Proyek Kegiatan

Panduan Modul: Proyek Kegiatan 

 Lokasi Modul Pengaturan > Proyek > Proyek Kegiatan 

 Tujuan Modul Modul  Proyek Kegiatan  berfungsi sebagai  master data  untuk mendefinisikan  template  atau standar kegiatan-kegiatan yang umum dilakukan dalam sebuah proyek. Tujuannya adalah untuk membuat sebuah  Work Breakdown Structure  (WBS)  template  di mana setiap kegiatan sudah didefinisikan bersama dengan sumber daya standar yang dibutuhkannya (personil,  asset , material, dll.). Ini mempercepat dan menstandarisasi proses pembuatan proyek baru. 

 1. Tampilan Utama (Daftar Proyek Kegiatan) 

 Halaman utama menampilkan semua  template kegiatan yang telah terdaftar di dalam sistem. 

 Penjelasan Tampilan 

 

 

 Filter : Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan  Kode Aktivitas . 

 

 

 Tabel Daftar Kegiatan : 

 

 

 Kode Aktivitas : Kode unik untuk setiap  template  kegiatan. 

 

 

 Nama Kegiatan : Nama deskriptif untuk kegiatan tersebut (misalnya, "Analisis Kebutuhan", "Desain Sistem", "Instalasi Peralatan"). 

 

 

 Order Standar : Urutan  default  dari kegiatan ini dalam sebuah alur proyek. 

 

 

 Keterangan : Deskripsi tambahan mengenai kegiatan. 

 

 

 Saat ini, tabel menunjukkan "...data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada  template  kegiatan yang dibuat. 

 

 

 

 

 Tombol Aksi : 

 

 

 Baru : Membuka  form  untuk membuat  template  kegiatan baru. 

 

 

 

 

 2. Halaman Tambah Kegiatan Baru 

 Formulir ini adalah inti dari modul, di mana sebuah  template kegiatan didefinisikan secara detail, termasuk sumber daya standar yang dibutuhkan. 

 Penjelasan Tampilan 

 

 

 Informasi Dasar : 

 

 

 Kode Aktivitas / Jasa / Bahan : Kode unik untuk kegiatan. 

 

 

 Nama Kegiatan : Nama deskriptif kegiatan. 

 

 

 Order Standar : Urutan  default  kegiatan. 

 

 

 Keterangan : Deskripsi kegiatan. 

 

 

 

 

 Sumber Daya : Bagian ini digunakan untuk mendefinisikan sumber daya standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan ini. Terdiri dari empat kategori: 

 

 

 Posisi : Menentukan jabatan atau peran yang dibutuhkan (misalnya, "Manajer Proyek", "Analis Sistem") dan jumlahnya. 

 

 

 Asset : Menentukan peralatan atau  asset  tetap yang dibutuhkan (misalnya, "Komputer High-Spec", "Alat Ukur") dan jumlahnya. 

 

 

 Lain - lain : Untuk sumber daya lain di luar kategori yang ada (misalnya, "Jasa Konsultan Eksternal"). 

 

 

 Barang/Jasa : Menentukan material atau bahan habis pakai yang dibutuhkan (misalnya, "Kabel UTP", "Semen") dan jumlahnya. 

 

 

 

 

 3. Langkah-langkah Membuat Template Kegiatan 

 

 

 Pastikan semua  master data  sumber daya (Posisi, Asset, Barang/Jasa) sudah tersedia di sistem. 

 

 

 Dari halaman utama, klik tombol  Baru . 

 

 

 Isi informasi dasar kegiatan (Kode, Nama, Order, Keterangan). 

 

 

 Di bagian  Sumber Daya , klik  icon   [+]  pada setiap kategori untuk menambahkan sumber daya yang dibutuhkan. Pilih sumber daya dari daftar yang muncul dan tentukan  Jumlah -nya. 

 

 

 Ulangi langkah 4 untuk semua sumber daya yang diperlukan. 

 

 

 Klik  Kegiatan Baru  atau  Simpan . 

 

 

 4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi 

 

 

 Pembuatan Proyek Cepat : Saat manajer proyek membuat proyek baru, mereka tidak perlu lagi mendefinisikan setiap tugas dan kebutuhan sumber daya dari awal. Mereka cukup memilih  template  kegiatan yang relevan dari modul ini, dan sistem akan secara otomatis membuat daftar tugas beserta estimasi kebutuhan sumber dayanya. 

 

 

 Standardisasi Work Breakdown Structure (WBS) : Modul ini mendorong standardisasi dalam perencanaan proyek. Semua proyek dengan tipe sejenis (misalnya, semua proyek instalasi jaringan) akan memiliki struktur kegiatan dan estimasi sumber daya awal yang konsisten. 

 

 

 Dasar Penganggaran Proyek : Kebutuhan sumber daya yang telah didefinisikan di  template  ini (misalnya, 20 jam kerja "Analis Sistem", 5 unit "Komputer") akan dikalikan dengan tarif biaya dari  Modul Sumber Daya  untuk menghasilkan estimasi anggaran biaya awal untuk kegiatan tersebut. 

 

 

 Perencanaan Kapasitas Sumber Daya : Dengan memiliki  template  standar, perusahaan dapat melakukan perencanaan kapasitas jangka panjang. Misalnya, jika ada rencana untuk mengerjakan 10 proyek instalasi tahun depan, perusahaan dapat dengan mudah menghitung total kebutuhan sumber daya (misal: 10 proyek x 2 "Analis Sistem" per proyek = 20 "Analis Sistem") dan merencanakan rekrutmen atau pelatihan. 

 

 

 5. Tips & Catatan Penting 

 

 

 Buatlah  template  kegiatan yang bersifat generik namun cukup detail agar dapat digunakan kembali di banyak proyek dengan sedikit modifikasi. 

 

 

 Modul ini sangat bergantung pada kelengkapan  master data  lainnya seperti  Master Posisi ,  Master Asset , dan  Master Barang . Pastikan data-data tersebut sudah lengkap. 

 

 

 Pengelolaan modul ini sebaiknya dilakukan oleh  Project Management Office (PMO) atau manajer proyek senior yang memiliki pengalaman dan wewenang untuk menetapkan standar perencanaan proyek.