Pola Cek

Panduan Modul: Pola Cek

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Pola Cek

Tujuan Modul
Modul Pola Cek digunakan untuk mendaftarkan dan mengelola rentang nomor seri dari buku cek atau bilyet giro fisik yang dimiliki perusahaan. Dengan mendaftarkan nomor awal dan akhir dari setiap buku cek, sistem dapat melacak dan menggunakan nomor cek secara berurutan saat melakukan transaksi pembayaran, sehingga memastikan tidak ada nomor yang terlewat atau digunakan ganda.

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Pola Cek)

Halaman utama menampilkan daftar grup pola yang telah dibuat. Setiap grup biasanya mewakili satu buku cek atau satu akun bank tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian berdasarkan PatternGroup, Tipe (Giro), atau kata kunci lainnya.

• Tabel Grup Pola:

  • No: Nomor urut.

  • PatternGroup: Nama grup yang biasanya mengidentifikasi buku cek atau akun bank terkait (contoh: 1-111025 BANK BCA AC 1666).

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuat grup pola cek yang baru.

  • Tampilkan semua: Menghapus filter dan menampilkan semua grup yang ada.

2. Halaman Tambah Pola Cek

Halaman ini digunakan untuk mendefinisikan rentang nomor cek yang valid di dalam sebuah grup.

Penjelasan Tampilan

• PatternGroup: Nama grup pola yang sedang dibuat atau diubah.

• Akun: Dropdown untuk memilih akun CoA (Bagan Akun) yang terhubung dengan buku cek ini.

• Tabel Detail Pola:

  • PatternCode: Kode internal untuk rentang nomor tertentu.

  • StartingNo: Nomor seri cek/giro yang paling awal dalam satu buku.

  • EndingNo: Nomor seri cek/giro yang terakhir dalam satu buku.

  • Aktif: Kotak centang untuk mengaktifkan atau menonaktifkan rentang nomor ini.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Untuk menyimpan konfigurasi rentang nomor yang baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman sebelumnya.

3. Langkah-langkah Membuat Pola Cek Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Pada halaman Tambah, isi nama PatternGroup (misalnya, nama bank dan nomor rekening).

3. Pilih Akun bank yang sesuai dari dropdown.

4. Di bagian tabel, masukkan PatternCode (jika perlu), lalu isi StartingNo dan EndingNo sesuai dengan nomor seri yang tertera di buku cek fisik.

5. Pastikan kotak Aktif dicentang agar rentang nomor ini bisa digunakan.

6. Klik Simpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Saat departemen keuangan melakukan pembayaran menggunakan cek atau giro melalui modul pembayaran (Payment), sistem akan secara otomatis mengambil nomor cek berikutnya yang tersedia dari rentang yang telah didefinisikan di modul ini.

• Sistem akan memastikan bahwa nomor cek yang digunakan valid (berada dalam rentang StartingNo dan EndingNo) dan belum pernah digunakan sebelumnya.

• Ini menciptakan jejak audit (audit trail) yang kuat, memudahkan proses rekonsiliasi bank, dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran kas melalui cek/giro.

Tips & Catatan Penting

• Sangat penting untuk memasukkan StartingNo dan EndingNo dengan akurat sesuai dengan buku cek fisik untuk menghindari kesalahan pencatatan.

• Setiap buku cek baru yang diterima dari bank harus segera didaftarkan di modul ini sebelum digunakan untuk transaksi.

• Modul ini merupakan bagian krusial dari manajemen kas dan umumnya dikelola secara ketat oleh tim keuangan atau akuntansi.