Pengaturan Global Anggaran

Panduan Modul: Pengaturan Global Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Pengaturan Global Anggaran

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Global Anggaran berfungsi sebagai saklar utama (master switch) untuk mengaktifkan mekanisme kontrol anggaran di seluruh sistem. Secara spesifik, modul ini menentukan pada tahap mana anggaran akan "dikonsumsi" atau "dicadangkan" (committed). Dengan mengaktifkan opsi di sini, sistem akan melakukan pengecekan ketersediaan dana anggaran secara proaktif pada saat dokumen komitmen dibuat, bukan hanya saat realisasi biaya terjadi.

1. Tampilan Utama (Halaman Pengaturan Global)

Halaman utama adalah sebuah form konfigurasi sederhana yang mengontrol perilaku modul anggaran secara keseluruhan.

Penjelasan Tampilan

• Tipe Anggaran: Commit: Label ini menunjukkan bahwa pengaturan di sini berkaitan dengan Commitment Accounting. Artinya, anggaran dianggap terpakai pada saat komitmen dibuat (misalnya, saat Purchase Order diterbitkan), bukan saat faktur diterima atau dibayar.

• Alokasi Anggaran: Bagian ini berisi daftar jenis dokumen yang dapat memicu pengecekan dan pengalokasian anggaran.

  • Order Pembelian: Jika dicentang, setiap kali pengguna membuat Purchase Order (PO), sistem akan memeriksa apakah ada cukup sisa anggaran untuk nilai PO tersebut.

  • Permintaan Buku Kas: Jika dicentang, setiap permintaan kas (misalnya, untuk kas kecil) akan diperiksa terhadap anggaran yang tersedia.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi.

  • Batal: Membatalkan perubahan.

2. Langkah-langkah Mengaktifkan Kontrol Anggaran

1. Akses modul Pengaturan Global Anggaran.

2. Centang kotak di sebelah jenis dokumen yang ingin Anda tempatkan di bawah kontrol anggaran (misalnya, Order Pembelian).

3. Klik tombol Simpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kontrol Proaktif: Ini adalah fungsi inti dari modul ini. Setelah Order Pembelian diaktifkan, alur kerja akan berubah:

  1. Seorang pengguna membuat Purchase Order baru.

  2. Sebelum PO dapat disimpan atau disetujui, sistem akan secara otomatis memeriksa: "Berapa nilai total PO ini?" dan "Berapa sisa anggaran untuk akun/departemen/proyek yang sesuai?"

  3. Jika Anggaran Cukup: Sistem akan mengizinkan PO untuk diproses dan "mencadangkan" jumlah tersebut dari total anggaran yang tersedia.

  4. Jika Anggaran Tidak Cukup: Sistem akan memblokir transaksi atau, tergantung pada konfigurasi lain, mengirimkan notifikasi kepada manajer untuk persetujuan khusus (override).

• Mencegah Overspending: Dengan mengaktifkan kontrol pada tahap komitmen (PO), perusahaan dapat mencegah terjadinya pengeluaran berlebih secara real-time, bukan hanya mengetahuinya di akhir bulan saat laporan realisasi vs. anggaran dijalankan.

4. Tips & Catatan Penting

• Saklar Utama: Modul ini adalah saklar "ON/OFF" utama untuk keseluruhan sistem pengendalian anggaran. Jangan aktifkan fitur ini jika perusahaan belum memiliki anggaran yang lengkap dan disetujui di dalam sistem.

• Prasyarat: Sebelum mengaktifkan modul ini, pastikan semua modul pengaturan anggaran lainnya (Versi, Matrix, Periode, dan entri data anggaran) telah selesai dikonfigurasi.

• Dampak Operasional: Mengaktifkan kontrol ini akan berdampak langsung pada proses pengadaan. Pastikan semua pengguna terkait (misalnya, departemen pembelian) memahami bahwa setiap permintaan mereka sekarang akan tunduk pada ketersediaan anggaran.

• Akses Sangat Terbatas: Mengingat dampaknya yang fundamental, akses ke modul ini harus dibatasi secara sangat ketat hanya untuk Financial Controller atau Administrator Sistem.