Persetujuan Verifikasi

Panduan Modul: Persetujuan Verifikasi

Pengaturan > Pengaturan Akunting > Persetujuan Verifikasi

Tujuan Modul
Modul Persetujuan Verifikasi adalah matriks untuk menunjuk siapa yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan (verifikasi) untuk setiap jenis transaksi yang telah ditandai memerlukan verifikasi di modul Pengaturan Verifikasi. Modul ini secara spesifik mendefinisikan alur kerja persetujuan dan rantai komando (chain of command) untuk menjaga kontrol internal.

1. Tampilan Utama (Matriks Penunjukan Penyetuju)

Halaman utama menampilkan daftar lengkap semua jenis transaksi di sistem, dengan kolom untuk menunjuk hingga dua tingkat penyetuju (approver).​

Penjelasan Tampilan

• Pengaturan Global:

  • Penyetuju 1 & Penyetuju 2: Field di bagian atas untuk menetapkan penyetuju default secara global.

  • Terapkan Semua: Tombol untuk menerapkan penyetuju default yang telah dipilih ke semua jenis transaksi di bawahnya secara massal.

• Matriks Persetujuan Transaksi:

  • Kolom Jenis Transaksi: Menampilkan semua jenis transaksi yang ada di sistem (contoh: General Journal, AP Credit Note, Void Sales Invoices).

  • Kolom Penyetuju 1 & Penyetuju 2: Untuk setiap jenis transaksi, terdapat kolom terpisah untuk menunjuk penyetuju tingkat pertama dan tingkat kedua. Pengguna dapat diketik langsung atau dipilih melalui tombol Pilih.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Tombol di bagian paling bawah untuk menyimpan semua konfigurasi penunjukan penyetuju yang telah dibuat.

2. Langkah-langkah Mengatur Penyetuju Verifikasi

1. Atur Penyetuju Spesifik (Direkomendasikan): Untuk setiap baris jenis transaksi, klik tombol Pilih di kolom "Penyetuju 1" untuk menetapkan verifikator tingkat pertama (misalnya, MANAGER ACCOUNTING untuk General Journal). Ulangi untuk "Penyetuju 2" jika diperlukan alur persetujuan dua tingkat.

2. Atur Penyetuju Global (Opsi Cepat): Jika banyak transaksi memiliki penyetuju yang sama, isi nama penyetuju di field Penyetuju 1 di bagian atas, lalu klik Terapkan Semua. Ini akan mengisi nama penyetuju tersebut ke semua baris di bawahnya. Lakukan hal yang sama untuk Penyetuju 2 jika perlu.

3. Simpan Konfigurasi: Setelah semua penunjukan selesai, klik tombol Simpan di bagian bawah halaman untuk menerapkan seluruh pengaturan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini bekerja secara langsung dengan modul Pengaturan Verifikasi.

• Ketika sebuah transaksi (yang tipenya telah diaktifkan di "Pengaturan Verifikasi") dibuat, sistem akan memeriksa modul ini untuk mengetahui kepada siapa permintaan verifikasi harus dikirim.

• Transaksi tersebut akan masuk ke dalam antrian "Menunggu Verifikasi" di dasbor atau daftar tugas dari pengguna yang ditunjuk sebagai Penyetuju 1 (misalnya, Manajer Akunting).

• Setelah Penyetuju 1 memberikan persetujuan, permintaan akan diteruskan ke Penyetuju 2 (jika ada).

• Hanya setelah semua tingkat penyetuju memberikan verifikasi, barulah transaksi tersebut dapat diposting secara final ke buku besar.

4. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah implementasi dari prinsip pemisahan tugas (segregation of duties), sebuah pilar fundamental dalam kontrol internal akuntansi.

• Pastikan pengguna yang ditunjuk sebagai penyetuju memiliki tingkat otorisasi dan pemahaman yang sesuai untuk memverifikasi jenis transaksi yang menjadi tanggung jawabnya.

• Tinjau kembali matriks ini secara berkala, terutama ketika ada perubahan personel atau restrukturisasi dalam tim akuntansi dan keuangan.

• Akses untuk mengubah pengaturan di modul ini harus sangat terbatas dan hanya diberikan kepada administrator sistem atau controller keuangan.