Pengaturan Perpindahan Data

Panduan Modul: Pengaturan Perpindahan Data

Lokasi Modul
Pengaturan > Perpindahan Data > Pengaturan Perpindahan Data

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Perpindahan Data berfungsi sebagai alat bantu migrasi data (data migration tool) atau fasilitas impor/ekspor data massal. Modul ini digunakan untuk memindahkan data dalam jumlah besar masuk atau keluar dari sistem, terutama untuk data master. Ini sangat krusial selama fase implementasi awal sistem ERP atau ketika perlu melakukan pembaruan massal pada data yang sudah ada.

1. Tampilan Utama (Daftar Entitas Data)

Halaman utama menampilkan daftar semua jenis data atau "entitas" yang dapat diimpor atau diekspor menggunakan modul ini.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian entitas data tertentu berdasarkan nama.

• Tabel Perpindahan Data:

  • Perpindahan Data: Nama dari entitas data yang dapat dipindahkan (contoh: COA (Bagan Akun), CUSTOMER, SUPPLIER, ITEM CATEGORY).

  • Unggah / Unduh: Kolom ini berisi dua tombol aksi utama untuk setiap entitas:

    • Unggah (Upload): Tombol untuk mengimpor data baru ke dalam sistem dari sebuah file (biasanya Excel atau CSV).

    • Unduh (Download): Tombol untuk mengekspor data yang ada di sistem ke dalam file templat.

• Tombol Tambah Baru: Tombol untuk membuka form dan mendefinisikan entitas data baru yang bisa dimigrasikan, yang biasanya hanya digunakan oleh pengembang.

2. Halaman Tambah Baru (Definisi Entitas)

Formulir ini, yang kemungkinan besar hanya dapat diakses oleh pengembang, digunakan untuk mendefinisikan entitas data baru yang dapat dimigrasikan.

Penjelasan Tampilan

• Data: Nama teknis dari tabel atau view di database.

• Nama Tabel: Nama tabel spesifik di database yang akan menjadi sumber atau tujuan data.

• Nama Field: Kotak untuk memilih kolom-kolom spesifik dari tabel yang akan dimasukkan dalam proses impor/ekspor.

3. Langkah-langkah Melakukan Migrasi Data

Proses tipikal untuk mengimpor data baru (misalnya, daftar pelanggan) adalah sebagai berikut:

1. Unduh Template: Dari halaman utama, cari entitas CUSTOMER dan klik tombol Unduh. Sistem akan menghasilkan sebuah file Excel/CSV kosong yang berisi semua kolom yang diperlukan untuk data pelanggan.

2. Isi Template: Buka file yang telah diunduh, lalu isi dengan semua data pelanggan yang Anda miliki. Pastikan format data (misalnya, tanggal, angka) sesuai dengan yang diharapkan oleh sistem.

3. Unggah File: Kembali ke modul, cari lagi entitas CUSTOMER dan kali ini klik tombol Unggah.

4. Pilih File & Proses: Sistem akan meminta Anda untuk memilih file Excel/CSV yang telah Anda isi. Setelah file dipilih dan proses dimulai, sistem akan membaca data dari file dan memasukkannya ke dalam tabel database pelanggan.

5. Verifikasi: Setelah proses unggah selesai, periksa data pelanggan di modul Master Customer untuk memastikan semua data telah terimpor dengan benar.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Implementasi Awal (Go-Live): Modul ini adalah alat yang paling penting selama persiapan go-live sebuah sistem ERP. Tim implementasi akan menggunakan modul ini untuk memigrasikan semua data master dari sistem lama ke sistem baru, seperti daftar pelanggan, pemasok, item, dan bagan akun.

• Pembaruan Massal: Jika ada kebutuhan untuk memperbarui informasi pada ratusan atau ribuan data master (misalnya, mengubah kategori semua item dari 'A' ke 'B'), alur kerja yang efisien adalah:

  1. Unduh data yang ada.

  2. Lakukan perubahan massal di file Excel.

  3. Unggah kembali file yang telah dimodifikasi. Ini jauh lebih cepat daripada mengubah data satu per satu melalui antarmuka pengguna.

5. Tips & Catatan Penting

• Kualitas Data: Keberhasilan migrasi data sangat bergantung pada kualitas data di dalam file unggahan. Pastikan tidak ada data duplikat, format yang salah, atau data wajib yang kosong. Pepatah "sampah masuk, sampah keluar" (garbage in, garbage out) sangat berlaku di sini.

• Urutan Migrasi: Beberapa data memiliki ketergantungan. Misalnya, Anda tidak dapat mengimpor data ITEM jika ITEM CATEGORY belum ada. Lakukan migrasi data sesuai dengan urutan logisnya.

• Backup: Sebelum melakukan unggahan data dalam jumlah besar, sangat disarankan untuk melakukan backup database sebagai tindakan pencegahan.

• Akses Terbatas: Meskipun tidak seberbahaya modul Pengecekan Data, akses untuk melakukan Unggah data harus dibatasi kepada pengguna yang terlatih dan memahami struktur data sistem, seperti tim IT atau super user.