PAF (Promo Authorization Form)

• Promo Authorization
• Promo Authorization Inbox
• Promo authorization Form

Promo Authorization

Panduan Modul Promo Authorization

Lokasi Modul

PAF > Promo Authorization 

Modul Promo Authorization (PAF) digunakan untuk membuat, mencatat, dan memantau pengajuan program promo kepada customer. Informasi yang dicatat dalam PAF meliputi periode promo, estimasi nilai penjualan, total biaya atau investasi, rasio, serta dokumen pendukung. Melalui modul ini, pengguna dapat melihat daftar dokumen Promo Authorization yang telah dibuat, mencari dokumen berdasarkan periode tertentu, membuka detail PAF melalui PAF Number, serta memantau Document Status dan Approval Status dari setiap dokumen.

1. Tampilan Halaman Utama
   

   Halaman utama Promo Authorization menampilkan seluruh dokumen PAF yang telah dibuat pada company yang sedang aktif. Halaman ini digunakan melihat dan mencari dokumen Promo Authorization berdasarkan periode tertentu, membuka detail dokumen, serta memantau status dokumen dan proses persetujuan PAF. Data yang ditampilkan pada tabel akan menyesuaikan dengan company dan periode tanggal yang dipilih oleh pengguna.
   

   

    

2. Penjelasan Tampilan
   

   Pada halaman Promo Authorization tersedia beberapa bagian yang digunakan untuk membantu pengguna dalam melihat dan mencari dokumen PAF.

   • Current Company: Menampilkan company yang sedang aktif. Data Promo Authorization yang ditampilkan akan menyesuaikan dengan company yang dipilih.

   • Add Data: Digunakan untuk membuat dokumen Promo Authorization baru.

   • Date From: Digunakan untuk menentukan tanggal awal periode pencarian dokumen.

   • Date To: Digunakan untuk menentukan tanggal akhir periode pencarian dokumen.

   • Show Entries: Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan dalam satu halaman.

   • Search: Digunakan untuk mencari dokumen Promo Authorization berdasarkan kata kunci tertentu.

   • Previous / Next: Digunakan untuk berpindah halaman apabila jumlah data melebihi batas data yang ditampilkan.
     

3. Promo Authorization Table
   

   Tabel Promo Authorization menampilkan daftar dokumen PAF sesuai dengan company dan periode yang telah dipilih.

   Informasi yang ditampilkan dapat meliputi:

   • PAF Number: Menampilkan nomor dokumen Promo Authorization. Klik nomor tersebut untuk membuka detail dokumen.

   • PAF Date: Menampilkan tanggal dokumen Promo Authorization.

   • Customer: Menampilkan customer yang berkaitan dengan program promo.

   • Document Status: Menampilkan kondisi dokumen Promo Authorization saat ini.

   • Approval Status: Menampilkan status proses persetujuan dokumen Promo Authorization.

   • Created By: Menampilkan pengguna yang membuat dokumen, apabila tersedia.

   • Created Date: Menampilkan tanggal pembuatan dokumen, apabila tersedia.
     

4. Tips & Catatan Penting
   

   • Pastikan Current Company telah sesuai sebelum membuat atau mencari dokumen Promo Authorization.

   • Gunakan Date From dan Date To untuk mempersempit periode dokumen yang ditampilkan.

   • Gunakan Search untuk menemukan PAF tertentu dengan lebih cepat.

   • Gunakan PAF Number untuk membuka dan melihat detail dokumen Promo Authorization.

   • Periksa Document Status untuk mengetahui kondisi dokumen saat ini.

   • Periksa Approval Status untuk mengetahui perkembangan proses persetujuan dokumen.

   • Pastikan customer dan periode promo sudah sesuai sebelum melanjutkan proses dokumen.

   • Periksa kembali seluruh informasi PAF sebelum dokumen dikonfirmasi atau diteruskan ke proses approval.

   • Hindari membuat dokumen Promo Authorization yang sama apabila dokumen untuk program promo tersebut sudah tersedia.

   • Pastikan dokumen pendukung yang diperlukan telah tersedia sebelum PAF diteruskan ke proses berikutnya.

