# Nota Debit

### **Panduan Modul: Nota Debit (Accounts Payable)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Buku Hutang` > `Nota Debit` > `Nota Debit`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul **Nota Debit** di dalam *Account Payable* (Buku Hutang) berfungsi untuk membuat dan mengelola dokumen Nota Debit yang mencatat **pengurangan** kewajiban atau hutang perusahaan kepada pemasok (*vendor*). Alasan paling umum untuk menerbitkan Nota Debit di sini adalah karena adanya **Retur Pembelian** (mengembalikan barang ke pemasok) atau untuk klaim atas barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan.

### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Debit)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Nota Debit yang telah dibuat untuk vendor.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/TMEimage.png)

#### **Penjelasan Tampilan & Filter**

#### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua Nota Debit yang ada.

- #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Debit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`No.`) atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`).
- #### **Daftar Nota Debit:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom seperti `Document Number`, `Account Name` (Nama Vendor), `Total Amount`, `Status`, dan `Approval`.

#### **Fungsi Tombol**

- #### **New :** Tombol utama untuk membuat Nota Debit yang baru.
- #### **Print :** Untuk mencetak Nota Debit yang telah dipilih.
- #### **Void :** Untuk membatalkan Nota Debit yang sudah diterbitkan.

### **2. Langkah-langkah Membuat Nota Debit**

#### **Langkah 1: Membuat Nota Debit Baru**

#### Dari Tampilan Utama, klik tombol **New** untuk membuka form **New Debit Notes**. 

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/MyHimage.png)

#### **Langkah 2: Mengisi Informasi Header**

#### Pada form yang muncul, isi informasi umum:

- #### **Vendor:** Pilih nama pemasok (*vendor*) yang terkait dengan Nota Debit ini (contoh: ABADI JAYA MAKMUR). 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/tP4image.png)
- #### **Date:** Masukkan tanggal dokumen (contoh: 11 Agustus 2025). 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/fhJimage.png)
- #### **Memo:** Berikan penjelasan yang jelas mengenai alasan pembuatan Nota Debit (contoh: "Retur barang rusak sesuai surat jalan No. XXX"). 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/gNJimage.png)
- #### **Related document / File Upload:** Anda dapat menghubungkan dokumen lain atau mengunggah file bukti pendukung. 
    
    ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/utnimage.png)

#### **Langkah 3: Mengisi Detail Jurnal**

#### Pada tabel detail di bagian bawah, Anda harus memasukkan entri jurnal akuntansi untuk transaksi ini:

1. #### Klik ikon `[+]` untuk menambah baris. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/peHimage.png)
2. #### Masukkan entri jurnal yang sesuai. Untuk kasus retur pembelian, entri tipikal adalah:
    
    
    - #### **Debet** pada akun **Hutang Dagang** (*Accounts Payable*) vendor tersebut untuk mengurangi hutang.
    - #### **Kredit** pada akun **Retur Pembelian** atau **Persediaan** (*Inventory*).
3. #### Isi kolom `Amount`, dan alokasikan ke `CostCenter` jika perlu.

#### **Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi**

#### Setelah semua data dan entri jurnal terisi dengan benar, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

- #### **Save :** Untuk menyimpan Nota Debit sebagai draf. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/lqYimage.png)
- #### **Confirm :** Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/jLpimage.png)
- #### **Cancel :** Untuk membatalkan entri. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/limimage.png)

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Nota Debit di modul Buku Hutang digunakan untuk **mengurangi** jumlah hutang Anda ke vendor.
- #### Pastikan entri jurnal pada tabel detail sudah benar dan seimbang sebelum dikonfirmasi.
- #### Nota Debit yang sudah dikonfirmasi akan masuk ke **Kotak Masuk Nota Debit** untuk disetujui, dan setelah itu dapat digunakan untuk mengurangi pembayaran faktur vendor.