Modul Pengaturan

• Template Pemeriksaan Barang
• Pengaturan Dokumen
• Permintaan Pengesahan Pengaturan
• Pola Dokumen
• Rancangan Surat
• Tutup Buka Dokumen
• Laporan Konfigurasi Permintaan Persetujuan
• Pola Cek
• Kode Pajak
• Konversi Pajak
• Link Akun
• Template Link Akun
• Kotak Link Akun
• Tutup Modul
• Tutup Periode
• Tutup Tahun dan Mulai Tahun Baru
• Link Akun Alias
• Periode Akuntansi
• Lembar Kerja Konsolidasi
• Pasangan Template
• Pasangan Akun
• Pembagian Grup COA
• Kondisi
• Pengaturan Angkutan
• Laporan Konsolidasi Dokumen
• Pengubah Mata Uang
• Pengaturan Verifikasi
• Persetujuan Verifikasi
• Aturan Pembayaran
• Biaya Tambahan
• Rasio Keuangan
• Autorisasi Link Akun
• Versi Anggaran
• Matrix Anggaran
• Periode Anggaran
• Modul Anggaran
• Pengaturan Global Anggaran
• Level Organisasi
• Informasi Perusahaan
• Posisi
• Data Pegawai
• Pengaturan Kepemilikan
• Arsip Perjalanan Karir
• Template Struktur Organisasi
• Grup Data User
• Member User
• Autorisasi Pengguna
• Laporan Autorisasi Fungsi
• Pengecekan Data
• Laporan Cacat Program
• Pengaturan Perpindahan Data
• Upload Data Transaksi
• Kapasitas Gudang
• Komponen Biaya Gudang
• Strategi Perletakan
• Strategi Pengembalian
• Tipe Mesin
• Master Mesin
• Master Buruh Pabrik
• Master Kegiatan
• Master Kelompok Kerja
• Master Section
• Master Divisi
• Pengaturan Biaya Standar
• Section QC
• Pengaturan Libur
• Template Penggunaan Mesin
• Lokasi Pembuangan Sisa
• Pengaturan Perkiraan Penjualan
• Sumber Daya
• Proyek Kegiatan
• Tahapan Proyek
• Aturan Pembayaran
• Komponen Proyek
• Kategori Proyek
• Periode Pemakaian Aktiva
• Perawatan Aktiva
• Kategori Perawatan
• Tipe Perawatan
• Pengaturan Kendaraan
• Pengaturan Rayon
• Pengaturan Pengemudi
• Pengaturan Tipe Kendaraan
• Pengaturan Wilayah
• Jenis Produk
• Kategori Produk
• Ukuran
• Jenis Kulit
• Item Option
• Grup Ukuran Unit
• Satuan Ukuran
• Satuan Ukuran Konversi
• Warna
• Ukuran
• Dimensi
• Dimensi Item
• Tahap Penjualan
• Tipe Kegiatan
• Status Aktivitas
• Prioritas Aktivitas
• Peringatan Pengaturan CRM
• Periode Penjualan
• Kategori Keluhan
• LC Langkah Pembelian
• LC Ceklis Dokumen
• Score Mask
• Parameter
• Tipe Harga
• Pengaturan Global
• Parameter Aplikasi
• Jenis Master
• Pengaturan Dashboard
• Pengaturan B2B
• Pengaturan Tipe Bisnis
• Pengaturan Pribadi
• Teks Multi Bahasa
• Manajemen Pemberitahuan
• Mata Uang
• System Log
• Pengaturan Dokumen Tertunda
• Pengiriman Laporan Otomatis
• Konfigurasi Banner
• Pengaturan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna
• Tampilan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Template Pemeriksaan Barang

Panduan Modul: Template Pemeriksaan Barang (Inspection Template)

Lokasi Modul

Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Template Pemeriksaan Barang

Tujuan Modul

Modul Template Pemeriksaan Barang berfungsi sebagai pusat data induk (master data) untuk membuat dan mengelola templat atau checklist standar yang akan digunakan selama proses pemeriksaan kualitas (Quality Control - QC). Templat ini mendefinisikan parameter apa saja yang harus diperiksa, nilai standarnya, dan urutan pemeriksaannya untuk berbagai jenis barang atau proses QC.