Promo Authorization Inbox

Panduan Modul PAF ( Promo Authorization Form) 

Lokasi Modul : 

PAF > Promo Authorization Inbox  

Modul Promo Authorization Inbox digunakan untuk menampilkan dan memantau dokumen Promo Authorization yang masuk ke dalam proses persetujuan. Melalui halaman ini, pengguna dapat melihat status dokumen, status approval, tanggal approval, serta pihak yang melakukan proses persetujuan. Pengguna juga dapat membuka detail PAF melalui PAF Number untuk melakukan proses Approve, Revise, atau Reject sesuai kondisi dan kewenangan pengguna.

1. Tampilan Halaman Utama
   

   Halaman utama Promo Authorization Inbox menampilkan daftar dokumen PAF yang berkaitan dengan proses persetujuan. Halaman ini digunakan untuk memantau dokumen Promo Authorization yang membutuhkan tindakan approval, melihat hasil proses persetujuan, serta membuka detail dokumen untuk dilakukan pengecekan sebelum proses Approve, Revise, atau Reject. Informasi yang ditampilkan membantu pengguna mengetahui kondisi terbaru setiap dokumen PAF yang berada dalam alur approval.

   

2. Penjelasan Tampilan 
   

   Kolom-kolom yang tersedia pada Promo Authorization Inbox meliputi:

   • No: Menampilkan nomor urut data pada tabel.

   • PAF Number: Menampilkan nomor dokumen Promo Authorization. Klik PAF Number untuk membuka halaman detail PAF.

   • PAF Date: Menampilkan tanggal dokumen Promo Authorization.

   • Customer: Menampilkan nama customer yang berkaitan dengan dokumen PAF.

   • Document Status: Menampilkan kondisi dokumen Promo Authorization saat ini.

   • Approval Status: Menampilkan status proses persetujuan dokumen Promo Authorization.

   • Approval Date: Menampilkan tanggal proses approval dilakukan.

   • Approved By: Menampilkan informasi pihak yang melakukan proses approval.
     

3. Proses Approval
   

   Setelah detail Promo Authorization dibuka melalui PAF Number, pengguna dapat melakukan tindakan sesuai kondisi dokumen dan hak akses yang dimiliki.

   Tindakan yang dapat tersedia meliputi:

   • Approve: Digunakan untuk menyetujui dokumen Promo Authorization.

   • Revise: Digunakan apabila dokumen perlu diperbaiki atau dilengkapi sebelum dapat disetujui.

   • Reject: Digunakan untuk menolak dokumen Promo Authorization.

   Apabila memilih Revise atau Reject, isi catatan atau alasan dengan jelas agar pihak terkait dapat memahami alasan revisi atau penolakan dokumen.

   
   

4. Tips & Catatan Penting  

   1. Pastikan Current Company telah sesuai agar data Promo Authorization Inbox yang ditampilkan sesuai dengan company yang akan diproses.

   2. Klik PAF Number untuk membuka dan memeriksa detail dokumen sebelum melakukan proses approval.

   3. Periksa customer, periode promo, nilai forecast, total biaya, ratio, serta dokumen pendukung sebelum menyetujui PAF.

   4. Perhatikan Document Status untuk mengetahui kondisi dokumen Promo Authorization.

   5. Perhatikan Approval Status untuk mengetahui perkembangan proses persetujuan dokumen.

   6. Informasi Approval Date dapat digunakan untuk mengetahui kapan proses approval dilakukan.

   7. Informasi Approved By dapat digunakan untuk mengetahui pihak yang melakukan proses persetujuan.

   8. Pastikan tindakan Approve, Revise, atau Reject dilakukan sesuai dengan kondisi dokumen dan kewenangan pengguna.

   9. Apabila memilih Revise, berikan catatan yang menjelaskan bagian yang perlu diperbaiki atau dilengkapi.

   10. Apabila memilih Reject, berikan alasan penolakan secara jelas agar dapat dipahami oleh pembuat dokumen.

   11. Periksa seluruh informasi dengan teliti sebelum melakukan approval karena tindakan approval dapat memengaruhi proses dokumen berikutnya.

Promo authorization Form

Panduan Modul PAF ( Promo Authorization Form) 

Lokasi Modul : 

PAF > Promo Authorization Form

Promo Authorization Form digunakan untuk membuat dan mengisi dokumen Promo Authorization sebelum diteruskan ke proses persetujuan. Form ini digunakan untuk mencatat informasi customer, tanggal dokumen, periode program promo, deskripsi program, estimasi nilai penjualan, total biaya atau investasi, ratio, serta attachment sebagai dokumen pendukung.

