Laporan Perkembangan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Perkembangan Pembelian (Purchasing Progress Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Perkembangan Pembelian

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Perkembangan Pembelian (Purchasing Progress Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang melacak perkembangan proses pengadaan secara menyeluruh (end-to-end). Laporan ini memungkinkan pengguna untuk menelusuri sebuah permintaan mulai dari tahap Permintaan Pembelian (PR), lanjut ke Order Pembelian (PO), hingga ke tahap Penerimaan Barang (Receipt Report).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Filter Nomor Dokumen:

  • Anda dapat mencari berdasarkan nomor spesifik seperti Purchase Requisition No, Purchase Order Number, atau Receipt Report Number.

• Purchase Requisition Date:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan Permintaan Pembelian (Date From dan To) yang ingin Anda lihat progresnya.

• Filter Status:

  • PO Created: Saring berdasarkan apakah PR sudah dibuatkan PO atau belum.

  • Request Closed: Saring berdasarkan apakah PR sudah ditutup atau masih terbuka.

• Filter Lainnya:

  • Tersedia filter lain yang komprehensif seperti Item Code, Department, dan lainnya untuk mempersempit hasil pencarian.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• View Report : Untuk melihat pratinjau laporan perkembangan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. 

  

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap tahapan dalam proses pengadaan.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menyajikan data perkembangan pembelian dalam format tabel yang melacak setiap tahapan dari kiri ke kanan.

• Struktur Alur Dokumen:

  • Requisition: Bagian ini menampilkan semua detail dari Permintaan Pembelian awal, termasuk Requested Quantity.

  • Purchase Order: Menampilkan detail PO yang dibuat berdasarkan permintaan tersebut, termasuk PO Qty.

  • Receipt Report Number: Menampilkan nomor bukti penerimaan barang jika sudah diterima di gudang, beserta Receive Date dan RR Qty (Jumlah Diterima).

• Kolom Analisis: Perhatikan kolom Requested Quantity, PO Qty, dan RR Qty untuk membandingkan jumlah yang diminta, dipesan, dan diterima. Kolom Remaining menunjukkan sisa yang belum diterima.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran lengkap dari status setiap permintaan pembelian.

• Laporan ini sangat berguna bagi departemen pemohon untuk melacak status permintaan mereka dan bagi tim Procurement untuk memantau pesanan yang masih tertunda penerimaannya.

• Jika kolom Receipt Report Number masih kosong, itu artinya barang dari PO terkait belum diterima di gudang.