Deklarasi Permintaan Buku Kas

Panduan Modul: Deklarasi Permintaan Buku Kas (Surat Pertanggungjawaban)

Lokasi Modul

Keuangan > Permintaan Buku Kas > Deklarasi Permintaan Buku Kas

Tujuan Modul

Modul Deklarasi Permintaan Buku Kas berfungsi untuk membuat dokumen pertanggungjawaban (SPJ) atas dana yang telah diterima dari modul Permintaan Buku Kas. Modul ini adalah langkah penutup dari siklus kas bon atau cash advance, di mana pengguna melaporkan penggunaan dana riil (aktual) dan membandingkannya dengan jumlah yang diminta di awal.

1. Tampilan Utama (Daftar Deklarasi)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Deklarasi/SPJ yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua dokumen pertanggungjawaban.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan Nomor Dokumen atau rentang tanggal (Mulai Tanggal / Hingga Tanggal).

• Daftar Deklarasi: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen SPJ yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Nomor Dokumen, Permintaan Buku Kas (nomor referensi permintaan awal), dan Status Pembayaran.

Fungsi Tombol

• [Baru]: Tombol utama untuk membuat dokumen Deklarasi/SPJ yang baru.

• [Batalkan]: Untuk membatalkan dokumen deklarasi yang sudah dibuat.

2. Langkah-langkah Membuat Deklarasi (SPJ)

Langkah 1: Membuat Deklarasi Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol [Baru] untuk membuka form Surat Pertanggungjawaban | Baru.

Langkah 2: Memilih Permintaan Awal

Pada form yang muncul, langkah pertama adalah menghubungkan SPJ ini dengan permintaan dana awalnya:

• Di bagian Permintaan Buku Kas (bagian atas), pilih Nomor Dokumen dari Permintaan Buku Kas awal yang dananya telah Anda gunakan. Sistem akan secara otomatis memuat detail permintaan tersebut.

Langkah 3: Mengisi Detail Pertanggungjawaban

1. Di bagian Surat Pertanggungjawaban (bagian bawah), isi Tanggal dan Deskripsi dari laporan pertanggungjawaban Anda.

2. Penting: Pada tabel detail, di kolom Jumlah yang Aktual, masukkan nilai pengeluaran riil berdasarkan bukti-bukti pendukung (kwitansi, nota, dll.).

Langkah 4: Menyimpan Deklarasi

Klik [Simpan] di bagian bawah. Sistem akan mencatat pertanggungjawaban Anda dan menghitung selisih (sisa dana) antara Jumlah yang Diminta dan Jumlah yang Aktual.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah langkah akhir untuk menutup siklus permintaan kas bon atau cash advance yang diawali di modul Permintaan Buku Kas.

• Setelah deklarasi dibuat, jika ada sisa dana, karyawan harus mengembalikannya ke kasir. Jika pengeluaran lebih besar dari dana yang diterima (kurang bayar), proses reimbursement dapat dimulai.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat penting untuk kontrol internal dan memastikan semua pengeluaran dana operasional dapat dipertanggungjawabkan.

• Pastikan untuk selalu memilih Nomor Dokumen permintaan awal yang benar agar alur transaksi tercatat dengan akurat.