Kotak Link Akun

Panduan Modul: Kotak Link Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Kotak Link Akun

Tujuan Modul
Modul Kotak Link Akun adalah alat bantu tingkat lanjut (advanced utility) yang dirancang untuk melakukan pembaruan massal (mass update) pada pemetaan akun untuk kelompok data induk tertentu, seperti Barang/Jasa, Pelanggan/Pemasok, atau Kelompok Aset. Jika modul Link Akun mengatur pemetaan akun default, modul ini memungkinkan pengguna untuk menimpa (override) default tersebut untuk item atau grup tertentu secara efisien, memberikan kontrol akuntansi yang lebih granular.

1. Halaman Pilihan Kotak Link Akun

Ini adalah halaman navigasi awal di mana pengguna memilih kategori data induk yang pemetaan akunnya akan dikelola.

Penjelasan Tampilan

• Daftar Kategori: Menampilkan kategori data induk yang dapat dikelola.

  • Barang/Jasa

  • Pelanggan/Pemasok

  • Kelompok Aset

• Tombol Aksi:

  • Buka Kotak: Tombol untuk masuk ke halaman detail dari kategori yang dipilih.

2. Halaman Detail Kotak Link Akun (Contoh: Barang/Jasa)

Setelah memilih kategori (misalnya, Barang/Jasa) dan mengklik "Buka Kotak", pengguna akan diarahkan ke halaman pembaruan massal.

Penjelasan Tampilan

• Filter Data: Memungkinkan pengguna menyaring item yang akan ditampilkan berdasarkan Jenis Barang/Jasa dan Kategori.

• Area Pembaruan Massal: Bagian atas halaman yang berfungsi untuk menerapkan satu akun ke banyak item sekaligus.

  • Setiap baris mewakili tipe akun yang bisa di-link (misalnya, Akun untuk persediaan barang/jasa, Akun untuk WIP, Akun untuk penjualan).

  • Untuk menggunakan, centang kotak di sebelah kiri, pilih akun dari dropdown, lalu klik Simpan. Akun tersebut akan diterapkan ke semua item yang ditampilkan di tabel bawah.

  • Terdapat opsi untuk memilih semua mata uang atau mata uang spesifik.

• Tabel Rincian: Menampilkan daftar item (barang/jasa) beserta pemetaan akunnya saat ini untuk setiap fungsi (Pembelian, Produksi, Penjualan, Inventaris, dll.).

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan semua perubahan yang dibuat.

  • Batal: Membatalkan perubahan.

  • Ekspor ke MS Excel: Mengunduh data rincian pemetaan akun dalam format Excel.

3. Langkah-langkah Pembaruan Massal

1. Dari halaman pilihan, pilih kategori (misalnya, Barang/Jasa) dan klik Buka Kotak.

2. Gunakan filter untuk menampilkan grup item yang ingin Anda perbarui. Klik Tampilkan.

3. Di Area Pembaruan Massal, centang kotak di sebelah jenis akun yang ingin Anda ubah (contoh: Akun untuk COGS).

4. Pilih akun CoA yang baru dari dropdown di baris yang sama.

5. Klik Simpan. Akun COGS untuk semua item yang ditampilkan di tabel akan diperbarui ke akun yang baru Anda pilih.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini memberikan hierarki pemetaan akun yang lebih spesifik. Pemetaan yang diatur di sini (misalnya, per item barang) akan lebih diutamakan daripada pemetaan umum yang diatur di modul Link Akun.

• Contoh: Di Link Akun, akun penjualan default mungkin 4-1000 Penjualan Umum. Namun, untuk kelompok "Barang Elektronik", Anda bisa menggunakan Kotak Link Akun ini untuk menetapkan akun penjualan mereka ke 4-1100 Penjualan Elektronik. Saat salah satu barang elektronik terjual, sistem akan menjurnal pendapatan ke 4-1100, bukan 4-1000.

• Ini memungkinkan analisis profitabilitas yang jauh lebih detail per lini produk atau kategori barang.

Tips & Catatan Penting

• Ini adalah alat yang sangat kuat. Gunakan dengan hati-hati, karena satu aksi dapat mengubah pemetaan akuntansi untuk ratusan atau ribuan data induk secara bersamaan.

• Sangat berguna selama migrasi data awal atau saat ada restrukturisasi bagan akun (CoA).

• Gunakan fitur Ekspor ke MS Excel untuk meninjau pemetaan saat ini sebelum melakukan perubahan besar.

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan hanya diberikan kepada administrator sistem atau manajer akuntansi senior.