1. Tampilan Utama (Daftar Template)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua templat pemeriksaan kualitas yang telah didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Tampilan: Halaman ini adalah daftar semua checklist QC yang ada. Anda dapat melihat Nama Rancangan (Nama Template) dan Status-nya.

• Filter: Anda dapat mencari templat spesifik berdasarkan Nama Rancangan atau memfilter berdasarkan Tipe Kontrol Kualitas (misalnya, Pengecekan Barang Keluar).

• Tombol Aksi:

  • [Baru]: Tombol utama untuk membuat templat pemeriksaan yang baru.

  • [Ubah Status]: Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan templat yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Template Pemeriksaan Baru

Langkah 1: Membuat Template Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol [Baru] untuk membuka form Tambah Template.

Langkah 2: Mengisi Informasi Dasar

1. Masukkan Nama Rancangan: Berikan nama yang jelas untuk templat checklist Anda (misalnya, "QC Bahan Baku Tepung", "QC Barang Jadi Biskuit Coklat").

2. Berikan Deskripsi jika diperlukan.

Langkah 3: Merinci Parameter Pemeriksaan (Penting!)

Di bagian bawah form, definisikan item-item checklist:

1. Obyek Utama: Tambahkan parameter pemeriksaan utama dengan mengklik [+]. Pilih Kode Parameter (misalnya, 'Warna', 'Tekstur', 'Berat'), masukkan Nilai Standar yang diharapkan, dan tentukan Nomor Urutan pemeriksaannya.

2. Detil Obyek: Tambahkan parameter pemeriksaan yang lebih detail dengan cara yang sama.

Langkah 4: Menyimpan Template

Setelah semua parameter checklist terisi, klik tombol [Simpan] untuk menyimpan templat baru.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Templat yang Anda buat di sini akan menjadi acuan atau checklist standar yang digunakan oleh inspektor QC saat melakukan pemeriksaan di modul Proses Kontrol Kualitas.

• Saat inspektor QC memulai pemeriksaan untuk item tertentu, sistem kemungkinan akan menampilkan parameter dari templat yang relevan untuk diisi hasil aktualnya.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat penting untuk menstandarkan proses QC di seluruh perusahaan.

• Definisikan parameter dan nilai standar sejelas mungkin untuk memastikan konsistensi hasil pemeriksaan.

• Ini adalah modul pengaturan fundamental yang harus dikelola oleh tim Quality Assurance (QA).

Pengaturan Dokumen

Panduan Modul: Pengaturan Dokumen

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Dokumen berfungsi sebagai pusat kontrol untuk mengelola berbagai parameter dan konfigurasi sistem secara global. Pengaturan ini memengaruhi berbagai fungsi di seluruh aplikasi, seperti batas ukuran unggah file, konfigurasi tugas otomatis, dan nilai default untuk modul lain (misalnya, Penjualan, Pembelian, Produksi).

1. Tampilan Utama (Daftar Pengaturan)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar lengkap dari semua parameter pengaturan yang ada di dalam sistem. Dari sini, pengguna dapat melihat, mencari, dan mengubah nilai dari setiap pengaturan.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Pengaturan: Menampilkan semua konfigurasi dalam format tabel dengan kolom berikut:

  • No: Nomor urut untuk setiap baris pengaturan.

  • Modul: Nama modul yang terkait dengan pengaturan tersebut (contoh: SETTING, SALES, PURCHASE).

  • Setting: Kode atau nama unik dari parameter pengaturan (contoh: MAXFILESIZE, MHSURL).

  • Note: Deskripsi singkat yang menjelaskan fungsi dari setiap pengaturan.

  • Nilai: Nilai atau status yang saat ini aktif untuk pengaturan tersebut (contoh: 2, ACTIVE, weekly).

• Tombol Aksi:

  • Edit: Tombol untuk membuka halaman detail dan mengubah nilai sebuah pengaturan.

  • Copy, CSV, PDF, Print: Fungsi standar untuk menyalin data, mengekspor ke format CSV atau PDF, dan mencetak daftar pengaturan.

