Tutup Modul

Panduan Modul: Tutup Modul

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Penutupan > Tutup Modul

Tujuan Modul
Modul Tutup Modul adalah alat kontrol akuntansi yang krusial, digunakan untuk "mengunci" atau "membuka" sub-modul transaksi untuk periode akuntansi tertentu (biasanya tahunan). Fungsi utamanya adalah untuk mencegah adanya entri, pengubahan, atau penghapusan data pada periode yang telah ditutup, sehingga menjaga integritas data saat proses penyusunan laporan keuangan akhir.

1. Tampilan Utama (Matriks Tutup Modul)

Halaman utama menampilkan semua modul dan sub-modul akuntansi yang dapat dikontrol, dikelompokkan berdasarkan fungsi utamanya.

Penjelasan Tampilan

• Filter Periode: Di pojok kanan atas, terdapat dropdown untuk memilih Tahun akuntansi yang akan dikelola. Semua aksi (Buka/Tutup) di halaman ini akan berlaku untuk tahun yang dipilih.

• Grup Modul: Halaman ini dibagi menjadi beberapa bagian utama:

  • Buku Besar

  • Buku Piutang

  • Penjualan

  • Buku Hutang

  • Pembelian

  • Kas dan Bank

  • Aset Tetap

• Daftar Sub-Modul: Di dalam setiap grup, terdapat daftar sub-modul atau jenis transaksi spesifik dalam bentuk kotak centang (contoh: Jurnal Umum, Faktur Penjualan, Order Pembelian).

• Tombol Aksi: Setiap grup memiliki tombol aksi sendiri:

  • Buka: Untuk membuka (meng-unlock) sub-modul yang dipilih agar transaksi bisa kembali diinput atau diedit pada periode tersebut.

  • Tutup: Untuk menutup (mengunci) sub-modul yang dipilih.

2. Langkah-langkah Menutup atau Membuka Modul

1. Pilih Tahun: Pilih tahun akuntansi yang relevan dari dropdown di kanan atas.

2. Pilih Sub-Modul: Navigasi ke grup modul yang diinginkan (misalnya, Penjualan), lalu centang kotak di sebelah satu atau lebih sub-modul yang ingin Anda proses (misalnya, Faktur Penjualan dan Retur Penjualan).

3. Eksekusi Aksi:

   • Klik tombol Tutup untuk mengunci sub-modul tersebut. Setelah ditutup, tidak ada pengguna yang dapat membuat atau mengubah transaksi terkait di dalam tahun yang telah dipilih.

   • Klik tombol Buka jika Anda perlu melakukan koreksi atau penyesuaian pada periode yang sebelumnya sudah ditutup.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses Tutup Buku: Modul ini adalah bagian esensial dari prosedur tutup buku (baik bulanan maupun tahunan). Sebelum tim akuntansi menghasilkan laporan keuangan final, mereka akan menggunakan fitur ini untuk "membekukan" data.

• Integritas Data: Dengan menutup modul, perusahaan memastikan bahwa angka yang tertera di laporan keuangan tidak akan berubah karena adanya transaksi back-dated yang tidak disengaja atau tidak sah.

• Kontrol Audit: Kemampuan untuk membuka kembali modul memberikan fleksibilitas untuk penyesuaian pasca-audit, namun proses ini harus dikontrol dengan ketat.

Tips & Catatan Penting

• Pastikan semua transaksi untuk periode yang akan ditutup sudah selesai diinput, diverifikasi, dan direkonsiliasi sebelum menggunakan fungsi Tutup.

• Menutup modul adalah salah satu langkah persiapan sebelum melakukan proses tutup tahun (year-end closing) yang sebenarnya.

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan idealnya hanya diberikan kepada kepala akuntansi atau administrator sistem untuk mencegah penyalahgunaan.

• Selalu periksa kembali tahun yang Anda pilih di filter sebelum menekan tombol Tutup atau Buka.