# Surat Penagihan

### **Panduan Modul: Surat Penagihan (Customer Statement of Account)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Penjualan` > `Faktur Penjualan` > `Surat Penagihan`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul **Surat Penagihan** (*Customer Statement of Account*) berfungsi untuk menghasilkan, mencetak, dan mengirimkan "Rekening Koran" atau surat tagihan kepada pelanggan. Dokumen ini merangkum total faktur, total pembayaran, dan sisa saldo terutang dari seorang pelanggan per tanggal tertentu. Ini adalah alat komunikasi utama untuk proses penagihan.

### **1. Tampilan Utama (Daftar Saldo Pelanggan)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua pelanggan beserta ringkasan saldo piutang mereka.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Wlbimage.png)

#### **Penjelasan Tampilan & Filter**

#### Halaman ini adalah pusat untuk membuat dan mengirimkan surat penagihan.

- #### **Filter:**
    
    
    - #### **`Customer`**: Gunakan bilah pencarian ini untuk mencari pelanggan spesifik.
    - #### **`As of`**: Ini adalah filter tanggal kunci. Pilih tanggal untuk menampilkan saldo piutang pelanggan per tanggal tersebut (contoh: 5 Agustus 2025), lalu klik **View**.
- #### **Daftar Pelanggan:** Tabel di bawahnya menampilkan daftar pelanggan beserta ringkasan keuangannya.

#### **Penjelasan Kolom**

- #### **Customer Name:** Nama pelanggan.
- #### **Billing PIC:** Nama dan/atau email narahubung (*Person-In-Charge*) untuk urusan penagihan.
- #### **Invoice Amount:** Total nilai semua faktur yang diterbitkan kepada pelanggan.
- #### **Paid Amount:** Total nilai pembayaran yang telah diterima dari pelanggan.

#### **Fungsi Tombol**

- #### **Print This Document:** Untuk mencetak surat penagihan dari pelanggan yang telah dipilih.
- #### **Export To MS Excel:** Untuk mengunduh daftar saldo pelanggan ke dalam format Excel.
- #### **Send e-mail:** Untuk mengirim surat penagihan melalui email kepada PIC penagihan pelanggan yang dipilih.

### **2. Langkah-langkah Mengirim Surat Penagihan**

#### **Langkah 1: Mengatur Tanggal Laporan**

#### Atur tanggal laporan pada kolom **`As of`** dan klik **View** untuk menampilkan daftar saldo piutang pelanggan yang terkini. 

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/s92image.png)

#### **Langkah 2: Memilih Pelanggan**

#### Cari dan pilih satu atau lebih pelanggan yang akan Anda kirimi surat penagihan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai. 

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/dVgimage.png)

#### **Langkah 3: Mencetak atau Mengirim Email**

#### Setelah pelanggan dipilih, gunakan tombol aksi di bagian kiri bawah halaman:

- #### Klik **Print This Document** untuk mencetak surat tagihan fisik yang siap dikirim. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/r95image.png)
- #### Klik **Send e-mail** untuk mengirimkan surat tagihan secara otomatis ke alamat email yang tertera di kolom **`Billing PIC`**. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Irsimage.png)

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Modul ini adalah alat utama bagi tim **Penagihan (*Collection*)** dan **Buku Piutang (AR)** untuk berkomunikasi dengan pelanggan mengenai saldo terutang.
- #### Pastikan data **`Billing PIC`** (termasuk alamat email) di master data pelanggan sudah benar dan terisi agar fitur **`Send e-mail`** berfungsi dengan baik.
- #### Mengirim surat penagihan secara rutin (misalnya, setiap awal bulan) adalah praktik yang baik untuk mengingatkan pelanggan dan menjaga kesehatan arus kas