• Search: Fasilitas untuk mencari pengaturan spesifik berdasarkan kata kunci.

2. Langkah-langkah Mengubah Pengaturan

Berikut adalah alur untuk mengubah nilai dari sebuah pengaturan:

Langkah 1: Memilih Pengaturan untuk Diubah
Dari halaman utama (daftar pengaturan), temukan pengaturan yang ingin Anda ubah, lalu klik tombol Edit pada baris yang sesuai.

Langkah 2: Mengisi Form Perubahan
Setelah menekan tombol Edit, Anda akan diarahkan ke halaman detail pengaturan.

• Setting Nama: Menampilkan nama unik dari pengaturan (tidak dapat diubah). Contoh: MAXFILESIZE.

• Setting Nama Modul: Menampilkan modul terkait (tidak dapat diubah). Contoh: SETTING.

• Setting Catatan: Menampilkan deskripsi fungsionalitas pengaturan (tidak dapat diubah). Contoh: Maximum File Upload Size in Mega Byte (MB).

• Setting Nilai: Kolom ini dapat diedit untuk mengubah nilai pengaturan. Masukkan nilai baru sesuai kebutuhan. Contoh: Mengubah nilai dari 2 menjadi 5 untuk menaikkan batas unggah file menjadi 5 MB.

Langkah 3: Menyimpan Perubahan
Setelah mengubah nilai, klik tombol Simpan untuk menerapkan perubahan. Jika ingin membatalkan, klik tombol Kembali.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

Pengaturan yang dikonfigurasi dalam modul ini memiliki dampak langsung pada alur kerja di modul-modul lain. Sebagai contoh:

• Nilai pada MAXFILESIZE akan membatasi ukuran lampiran yang dapat diunggah oleh pengguna di seluruh sistem.

• Pengaturan seperti PurchaseReviewPeriod akan menentukan frekuensi peninjauan pembelian secara otomatis.
  Perubahan pada modul ini bersifat global dan memengaruhi operasional sistem secara keseluruhan.

Tips & Catatan Penting

• Lakukan perubahan pada modul ini dengan hati-hati. Mengubah nilai tanpa pemahaman yang benar dapat mengganggu proses bisnis.

• Selalu perhatikan kolom Note untuk memahami fungsi dari setiap pengaturan sebelum melakukan perubahan.

• Disarankan untuk berkonsultasi dengan administrator sistem sebelum mengubah pengaturan yang krusial.

• Modul ini umumnya diakses oleh pengguna dengan hak akses tingkat lanjut atau administrator.

Permintaan Pengesahan Pengaturan

Panduan Modul: Permintaan Pengesahan Pengaturan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Permintaan Pengesahan Pengaturan

Tujuan Modul
Modul Permintaan Pengesahan Pengaturan digunakan untuk mengelola dan mengkonfigurasi alur kerja persetujuan (approval workflow) untuk berbagai jenis dokumen dan transaksi di dalam sistem. Pengguna dapat menentukan tipe pengesahan, urutan persetujuan, serta opsi-opsi lain seperti pengingat email untuk setiap jenis permintaan.

1. Tampilan Utama (Daftar Konfigurasi Pengesahan)

Halaman ini menampilkan daftar semua jenis dokumen atau transaksi yang memerlukan alur persetujuan. Pengguna dapat mengubah konfigurasi alur persetujuan untuk setiap item langsung dari tampilan ini.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Memungkinkan pengguna untuk mencari konfigurasi berdasarkan RequestID atau parameter lainnya untuk menemukan jenis permintaan tertentu dengan cepat.

  • Tombol Cari untuk menerapkan filter dan Tampilkan semua untuk melihat kembali seluruh daftar.

• Tabel Konfigurasi Pengesahan:

  • RequestID: ID unik yang mewakili setiap jenis permintaan (misalnya, 11 untuk Purchase Order).

  • Nama Pengesahan Permintaan: Nama dokumen atau proses yang alur persetujuannya sedang dikonfigurasi (misalnya, Purchase Order, Sales Order, Surat Jalan).

  • [Tipe Formulir]: Pilihan dropdown (Sederhana/Lengkap) yang kemungkinan menentukan kompleksitas atau tampilan formulir saat proses persetujuan.

