Tahapan Proyek

Panduan Modul: Tahapan Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Tahapan Proyek

Tujuan Modul
Modul Tahapan Proyek digunakan untuk membuat template atau kerangka kerja standar dari siklus hidup sebuah proyek. Modul ini berfungsi untuk mengelompokkan serangkaian kegiatan (tasks) ke dalam tahapan-tahapan logis (phases atau stages), seperti "Inisiasi", "Perencanaan", "Eksekusi", dan "Penutupan". Tujuannya adalah untuk menstandarisasi alur kerja proyek dan mempercepat proses pembuatan rencana proyek baru.

1. Tampilan Utama (Daftar Tahapan Proyek)

Halaman utama menampilkan semua template tahapan proyek yang telah didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Tahapan.

• Tabel Daftar Tahapan:

  • Kode Tahapan: Kode unik untuk setiap template tahapan.

  • Nama Tahapan: Nama deskriptif dari tahapan (misalnya, "Analisis & Desain", "Pengembangan", "Pengujian").

  • Milestone?: Menandakan apakah penyelesaian tahapan ini dianggap sebagai milestone penting dalam proyek.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada template tahapan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat template tahapan baru.

2. Halaman Tambah Tahapan Proyek

Formulir ini adalah tempat di mana sebuah template tahapan dibangun dengan mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang relevan.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Tahapan (Pak Milik): Kode unik untuk template tahapan.

  • Nama Tahapan: Nama deskriptif untuk tahapan.

  • Catatan: Deskripsi atau instruksi terkait tahapan ini.

• Daftar Kegiatan:

  • Bagian ini adalah inti dari modul, di mana pengguna dapat mengasosiasikan satu atau lebih kegiatan standar ke dalam tahapan ini.

  • Dengan mengklik icon [+], pengguna dapat memilih kegiatan dari master data Proyek Kegiatan yang telah dibuat sebelumnya.

  • Tabel akan menampilkan Kode Aktivitas, Nama Kegiatan, dan Order Standar dari kegiatan-kegiatan yang dipilih.

3. Langkah-langkah Membuat Template Tahapan

1. Pastikan semua template kegiatan yang relevan sudah dibuat di modul Proyek Kegiatan.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Tahapan, Nama Tahapan, dan Catatan.

4. Klik icon [+] di bagian Daftar Kegiatan untuk membuka popup atau daftar pilihan kegiatan.

5. Pilih semua kegiatan yang termasuk dalam tahapan ini.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kerangka Work Breakdown Structure (WBS): Modul ini, bersama dengan modul Proyek Kegiatan, membentuk dasar dari kerangka WBS standar perusahaan. Tahapan adalah level 1 dari WBS, dan Kegiatan adalah level 2.

• Pembuatan Rencana Proyek: Saat manajer proyek membuat proyek baru, mereka dapat memilih template tahapan ini. Sistem kemudian akan secara otomatis membuat seluruh struktur tahapan dan daftar kegiatan di bawahnya, lengkap dengan estimasi kebutuhan sumber daya. Ini secara drastis mengurangi waktu perencanaan.

• Pemantauan dan Pelaporan Proyek: Dengan adanya struktur tahapan yang standar, manajemen dapat dengan mudah memantau kemajuan proyek terhadap timeline yang telah ditetapkan. Laporan kemajuan dapat diagregasi di level tahapan, memberikan gambaran tingkat tinggi yang ringkas kepada para pemangku kepentingan.

• Manajemen Milestone: Tahapan yang ditandai sebagai milestone akan menjadi titik fokus utama dalam pelacakan. Penyelesaian sebuah milestone sering kali memicu pembayaran dari klien atau persetujuan untuk melanjutkan ke fase berikutnya.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan tahapan-tahapan yang merefleksikan siklus hidup proyek yang logis dan umum di organisasi Anda (misalnya, mengikuti metodologi waterfall atau agile).

• Urutan kegiatan di dalam sebuah tahapan sangat penting. Pastikan Order Standar diatur dengan benar untuk mencerminkan dependensi antar kegiatan.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya dilakukan oleh Project Management Office (PMO) atau tim manajemen proyek untuk memastikan standardisasi diterapkan secara konsisten di seluruh perusahaan.