Pemasok

Panduan Modul: Pemasok (Vendor Master Data)

Lokasi Modul

Pembelian > Pemasok > Pemasok

Tujuan Modul

Modul Pemasok (Vendor) adalah pusat data induk (master data) untuk semua pemasok atau vendor perusahaan. Di sinilah Anda dapat membuat data pemasok baru, melihat, mengedit, dan mengelola informasi lengkap mereka, mulai dari detail alamat dan kontak hingga informasi pajak dan termin pembayaran. Data yang akurat di modul ini sangat penting untuk kelancaran seluruh siklus pembelian hingga pembayaran (procure-to-pay).

1. Tampilan Utama (Daftar Pemasok)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua pemasok yang terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua data master pemasok.

• Filter: Anda dapat mencari pemasok spesifik menggunakan bilah pencarian di atas atau memfilter daftar berdasarkan Item Category dan Status.

• Daftar Pemasok: Tabel di bawahnya menampilkan ringkasan setiap pemasok, dengan kolom-kolom seperti Vendor Code, Vendor Name, Vendor Address, City, dan Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat data pemasok baru.

• Delete : Untuk menghapus data pemasok yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail data pemasok yang dipilih.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh daftar pemasok ke dalam format Excel.

• Change Status : Untuk mengubah status dari pemasok yang dipilih (misalnya, dari aktif menjadi tidak aktif).

2. Langkah-langkah Mengelola Data Pemasok

Berikut adalah alur kerja lengkap untuk mendaftarkan pemasok baru.

Langkah 1: Membuat Pemasok Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form New Vendor. 

Langkah 2: Mengisi Detail Utama Pemasok

Isi semua informasi yang relevan pada form yang muncul. Kolom yang ditandai dengan (*) wajib diisi.

• Informasi Umum: Isi Vendor Code (jika tidak otomatis), Name (Nama Pemasok), dan pilih Vendor Category yang sesuai. 

  

• Informasi Pajak & Bank: Lengkapi data penting seperti Tax File Number, Document NPWP, Bank Name, dan Bank Account. 

  
  

  

  
  

• Informasi Kontak: Masukkan Email Address, Website, Address, City, dan Phone.
  

  
  

  
  

  

• Informasi Pembelian: Atur persyaratan seperti Lead Time (Waktu Tunggu Pengiriman) dan Due Day (Jatuh Tempo Pembayaran).
  

  

Langkah 3: Menambahkan Kontak Person

Untuk menambahkan narahubung dari pihak pemasok:

1. Isi detail narahubung seperti First Name, Last Name, Job Title, dan Email Address. Centang kotak Billing PIC jika orang tersebut adalah penanggung jawab untuk urusan penagihan dari pihak pemasok.
   

   

2. Klik Save untuk menyimpan kontak dan kembali ke form utama pemasok. 

   

Tips & Catatan Penting

• Pastikan untuk mengisi Vendor Category dengan benar karena ini akan mempengaruhi pengaturan akuntansi default untuk vendor tersebut.

• Mengisi data Bank Account dengan akurat sangat penting untuk kelancaran proses pembayaran di Modul Buku Hutang.

• Tombol Change Status pada halaman utama digunakan untuk mengubah status vendor, misalnya dari 'Potensial' menjadi 'Aktif' atau 'Blacklist'.