Manajemen Pemberitahuan

Panduan Modul: Manajemen Pemberitahuan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Manajemen Pemberitahuan

Tujuan Modul
Modul Manajemen Pemberitahuan adalah panel kontrol untuk mengatur siapa saja yang akan menerima notifikasi email otomatis untuk setiap jenis pemberitahuan spesifik di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa informasi atau peringatan penting sampai kepada orang atau grup yang tepat sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Penjelasan Tampilan dan Konfigurasi

Halaman ini berfungsi sebagai alat untuk memetakan pengguna ke jenis pemberitahuan tertentu.

• Pemberitahuan: Pilihan ini berisi daftar semua jenis notifikasi otomatis yang tersedia di dalam sistem. Contoh yang terlihat adalah "Credit note for sales return", namun bisa juga berisi notifikasi lain seperti "Persetujuan Purchase Order" atau "Lead Baru Masuk".

• Perusahaan: Pilihan untuk memilih entitas perusahaan. Pengaturan notifikasi dapat dibuat berbeda untuk setiap perusahaan jika sistem bersifat multi company.

• Unnotified User: Kotak daftar di sebelah kiri ini berisi semua pengguna sistem yang belum terdaftar untuk menerima jenis pemberitahuan yang dipilih saat ini.

• Notified User: Kotak daftar di sebelah kanan ini berisi semua pengguna yang akan menerima email notifikasi untuk jenis pemberitahuan yang dipilih.

• Tombol Pemindah:

  • Panah ke kanan ganda memindahkan semua pengguna dari daftar "Unnotified" ke "Notified".

  • Panah ke kiri ganda memindahkan semua pengguna dari daftar "Notified" kembali ke "Unnotified".

  • Pengguna juga dapat memilih satu atau beberapa nama secara spesifik dan menggunakan tombol panah tunggal atau dengan memindahkannya.

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Menyimpan konfigurasi daftar penerima notifikasi untuk jenis pemberitahuan yang sedang aktif.

Langkah-langkah Mengatur Pemberitahuan

1. Pilih jenis pemberitahuan yang ingin diatur dari pilihan "Pemberitahuan".

2. Pilih perusahaan yang relevan.

3. Dari daftar "Unnotified User", pilih satu atau lebih pengguna yang ingin Anda tambahkan sebagai penerima.

4. Pindahkan pengguna yang dipilih ke kotak "Notified User" menggunakan tombol panah.

5. Jika ada pengguna di daftar "Notified User" yang tidak seharusnya menerima notifikasi, pilih dan pindahkan mereka kembali ke daftar kiri.

6. Setelah daftar penerima di sebelah kanan sudah benar, klik tombol "Ubah" untuk menyimpan pengaturan.

7. Ulangi proses ini untuk setiap jenis pemberitahuan yang perlu dikonfigurasi.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Distribusi Informasi Otomatis: Ketika sebuah peristiwa terjadi di sistem, misalnya sales return disetujui dan credit note dibuat, sistem akan secara otomatis memeriksa modul ini untuk mengetahui siapa saja yang harus dikirimi email notifikasi, lalu mengirimkannya.

• Peningkatan Kecepatan Respon: Dengan memastikan orang yang tepat mendapatkan informasi secara langsung, proses bisnis dapat berjalan lebih cepat. Manajer keuangan akan langsung tahu saat credit note dibuat, dan tim gudang akan tahu saat sales return disetujui untuk diterima.

• Alur Kerja Persetujuan: Modul ini sangat penting untuk alur kerja persetujuan. Saat seorang staf mengajukan dokumen yang memerlukan persetujuan, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada manajer yang terdaftar di sini untuk jenis pemberitahuan "Permintaan Persetujuan".

• Mengurangi Komunikasi Manual: Mengurangi kebutuhan untuk mengirim email atau pesan manual antar departemen karena sistem melakukannya secara otomatis dan terstandarisasi.

Tips dan Catatan Penting

• Prinsip Kebutuhan untuk Tahu: Daftarkan pengguna hanya pada notifikasi yang benar-benar relevan dengan pekerjaan mereka. Mendaftarkan semua orang ke semua notifikasi akan menyebabkan kebisingan informasi dan membuat notifikasi penting diabaikan.

• Pemeliharaan Rutin: Daftar penerima harus ditinjau dan diperbarui secara berkala, terutama ketika ada perubahan peran, karyawan baru, atau karyawan yang keluar.

• Pastikan konfigurasi server email di Pengaturan Peringatan CRM atau pengaturan email global sudah benar, karena modul ini hanya menentukan siapa penerimanya, bukan bagaimana email dikirim.