Pengaturan Dokumen Tertunda

Panduan Modul: Pengaturan Dokumen Tertunda

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan Dokumen Tertunda

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Dokumen Tertunda berfungsi sebagai panel kontrol bagi administrator untuk memilih jenis jenis dokumen operasional mana yang status tertundanya akan ditampilkan sebagai notifikasi atau peringatan di dalam sistem, kemungkinan besar pada dashboard utama pengguna. Tujuannya adalah untuk menyorot dokumen dokumen yang macet atau memerlukan tindak lanjut agar proses bisnis dapat berjalan lancar.

Penjelasan Tampilan dan Konfigurasi

Halaman ini berisi daftar berbagai jenis dokumen transaksional dari siklus penjualan, pembelian, dan inventaris.

• Daftar Opsi Dokumen: Setiap baris mewakili satu jenis dokumen yang prosesnya belum selesai. Di samping setiap nama dokumen terdapat kotak centang.

  • Jika dicentang, notifikasi atau ringkasan untuk dokumen tertunda jenis ini akan aktif dan ditampilkan kepada pengguna yang relevan.

  • Jika tidak dicentang, notifikasi untuk dokumen jenis ini akan disembunyikan.

• Jenis Dokumen yang Tersedia:

  • Outstanding Warehouse Transfer Requisition: Permintaan transfer gudang yang belum diproses.

  • Outstanding Warehouse Transfer (Warehouse Transfer Acceptance): Transfer gudang yang barangnya sudah dikirim tetapi belum diterima oleh gudang tujuan.

  • Outstanding Warehouse Transfer (Internal Shipment Notes): Transfer gudang yang nota pengiriman internalnya belum dibuat atau diproses.

  • Order Penjualan Outstanding: Pesanan penjualan dari pelanggan yang barangnya belum dikirim.

  • Instruksi Pengiriman Outstanding: Perintah untuk mengirim barang yang belum dibuatkan Surat Jalan.

  • Surat Jalan Outstanding: Surat Jalan yang sudah dibuat tetapi belum ada konfirmasi penerimaan oleh pelanggan atau belum dibuatkan faktur.

  • Permintaan Pembelian Aktif yang Belum Diselesaikan: Permintaan pembelian internal yang belum dibuatkan Purchase Order.

  • Outstanding Purchase Order: Pesanan pembelian ke pemasok yang barangnya belum diterima.

  • Penerimaan Barang Outstanding: Barang yang sudah diterima dari pemasok tetapi belum dicocokkan dengan faktur pembelian.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi pilihan dokumen tertunda yang akan ditampilkan.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Visibilitas Alur Kerja: Dengan mengaktifkan opsi ini, manajer dan staf operasional mendapatkan visibilitas langsung di dashboard mereka mengenai "kemacetan" dalam alur kerja. Misalnya, tim penjualan dapat melihat berapa banyak pesanan yang masih tertunda, dan tim gudang dapat melihat berapa banyak barang yang harus mereka terima.

• Meningkatkan Akuntabilitas: Menyorot dokumen yang tertunda akan mendorong personel yang bertanggung jawab untuk segera menindaklanjutinya. Ini membantu mengurangi waktu siklus dari pesanan hingga pengiriman dan dari permintaan hingga penerimaan.

• Dasar Pengambilan Keputusan: Informasi ini memberikan data cepat bagi manajer untuk mengambil keputusan. Jika jumlah "Outstanding Purchase Order" sangat tinggi, mungkin ini saatnya untuk melakukan pengecekan ke para pemasok.

Tips dan Catatan Penting

• Pilih Sesuai Kebutuhan: Aktifkan hanya notifikasi dokumen yang paling krusial untuk dipantau. Mengaktifkan semuanya bisa membuat dashboard menjadi terlalu ramai dan informasi penting justru terlewat.

• Relevansi Peran: Idealnya, sistem dapat dikonfigurasi lebih lanjut sehingga setiap jenis notifikasi dokumen tertunda ini hanya muncul untuk pengguna yang relevan. Notifikasi "Outstanding Purchase Order" lebih relevan untuk tim pembelian daripada untuk tim penjualan.

• Konfigurasi Awal: Pengaturan ini biasanya merupakan bagian dari konfigurasi awal sistem yang disesuaikan dengan proses bisnis inti perusahaan. Lakukan peninjauan secara berkala untuk memastikan pengaturannya masih sesuai dengan kebutuhan bisnis yang mungkin berubah.