  • Pengingat lewat email: Kotak centang (checkbox) untuk mengaktifkan atau menonaktifkan pengiriman notifikasi email kepada pemberi persetujuan (approver).

  • Persetujuan Otomatis: Kotak centang yang jika diaktifkan, kemungkinan akan membuat permintaan disetujui secara otomatis tanpa perlu intervensi manual.

  • Tipe Pengesahan: Menentukan metode pengesahan, contohnya Berdasarkan Posisi, yang berarti alur persetujuan akan didasarkan pada jabatan atau posisi pengguna.

  • Urutan Pemberian Persetujuan: Mengatur bagaimana urutan persetujuan diproses, contohnya Persetujuan Berdasarkan Urutan, yang berarti persetujuan harus dilakukan secara berjenjang sesuai urutan yang telah ditentukan.

• Tombol Aksi:

  • Perbaharui: Tombol untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat pada tabel konfigurasi.

2. Langkah-langkah Mengubah Konfigurasi Pengesahan

Karena antarmuka ini memungkinkan pengeditan langsung, alur kerjanya adalah sebagai berikut:

Langkah 1: Identifikasi Permintaan
Cari baris Nama Pengesahan Permintaan yang ingin Anda ubah konfigurasinya.

Langkah 2: Ubah Nilai Konfigurasi
Ubah nilai pada kolom-kolom yang tersedia langsung di tabel:

• Pilih opsi dari dropdown pada kolom [Tipe Formulir] dan Urutan Pemberian Persetujuan.

• Centang atau hapus centang pada kotak Pengingat lewat email dan Persetujuan Otomatis sesuai kebutuhan.

Langkah 3: Simpan Perubahan
Setelah selesai melakukan semua perubahan yang diperlukan pada satu atau beberapa baris, klik tombol Perbaharui di bagian bawah halaman untuk menyimpan semua konfigurasi baru tersebut.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Konfigurasi yang ditetapkan di modul ini secara langsung menentukan siapa, bagaimana, dan dalam urutan apa sebuah dokumen (seperti Purchase Order) harus disetujui di modul terkait.

• Misalnya, jika Purchase Order diatur dengan Tipe Pengesahan Berdasarkan Posisi dan Urutan Pemberian Persetujuan Berdasarkan Urutan, maka ketika seorang staf membuat Purchase Order, permintaan persetujuan akan secara otomatis dikirimkan ke atasannya (misalnya, Manajer) sesuai dengan hierarki posisi yang telah diatur di sistem.

• Mengaktifkan Pengingat lewat email akan membantu mempercepat proses persetujuan dengan memberi notifikasi kepada approver yang relevan.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat krusial karena mengendalikan alur kerja persetujuan di seluruh perusahaan. Perubahan harus dilakukan dengan pemahaman penuh mengenai struktur organisasi dan proses bisnis.

• Pastikan hierarki posisi dan pengguna telah terdefinisi dengan benar di sistem sebelum mengkonfigurasi alur persetujuan Berdasarkan Posisi.

• Pengaturan Persetujuan Otomatis harus digunakan dengan hati-hati, karena akan menghilangkan lapisan verifikasi manual untuk dokumen atau transaksi terkait.

• Modul ini idealnya hanya dapat diakses oleh administrator sistem atau manajer yang bertanggung jawab atas proses bisnis.

Pola Dokumen

Panduan Modul: Pola Dokumen

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Pola Dokumen

Tujuan Modul
Modul Pola Dokumen berfungsi untuk mendefinisikan dan mengelola format penomoran otomatis (document numbering pattern) untuk berbagai jenis transaksi dan dokumen di seluruh sistem. Dengan modul ini, pengguna dapat membuat pola yang konsisten dan terstruktur untuk nomor dokumen seperti faktur, pesanan pembelian, dan lainnya, memastikan setiap dokumen memiliki pengidentifikasi yang unik dan informatif.

1. Tampilan Utama (Daftar Pola Dokumen)

Halaman utama menampilkan semua pola penomoran yang telah dibuat. Dari sini, pengguna dapat melihat, mencari, dan mengakses halaman detail untuk mengubah pola yang ada.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Nama Grup Pola untuk menemukan pola dokumen tertentu.

