Skip to main content

Promo Authorization Inbox

Panduan Modul PAF ( Promo Authorization Form) 

Lokasi Modul : 

PAF > Promo Authorization Inbox  

 

Modul Promo Authorization Inbox digunakan untuk menampilkan dan memantau dokumen Promo Authorization yang masuk ke dalam proses persetujuan. Melalui halaman ini, pengguna dapat melihat status dokumen, status approval, tanggal approval, serta pihak yang melakukan proses persetujuan. Pengguna juga dapat membuka detail PAF melalui PAF Number untuk melakukan proses Approve, Revise, atau Reject sesuai kondisi dan kewenangan pengguna.

 

  1. Tampilan Halaman Utama
    Halaman utama Promo Authorization Inbox menampilkan daftar dokumen PAF yang berkaitan dengan proses persetujuan. Halaman ini digunakan untuk memantau dokumen Promo Authorization yang membutuhkan tindakan approval, melihat hasil proses persetujuan, serta membuka detail dokumen untuk dilakukan pengecekan sebelum proses Approve, Revise, atau Reject. Informasi yang ditampilkan membantu pengguna mengetahui kondisi terbaru setiap dokumen PAF yang berada dalam alur approval.

    image.png

  2. Penjelasan Tampilan 
    Kolom-kolom yang tersedia pada Promo Authorization Inbox meliputi:
    • No: Menampilkan nomor urut data pada tabel.
    • PAF Number: Menampilkan nomor dokumen Promo Authorization. Klik PAF Number untuk membuka halaman detail PAF.
    • PAF Date: Menampilkan tanggal dokumen Promo Authorization.
    • Customer: Menampilkan nama customer yang berkaitan dengan dokumen PAF.
    • Document Status: Menampilkan kondisi dokumen Promo Authorization saat ini.
    • Approval Status: Menampilkan status proses persetujuan dokumen Promo Authorization.
    • Approval Date: Menampilkan tanggal proses approval dilakukan.
    • Approved By: Menampilkan informasi pihak yang melakukan proses approval.
  3. Proses Approval
    Setelah detail Promo Authorization dibuka melalui PAF Number, pengguna dapat melakukan tindakan sesuai kondisi dokumen dan hak akses yang dimiliki.
    Tindakan yang dapat tersedia meliputi:
    • Approve: Digunakan untuk menyetujui dokumen Promo Authorization.
    • Revise: Digunakan apabila dokumen perlu diperbaiki atau dilengkapi sebelum dapat disetujui.
    • Reject: Digunakan untuk menolak dokumen Promo Authorization.
    Apabila memilih Revise atau Reject, isi catatan atau alasan dengan jelas agar pihak terkait dapat memahami alasan revisi atau penolakan dokumen.

  4. Tips & Catatan Penting  
    1. Pastikan Current Company telah sesuai agar data Promo Authorization Inbox yang ditampilkan sesuai dengan company yang akan diproses.
    2. Klik PAF Number untuk membuka dan memeriksa detail dokumen sebelum melakukan proses approval.
    3. Periksa customer, periode promo, nilai forecast, total biaya, ratio, serta dokumen pendukung sebelum menyetujui PAF.
    4. Perhatikan Document Status untuk mengetahui kondisi dokumen Promo Authorization.
    5. Perhatikan Approval Status untuk mengetahui perkembangan proses persetujuan dokumen.
    6. Informasi Approval Date dapat digunakan untuk mengetahui kapan proses approval dilakukan.
    7. Informasi Approved By dapat digunakan untuk mengetahui pihak yang melakukan proses persetujuan.
    8. Pastikan tindakan Approve, Revise, atau Reject dilakukan sesuai dengan kondisi dokumen dan kewenangan pengguna.
    9. Apabila memilih Revise, berikan catatan yang menjelaskan bagian yang perlu diperbaiki atau dilengkapi.
    10. Apabila memilih Reject, berikan alasan penolakan secara jelas agar dapat dipahami oleh pembuat dokumen.
    11. Periksa seluruh informasi dengan teliti sebelum melakukan approval karena tindakan approval dapat memengaruhi proses dokumen berikutnya.
Back to top