Grup Data User

Panduan Modul: Grup User Data

Lokasi Modul
Pengaturan > Autorisasi Fungsi > Grup User Data

Tujuan Modul
Modul Grup User Data berfungsi sebagai master data untuk membuat dan mengelola grup-grup pengguna (atau peran/role) di dalam sistem. Daripada memberikan hak akses satu per satu ke setiap pengguna, administrator dapat membuat grup fungsional (seperti "beacukai", "KOKILA", "SUBKON"), memasukkan pengguna ke dalam grup tersebut, dan kemudian memberikan hak akses ke grup. Ini adalah pendekatan manajemen akses berbasis peran (Role-Based Access Control - RBAC) yang menyederhanakan dan menstandardisasi keamanan sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Pengguna)

Halaman utama menampilkan daftar semua grup pengguna yang telah didefinisikan untuk perusahaan tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian grup tertentu berdasarkan Nama Kelompok.

• Tabel Grup Pengguna:

  • Nama Kelompok: Nama unik dari grup pengguna.

  • No Grup: ID unik internal untuk grup tersebut.

  • Nama Perusahaan: Menunjukkan perusahaan di mana grup ini didefinisikan dan berlaku.

• Tombol/Link Aksi:

  • [ Tambah kelompok pengguna ]: Link untuk membuka form dan membuat grup pengguna baru.

  • Cari / Tampilkan semua: Tombol untuk melakukan pencarian atau menampilkan kembali semua data.

2. Langkah-langkah Membuat Grup Pengguna

Meskipun form tambah tidak ditampilkan, alur kerjanya dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dari halaman utama, klik link [ Tambah kelompok pengguna ].

2. Sistem akan membuka halaman baru di mana pengguna harus memasukkan Nama Kelompok (misalnya, "Staf Akuntansi", "Manajer Gudang", "Auditor").

3. Pilih Nama Perusahaan di mana grup ini akan aktif.

4. Klik Simpan. Grup baru tersebut akan muncul di daftar pada halaman utama.

5. Langkah selanjutnya setelah membuat grup adalah memasukkan pengguna ke dalam grup tersebut, yang kemungkinan dilakukan di modul lain (misalnya, di modul manajemen pengguna).

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Keamanan: Grup yang dibuat di sini adalah fondasi dari seluruh matriks keamanan sistem.

• Pemberian Hak Akses Massal: Setelah grup dibuat, administrator dapat pergi ke modul-modul otorisasi lainnya (seperti Autorisasi Fungsi, Autorisasi Link Akun, Persetujuan Verifikasi) dan memberikan hak akses langsung ke sebuah grup. Semua pengguna yang menjadi anggota grup tersebut akan secara otomatis mewarisi hak akses yang sama.

• Efisiensi Manajemen Akses: Jika seorang karyawan baru bergabung, administrator tidak perlu memberikan puluhan hak akses secara manual. Cukup masukkan karyawan tersebut ke grup yang sesuai (misalnya, "Staf Pembelian"), dan dia akan langsung mendapatkan semua hak akses yang diperlukan untuk perannya. Begitu pula saat seorang karyawan pindah departemen, cukup pindahkan dia ke grup yang baru.

4. Tips & Catatan Penting

• Rancang struktur grup pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab fungsional yang ada di perusahaan Anda, bukan berdasarkan nama individu.

• Gunakan penamaan grup yang jelas dan intuitif.

• Manajemen grup pengguna adalah tugas krusial yang harus dilakukan oleh Administrator Sistem atau departemen TI yang bertanggung jawab atas keamanan sistem.

• Lakukan audit secara berkala terhadap keanggotaan setiap grup untuk memastikan tidak ada pengguna yang memiliki hak akses berlebih (excessive privileges).