Alur Proses Pembelian (Procure-to-Pay)

Introduction to Flow and Related Departments

This flow covers the entire process of goods/services procurement, from the request by the user department to payment to the vendor. The main departments are Procurement, Warehouse, and Finance.

Process Flow Visual

Process Steps in the ERP System

1. Create a Purchase Request (PR)

   - PIC (Person in Charge): All User Departments.
   

   - When to Perform: When a department needs goods or services, they create a PR in the system via the Purchase Request menu. This document will go through approval before being forwarded to the Procurement department.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

2. Membuat Order Pembelian (Purchase Order - PO)

   - PIC: Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Setelah PR disetujui, tim Procurement akan memilih vendor dan membuat PO melalui menu Order Pembelian. PO ini adalah dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai pesanan.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

3. Penerimaan Barang di Gudang

   - PIC: Warehouse.

   - Kapan Dilakukan: Ketika vendor mengirimkan barang, tim Gudang akan membuat dokumen Penerimaan Barang melalui menu Penerimaan Barang dengan mengacu pada nomor PO. Saat dokumen ini disimpan, stok barang di sistem akan bertambah.

   - Modul Terkait: Persediaan.
   
   

4. Verifikasi Faktur & Pembayaran ke Vendor

   -  PIC: Finance, Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Tim Finance/Procurement menerima faktur dari vendor dan mencatatnya di menu Faktur Pembelian. Setelah diverifikasi, hutang dicatat dan pembayaran dijadwalkan melalui modul Buku Hutang > Vendor Payment

   -  Modul Terkait: Pembelian, Buku Hutang.