Retur Pembelian

Panduan Modul: Retur Pembelian (Purchase Return)

Lokasi Modul

Pembelian > Retur Pembelian > Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Retur Pembelian (Purchase Return) adalah modul transaksional yang digunakan untuk membuat dokumen resmi pengembalian barang kepada pemasok (vendor). Dokumen ini dibuat setelah adanya Permintaan Retur Pembelian yang disetujui. Fungsinya adalah untuk mengotorisasi pengeluaran fisik barang dari gudang dan menjadi dasar bagi departemen akuntansi untuk menerbitkan Nota Debit guna mengurangi hutang.

1. Tampilan Utama (Daftar Retur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Retur Pembelian yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua transaksi retur pembelian.

• Filter: Anda dapat mencari retur spesifik berdasarkan Purchase Return Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Retur: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua retur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Return Number, Vendor, Purchase Return Date, dan Purchase Return Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat dokumen Retur Pembelian yang baru.

• Delete : Untuk menghapus dokumen retur yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Retur Pembelian

Langkah 1: Membuat Dokumen Retur Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Return.

Langkah 2: Memilih Sumber Dokumen

Pada form yang muncul, isi informasi header:

• Vendor: Pilih pemasok yang barangnya akan diretur (contoh: PT. ABCAWA).

• Document Source: Penting! Pilih sumber dokumen yang menjadi dasar retur.

  • Purchase Return Requisition: Cara yang direkomendasikan, yaitu memilih dari permintaan retur yang sudah disetujui.

  • Receipt Report: Memilih langsung dari dokumen penerimaan barang awal.

• Receipt Report Number: Setelah memilih sumber, pilih nomor dokumen spesifiknya.

Langkah 3: Verifikasi Item yang Diretur

Setelah memilih sumber dokumen, tabel detail di bagian bawah akan terisi otomatis dengan item yang relevan. Verifikasi Item Code dan Qty (jumlah) yang akan diretur.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan dokumen retur sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah tindak lanjut dari Permintaan Retur Pembelian yang telah disetujui.

• Dokumen Retur Pembelian yang sudah di-Confirm dan disetujui akan menjadi dasar bagi tim Buku Hutang (AP) untuk membuat Nota Debit guna mengurangi hutang kepada vendor.

• Proses ini juga akan memerintahkan Gudang untuk mengeluarkan barang dan mengurangi catatan inventaris.

Tips & Catatan Penting

• Selalu buat Retur Pembelian berdasarkan dokumen sumber yang valid, idealnya dari Purchase Return Requisition yang sudah disetujui, untuk menjaga integritas data.

• Dokumen ini adalah bukti formal pengeluaran barang retur dari perusahaan.