Kategori Pemasok

Panduan Modul: Kategori Pemasok (Vendor Category)

Lokasi Modul

Pembelian > Pemasok > Kategori Pemasok

Tujuan Modul

Modul Kategori Pemasok (Vendor Category) adalah alat untuk mengelola data induk (master data) yang memiliki dua fungsi utama:

1. Klasifikasi: Membuat dan mengelola struktur hierarkis untuk mengelompokkan pemasok/vendor berdasarkan jenisnya (contoh: Vendor Bahan Baku, Vendor Jasa, Vendor Ekspedisi).

2. Integrasi Akuntansi: Menghubungkan setiap kategori pemasok ke akun-akun spesifik di Buku Besar (General Ledger). Pengaturan ini mengotomatiskan proses penjurnalan untuk setiap transaksi yang terkait dengan pemasok dalam kategori tersebut.

1. Tampilan Utama (Struktur Kategori)

Halaman utama modul ini menampilkan semua kategori pemasok yang telah dibuat dalam format struktur pohon (tree view).

Penjelasan Tampilan

• Struktur Hierarkis: Tampilan ini menunjukkan pengelompokan pemasok, seperti Vend-BB - Vendor Bahan Baku, Vend-BS - Vendor Barang Spare Part, dan Vend-JS - Vendor Jasa.

• Navigasi: Untuk mengedit sebuah kategori, klik dua kali (double-click) pada nama kategori tersebut. Untuk membuat kategori baru, biasanya dilakukan dengan klik kanan pada induknya dan pilih 'Tambah'.

2. Langkah-langkah Mengelola Kategori Pemasok

Saat Anda membuat kategori baru atau mengedit yang sudah ada, Anda akan melihat form detail.

Langkah 1: Mengisi Informasi Dasar Kategori

Pada bagian atas form, isi detail dasar dari kategori:

• Category Code: Kode unik untuk kategori tersebut. 

  

• Category Name: Nama deskriptif untuk kategori. 

  

Langkah 2: Mengatur Keterkaitan Akun (GL Linking - Penting!)

Bagian ini adalah pengaturan akuntansi yang krusial untuk otomatisasi jurnal pembelian. Anda harus menentukan akun Buku Besar (General Ledger) default untuk setiap jenis transaksi hutang per mata uang.

• Account for Tracking Payables: Tentukan akun Hutang Dagang (Account Payable) utama untuk kategori ini.

• Account for Tracking Suppliers Deposit: Tentukan akun untuk mencatat uang titipan (deposit) yang diberikan kepada vendor.

• Account for Tracking Suppliers Down Payment: Tentukan akun untuk mencatat Uang Muka Pembelian (Down Payment) kepada vendor.

Langkah 3: Menyimpan Pengaturan

Gunakan tombol di bagian kiri bawah untuk menyimpan perubahan:

• Update : Menyimpan perubahan hanya untuk pengaturan kategori ini. 

  

• Update ALL MASTER VENDOR : Menyimpan perubahan dan menerapkannya ke semua data vendor yang sudah ada di bawah kategori ini.

• Delete : Untuk menghapus kategori.

Tips & Catatan Penting

• Pengaturan Vendor Linked Accounts harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan dikoordinasikan dengan tim Accounting untuk memastikan semua transaksi pembelian terposting ke akun Buku Besar yang benar.

• Struktur kategori yang baik akan sangat mempermudah proses pelaporan dan analisis pengeluaran perusahaan.

• Gunakan tombol Update ALL MASTER VENDOR dengan hati-hati, karena akan mengubah link akuntansi untuk semua vendor yang sudah ada di dalam kategori tersebut.