Surat Penagihan

Panduan Modul: Surat Penagihan (Customer Statement of Account)

Lokasi Modul

Penjualan > Faktur Penjualan > Surat Penagihan

Tujuan Modul

Modul Surat Penagihan (Customer Statement of Account) berfungsi untuk menghasilkan, mencetak, dan mengirimkan "Rekening Koran" atau surat tagihan kepada pelanggan. Dokumen ini merangkum total faktur, total pembayaran, dan sisa saldo terutang dari seorang pelanggan per tanggal tertentu. Ini adalah alat komunikasi utama untuk proses penagihan.

1. Tampilan Utama (Daftar Saldo Pelanggan)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua pelanggan beserta ringkasan saldo piutang mereka.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah pusat untuk membuat dan mengirimkan surat penagihan.

• Filter:

  • Customer: Gunakan bilah pencarian ini untuk mencari pelanggan spesifik.

  • As of: Ini adalah filter tanggal kunci. Pilih tanggal untuk menampilkan saldo piutang pelanggan per tanggal tersebut (contoh: 5 Agustus 2025), lalu klik View.

• Daftar Pelanggan: Tabel di bawahnya menampilkan daftar pelanggan beserta ringkasan keuangannya.

Penjelasan Kolom

• Customer Name: Nama pelanggan.

• Billing PIC: Nama dan/atau email narahubung (Person-In-Charge) untuk urusan penagihan.

• Invoice Amount: Total nilai semua faktur yang diterbitkan kepada pelanggan.

• Paid Amount: Total nilai pembayaran yang telah diterima dari pelanggan.

Fungsi Tombol

• Print This Document: Untuk mencetak surat penagihan dari pelanggan yang telah dipilih.

• Export To MS Excel: Untuk mengunduh daftar saldo pelanggan ke dalam format Excel.

• Send e-mail: Untuk mengirim surat penagihan melalui email kepada PIC penagihan pelanggan yang dipilih.

2. Langkah-langkah Mengirim Surat Penagihan

Langkah 1: Mengatur Tanggal Laporan

Atur tanggal laporan pada kolom As of dan klik View untuk menampilkan daftar saldo piutang pelanggan yang terkini. 

Langkah 2: Memilih Pelanggan

Cari dan pilih satu atau lebih pelanggan yang akan Anda kirimi surat penagihan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai. 

Langkah 3: Mencetak atau Mengirim Email

Setelah pelanggan dipilih, gunakan tombol aksi di bagian kiri bawah halaman:

• Klik Print This Document untuk mencetak surat tagihan fisik yang siap dikirim.

• Klik Send e-mail untuk mengirimkan surat tagihan secara otomatis ke alamat email yang tertera di kolom Billing PIC. 

  

Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah alat utama bagi tim Penagihan (Collection) dan Buku Piutang (AR) untuk berkomunikasi dengan pelanggan mengenai saldo terutang.

• Pastikan data Billing PIC (termasuk alamat email) di master data pelanggan sudah benar dan terisi agar fitur Send e-mail berfungsi dengan baik.

• Mengirim surat penagihan secara rutin (misalnya, setiap awal bulan) adalah praktik yang baik untuk mengingatkan pelanggan dan menjaga kesehatan arus kas