• Tabel Pola Dokumen:

  • No: Nomor urut.

  • Nama Grup Pola: Nama yang mengidentifikasi jenis dokumen atau transaksi yang menggunakan pola tersebut (misalnya, APCreditNotes, AssetJournal).

  • Pola: Menampilkan contoh visual dari format penomoran yang dihasilkan oleh pola tersebut (misalnya, APC2012510-xxxxxxx).

• Tombol Aksi: Biasanya terdapat tombol untuk membuat pola baru atau mengubah pola yang ada (meskipun tidak terlihat eksplisit, biasanya diakses dengan mengklik baris atau melalui tombol terpisah).

2. Halaman Ubah Pola

Halaman ini digunakan untuk mengkonfigurasi detail dari sebuah pola penomoran. Pengguna dapat menentukan komponen, panjang, urutan, dan aturan reset untuk setiap bagian dari nomor dokumen.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Umum:

  • Nama Grup Pola: Nama unik dari pola yang sedang diubah.

  • Cetak Tampilan: Opsi terkait bagaimana pola ini ditampilkan saat dicetak.

  • No. Dokumen, Revisi, Nomor Transaksi: Kolom-kolom ini kemungkinan menampilkan contoh atau status terakhir dari nomor yang dihasilkan.

• Tabel Konfigurasi Komponen Pola:

  • Code: Kode unik untuk setiap komponen (misalnya, Code, Year, Month).

  • Nama Field: Deskripsi dari setiap komponen.

  • Panjang: Jumlah karakter untuk komponen tersebut.

  • No Terakhir: Nilai terakhir yang dihasilkan atau formula yang digunakan. Contohnya, #dateformat(now(),'YY')# untuk mendapatkan dua digit tahun.

  • Kenaikan: Nilai penambahan untuk komponen numerik. Biasanya 1 untuk nomor urut.

  • Id Urut: Menentukan urutan posisi komponen dalam format nomor akhir.

  • Reset: Aturan untuk mereset nomor urut (misalnya, Never Reset, Reset Yearly, Reset Monthly).

• Tombol Aksi:

  • Perbaharui: Menyimpan semua perubahan yang dibuat pada konfigurasi pola.

  • Batal: Membatalkan perubahan dan kembali ke halaman sebelumnya.

  • Tambah Nomor Kelompok: Kemungkinan untuk menambah komponen baru ke dalam pola.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pola yang didefinisikan di sini akan secara otomatis digunakan oleh sistem setiap kali dokumen baru dari jenis yang sesuai dibuat.

• Sebagai contoh, jika sebuah pola untuk Invoice diatur dengan komponen (Kode Statis)/(Tahun)/(Bulan)-(Nomor Urut), maka saat invoice baru dibuat pada Oktober 2025, nomornya bisa menjadi INV/25/10-00001.

• Aturan Reset sangat penting. Menggunakan Reset Yearly pada nomor urut akan membuat nomor urut kembali ke 1 setiap awal tahun, yang merupakan praktik umum dalam akuntansi.

Tips & Catatan Penting

• Perancangan pola penomoran harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan tidak ada duplikasi nomor dan formatnya sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan audit.

• Gunakan formula dinamis seperti #dateformat(now(),'YY')# untuk komponen tanggal agar penomoran selalu relevan dengan waktu pembuatan dokumen.

• Setelah sebuah pola digunakan dan transaksi telah dibuat, hindari mengubah struktur utamanya karena dapat menyebabkan inkonsistensi data historis.

• Catatan *ID Perusahaan akan ditambahkan otomatis setelah kode menandakan bahwa sistem secara otomatis akan menambahkan awalan (prefix) berupa ID perusahaan di awal nomor dokumen, memberikan lapisan identifikasi tambahan.

Rancangan Surat

Panduan Modul: Rancangan Surat

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Rancangan Surat

Tujuan Modul
Modul Rancangan Surat berfungsi sebagai pusat untuk membuat dan mengelola template atau rancangan surat dan email yang akan digunakan oleh sistem untuk komunikasi otomatis. Template ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti notifikasi, pengingat (reminder), surat konfirmasi persetujuan, dan pemberitahuan lainnya yang dikirim secara otomatis kepada pengguna.

