# Nota Debit

### **Panduan Modul: Nota Debit (Debit Notes)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Buku Piutang` > `Nota Debit` > `Nota Debit`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul **Nota Debit** (*Debit Notes*) di dalam *Account Receivable* digunakan untuk membuat dan mengelola dokumen Nota Debit yang ditujukan kepada pelanggan. Nota Debit adalah dokumen formal yang berfungsi untuk **menambah** jumlah piutang atau tagihan kepada pelanggan. Ini biasanya digunakan untuk mengoreksi faktur yang nilainya kurang tagih (*under-billed*) atau untuk menambahkan biaya-biaya lain yang belum termasuk dalam faktur asli.

### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Debit)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Nota Debit yang telah diterbitkan.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/WPQimage.png)

#### **Penjelasan Tampilan & Filter**

#### Halaman ini adalah pusat untuk mengelola semua Nota Debit yang ada.

- #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Debit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`No.`) atau rentang tanggal (`Date from` / `Date to`).
- #### **Daftar Nota Debit:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter. Kolom-kolomnya meliputi `Document Number`, `Account Name` (Nama Pelanggan), `Total Amount`, `Status`, dan `Approval`. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

#### **Fungsi Tombol**

- #### **New:** Tombol utama untuk membuat Nota Debit yang baru.
- #### **Print:** Untuk mencetak Nota Debit yang telah dipilih untuk dikirimkan ke pelanggan.
- #### **Void:** Untuk membatalkan Nota Debit yang sudah diterbitkan (misalnya karena kesalahan).
- #### **Edit Credit Notes:** Tombol ini kemungkinan adalah salah penamaan pada sistem dan seharusnya berfungsi untuk "Edit Debit Notes" atau mengubah draf Nota Debit yang ada.

### **2. Langkah-langkah Membuat Nota Debit**

#### Berikut adalah alur kerja lengkap untuk membuat Nota Debit baru.

#### **Langkah 1: Membuat Nota Debit Baru**

#### Dari Tampilan Utama, klik tombol **New** untuk membuka form **New Debit Notes**. 

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/rdNimage.png)

#### **Langkah 2: Mengisi Detail Nota Debit**

#### Isi semua informasi yang relevan pada form yang muncul.

- #### **Customer:** Pilih pelanggan yang akan dikirimkan Nota Debit dari *dropdown*.  
    
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Qu0image.png)
- #### **Date:** Masukkan tanggal dokumen, secara default akan terisi tanggal hari ini (1 Agustus 2025). 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/4Q0image.png)
- #### **Document Type:** Pilih tipe dokumen yang sesuai. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/wkDimage.png)
- #### **Memo:** Berikan penjelasan yang jelas mengenai alasan penerbitan nota debit (contoh: Koreksi kekurangan tagihan pada faktur XXX). 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Pjlimage.png)
- #### **Detail Penagihan:** Anda kemudian akan memasukkan detail dan jumlah penagihan pada bagian rincian (tidak sepenuhnya ditampilkan), termasuk nilai `Amount` dan informasi pajak jika ada.

#### **Langkah 3: Menyimpan dan Konfirmasi**

#### Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

- #### **Save:** Untuk menyimpan Nota Debit sebagai draf. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/IxGimage.png)
- #### **Confirm:** Untuk memfinalisasi dan mengirim dokumen ke alur persetujuan (jika ada). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/sN5image.png)
- #### **Cancel:** Untuk membatalkan entri. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/BqFimage.png)

#### **Langkah 4: Mencetak dan Mengirim**

#### Setelah Nota Debit disimpan atau dikonfirmasi, kembali ke halaman utama. Pilih Nota Debit yang baru dibuat dari daftar, lalu klik **Print** untuk mencetaknya dan mengirimkannya kepada pelanggan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/bGQimage.png)

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Nota Debit digunakan untuk **menambah** jumlah piutang pelanggan. Untuk mengurangi piutang (misalnya karena retur), gunakan modul Nota Kredit.
- #### Pastikan untuk selalu memberikan deskripsi yang jelas pada **`Memo`** agar pelanggan memahami alasan adanya penambahan tagihan.
- #### Tombol **`Void`** digunakan untuk membatalkan Nota Debit yang salah diterbitkan. Dokumen yang di-*void* tidak akan dihapus dari sistem tetapi akan ditandai sebagai "batal".