Penawaran

Panduan Modul: Penawaran (Quotation) 

 Lokasi Modul 

 Penjualan > Penawaran > Penawaran 

 Tujuan Modul 

 Modul Penawaran ( Quotation ) berfungsi untuk membuat, mengelola, dan mengirimkan dokumen penawaran harga resmi kepada pelanggan. Dokumen ini merupakan jawaban formal atas permintaan dari pelanggan (yang dicatat di modul RFQ Pelanggan ) dan berisi rincian produk, harga, diskon, pajak, dan syarat-syarat lain yang ditawarkan. 

 1. Tampilan Utama (Daftar Penawaran) 

 Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua penawaran yang telah dibuat. 

 

 Penjelasan Tampilan & Filter 

 Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua penawaran yang ada. 

 

 

 Filter: Anda dapat mencari penawaran spesifik berdasarkan Quotation Number , Item Category , Status , atau rentang tanggal ( Date From / Date To ). 

 

 

 Daftar Penawaran: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua penawaran yang sesuai dengan filter, dengan kolom seperti Quotation Number , Customer , Quotation Date , dan Status of Sales Offering Letter . 

 

 

 Fungsi Tombol 

 

 

 New: Tombol utama untuk membuat Penawaran baru. 

 

 

 Expired: Untuk mengubah status penawaran yang sudah melewati masa berlaku menjadi "Kadaluarsa". 

 

 

 Print: Untuk mencetak dokumen penawaran yang dipilih untuk dikirim ke pelanggan. 

 

 

 2. Langkah-langkah Membuat Penawaran 

 Langkah 1: Membuat Penawaran Baru 

 Dari Tampilan Utama, klik tombol  New  untuk membuka form New Quotation .  

 

 Langkah 2: Mengisi Informasi Header 

 Pada form yang muncul, isi informasi umum penawaran: 

 

 

 RFQ Code: Untuk efisiensi, pilih RFQ Code dari permintaan pelanggan yang sudah tercatat. Ini akan menarik data pelanggan dan daftar item yang diminta secara otomatis. 

 

 

 Quotation Date & Due Date: Atur Tanggal Penawaran dan Tanggal Berakhirnya Penawaran (masa berlaku).  

 

 

 

 Sales Person: Tunjuk salesperson yang bertanggung jawab atas penawaran ini. 

 

 

 Langkah 3: Merinci Harga dan Diskon per Item 

 Pada tabel detail di bagian bawah, lengkapi informasi harga untuk setiap produk: 

 

 

 Isi kolom Unit Price (IDR) (Harga Satuan) untuk setiap item. 

 

 

 Jika ada diskon, isi kolom Disc Value (untuk potongan nominal) atau Discount (%) (untuk potongan persentase). 

 

 

 Pilih kode pajak yang sesuai, dan sistem akan menghitung nilai pajak pada kolom Tax 1 (IDR) . 

 

 

 Sistem akan menghitung Total Amount , Total Tax , dan Grand Total secara otomatis di pojok kanan bawah. 

 

 

 Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi 

 Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah: 

 

 

 Save: Untuk menyimpan penawaran sebagai draf. 

 

 

 Confirm: Untuk memfinalisasi dan mengirim penawaran ke alur persetujuan. 

 

 

 Cancel: Untuk membatalkan entri. 

 

 

 Tips & Catatan Penting 

 

 

 Penawaran yang telah disetujui oleh pelanggan akan menjadi dasar untuk pembuatan Order Penjualan ( Sales Order ) . 

 

 

 Selalu perhatikan tanggal Due Date , karena penawaran akan dianggap tidak valid setelah tanggal tersebut. Gunakan tombol Expired untuk menandai penawaran yang sudah kadaluarsa secara manual. 

 

 

 Penawaran yang sudah di- Confirm kemungkinan akan masuk ke Kotak Masuk Penawaran untuk proses persetujuan oleh manajer.