1. Tampilan Utama (Daftar Rancangan Surat)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua template surat yang telah terdefinisi di dalam sistem. Dari halaman ini, pengguna dapat mencari dan memilih rancangan yang ingin diubah.

Penjelasan Tampilan

2. Halaman Ubah Template Surat

Halaman ini adalah editor di mana pengguna dapat mengubah isi dan judul dari template surat yang dipilih.

Penjelasan Tampilan

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

Tips & Catatan Penting

Tutup Buka Dokumen

Panduan Modul: Tutup Buka Dokumen

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Tutup Buka Dokumen

Tujuan Modul
Modul Tutup Buka Dokumen berfungsi sebagai alat administratif untuk mengubah status dokumen secara manual, khususnya untuk "menutup" dokumen yang masih dianggap terbuka oleh sistem atau "membuka kembali" dokumen yang sudah ditutup. Fungsi ini sangat penting untuk mengelola dokumen yang tidak akan dilanjutkan prosesnya (misalnya, Purchase Order yang hanya dipenuhi sebagian) atau untuk memperbaiki kesalahan status.

1. Tampilan Utama (Daftar Dokumen)

Halaman utama menampilkan daftar dokumen berdasarkan tipe yang dipilih. Dari sini, pengguna dapat secara massal mengubah status dokumen yang dipilih.

Penjelasan Tampilan

• Filter Dokumen:

  • Tipe Dokumen: Dropdown untuk memilih jenis dokumen yang akan dikelola (contoh: Order Pembelian).

  • Filter Pencarian: Kolom pencarian untuk menemukan dokumen spesifik berdasarkan kriteria tertentu.

  • Filter Tanggal: Memungkinkan penyaringan dokumen berdasarkan rentang tanggal (Mulai Tanggal hingga Hingga Tanggal).

• Tabel Dokumen:

  • Kotak Centang: Untuk memilih satu atau lebih dokumen yang akan diubah statusnya.

  • Nomor [Tipe Dokumen]: Nomor unik dari dokumen (contoh: Nomor Order Pembelian).

  • Pemasok/Pelanggan: Pihak ketiga yang terkait dengan dokumen tersebut.

  • Tanggal PO/Dokumen: Tanggal pembuatan dokumen.

  • OpenStatus: Status keterbukaan dokumen. Tanda centang (✓) menunjukkan dokumen tersebut masih berstatus "Terbuka".

• Tombol Aksi:

  • Tutup Buka Dokumen: Tombol utama untuk mengubah status dokumen yang dipilih (dari terbuka menjadi tertutup, atau sebaliknya).

  • Arsip: Tombol untuk mengarsipkan dokumen yang dipilih, kemungkinan memindahkannya dari daftar aktif.

2. Langkah-langkah Menutup atau Membuka Dokumen

Langkah 1: Pilih Tipe dan Filter Dokumen
Pilih Tipe Dokumen yang diinginkan dari dropdown. Gunakan filter tanggal atau pencarian jika perlu untuk menemukan dokumen yang relevan, lalu klik Cari.

Langkah 2: Pilih Dokumen
Centang kotak di sebelah kiri pada satu atau beberapa baris dokumen yang statusnya ingin Anda ubah.

Langkah 3: Eksekusi Aksi

• Klik tombol Tutup Buka Dokumen untuk mengubah status keterbukaan dokumen yang dipilih. Dokumen yang tadinya memiliki tanda centang di kolom OpenStatus akan kehilangan tanda tersebut (menjadi tertutup), dan sebaliknya.

• Gunakan tombol Arsip jika Anda ingin mengarsipkan dokumen tersebut.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Menutup sebuah dokumen, seperti Order Pembelian (Purchase Order), akan mencegah transaksi lebih lanjut yang terkait dengannya. Misalnya, bagian gudang tidak akan bisa lagi membuat dokumen penerimaan barang (Receipt Report) yang mengacu pada PO yang sudah ditutup.

