Alur Proses Pembelian (Procure-to-Pay)

PengenalanIntroduction Alurto danFlow Departemenand TerkaitRelated Departments

AlurThis iniflow mencakupcovers seluruhthe prosesentire pengadaanprocess barang/jasa,of mulaigoods/services dariprocurement, permintaanfrom olehthe departemenrequest penggunaby hinggathe pembayaranuser kepadadepartment to payment to the vendor. DepartemenThe utamanyamain adalahdepartments are Procurement, Warehouse, danand Finance.

Process Flow Visual Alur Proses

Langkah-langkahProcess prosesSteps diin Sistemthe ERP System

1. MembuatCreate Permintaana Pembelian (Purchase Request - (PR)

   - PIC:PIC Semua(Person Departemenin Pengguna.Charge): All User Departments.
   

   - KapanWhen Dilakuakan:to SaatPerform: departemenWhen membutuhkana barangdepartment atauneeds jasa,goods merekaor membuatservices, they create a PR diin sistemthe melaluisystem menuvia Permintaanthe Pembelian.Purchase DokumenRequest inimenu. akanThis melaluidocument persetujuanwill (approval)go sebelumthrough diteruskanapproval kebefore departemenbeing Procurement.forwarded to the Procurement department.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

2. Membuat Order Pembelian (Purchase Order - PO)

   - PIC: Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Setelah PR disetujui, tim Procurement akan memilih vendor dan membuat PO melalui menu Order Pembelian. PO ini adalah dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai pesanan.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

3. Penerimaan Barang di Gudang

   - PIC: Warehouse.

   - Kapan Dilakukan: Ketika vendor mengirimkan barang, tim Gudang akan membuat dokumen Penerimaan Barang melalui menu Penerimaan Barang dengan mengacu pada nomor PO. Saat dokumen ini disimpan, stok barang di sistem akan bertambah.

   - Modul Terkait: Persediaan.
   
   

4. Verifikasi Faktur & Pembayaran ke Vendor

   -  PIC: Finance, Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Tim Finance/Procurement menerima faktur dari vendor dan mencatatnya di menu Faktur Pembelian. Setelah diverifikasi, hutang dicatat dan pembayaran dijadwalkan melalui modul Buku Hutang > Vendor Payment

   -  Modul Terkait: Pembelian, Buku Hutang.