Promo authorization Form

Panduan Modul PAF ( Promo Authorization Form) 

Lokasi Modul : 

PAF > Promo Authorization Form

Promo Authorization Form digunakan untuk membuat dan mengisi dokumen Promo Authorization sebelum diteruskan ke proses persetujuan. Form ini digunakan untuk mencatat informasi customer, tanggal dokumen, periode program promo, deskripsi program, estimasi nilai penjualan, total biaya atau investasi, ratio, serta attachment sebagai dokumen pendukung.

1. Tampilan Form Promo Authorization
   

   Halaman Promo Authorization Form ditampilkan ketika pengguna membuat dokumen PAF baru atau membuka dokumen yang masih dapat diubah. Halaman ini digunakan untuk mengisi seluruh informasi yang diperlukan dalam pengajuan program promo sebelum dokumen disimpan, dikonfimasi, dan diteruskan ke proses approval. 

   Pastikan seluruh informasi pada form telah diisi dengan benar dan sesuai dengan program promo yang diajukan sebelum melanjutkan proses.

   

   
   
   

2. Penjelasan Form 

   • PAF Number

     Menampilkan nomor identitas dokumen Promo Authorization. PAF Number disediakan atau dihasilkan oleh sistem sebagai identitas setiap dokumen.

   • Customer 

     Digunakan untuk memilih customer yang berkaitan dengan program promo yang akan diajukan.

     Pastikan customer yang dipilih sesuai dengan program promo yang dibuat.

   • Document Date

     Digunakan untuk menentukan tanggal dokumen Promo Authorization.

   • Sell Out Period

     Digunakan untuk menentukan periode berlangsungnya program promo.

     Periode ini terdiri dari tanggal awal dan tanggal akhir program promo.

   • Description

     Digunakan untuk menambahkan keterangan singkat mengenai program promo.

     Deskripsi dapat diisi maksimal 100 karakter.

   • Forecast Selling Value

     Digunakan untuk memasukkan perkiraan nilai penjualan yang ditargetkan selama periode program promo. 

   •  Total Invesment

     Digunakan untuk memasukkan total biaya atau investasi yang dialokasikan untuk program promo.

   • Ratio

     Menampilkan persentase perbandingan berdasarkan nilai Forecast Selling Value dan Total Investment (Cost).

     Periksa nilai Ratio untuk memastikan perbandingan antara nilai penjualan yang diperkirakan dengan biaya program telah sesuai.

   • Attachment

     Digunakan untuk melampirkan dokumen pendukung yang berkaitan dengan program promo

     Kententuan attachment:

     • File harus menggunakan format PDF.

     • Ukuran file maksimal 2 MB.

     • Sebaiknya hindari penggunaan karakter khusus pada nama file

3. Tombol pada Form 
   

   • Save
     

     Digunakan untuk menyimpan data Promo Authorization. Gunakan Save apabila dokumen masih perlu dilengkapi atau diperiksa kembali sebelum dilanjutkan ke proses berikutnya.

   • Confirm
     

     Digunakan untuk mengonfirmasi dokumen Promo Authorization setelah seluruh informasi telah diperiksa. Pastikan seluruh data telah benar sebelum melakukan Confirm.

   • Cancel

     Digunakan untuk membatalkan proses pengisian atau perubahan data pada form

4. Tips & Catatan Penting

   • Pastikan Customer yang dipilih sudah sesuai sebelum mengisi data lainnya.

   • Periksa kembali Document Date agar tanggal dokumen Promo Authorization tercatat dengan benar.

   • Pastikan tanggal awal dan tanggal akhir pada Sell Out Period sesuai dengan periode berlangsungnya program promo.

   • Isi Description secara singkat, jelas, dan maksimal 100 karakter.

   • Pastikan nilai Forecast Selling Value telah sesuai dengan estimasi penjualan yang ditargetkan selama program promo.

   • Pastikan Total Investment (Cost) telah sesuai dengan biaya atau investasi yang direncanakan.

   • Periksa nilai Ratio sebelum menyimpan atau mengonfirmasi dokumen.

   • Pastikan dokumen pendukung telah dilampirkan apabila diperlukan.

   • Attachment harus menggunakan format PDF dengan ukuran maksimal 2 MB.

   • Hindari penggunaan karakter khusus pada nama file attachment untuk mengurangi kemungkinan kendala saat proses upload.

   • Gunakan Save apabila data masih perlu disimpan atau dilengkapi terlebih dahulu.

   • Gunakan Confirm setelah seluruh informasi dan dokumen pendukung telah diperiksa.

   • Periksa kembali customer, periode promo, nilai penjualan, biaya, ratio, dan attachment sebelum melakukan Confirm.

   • Setelah dokumen dikonfirmasi, pantau Document Status dan Approval Status untuk mengetahui perkembangan proses dokumen.