# Deklarasi Permintaan Buku Kas

### **Panduan Modul: Deklarasi Permintaan Buku Kas (Surat Pertanggungjawaban)**

#### **Lokasi Modul**

#### `Keuangan` > `Permintaan Buku Kas` > `Deklarasi Permintaan Buku Kas`

#### **Tujuan Modul**

#### Modul **Deklarasi Permintaan Buku Kas** berfungsi untuk membuat dokumen pertanggungjawaban (SPJ) atas dana yang telah diterima dari modul **Permintaan Buku Kas**. Modul ini adalah langkah penutup dari siklus kas bon atau *cash advance*, di mana pengguna melaporkan penggunaan dana riil (*aktual*) dan membandingkannya dengan jumlah yang diminta di awal.

### **1. Tampilan Utama (Daftar Deklarasi)**

#### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Deklarasi/SPJ yang telah dibuat.

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/6wSimage.png)

#### **Penjelasan Tampilan & Filter**

#### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua dokumen pertanggungjawaban.

- #### **Filter:** Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan `Nomor Dokumen` atau rentang tanggal (`Mulai Tanggal` / `Hingga Tanggal`).
- #### **Daftar Deklarasi:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen SPJ yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti `Nomor Dokumen`, `Permintaan Buku Kas` (nomor referensi permintaan awal), dan `Status Pembayaran`.

#### **Fungsi Tombol**

- #### **\[Baru\]:** Tombol utama untuk membuat dokumen Deklarasi/SPJ yang baru.
- #### **\[Batalkan\]:** Untuk membatalkan dokumen deklarasi yang sudah dibuat.

### **2. Langkah-langkah Membuat Deklarasi (SPJ)**

![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/YxGimage.png)

#### **Langkah 1: Membuat Deklarasi Baru**

#### Dari Tampilan Utama, klik tombol **\[Baru\]** untuk membuka form **Surat Pertanggungjawaban | Baru**.

#### **Langkah 2: Memilih Permintaan Awal**

#### Pada form yang muncul, langkah pertama adalah menghubungkan SPJ ini dengan permintaan dana awalnya:

- #### Di bagian **`Permintaan Buku Kas`** (bagian atas), pilih **`Nomor Dokumen`** dari `Permintaan Buku Kas` awal yang dananya telah Anda gunakan. Sistem akan secara otomatis memuat detail permintaan tersebut.

#### **Langkah 3: Mengisi Detail Pertanggungjawaban**

1. #### Di bagian **`Surat Pertanggungjawaban`** (bagian bawah), isi **`Tanggal`** dan **`Deskripsi`** dari laporan pertanggungjawaban Anda.
2. #### **Penting:** Pada tabel detail, di kolom **`Jumlah yang Aktual`**, masukkan nilai pengeluaran riil berdasarkan bukti-bukti pendukung (kwitansi, nota, dll.).

#### **Langkah 4: Menyimpan Deklarasi**

#### Klik **\[Simpan\]** di bagian bawah. Sistem akan mencatat pertanggungjawaban Anda dan menghitung selisih (sisa dana) antara `Jumlah yang Diminta` dan `Jumlah yang Aktual`.

#### **Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi**

- #### Modul ini adalah langkah akhir untuk menutup siklus permintaan kas bon atau *cash advance* yang diawali di modul **Permintaan Buku Kas**.
- #### Setelah deklarasi dibuat, jika ada sisa dana, karyawan harus mengembalikannya ke kasir. Jika pengeluaran lebih besar dari dana yang diterima (kurang bayar), proses *reimbursement* dapat dimulai.

### **Tips & Catatan Penting**

- #### Modul ini sangat penting untuk kontrol internal dan memastikan semua pengeluaran dana operasional dapat dipertanggungjawabkan.
- #### Pastikan untuk selalu memilih **`Nomor Dokumen`** permintaan awal yang benar agar alur transaksi tercatat dengan akurat.