Peringatan Pengaturan CRM

Panduan Modul: Peringatan Pengaturan CRM

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Peringatan Pengaturan CRM

Tujuan Modul
Modul ini berfungsi sebagai halaman konfigurasi pusat untuk semua notifikasi dan peringatan otomatis yang terkait dengan aktivitas di dalam CRM. Tujuannya adalah untuk mengatur parameter pengiriman email, menentukan interval waktu pengingat, dan menetapkan penerima notifikasi untuk memastikan tidak ada tugas atau tanggapan yang terlewat oleh tim penjualan.

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini terbagi menjadi beberapa bagian utama untuk mengatur sistem peringatan:

1. Pengaturan Aktivitas (Konfigurasi Email)
Bagian ini mengatur koneksi ke server email yang akan digunakan untuk mengirim semua notifikasi dari CRM.

• SMTP Server: Alamat server email keluar yang digunakan oleh perusahaan (contoh: smtp.yourcompany.com).

• Nama User: Nama pengguna (biasanya alamat email) dari akun yang memiliki izin untuk mengirim email melalui SMTP server.

• Kata Sandi: Kata sandi untuk akun email tersebut.

2. Peringatan Aktivitas
Bagian ini mengatur pengingat umum untuk aktivitas yang akan datang atau yang sudah dijadwalkan.

• Selang Waktu: Interval waktu (dalam jam) sebelum sebuah aktivitas jatuh tempo di mana sistem akan mengirimkan pengingat. Misalnya, jika diisi 24, sistem akan mengirim pengingat 24 jam sebelum tenggat waktu aktivitas.

• Pengirim: Menentukan akun email mana yang akan digunakan sebagai pengirim notifikasi:

  • Akun System: Email dikirim dari satu alamat email sistem yang terpusat (dikonfigurasi di bagian pertama).

  • Akun Pengguna: Email dikirim dari akun email masing-masing pengguna yang memiliki aktivitas tersebut (jika terintegrasi).

3. Pemberitahuan Tanggapan yang Terlambat
Bagian ini khusus untuk mengatur notifikasi eskalasi jika sebuah aktivitas tidak mendapatkan tanggapan atau tidak diselesaikan melewati batas waktu tertentu.

• Selang Waktu: Interval waktu (dalam jam) setelah sebuah aktivitas melewati tenggat waktunya, yang akan memicu pengiriman notifikasi keterlambatan.

• Pengirim: Menentukan akun pengirim untuk notifikasi keterlambatan. Opsi yang tersedia adalah:

  • Akun System: Menggunakan akun email sistem.

  • Email: Memungkinkan untuk memasukkan alamat email spesifik sebagai pengirim.

• Default Person: Daftar pengguna atau manajer yang akan menerima notifikasi jika terjadi keterlambatan. Ini berfungsi sebagai mekanisme eskalasi untuk memastikan ada tindak lanjut.

4. Tombol Aksi

• Ubah: Tombol untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat pada halaman konfigurasi ini.

• Reset: Tombol untuk mengembalikan semua pengaturan ke nilai default atau nilai terakhir yang tersimpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Otomatisasi Pengingat: Setelah dikonfigurasi, sistem akan secara otomatis memindai semua aktivitas terjadwal di CRM. Jika ada aktivitas yang mendekati tenggat waktu (sesuai Selang Waktu Peringatan), sistem akan mengirimkan email pengingat kepada pengguna yang bertanggung jawab.

• Manajemen Keterlambatan: Jika sebuah aktivitas terlewat dari tenggat waktunya, sistem akan menunggu sesuai Selang Waktu Pemberitahuan sebelum mengirimkan email eskalasi ke Default Person yang telah ditetapkan.

• Peningkatan Produktivitas: Dengan adanya pengingat otomatis, risiko tugas penting terlewat dapat diminimalkan, membantu tim penjualan tetap terorganisir dan responsif.

Tips & Catatan Penting

• Keamanan Kredensial: Pastikan akun email yang digunakan untuk SMTP adalah akun layanan (service account) yang didedikasikan untuk aplikasi dan bukan akun email pribadi untuk alasan keamanan.

• Interval yang Wajar: Atur Selang Waktu dengan bijak. Interval yang terlalu pendek dapat menyebabkan spam notifikasi, sementara interval yang terlalu panjang dapat membuat pengingat menjadi tidak efektif.

• Daftar Eskalasi: Selalu perbarui daftar Default Person sesuai dengan struktur tim atau manajer yang relevan untuk memastikan eskalasi sampai ke orang yang tepat.

• Modul ini adalah konfigurasi "set and forget". Setelah diatur dengan benar pada awal implementasi, modul ini akan berjalan di latar belakang untuk mendukung operasional harian tim CRM.