Order Pembelian yang Tidak Cocok

Panduan Modul Laporan: Order Pembelian yang Tidak Cocok (Unmatch PO Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Order Pembelian yang Tidak Cocok

Tujuan Modul

Modul laporan Order Pembelian yang Tidak Cocok (Unmatch PO Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian (diskrepansi) antara jumlah barang yang dipesan dalam Purchase Order (PO) dengan jumlah barang yang diterima di Laporan Penerimaan Barang (LPB/RR). Laporan ini adalah alat kontrol yang sangat penting untuk mendeteksi pengiriman kurang (short shipment) atau lebih (over shipment) dari pemasok.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

1. Vendor:

   • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

2. Purchase Type:

   • Pilih jenis pembelian yang ingin ditampilkan, apakah Local atau Import.

3. Start Date / To Date:

   • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO yang akan diperiksa (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan cakupan Vendor, Purchase Type, dan rentang tanggal. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan PO yang tidak cocok langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang merinci setiap PO yang memiliki ketidaksesuaian jumlah.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar Purchase Order di mana terdapat perbedaan antara jumlah yang dipesan dan jumlah yang diterima.

• Kolom-kolom Kunci untuk Analisis:

  • Purchase Order: Nomor PO yang dianalisis.

  • PO Quantity: Jumlah yang dipesan di PO.

  • RR Qty: Jumlah yang diterima di gudang (berdasarkan Laporan Penerimaan Barang).

  • Status: Menunjukkan status dari ketidakcocokan tersebut.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini secara rutin untuk mengidentifikasi masalah pengiriman dari vendor dengan cepat.

• Setiap baris yang muncul di laporan ini memerlukan tindak lanjut, baik komunikasi ke pihak vendor untuk klarifikasi, maupun ke tim gudang untuk verifikasi ulang penerimaan.

• Laporan ini sangat penting untuk tim Procurement dan Accounting (AP) untuk memastikan perusahaan hanya membayar sesuai dengan jumlah barang yang diterima.