# RFQ Pembelian

### **Panduan Modul: RFQ Pembelian (Purchase RFQ)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Pembelian` > `RFQ Pembelian` > `RFQ Pembelian`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul **RFQ Pembelian** (*Purchase Request for Quotation*) adalah alat bagi departemen Pembelian (*Procurement*) untuk membuat dan mengirimkan dokumen Permintaan Penawaran Harga resmi kepada para pemasok (*vendor*). Proses ini biasanya dilakukan setelah sebuah *Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)* disetujui, sebagai langkah untuk mencari dan mendapatkan penawaran harga terbaik dari beberapa vendor.

### **1. Tampilan Utama (Daftar RFQ)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen RFQ yang telah dibuat dan dikirim ke vendor.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/KoGimage.png)

#### **Penjelasan Tampilan & Filter**

#### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua RFQ yang ada.

- #### **Filter:** Anda dapat mencari RFQ spesifik berdasarkan nomor `RFQ`, `Item Category`, atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`).
- #### **Daftar RFQ:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua RFQ yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti `RFQ`, `Vendor`, `RFQ Date`, `RFQ Status`, dan `Approval`.

#### **Fungsi Tombol**

- #### **New :** Tombol utama untuk membuat RFQ Pembelian yang baru.
- #### **Delete :** Untuk menghapus RFQ yang dipilih.
- #### **Print :** Untuk mencetak dokumen RFQ yang akan dikirim ke vendor.
- #### **Change Status :** Untuk mengubah status dari RFQ yang dipilih.

### **2. Langkah-langkah Membuat RFQ Pembelian**

#### **Langkah 1: Membuat RFQ Baru**

#### Dari Tampilan Utama, klik tombol **New** untuk membuka form **Create RFQ**. 

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/5Ypimage.png)

#### **Langkah 2: Mengisi Informasi Header**

#### Pada form yang muncul, isi informasi umum:

- #### **Vendor:** Pilih pemasok (*vendor*) yang akan Anda kirimi RFQ. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/v1Uimage.png)
- #### **Purchase Requisition:** **Penting!** Klik tombol **`Pick`** untuk memilih dokumen *Permintaan Pembelian* (PR) yang sudah disetujui. Ini akan menjadi dasar dari RFQ Anda. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Qm9image.png)
- #### **RFQ Date:** Masukkan tanggal pembuatan RFQ. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/HHaimage.png)
- #### **Memo:** Berikan catatan tambahan jika perlu. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/RU6image.png)

#### **Langkah 3: Verifikasi Detail Item**

#### Setelah Anda memilih PR pada Langkah 2, tabel detail di bagian bawah akan terisi secara otomatis dengan rincian `Item Code` dan `Quantity` yang diminta.

#### **Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi**

#### Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

- #### **Save :** Untuk menyimpan RFQ sebagai draf. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ni5image.png)
- #### **Confirm :** Untuk memfinalisasi RFQ dan mengirimkannya ke alur persetujuan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/FTbimage.png)

### **Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi**

- #### Modul ini adalah langkah setelah **Permintaan Pembelian** disetujui.
- #### RFQ yang dikirim ke vendor akan dijawab dengan sebuah penawaran harga, yang kemudian akan dicatat di modul **Penawaran Pemasok**.

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Selalu buat RFQ dengan mengacu pada `Purchase Requisition` yang sudah disetujui untuk menjaga alur kerja pengadaan yang benar dan terdokumentasi.
- #### Anda dapat membuat beberapa dokumen RFQ untuk satu *Purchase Requisition* yang sama, lalu mengirimkannya ke beberapa vendor berbeda untuk membandingkan harga.
- #### Dokumen RFQ yang sudah final dapat dicetak melalui tombol **`Print`** untuk dikirimkan secara resmi ke vendor.