# LC Ceklis Dokumen

### **Panduan Modul: LC Ceklis Dokumen**

#### **Lokasi Modul**  
Pengaturan > Pembelian > LC Ceklis Dokumen

#### **Tujuan Modul**  
Modul **LC Ceklis Dokumen** berfungsi untuk membuat master data dari semua dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian dengan *Letter of Credit* (LC). Tujuannya adalah untuk membuat daftar periksa (checklist) dokumen standar (contoh: *Negotiation Document, Document Proposal*) dan mengaitkannya dengan tahapan pembelian LC yang relevan. Ini memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan disiapkan dan diverifikasi pada setiap langkah proses.

### **1. Tampilan Utama (Daftar LC Ceklis Dokumen)**

#### Halaman utama menampilkan semua item dokumen yang telah didefinisikan untuk proses pembelian LC.

#### **Penjelasan Tampilan**

- #### **Filter Pencarian**: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan **Kode Dokumen**.
- #### **Tabel Daftar**:
    
    
    - #### **No.**: Nomor urut.
    - #### **Kode Dokumen**: Kode unik untuk setiap item dokumen (contoh: `DC01`, `DC02`).
    - #### **Nama Dokumen**: Nama deskriptif dari dokumen (contoh: `Follow Up Document`).
    - #### **Tahap Pembelian**: Menunjukkan pada tahap pembelian mana dokumen ini diperlukan atau diperiksa.
    - #### **Deskripsi**: Catatan atau penjelasan tambahan mengenai dokumen tersebut.
- #### **Tombol Aksi**:
    
    
    - #### **Tambah Ceklis Dokumen**: Membuka formulir untuk mendefinisikan item dokumen baru.
    - #### **Hapus**: Menghapus item dokumen yang telah dipilih.

### **2. Halaman Tambah Ceklis Dokumen**

#### Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan item dokumen baru dan mengaitkannya dengan satu atau lebih langkah pembelian LC.

#### **Penjelasan Tampilan**

- #### **Kode Dokumen**: Field untuk memasukkan kode unik dokumen (wajib diisi).
- #### **Nama Dokumen**: Field untuk memasukkan nama dokumen (wajib diisi).
- #### **LC-Langkah Pembelian**: Kotak pilihan (multi-select) untuk memilih satu atau lebih tahapan dari **Modul LC Langkah Pembelian** di mana dokumen ini relevan.
- #### **Deskripsi**: Field opsional untuk memberikan detail atau instruksi tambahan terkait dokumen.
- #### **Tombol**:
    
    
    - #### **Simpan**: Untuk menyimpan data dokumen baru.
    - #### **Batal**: Untuk membatalkan proses.

### **3. Langkah-langkah Menambahkan Dokumen Baru**

1. #### Dari halaman utama, klik tombol **Tambah Ceklis Dokumen**.
2. #### Isi **Kode Dokumen** dan **Nama Dokumen** (misalnya, `INV01` dan `Commercial Invoice`).
3. #### Pada kotak **LC-Langkah Pembelian**, pilih satu atau lebih tahapan di mana dokumen ini diperlukan. Anda dapat memilih beberapa tahap dengan menahan tombol `Ctrl` saat mengklik.
4. #### Tambahkan **Deskripsi** jika perlu.
5. #### Klik tombol **Simpan**.

### **4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi**

- #### **Membangun Checklist Dinamis**: Modul ini secara langsung terhubung dengan modul **LC Langkah Pembelian**. Saat tim purchasing menjalankan sebuah PO impor, sistem akan menggunakan konfigurasi ini untuk menampilkan daftar dokumen yang harus disiapkan pada setiap tahapannya.
- #### **Mitigasi Risiko**: Dengan adanya checklist dokumen yang terstandarisasi, risiko terjadinya kekurangan dokumen yang dapat menghambat proses bea cukai atau negosiasi dengan bank dapat diminimalkan.
- #### **Transparansi Proses**: Seluruh tim yang terlibat (pembelian, keuangan, logistik) dapat melihat dokumen apa saja yang sudah ada dan yang masih kurang untuk setiap pengiriman, meningkatkan koordinasi antar departemen.
- #### **Audit Trail**: Berfungsi sebagai dasar untuk jejak audit (audit trail) kelengkapan dokumen dalam setiap transaksi pembelian impor.

### **5. Tips & Catatan Penting**

- #### Sangat penting untuk mengaitkan sebuah dokumen ke **Tahap Pembelian** yang tepat. Kesalahan dalam pemetaan ini dapat menyebabkan kebingungan dalam proses operasional.
- #### Nama dan kode dokumen sebaiknya mengikuti terminologi standar dalam perdagangan internasional (contoh: *Bill of Lading, Certificate of Origin, Packing List*) untuk memudahkan pemahaman.
- #### Lakukan peninjauan dan pembaruan secara berkala terhadap daftar dokumen ini, terutama jika ada perubahan peraturan impor dari pemerintah atau persyaratan baru dari pihak bank.