# Laporan Alur Dokumen

### **Panduan Modul Laporan: Laporan Alur Dokumen (Pembelian)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Pembelian` > `Laporan` > `Laporan Alur Dokumen`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul laporan **Laporan Alur Dokumen** (*Document Flow Report*) untuk Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang melacak alur dokumen dari proses pengadaan secara menyeluruh (*end-to-end*). Laporan ini secara visual menghubungkan satu dokumen dengan dokumen berikutnya, mulai dari **Permintaan Pembelian**, **Purchase Order**, **Penerimaan Barang**, **Faktur Pembelian**, hingga **Pembayaran (Cash Book)**.

### **1. Parameter Laporan (Filter)**

#### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/A2simage.png)

#### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

- #### **Document No:**
    
    
    - #### Gunakan kolom ini untuk mencari dan menelusuri alur dari satu nomor dokumen spesifik (misalnya, nomor Permintaan atau nomor PO).
- #### **Vendor:**
    
    
    - #### Saring laporan berdasarkan semua vendor (**`All`**) atau vendor tertentu (**`Selected`**).
- #### **Date From / To:**
    
    
    - #### Tentukan rentang tanggal dokumen yang ingin Anda lihat alurnya.

### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan**

#### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan**

#### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada transaksi yang ingin Anda telusuri.

#### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan**

#### Setelah parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

- #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan alur dokumen langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/zwQimage.png)
- #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/nauimage.png)

### **3. Membaca Laporan Alur Dokumen**

#### Laporan yang dihasilkan akan menampilkan alur dokumen yang saling terkait untuk setiap permintaan pembelian.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/q4Nimage.png)

- #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini menampilkan alur dokumen pembelian yang dikelompokkan per **Vendor**.
- #### **Struktur Alur Dokumen:** Laporan ini menunjukkan alur lengkap dari kiri ke kanan:
    
    
    - #### **`Request Number`**: Tahap awal (Permintaan Pembelian).
    - #### **`Purchase Order Number`**: Pesanan resmi ke vendor.
    - #### **`Receipt Report Number`**: Bukti penerimaan barang di gudang.
    - #### **`Invoice Number`**: Tagihan dari vendor.
    - #### **`Cash Book`**: Bukti pembayaran kepada vendor.
- #### **Status Dokumen:** Perhatikan status di samping setiap nomor dokumen (misalnya `[approved]`, `Not Paid`) untuk mengetahui progresnya di setiap tahapan.

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Gunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran lengkap dari siklus hidup sebuah pesanan pembelian, dari permintaan hingga lunas terbayar.
- #### Laporan ini sangat berguna bagi tim **Procurement** dan **AP (Account Payable)** untuk melacak status dokumen dan mengidentifikasi hambatan dalam proses.
- #### Jika kolom **`Invoice Number`** atau **`Cash Book`** masih kosong, itu menandakan bahwa prosesnya belum selesai sampai tahap penagihan atau pembayaran.