Penawaran

Panduan Modul: Penawaran (Quotation)

Lokasi Modul

Penjualan > Penawaran > Penawaran

Tujuan Modul

Modul Penawaran (Quotation) berfungsi untuk membuat, mengelola, dan mengirimkan dokumen penawaran harga resmi kepada pelanggan. Dokumen ini merupakan jawaban formal atas permintaan dari pelanggan (yang dicatat di modul RFQ Pelanggan) dan berisi rincian produk, harga, diskon, pajak, dan syarat-syarat lain yang ditawarkan.

1. Tampilan Utama (Daftar Penawaran)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua penawaran yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua penawaran yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari penawaran spesifik berdasarkan Quotation Number, Item Category, Status, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Penawaran: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua penawaran yang sesuai dengan filter, dengan kolom seperti Quotation Number, Customer, Quotation Date, dan Status of Sales Offering Letter.

Fungsi Tombol

• New: Tombol utama untuk membuat Penawaran baru.

• Expired: Untuk mengubah status penawaran yang sudah melewati masa berlaku menjadi "Kadaluarsa".

• Print: Untuk mencetak dokumen penawaran yang dipilih untuk dikirim ke pelanggan.

2. Langkah-langkah Membuat Penawaran

Langkah 1: Membuat Penawaran Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form New Quotation. 

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum penawaran:

• RFQ Code: Untuk efisiensi, pilih RFQ Code dari permintaan pelanggan yang sudah tercatat. Ini akan menarik data pelanggan dan daftar item yang diminta secara otomatis.

• Quotation Date & Due Date: Atur Tanggal Penawaran dan Tanggal Berakhirnya Penawaran (masa berlaku). 

  

• Sales Person: Tunjuk salesperson yang bertanggung jawab atas penawaran ini.

Langkah 3: Merinci Harga dan Diskon per Item

Pada tabel detail di bagian bawah, lengkapi informasi harga untuk setiap produk:

1. Isi kolom Unit Price (IDR) (Harga Satuan) untuk setiap item.

2. Jika ada diskon, isi kolom Disc Value (untuk potongan nominal) atau Discount (%) (untuk potongan persentase).

3. Pilih kode pajak yang sesuai, dan sistem akan menghitung nilai pajak pada kolom Tax 1 (IDR).

4. Sistem akan menghitung Total Amount, Total Tax, dan Grand Total secara otomatis di pojok kanan bawah.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save: Untuk menyimpan penawaran sebagai draf.

• Confirm: Untuk memfinalisasi dan mengirim penawaran ke alur persetujuan.

• Cancel: Untuk membatalkan entri.

Tips & Catatan Penting

• Penawaran yang telah disetujui oleh pelanggan akan menjadi dasar untuk pembuatan Order Penjualan (Sales Order).

• Selalu perhatikan tanggal Due Date, karena penawaran akan dianggap tidak valid setelah tanggal tersebut. Gunakan tombol Expired untuk menandai penawaran yang sudah kadaluarsa secara manual.

• Penawaran yang sudah di-Confirm kemungkinan akan masuk ke Kotak Masuk Penawaran untuk proses persetujuan oleh manajer.