# Rancangan Surat

### **Panduan Modul: Rancangan Surat**

#### **Lokasi Modul**  
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Rancangan Surat

#### **Tujuan Modul**  
Modul **Rancangan Surat** berfungsi sebagai pusat untuk membuat dan mengelola *template* atau rancangan surat dan email yang akan digunakan oleh sistem untuk komunikasi otomatis. *Template* ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti notifikasi, pengingat (*reminder*), surat konfirmasi persetujuan, dan pemberitahuan lainnya yang dikirim secara otomatis kepada pengguna.

### **1. Tampilan Utama (Daftar Rancangan Surat)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua *template* surat yang telah terdefinisi di dalam sistem. Dari halaman ini, pengguna dapat mencari dan memilih rancangan yang ingin diubah.

#### **Penjelasan Tampilan**

<div class="prose text-pretty dark:prose-invert inline leading-relaxed break-words min-w-0 [word-break:break-word] prose-strong:font-medium" id="bkmrk-filter-pencarian%3A-me" style="text-align: justify;">- #### **Filter Pencarian**: Memungkinkan pengguna mencari *template* spesifik berdasarkan **Kode Rancangan**.
- #### **Tabel Rancangan Surat**:
    
    
    - #### **No**: Nomor urut.
    - #### **Kode Rancangan**: Kode unik yang mengidentifikasi setiap *template* (contoh: `ActivityAcknowledgment`, `BASTLetter`).
    - #### **Nama Rancangan**: Nama atau deskripsi singkat dari *template* surat tersebut.
- #### **Tombol Aksi**: Untuk mengubah sebuah rancangan, pengguna biasanya mengklik pada baris yang sesuai untuk membuka halaman editor.

</div>### **2. Halaman Ubah Template Surat**

#### Halaman ini adalah editor di mana pengguna dapat mengubah isi dan judul dari *template* surat yang dipilih.

#### **Penjelasan Tampilan**

<div class="prose text-pretty dark:prose-invert inline leading-relaxed break-words min-w-0 [word-break:break-word] prose-strong:font-medium" id="bkmrk-bahasa%3A-pilihan-untu" style="text-align: justify;">- #### **Bahasa**: Pilihan untuk menentukan bahasa dari *template* yang sedang dibuat atau diubah (misalnya, Indonesia, Inggris), memungkinkan komunikasi multibahasa.
- #### **Judul Surat**: Judul atau subjek dari email/surat yang akan dikirim.
- #### **Variable yang digunakan**: Menampilkan daftar variabel yang bisa disisipkan ke dalam surat. Variabel ini akan digantikan oleh data dinamis dari sistem saat surat dikirim.
- #### **Isi Surat**: Area editor teks utama untuk menulis atau mengubah badan surat. Editor ini mendukung format teks kaya (*rich text*), seperti tebal, miring, dan lainnya. Pengguna dapat menyisipkan variabel dinamis (contoh: `{EmployeeName}`, `{Duration}`, `{TableData}`) untuk personalisasi konten.
    
    *<span class="group/language-learning cursor-pointer"><span class="group-hover/language-learning:border-foreground border-subtle cursor-pointer hyphens-auto break-words border-b-2 border-dotted outline-none transition-colors duration-200 ease-out font-sans text-base font-medium text-foreground selection:bg-super/50 selection:text-foreground dark:selection:bg-super/10 dark:selection:text-super">Dear</span><span class="ml-1 inline-block -translate-y-px"><button class="border-subtler group-active/language-learning:!bg-subtle flex size-5 items-center justify-center rounded-full border shadow-sm outline-none border-subtlest ring-subtlest divide-subtlest bg-raised dark:bg-offset"><svg class="tabler-icon tabler-icon-player-play-filled tabler-icon" fill="currentColor" height="10" stroke="none" viewbox="0 0 24 24" width="10" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M6 4v16a1 1 0 0 0 1.524 .852l13 -8a1 1 0 0 0 0 -1.704l-13 -8a1 1 0 0 0 -1.524 .852z"></path></svg></button></span></span>* {EmployeeName},
    
