Kotak Masuk Surat Jalan

Panduan Modul: Kotak Masuk Surat Jalan

Lokasi Modul

Persediaan > Surat Jalan > Kotak Masuk Surat Jalan

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Surat Jalan berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Surat Jalan yang telah dibuat. Sebelum barang secara fisik dikirim keluar dari gudang dan stok dikurangi secara permanen, seorang manajer (misalnya, Kepala Gudang) harus meninjau dan memberikan persetujuan akhir terhadap dokumen pengiriman tersebut.

1. Tampilan Utama (Daftar Surat Jalan)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen Surat Jalan yang memerlukan tindakan persetujuan dari Anda.

Penjelasan Tampilan

Halaman ini memberikan ringkasan semua dokumen pengiriman yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan Nomor Surat Jalan, rentang Tanggal, Kategori Barang/Jasa, atau Status Pengiriman.

• Daftar Dokumen: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua Surat Jalan yang menunggu tindakan, dengan kolom-kolom seperti Nomor Surat Jalan, Nomor Order Penjualan yang terkait, Pelanggan, dan Status Persetujuan.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Surat Jalan untuk melihat daftar pengiriman yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Pengiriman

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detail dari Surat Jalan tersebut. Di dalam halaman detail, Anda dapat memeriksa kembali kesesuaian item, kuantitas, pelanggan, dan alamat pengiriman sebelum barang diberangkatkan.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau rincian Surat Jalan pada Langkah 2, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve" atau "Setujui") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Sebuah dokumen Surat Jalan dibuat dan dikonfirmasi oleh staf gudang.

2. Dokumen tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di Kotak Masuk ini.

3. Seorang manajer meninjau dan menyetujuinya.

4. Setelah disetujui, Surat Jalan dianggap final, dan proses pengurangan stok secara permanen dijalankan oleh sistem. Dokumen ini juga menjadi dasar bagi tim keuangan untuk membuat Faktur Penjualan.

Tips & Catatan Penting

• Proses persetujuan ini adalah langkah kontrol terakhir sebelum barang secara fisik meninggalkan gudang.

• Ini adalah modul yang penting bagi Kepala Gudang Pengiriman untuk memastikan tidak ada kesalahan pengiriman.