Pengolahan Garansi

Panduan Modul: Pengolahan Garansi (Manage Warranty)

Lokasi Modul

CRM > Pengolahan Garansi

Tujuan Modul

Modul Pengolahan Garansi (Manage Warranty) berfungsi sebagai pusat data untuk melihat, mencari, dan mengelola semua informasi garansi produk yang telah dijual kepada pelanggan. Modul ini digunakan oleh tim layanan pelanggan (customer service) untuk memverifikasi status garansi suatu produk saat pelanggan mengajukan klaim atau permintaan layanan.

1. Tampilan Utama (Daftar Garansi)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua catatan garansi produk yang ada di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

Halaman ini adalah database untuk semua garansi yang aktif maupun yang sudah berakhir.

• Filter: Anda dapat mencari catatan garansi spesifik menggunakan bilah pencarian berdasarkan Document Number atau detail lainnya.

• Daftar Garansi: Tabel di bawahnya menampilkan semua catatan garansi yang sesuai dengan filter. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record...".

Penjelasan Kolom

• Document Number: Nomor dokumen referensi, kemungkinan besar adalah nomor faktur penjualan yang menjadi dasar pembuatan garansi.

• Item Code / Item Name: Kode dan nama produk yang memiliki garansi.

• Warranty Start Date: Tanggal dimulainya periode garansi, biasanya sama dengan tanggal penjualan/faktur.

• Warranty End Date: Tanggal berakhirnya periode garansi.

Fungsi Tombol

• Update: Tombol untuk memperbarui atau mengubah data garansi yang telah dipilih.

2. Alur Kerja Pengelolaan Garansi

1. Penciptaan Data Garansi (Otomatis)

Data garansi umumnya tidak dibuat secara manual di modul ini. Catatan garansi dibuat secara otomatis oleh sistem ketika sebuah produk yang memiliki periode garansi dijual dan fakturnya (Sales Invoice) diterbitkan. Tanggal faktur akan menjadi Warranty Start Date.

2. Pencarian Data Garansi

Untuk memeriksa status garansi produk pelanggan:

1. Buka modul Pengolahan Garansi.

2. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan data berdasarkan Document Number (nomor faktur), Item Code, atau Item Name. 

   

3. Klik Search. Sistem akan menampilkan detail garansi, termasuk tanggal berakhirnya.

3. Memperbarui Data Garansi

Jika ada kebutuhan untuk mengubah data (misalnya, karena ada program perpanjangan garansi):

1. Cari dan temukan catatan garansi yang akan diubah.

2. Pilih catatan tersebut dengan mencentang kotak di kolom paling kiri.

3. Klik tombol Update untuk membuka form pengeditan dan melakukan perubahan.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah sumber informasi utama bagi tim Customer Service untuk memvalidasi klaim garansi dari pelanggan dengan cepat dan akurat.

• Pastikan master data produk telah diatur dengan periode garansi yang benar agar catatan yang dibuat secara otomatis oleh sistem menjadi valid.

• Kolom Warranty End Date adalah informasi kunci untuk menentukan apakah produk pelanggan masih dalam masa garansi atau tidak.