Faktur Pembelian

Panduan Modul: Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Lokasi Modul

Pembelian > Faktur Pembelian > Faktur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Faktur Pembelian (Purchase Invoice) adalah pusat dari proses pencatatan hutang. Tujuannya adalah untuk mencatat dokumen tagihan atau faktur resmi yang diterima dari pemasok (vendor). Proses ini sangat penting karena inilah yang secara formal menciptakan Hutang Dagang (Accounts Payable) di dalam sistem akuntansi.

1. Tampilan Utama (Daftar Faktur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Faktur Pembelian yang telah dicatat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua faktur pembelian.

• Filter: Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan Invoice Number, Item Category, atau rentang tanggal.

• Daftar Faktur: Tabel di bawahnya menampilkan semua faktur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom penting seperti Invoice Number, Due Date (Tanggal Jatuh Tempo), Vendor Name, dan Payment Status (Status Pembayaran).

Fungsi Tombol

• New : Untuk membuat Faktur Pembelian Reguler (berdasarkan PO dan penerimaan barang).

• New Direct : Untuk membuat Faktur Pembelian Langsung (tanpa PO, misalnya untuk tagihan utilitas).

• Edit Due Date : Untuk mengubah tanggal jatuh tempo dari faktur yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail faktur.

2. Langkah-langkah Membuat Faktur Pembelian

A. Membuat Faktur Pembelian Reguler (Berdasarkan PO)

Metode ini adalah yang paling umum dan sesuai dengan praktik terbaik (three-way matching).

1. Dari Tampilan Utama, klik tombol New.

2. Pada form Add Purchase Invoice, pilih Vendor. Sistem akan menampilkan daftar Purchase Order Number yang relevan di dalam kotak daftar. 

   

3. Pilih satu atau lebih Purchase Order (dan nomor Penerimaan Barang/RR terkait) yang sesuai dengan tagihan dari vendor, lalu klik Get Detail. 

   

4. Sistem akan secara otomatis mengisi tabel detail barang di bagian bawah sesuai dengan data PO dan penerimaan barang.

5. Penting: Masukkan nomor faktur asli dari vendor pada kolom Invoice No. Periksa kembali semua detail, terutama tanggal (Invoice Date, Due Date) dan nilai total.

6. Klik Confirm untuk memfinalisasi faktur.

B. Membuat Faktur Pembelian Langsung (Direct Invoice)

Metode ini digunakan untuk tagihan yang tidak terkait dengan pembelian inventaris melalui PO.

1. Dari Tampilan Utama, klik tombol New Direct.

2. Pada form yang muncul, Anda akan dapat memasukkan tagihan yang tidak terkait dengan pembelian inventaris (seperti tagihan listrik, sewa, atau jasa konsultan) dengan memilih vendor dan langsung memilih akun biaya yang akan di-debet.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses pencocokan tiga arah (three-way matching) antara Purchase Order, Penerimaan Barang, dan Faktur Pembelian adalah praktik terbaik untuk kontrol internal.

• Faktur yang sudah di-Confirm akan secara otomatis membuat catatan hutang di Modul Buku Hutang dan siap untuk dijadwalkan pembayarannya.

• Faktur yang sudah dikonfirmasi kemungkinan akan masuk ke Kotak Masuk Faktur Pembelian untuk disetujui.

Tips & Catatan Penting

• Selalu prioritaskan pembuatan faktur pembelian dengan metode reguler (berdasarkan PO) untuk menjaga integritas data.

• Memasukkan nomor faktur asli dari vendor di kolom Invoice No sangat penting untuk proses rekonsiliasi dengan vendor.