Laporan Alur Dokumen

Panduan Modul Laporan: Laporan Alur Dokumen (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Alur Dokumen

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Alur Dokumen (Document Flow Report) untuk Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang melacak alur dokumen dari proses pengadaan secara menyeluruh (end-to-end). Laporan ini secara visual menghubungkan satu dokumen dengan dokumen berikutnya, mulai dari Permintaan Pembelian, Purchase Order, Penerimaan Barang, Faktur Pembelian, hingga Pembayaran (Cash Book).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Document No:

  • Gunakan kolom ini untuk mencari dan menelusuri alur dari satu nomor dokumen spesifik (misalnya, nomor Permintaan atau nomor PO).

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

• Date From / To:

  • Tentukan rentang tanggal dokumen yang ingin Anda lihat alurnya.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada transaksi yang ingin Anda telusuri.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan alur dokumen langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Membaca Laporan Alur Dokumen

Laporan yang dihasilkan akan menampilkan alur dokumen yang saling terkait untuk setiap permintaan pembelian.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan alur dokumen pembelian yang dikelompokkan per Vendor.

• Struktur Alur Dokumen: Laporan ini menunjukkan alur lengkap dari kiri ke kanan:

  • Request Number: Tahap awal (Permintaan Pembelian).

  • Purchase Order Number: Pesanan resmi ke vendor.

  • Receipt Report Number: Bukti penerimaan barang di gudang.

  • Invoice Number: Tagihan dari vendor.

  • Cash Book: Bukti pembayaran kepada vendor.

• Status Dokumen: Perhatikan status di samping setiap nomor dokumen (misalnya [approved], Not Paid) untuk mengetahui progresnya di setiap tahapan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran lengkap dari siklus hidup sebuah pesanan pembelian, dari permintaan hingga lunas terbayar.

• Laporan ini sangat berguna bagi tim Procurement dan AP (Account Payable) untuk melacak status dokumen dan mengidentifikasi hambatan dalam proses.

• Jika kolom Invoice Number atau Cash Book masih kosong, itu menandakan bahwa prosesnya belum selesai sampai tahap penagihan atau pembayaran.