Sumber Daya

Panduan Modul: Sumber Daya Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Sumber Daya

Tujuan Modul
Modul Sumber Daya Proyek adalah pusat konfigurasi untuk mendefinisikan sumber daya manusia yang dapat dialokasikan ke dalam proyek, beserta penetapan biaya dan pemetaan akuntansinya. Tujuannya adalah untuk menetapkan tarif biaya standar (biasanya per jam) untuk setiap pegawai dan memastikan setiap biaya tenaga kerja yang timbul dari aktivitas proyek dapat dicatat dan dibebankan ke akun neraca atau laba/rugi yang tepat secara otomatis.

1. Tampilan Utama (Daftar Sumber Daya Proyek)

Halaman utama menampilkan daftar semua sumber daya (pegawai) yang telah diatur untuk dapat dialokasikan ke proyek.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian pegawai berdasarkan Kode Karyawan atau Kategori Sumberdaya.

• Tabel Daftar Sumber Daya:

  • Kode Karyawan & Nama Pegawai: ID dan nama sumber daya.

  • Posisi: Jabatan atau peran pegawai.

  • Biaya / Jam: Tarif biaya per jam yang akan dibebankan saat pegawai ini bekerja di sebuah proyek.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", menandakan belum ada sumber daya yang dikonfigurasi.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Sumber Daya: Membuka form untuk mendaftarkan pegawai baru sebagai sumber daya proyek.

  • Hapus: Menghapus data sumber daya yang dipilih.

2. Halaman Tambah/Ubah Sumber Daya

Formulir ini adalah inti dari modul, di mana detail biaya dan, yang paling penting, pemetaan akuntansi untuk setiap sumber daya diatur.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Pegawai: Dropdown untuk memilih pegawai dari master data karyawan.

  • Biaya / Jam: Field untuk memasukkan tarif biaya standar per jam untuk pegawai tersebut.

  • Mata Uang: Pilihan mata uang untuk tarif biaya.

• Pengaturan Akun Permintaan Proyek:

  • Ini adalah bagian paling krusial yang berfungsi sebagai "jembatan" ke modul akuntansi. Terdapat dua blok konfigurasi utama:

    1. Account untuk permintaan project (Proyek Internal): Mendefinisikan akun General Ledger (GL) yang akan digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja pada proyek-proyek internal (misalnya, proyek R&D, perbaikan infrastruktur).

    2. Account untuk permintaan project (Proyek Eksternal): Mendefinisikan akun GL untuk proyek yang ditujukan bagi pelanggan eksternal.

  • Pemetaan per Mata Uang: Di dalam setiap blok, pengguna harus memetakan setiap jenis transaksi dan mata uang ke akun GL yang spesifik. Ini memastikan bahwa jika ada transaksi biaya proyek dalam mata uang asing (misal: USD), sistem tahu harus menjurnalnya ke akun mana.

3. Langkah-langkah Mengatur Sumber Daya Proyek

1. Pastikan pegawai sudah terdaftar di modul Data Pegawai.

2. Masuk ke modul Sumber Daya Proyek, lalu klik Tambah Sumber Daya.

3. Pilih Pegawai dari daftar.

4. Isi tarif Biaya / Jam dan pilih Mata Uang.

5. Langkah Kritis: Bekerja sama dengan departemen Akuntansi, lakukan pemetaan akun GL untuk setiap mata uang dan jenis transaksi di blok Proyek Internal dan Proyek Eksternal.

6. Klik Simpan Sumber Daya.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penganggaran Proyek (Project Budgeting): Saat membuat anggaran biaya untuk proyek baru, manajer proyek akan menggunakan tarif Biaya / Jam dari modul ini untuk mengestimasi total biaya tenaga kerja.

• Pencatatan Biaya Aktual (Actual Cost Tracking): Ketika pegawai mengisi timesheet (lembar waktu kerja) untuk tugas-tugas proyek, sistem akan secara otomatis mengalikan jam kerja yang dilaporkan dengan tarif yang ada di modul ini untuk mendapatkan biaya tenaga kerja aktual.

• Jurnal Akuntansi Otomatis: Berdasarkan pemetaan akun yang telah diatur, sistem akan membuat jurnal akuntansi secara otomatis. Contoh: Untuk proyek eksternal, biaya tenaga kerja akan dicatat sebagai Debit pada akun Harga Pokok Penjualan (HPP) Proyek dan Kredit pada akun Hutang Gaji.

• Analisis Profitabilitas Proyek: Dengan mencatat biaya sumber daya secara akurat, perusahaan dapat menganalisis profitabilitas setiap proyek dengan membandingkan total pendapatan proyek dengan total biayanya (termasuk biaya tenaga kerja).

5. Tips & Catatan Penting

• Konfigurasi pemetaan akun di modul ini wajib dilakukan bersama dengan tim Akuntansi dan Keuangan untuk memastikan semua biaya tercatat di akun yang benar sesuai standar akuntansi perusahaan.

• Akurasi tarif Biaya / Jam sangat vital untuk keakuratan anggaran dan analisis profitabilitas proyek.

• Karena modul ini berisi data biaya yang sensitif dan konfigurasi akuntansi yang kompleks, akses untuk mengubahnya harus sangat dibatasi, idealnya hanya untuk Cost Controller, Manajer Proyek Senior, atau System Administrator.