LC Ceklis Dokumen

Panduan Modul: LC Ceklis Dokumen 

 Lokasi Modul Pengaturan > Pembelian > LC Ceklis Dokumen 

 Tujuan Modul Modul  LC Ceklis Dokumen  berfungsi untuk membuat master data dari semua dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian dengan  Letter of Credit  (LC). Tujuannya adalah untuk membuat daftar periksa (checklist) dokumen standar (contoh:  Negotiation Document, Document Proposal ) dan mengaitkannya dengan tahapan pembelian LC yang relevan. Ini memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan disiapkan dan diverifikasi pada setiap langkah proses. 

 1. Tampilan Utama (Daftar LC Ceklis Dokumen) 

 Halaman utama menampilkan semua item dokumen yang telah didefinisikan untuk proses pembelian LC. 

 Penjelasan Tampilan 

 

 

 Filter Pencarian : Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan  Kode Dokumen . 

 

 

 Tabel Daftar : 

 

 

 No. : Nomor urut. 

 

 

 Kode Dokumen : Kode unik untuk setiap item dokumen (contoh:  DC01 ,  DC02 ). 

 

 

 Nama Dokumen : Nama deskriptif dari dokumen (contoh:  Follow Up Document ). 

 

 

 Tahap Pembelian : Menunjukkan pada tahap pembelian mana dokumen ini diperlukan atau diperiksa. 

 

 

 Deskripsi : Catatan atau penjelasan tambahan mengenai dokumen tersebut. 

 

 

 

 

 Tombol Aksi : 

 

 

 Tambah Ceklis Dokumen : Membuka formulir untuk mendefinisikan item dokumen baru. 

 

 

 Hapus : Menghapus item dokumen yang telah dipilih. 

 

 

 

 

 2. Halaman Tambah Ceklis Dokumen 

 Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan item dokumen baru dan mengaitkannya dengan satu atau lebih langkah pembelian LC. 

 Penjelasan Tampilan 

 

 

 Kode Dokumen : Field untuk memasukkan kode unik dokumen (wajib diisi). 

 

 

 Nama Dokumen : Field untuk memasukkan nama dokumen (wajib diisi). 

 

 

 LC-Langkah Pembelian : Kotak pilihan (multi-select) untuk memilih satu atau lebih tahapan dari  Modul LC Langkah Pembelian  di mana dokumen ini relevan. 

 

 

 Deskripsi : Field opsional untuk memberikan detail atau instruksi tambahan terkait dokumen. 

 

 

 Tombol : 

 

 

 Simpan : Untuk menyimpan data dokumen baru. 

 

 

 Batal : Untuk membatalkan proses. 

 

 

 

 

 3. Langkah-langkah Menambahkan Dokumen Baru 

 

 

 Dari halaman utama, klik tombol  Tambah Ceklis Dokumen . 

 

 

 Isi  Kode Dokumen  dan  Nama Dokumen  (misalnya,  INV01  dan  Commercial Invoice ). 

 

 

 Pada kotak  LC-Langkah Pembelian , pilih satu atau lebih tahapan di mana dokumen ini diperlukan. Anda dapat memilih beberapa tahap dengan menahan tombol  Ctrl  saat mengklik. 

 

 

 Tambahkan  Deskripsi  jika perlu. 

 

 

 Klik tombol  Simpan . 

 

 

 4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi 

 

 

 Membangun Checklist Dinamis : Modul ini secara langsung terhubung dengan modul  LC Langkah Pembelian . Saat tim purchasing menjalankan sebuah PO impor, sistem akan menggunakan konfigurasi ini untuk menampilkan daftar dokumen yang harus disiapkan pada setiap tahapannya. 

 

 

 Mitigasi Risiko : Dengan adanya checklist dokumen yang terstandarisasi, risiko terjadinya kekurangan dokumen yang dapat menghambat proses bea cukai atau negosiasi dengan bank dapat diminimalkan. 

 

 

 Transparansi Proses : Seluruh tim yang terlibat (pembelian, keuangan, logistik) dapat melihat dokumen apa saja yang sudah ada dan yang masih kurang untuk setiap pengiriman, meningkatkan koordinasi antar departemen. 

 

 

 Audit Trail : Berfungsi sebagai dasar untuk jejak audit (audit trail) kelengkapan dokumen dalam setiap transaksi pembelian impor. 

 

 

 5. Tips & Catatan Penting 

 

 

 Sangat penting untuk mengaitkan sebuah dokumen ke  Tahap Pembelian  yang tepat. Kesalahan dalam pemetaan ini dapat menyebabkan kebingungan dalam proses operasional. 

 

 

 Nama dan kode dokumen sebaiknya mengikuti terminologi standar dalam perdagangan internasional (contoh:  Bill of Lading, Certificate of Origin, Packing List ) untuk memudahkan pemahaman. 

 

 

 Lakukan peninjauan dan pembaruan secara berkala terhadap daftar dokumen ini, terutama jika ada perubahan peraturan impor dari pemerintah atau persyaratan baru dari pihak bank.