PAF

Panduan Modul PAF ( Promo Authorization Form) 

Lokasi Modul : 

soApp > PAF 

Modul Promo Authorization (PAF) digunakan untuk membuat, mencatat, dan memantau pengajuan program promo kepada customer. Informasi yang dicatat meliputi periode promo, estimasi nilai penjualan, total biaya atau investasi, rasio, serta dokumen pendukung.

 

1. Promo Authorization 

Halaman ini digunakan untuk melihat dan mencari dokumen Promo Authorization berdasarkan periode tertentu, serta memantau Document Status dan Approval Status dari setiap PAF.

Pada halaman ini tersedia filter tanggal, kolom pencarian, serta tabel yang berisi daftar dokumen Promo Authorization.

2. Promo Authorization Inbox

Promo Authorization Inbox digunakan untuk menampilkan daftar dokumen Promo Authorization yang masuk ke dalam proses persetujuan. Melalui halaman ini, status dokumen dan status approval dapat dipantau, kemudian detail PAF dapat dibuka melalui PAF Number untuk dilakukan proses Approve, Revise, atau Reject sesuai kondisi dokumen.

Halaman Promo Authorization Inbox menampilkan informasi dokumen PAF yang berkaitan dengan proses approval.

Kolom-kolom yang tersedia meliputi:

1. No: Menampilkan nomor urut data pada tabel.

2. PAF Number: Menampilkan nomor dokumen Promo Authorization. Klik PAF Number untuk membuka halaman detail PAF.

3. PAF Date: Menampilkan tanggal dokumen Promo Authorization.

4. Customer: Menampilkan nama customer yang berkaitan dengan dokumen PAF.

5. Document Status: Menampilkan kondisi dokumen Promo Authorization saat ini.

6. Approval Status: Menampilkan status proses persetujuan dokumen Promo Authorization.

7. Approval Date: Menampilkan tanggal proses approval dilakukan.

8. Approved By: Menampilkan informasi pihak yang melakukan proses approval

3. Promo Authorization Form

Promo Authorization Form digunakan untuk membuat dan mengisi dokumen Promo Authorization sebelum diteruskan ke proses approval. Form ini berisi informasi customer, tanggal dokumen, periode promo, deskripsi program, estimasi nilai penjualan, total biaya atau investasi, rasio, serta attachment sebagai dokumen pendukung.

Penjelasan Form

1. PAF Number: Menampilkan nomor identitas dokumen Promo Authorization. Nomor PAF disediakan oleh sistem.

2. Customer: Digunakan untuk memilih customer yang berkaitan dengan program promo.

3. Document Date: Digunakan untuk menentukan tanggal dokumen Promo Authorization.

4. Sell Out Period: Digunakan untuk menentukan tanggal awal dan tanggal akhir periode berlangsungnya program promo.

5. Description: Digunakan untuk menambahkan keterangan singkat mengenai program promo. Maksimal 100 karakter.

6. Forecast Selling Value: Digunakan untuk memasukkan perkiraan nilai penjualan yang ditargetkan selama program promo.

7. Total Investment (Cost): Digunakan untuk memasukkan total biaya atau investasi yang dialokasikan untuk program promo.

8. Ratio: Menampilkan persentase perbandingan berdasarkan nilai Forecast Selling Value dan Total Investment (Cost).

9. Attachment: Digunakan untuk melampirkan dokumen pendukung. File harus berformat PDF, maksimal 2 MB, serta sebaiknya tidak menggunakan karakter khusus pada nama file.

Tombol pada Form

• Save: Digunakan untuk menyimpan data Promo Authorization.

• Confirm: Digunakan untuk mengonfirmasi dokumen setelah seluruh informasi telah diperiksa.

• Cancel: Digunakan untuk membatalkan proses pengisian form.

 

Tips & Catatan Penting

• Pastikan Customer yang dipilih sudah sesuai sebelum mengisi data lainnya.

• Periksa kembali Document Date dan Sell Out Period agar periode promo tercatat dengan benar.

• Isi Description secara singkat dan jelas dengan maksimal 100 karakter.

• Pastikan nilai Forecast Selling Value dan Total Investment (Cost) sudah sesuai sebelum melakukan konfirmasi.

• Periksa nilai Ratio sebelum menyimpan dokumen.

• Attachment harus menggunakan format PDF dengan ukuran maksimal 2 MB.

• Hindari karakter khusus pada nama file attachment.

• Gunakan Save apabila data masih perlu disimpan terlebih dahulu dan Confirm setelah seluruh informasi telah diperiksa.

• Periksa Document Status dan Approval Status untuk mengetahui kondisi dokumen serta proses persetujuannya.

• Saat memilih Revise atau Reject, isi catatan dengan jelas agar alasan revisi atau penolakan dapat dipahami.