    *<span class="group/language-learning cursor-pointer"><span class="group-hover/language-learning:border-foreground border-subtle cursor-pointer hyphens-auto break-words border-b-2 border-dotted outline-none transition-colors duration-200 ease-out font-sans text-base font-medium text-foreground selection:bg-super/50 selection:text-foreground dark:selection:bg-super/10 dark:selection:text-super">There are activities under your supervision that have not been updated for more than</span><span class="ml-1 inline-block -translate-y-px"><button class="border-subtler group-active/language-learning:!bg-subtle flex size-5 items-center justify-center rounded-full border shadow-sm outline-none border-subtlest ring-subtlest divide-subtlest bg-raised dark:bg-offset"><svg class="tabler-icon tabler-icon-player-play-filled tabler-icon" fill="currentColor" height="10" stroke="none" viewbox="0 0 24 24" width="10" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M6 4v16a1 1 0 0 0 1.524 .852l13 -8a1 1 0 0 0 0 -1.704l-13 -8a1 1 0 0 0 -1.524 .852z"></path></svg></button></span></span>* {Duration} *<span class="group/language-learning cursor-pointer"><span class="group-hover/language-learning:border-foreground border-subtle cursor-pointer hyphens-auto break-words border-b-2 border-dotted outline-none transition-colors duration-200 ease-out font-sans text-base font-medium text-foreground selection:bg-super/50 selection:text-foreground dark:selection:bg-super/10 dark:selection:text-super">hour(s). Please do something about it.</span><span class="ml-1 inline-block -translate-y-px"><button class="border-subtler group-active/language-learning:!bg-subtle flex size-5 items-center justify-center rounded-full border shadow-sm outline-none border-subtlest ring-subtlest divide-subtlest bg-raised dark:bg-offset"><svg class="tabler-icon tabler-icon-player-play-filled tabler-icon" fill="currentColor" height="10" stroke="none" viewbox="0 0 24 24" width="10" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M6 4v16a1 1 0 0 0 1.524 .852l13 -8a1 1 0 0 0 0 -1.704l-13 -8a1 1 0 0 0 -1.524 .852z"></path></svg></button></span></span>*
    
    *<span class="group/language-learning cursor-pointer"><span class="group-hover/language-learning:border-foreground border-subtle cursor-pointer hyphens-auto break-words border-b-2 border-dotted outline-none transition-colors duration-200 ease-out font-sans text-base font-medium text-foreground selection:bg-super/50 selection:text-foreground dark:selection:bg-super/10 dark:selection:text-super">Below is the data:</span><span class="ml-1 inline-block -translate-y-px"><button class="border-subtler group-active/language-learning:!bg-subtle flex size-5 items-center justify-center rounded-full border shadow-sm outline-none border-subtlest ring-subtlest divide-subtlest bg-raised dark:bg-offset"><svg class="tabler-icon tabler-icon-player-play-filled tabler-icon" fill="currentColor" height="10" stroke="none" viewbox="0 0 24 24" width="10" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"><path d="M6 4v16a1 1 0 0 0 1.524 .852l13 -8a1 1 0 0 0 0 -1.704l-13 -8a1 1 0 0 0 -1.524 .852z"></path></svg></button></span></span>*  
    {TableData}
- #### **Catatan**: Area untuk memberikan catatan internal terkait *template*.
- #### **Tombol Aksi**:
    
    
    - #### **Perbaharui**: Menyimpan perubahan yang telah dibuat pada *template*.
    - #### **Reset**: Mengembalikan isi editor ke kondisi sebelum diubah.
    - #### **Batal**: Membatalkan semua perubahan dan kembali ke halaman daftar.

</div>#### **Alur Kerja &amp; Proses Bisnis Terintegrasi**

<div class="prose text-pretty dark:prose-invert inline leading-relaxed break-words min-w-0 [word-break:break-word] prose-strong:font-medium" id="bkmrk-template-yang-dibuat" style="text-align: justify;">- #### *Template* yang dibuat di modul ini akan dipanggil oleh sistem secara otomatis berdasarkan pemicu (*trigger*) tertentu. Contohnya, *template* `ConfirmFinalApproval` akan digunakan untuk mengirim email notifikasi ketika sebuah dokumen telah final disetujui.
- #### Penggunaan variabel dinamis memungkinkan sistem mengirimkan email yang dipersonalisasi. Misalnya, `{EmployeeName}` akan secara otomatis diisi dengan nama karyawan yang dituju, dan `{TableData}` akan diisi dengan tabel data yang relevan dari transaksi tersebut.

</div>### **Tips &amp; Catatan Penting**

<div class="prose text-pretty dark:prose-invert inline leading-relaxed break-words min-w-0 [word-break:break-word] prose-strong:font-medium" id="bkmrk-pastikan-nama-variab">- #### Pastikan nama variabel yang digunakan di dalam **Isi Surat** sudah benar dan sesuai dengan daftar variabel yang tersedia agar data dapat ditampilkan dengan benar.
- #### Gunakan fitur **Bahasa** untuk membuat versi *template* yang berbeda untuk komunikasi dalam bahasa yang berbeda, jika sistem mendukungnya.
- #### Perubahan pada *template* ini akan langsung memengaruhi semua komunikasi otomatis yang menggunakannya. Lakukan pengujian sebelum menyimpan perubahan pada *template* yang krusial.

</div>