1. Tampilan Form Promo Authorization
   

   Halaman Promo Authorization Form ditampilkan ketika pengguna membuat dokumen PAF baru atau membuka dokumen yang masih dapat diubah. Halaman ini digunakan untuk mengisi seluruh informasi yang diperlukan dalam pengajuan program promo sebelum dokumen disimpan, dikonfimasi, dan diteruskan ke proses approval. 

   Pastikan seluruh informasi pada form telah diisi dengan benar dan sesuai dengan program promo yang diajukan sebelum melanjutkan proses.

   

   
   
   

2. Penjelasan Form 

   • PAF Number

     Menampilkan nomor identitas dokumen Promo Authorization. PAF Number disediakan atau dihasilkan oleh sistem sebagai identitas setiap dokumen.

   • Customer 

     Digunakan untuk memilih customer yang berkaitan dengan program promo yang akan diajukan.

     Pastikan customer yang dipilih sesuai dengan program promo yang dibuat.

   • Document Date

     Digunakan untuk menentukan tanggal dokumen Promo Authorization.

   • Sell Out Period

     Digunakan untuk menentukan periode berlangsungnya program promo.

     Periode ini terdiri dari tanggal awal dan tanggal akhir program promo.

   • Description

     Digunakan untuk menambahkan keterangan singkat mengenai program promo.

     Deskripsi dapat diisi maksimal 100 karakter.

   • Forecast Selling Value

     Digunakan untuk memasukkan perkiraan nilai penjualan yang ditargetkan selama periode program promo. 

   •  Total Invesment

     Digunakan untuk memasukkan total biaya atau investasi yang dialokasikan untuk program promo.

   • Ratio

     Menampilkan persentase perbandingan berdasarkan nilai Forecast Selling Value dan Total Investment (Cost).

     Periksa nilai Ratio untuk memastikan perbandingan antara nilai penjualan yang diperkirakan dengan biaya program telah sesuai.

   • Attachment

     Digunakan untuk melampirkan dokumen pendukung yang berkaitan dengan program promo

     Kententuan attachment:

     • File harus menggunakan format PDF.

     • Ukuran file maksimal 2 MB.

     • Sebaiknya hindari penggunaan karakter khusus pada nama file

3. Tombol pada Form 
   

   • Save
     

     Digunakan untuk menyimpan data Promo Authorization. Gunakan Save apabila dokumen masih perlu dilengkapi atau diperiksa kembali sebelum dilanjutkan ke proses berikutnya.

   • Confirm
     

     Digunakan untuk mengonfirmasi dokumen Promo Authorization setelah seluruh informasi telah diperiksa. Pastikan seluruh data telah benar sebelum melakukan Confirm.

   • Cancel

     Digunakan untuk membatalkan proses pengisian atau perubahan data pada form

4. Tips & Catatan Penting

   • Pastikan Customer yang dipilih sudah sesuai sebelum mengisi data lainnya.

   • Periksa kembali Document Date agar tanggal dokumen Promo Authorization tercatat dengan benar.

   • Pastikan tanggal awal dan tanggal akhir pada Sell Out Period sesuai dengan periode berlangsungnya program promo.

   • Isi Description secara singkat, jelas, dan maksimal 100 karakter.

   • Pastikan nilai Forecast Selling Value telah sesuai dengan estimasi penjualan yang ditargetkan selama program promo.

   • Pastikan Total Investment (Cost) telah sesuai dengan biaya atau investasi yang direncanakan.

   • Periksa nilai Ratio sebelum menyimpan atau mengonfirmasi dokumen.

   • Pastikan dokumen pendukung telah dilampirkan apabila diperlukan.

   • Attachment harus menggunakan format PDF dengan ukuran maksimal 2 MB.

   • Hindari penggunaan karakter khusus pada nama file attachment untuk mengurangi kemungkinan kendala saat proses upload.

   • Gunakan Save apabila data masih perlu disimpan atau dilengkapi terlebih dahulu.

   • Gunakan Confirm setelah seluruh informasi dan dokumen pendukung telah diperiksa.

   • Periksa kembali customer, periode promo, nilai penjualan, biaya, ratio, dan attachment sebelum melakukan Confirm.

   • Setelah dokumen dikonfirmasi, pantau Document Status dan Approval Status untuk mengetahui perkembangan proses dokumen.