Rancangan Order Pembelian

Panduan Modul: Rancangan Order Pembelian (Purchase Order Template)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Rancangan Order Pembelian

Tujuan Modul

Modul Rancangan Order Pembelian (Purchase Order Template) berfungsi untuk membuat dan menyimpan templat atau rancangan untuk pesanan pembelian (PO) yang bersifat rutin dan berulang. Dengan membuat templat, Anda dapat secara signifikan mempercepat proses pembuatan PO untuk pembelian yang sering dilakukan ke vendor yang sama dengan item yang sama, sekaligus mengurangi risiko kesalahan input.

1. Tampilan Utama (Daftar Template PO)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua templat PO yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua templat PO yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari templat spesifik berdasarkan PO Template Number, Item Category, atau status Active.

• Daftar Template: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua templat yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti PO Template Number, Vendor, Order By, dan Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat templat PO yang baru.

• Print : Untuk mencetak detail templat yang dipilih.

• Change Status : Untuk mengubah status dari templat yang dipilih (misalnya, dari aktif menjadi tidak aktif).

2. Langkah-langkah Membuat Template PO Baru

Langkah 1: Membuat Template Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form pembuatan templat.

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum yang akan menjadi standar untuk templat ini:

• Vendor: Pilih pemasok (vendor) yang akan sering Anda kirimi pesanan ini. 

  

• Payment Term: Atur termin pembayaran standar. 

  

• Notes: Tambahkan catatan standar yang akan selalu muncul di PO. 

  

Langkah 3: Merinci Item Standar

Pada tabel detail di bagian bawah:

1. Klik tautan [+] Multiple Item [-] untuk menambah baris. 

   

2. Masukkan Item Code (Kode Barang), Qty (jumlah standar yang biasa dipesan), dan Unit Price (harga satuan) yang berlaku untuk item tersebut dari vendor ini.

3. Ulangi untuk semua item yang ingin Anda masukkan ke dalam templat.

Langkah 4: Menyimpan Template

Setelah semua data terisi, klik tombol Save di bagian kiri bawah untuk menyimpan rancangan PO Anda.

Cara Menggunakan Template

Untuk menggunakan templat yang sudah dibuat, cari templat yang sesuai di Tampilan Utama, pilih, lalu kemungkinan besar akan ada tombol atau aksi (misalnya, di bawah Change Status atau tombol terpisah) untuk 'Buat PO dari Template'. Ini akan membuat dokumen Purchase Order baru di modul Order Pembelian yang sudah terisi otomatis sesuai dengan rancangan yang Anda buat.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan fitur ini untuk semua pembelian rutin Anda (misalnya, pembelian bahan baku bulanan) untuk menghemat waktu dan memastikan konsistensi.

• Jika ada perubahan harga dari vendor, jangan lupa untuk masuk kembali ke modul ini dan memperbarui harga di dalam templat yang relevan.