Rancangan Surat

Filter Pencarian: Memungkinkan pengguna mencari template spesifik berdasarkan Kode Rancangan.

Tabel Rancangan Surat:

• No: Nomor urut.

• Kode Rancangan: Kode unik yang mengidentifikasi setiap template (contoh: ActivityAcknowledgment, BASTLetter).

• Nama Rancangan: Nama atau deskripsi singkat dari template surat tersebut.

Tombol Aksi: Untuk mengubah sebuah rancangan, pengguna biasanya mengklik pada baris yang sesuai untuk membuka halaman editor.

Bahasa: Pilihan untuk menentukan bahasa dari template yang sedang dibuat atau diubah (misalnya, Indonesia, Inggris), memungkinkan komunikasi multibahasa.

Judul Surat: Judul atau subjek dari email/surat yang akan dikirim.

Variable yang digunakan: Menampilkan daftar variabel yang bisa disisipkan ke dalam surat. Variabel ini akan digantikan oleh data dinamis dari sistem saat surat dikirim.

Isi Surat: Area editor teks utama untuk menulis atau mengubah badan surat. Editor ini mendukung format teks kaya (rich text), seperti tebal, miring, dan lainnya. Pengguna dapat menyisipkan variabel dinamis (contoh: {EmployeeName}, {Duration}, {TableData}) untuk personalisasi konten.

Dear {EmployeeName},

There are activities under your supervision that have not been updated for more than {Duration} hour(s). Please do something about it.

Below is the data:
{TableData}

Catatan: Area untuk memberikan catatan internal terkait template.

Tombol Aksi:

• Perbaharui: Menyimpan perubahan yang telah dibuat pada template.

• Reset: Mengembalikan isi editor ke kondisi sebelum diubah.

• Batal: Membatalkan semua perubahan dan kembali ke halaman daftar.

Template yang dibuat di modul ini akan dipanggil oleh sistem secara otomatis berdasarkan pemicu (trigger) tertentu. Contohnya, template ConfirmFinalApproval akan digunakan untuk mengirim email notifikasi ketika sebuah dokumen telah final disetujui.

Penggunaan variabel dinamis memungkinkan sistem mengirimkan email yang dipersonalisasi. Misalnya, {EmployeeName} akan secara otomatis diisi dengan nama karyawan yang dituju, dan {TableData} akan diisi dengan tabel data yang relevan dari transaksi tersebut.

Pastikan nama variabel yang digunakan di dalam Isi Surat sudah benar dan sesuai dengan daftar variabel yang tersedia agar data dapat ditampilkan dengan benar.

Gunakan fitur Bahasa untuk membuat versi template yang berbeda untuk komunikasi dalam bahasa yang berbeda, jika sistem mendukungnya.

Perubahan pada template ini akan langsung memengaruhi semua komunikasi otomatis yang menggunakannya. Lakukan pengujian sebelum menyimpan perubahan pada template yang krusial.