deskripsi kegiatan.

• Sumber Daya: Bagian ini digunakan untuk mendefinisikan sumber daya standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan ini. Terdiri dari empat kategori:

  1. Posisi: Menentukan jabatan atau peran yang dibutuhkan (misalnya, "Manajer Proyek", "Analis Sistem") dan jumlahnya.

  2. Asset: Menentukan peralatan atau asset tetap yang dibutuhkan (misalnya, "Komputer High-Spec", "Alat Ukur") dan jumlahnya.

  3. Lain - lain: Untuk sumber daya lain di luar kategori yang ada (misalnya, "Jasa Konsultan Eksternal").

  4. Barang/Jasa: Menentukan material atau bahan habis pakai yang dibutuhkan (misalnya, "Kabel UTP", "Semen") dan jumlahnya.

3. Langkah-langkah Membuat Template Kegiatan

1. Pastikan semua master data sumber daya (Posisi, Asset, Barang/Jasa) sudah tersedia di sistem.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi informasi dasar kegiatan (Kode, Nama, Order, Keterangan).

4. Di bagian Sumber Daya, klik icon [+] pada setiap kategori untuk menambahkan sumber daya yang dibutuhkan. Pilih sumber daya dari daftar yang muncul dan tentukan Jumlah-nya.

5. Ulangi langkah 4 untuk semua sumber daya yang diperlukan.

6. Klik Kegiatan Baru atau Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembuatan Proyek Cepat: Saat manajer proyek membuat proyek baru, mereka tidak perlu lagi mendefinisikan setiap tugas dan kebutuhan sumber daya dari awal. Mereka cukup memilih template kegiatan yang relevan dari modul ini, dan sistem akan secara otomatis membuat daftar tugas beserta estimasi kebutuhan sumber dayanya.

• Standardisasi Work Breakdown Structure (WBS): Modul ini mendorong standardisasi dalam perencanaan proyek. Semua proyek dengan tipe sejenis (misalnya, semua proyek instalasi jaringan) akan memiliki struktur kegiatan dan estimasi sumber daya awal yang konsisten.

• Dasar Penganggaran Proyek: Kebutuhan sumber daya yang telah didefinisikan di template ini (misalnya, 20 jam kerja "Analis Sistem", 5 unit "Komputer") akan dikalikan dengan tarif biaya dari Modul Sumber Daya untuk menghasilkan estimasi anggaran biaya awal untuk kegiatan tersebut.

• Perencanaan Kapasitas Sumber Daya: Dengan memiliki template standar, perusahaan dapat melakukan perencanaan kapasitas jangka panjang. Misalnya, jika ada rencana untuk mengerjakan 10 proyek instalasi tahun depan, perusahaan dapat dengan mudah menghitung total kebutuhan sumber daya (misal: 10 proyek x 2 "Analis Sistem" per proyek = 20 "Analis Sistem") dan merencanakan rekrutmen atau pelatihan.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah template kegiatan yang bersifat generik namun cukup detail agar dapat digunakan kembali di banyak proyek dengan sedikit modifikasi.

• Modul ini sangat bergantung pada kelengkapan master data lainnya seperti Master Posisi, Master Asset, dan Master Barang. Pastikan data-data tersebut sudah lengkap.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya dilakukan oleh Project Management Office (PMO) atau manajer proyek senior yang memiliki pengalaman dan wewenang untuk menetapkan standar perencanaan proyek.