Pembatalan Faktur Pembelian

Panduan Modul: Pembatalan Faktur Pembelian (Void Purchase Invoice)

Lokasi Modu

Pembelian > Pembatalan Faktur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Pembatalan Faktur Pembelian (Void Purchase Invoice) adalah alat administratif yang digunakan untuk membatalkan (void) faktur pembelian yang telah salah dicatat di dalam sistem. Proses "void" berbeda dengan "delete"; "void" akan menyimpan catatan faktur tersebut di sistem namun memberinya status "batal" dan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansinya. Ini adalah prosedur akuntansi yang benar untuk menjaga jejak audit (audit trail).

1. Tampilan Utama (Daftar Faktur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar faktur pembelian yang aktif dan dapat dibatalkan.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk mencari dan memilih faktur yang akan dibatalkan.

• Filter: Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan Invoice Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Faktur: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua faktur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Invoice Number, Invoice Date, Purchase Order Number, dan Vendor Name.

Fungsi Tombol

• Void : Tombol aksi utama untuk menjalankan proses pembatalan pada faktur yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membatalkan Faktur Pembelian

Langkah 1: Mencari Faktur

Gunakan filter yang tersedia, terutama bilah pencarian Invoice Number, untuk mencari dan menemukan faktur pembelian yang ingin Anda batalkan. 

Langkah 2: Memilih Faktur

Pilih satu atau lebih faktur yang akan dibatalkan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai.

Langkah 3: Menjalankan Proses Pembatalan

Klik tombol Void di bagian kiri bawah halaman. Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi dari Anda sebelum melanjutkan proses pembatalan. Setelah dikonfirmasi, status faktur akan berubah menjadi "batal". 

Tips & Catatan Penting

• Proses 'Void' tidak menghapus data faktur, melainkan hanya menonaktifkannya. Ini penting untuk menjaga integritas dan kelengkapan data historis.

• Setelah sebuah faktur di-void, sistem akan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansi dari faktur asli (misalnya, mendebet hutang dagang dan mengkredit akun biaya/aset terkait).

• Pastikan Anda memiliki otorisasi yang cukup sebelum membatalkan sebuah faktur, karena tindakan ini akan mempengaruhi catatan hutang perusahaan secara langsung.

• Modul ini umumnya digunakan oleh tim Accounting (AP - Account Payable).