Repot Permintaan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Permintaan Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Pembelian > Report Permintaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Permintaan Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang komprehensif untuk melacak dan memantau semua dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR). Dengan berbagai pilihan filter, laporan ini memungkinkan pengguna untuk melihat status setiap permintaan, mulai dari saat dibuat, disetujui, hingga apakah sudah dibuatkan Purchase Order (PO) dan diterima barangnya.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci:

• Periode:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode pembuatan PR yang akan ditampilkan.

• Filter Status:

  • Status Permintaan: Saring PR berdasarkan statusnya, misalnya Terbuka untuk melihat permintaan yang masih aktif dan belum selesai.

  • PO terbuat: Filter untuk melihat PR yang sudah atau belum dibuatkan Purchase Order (PO).

  • LPB terbuat: Filter untuk melihat PR yang barangnya sudah atau belum diterima (berdasarkan Laporan Penerimaan Barang/LPB).

• Filter Lainnya:

  • Anda juga bisa memfilter berdasarkan Nomor SPP (Nomor PR), Nama Item, Buyer, Cost Center, dan lainnya.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan permintaan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap item dalam setiap PR.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan daftar rinci dari setiap baris item pada setiap Permintaan Pembelian, dikelompokkan berdasarkan nomor PR.

• Kolom-kolom Kunci:

  • PR Number: Nomor referensi Permintaan Pembelian.

  • PR By: Departemen atau pihak pemohon (contoh: RND, GMP OPERATION BISCUIT).

  • Item Code dan Item Name: Rincian barang atau jasa yang diminta.

  • PR Qty: Jumlah yang diminta.

  • Need To Date: Tanggal barang tersebut dibutuhkan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau siklus hidup setiap permintaan pembelian. Anda bisa melacak dari kapan diminta, kapan disetujui, hingga kapan PO dan penerimaan barangnya dibuat.

• Bagi departemen pemohon, laporan ini berguna untuk melacak status permintaan mereka. Bagi tim Procurement, ini adalah daftar kerja utama.

• Filter Status Permintaan dan PO terbuat adalah alat yang paling sering digunakan untuk monitoring operasional pengadaan.