• Fungsi ini sangat berguna untuk "membersihkan" data transaksi yang menggantung. Contohnya, jika sebuah PO hanya dikirim 90% oleh supplier dan sisa 10% tidak akan pernah dikirim, PO tersebut dapat ditutup secara manual agar tidak lagi muncul dalam laporan pesanan yang masih terbuka.

• Membuka kembali dokumen memungkinkan transaksi yang terkait dengannya dapat dilanjutkan.

Tips & Catatan Penting

• Tindakan menutup atau membuka dokumen adalah sebuah override manual terhadap alur kerja standar sistem. Gunakan fitur ini dengan hati-hati.

• Pastikan Anda memiliki otorisasi dan pemahaman yang benar mengenai dampak dari perubahan status sebuah dokumen sebelum melakukannya.

• Fitur ini umumnya hanya diberikan kepada pengguna dengan hak akses tinggi, seperti manajer departemen atau administrator sistem, untuk tujuan kontrol dan koreksi data.

Laporan Konfigurasi Permintaan Persetujuan

Panduan Modul: Laporan Konfigurasi Permintaan Persetujuan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Laporan Konfigurasi Permintaan Persetujuan

Tujuan Modul
Modul ini berfungsi sebagai alat pelaporan untuk menampilkan matriks persetujuan (approval matrix) yang lengkap dari seluruh alur kerja di dalam sistem. Laporan ini memberikan gambaran detail mengenai siapa yang harus memberikan persetujuan untuk setiap jenis dokumen, pada urutan ke berapa, dan berdasarkan kriteria apa (misalnya, nilai transaksi). Modul ini sangat berguna untuk keperluan audit, verifikasi, dan dokumentasi internal.

1. Halaman Filter Laporan

Sebelum menampilkan laporan, pengguna dapat menentukan kriteria filter untuk mempersempit hasil.

Penjelasan Tampilan

• Nama Persetujuan Permintaan: Dropdown untuk memfilter laporan berdasarkan jenis dokumen atau permintaan tertentu (misalnya, AP Credit, Sales Order). Pilih "Semua" untuk menampilkan konfigurasi dari semua jenis permintaan.

• Pemohon: Dropdown untuk memfilter laporan berdasarkan siapa yang mengajukan permintaan (pemohon).

• Tombol Aksi:

  • Menampilkan Laporan: Untuk menghasilkan dan menampilkan laporan di layar berdasarkan filter yang dipilih.

  • Ekspor ke MS Excel: Untuk mengunduh data laporan dalam format Microsoft Excel untuk analisis lebih lanjut atau pengarsipan.

2. Tampilan Laporan

Setelah filter diterapkan dan tombol "Menampilkan Laporan" ditekan, sistem akan menghasilkan laporan terstruktur yang merinci setiap alur persetujuan.

Penjelasan Kolom Laporan

• Nama Persetujuan Permintaan: Jenis dokumen yang alur persetujuannya ditampilkan.

• Pengingat lewat email: Menunjukkan apakah notifikasi email aktif untuk jenis dokumen ini.

• Persetujuan Otomatis: Menunjukkan apakah ada aturan persetujuan otomatis.

• Urutan Pemberian Persetujuan: Metode yang digunakan untuk urutan persetujuan (contoh: Persetujuan Berdasarkan Urutan).

• Pemohon: Posisi atau pengguna yang memulai permintaan persetujuan.

• Urutan Persetujuan: Nomor langkah dalam alur persetujuan berjenjang.

• Jumlah Dari / Hingga: Rentang nilai transaksi yang memerlukan jenjang persetujuan ini.

• Disetujui Oleh: Daftar posisi atau nama pengguna yang harus memberikan persetujuan pada langkah dan rentang nilai tersebut.

• harus diisi: Menunjukkan apakah langkah persetujuan ini bersifat wajib.

Langkah-langkah Membuat Laporan

1. Akses Modul: Buka modul melalui menu Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Laporan Konfigurasi Permintaan Persetujuan.

2. Pilih Filter: Tentukan kriteria laporan pada dropdown Nama Persetujuan Permintaan dan Pemohon. Biarkan "Semua" untuk melihat keseluruhan konfigurasi.

3. Hasilkan Laporan: Klik tombol Menampilkan Laporan untuk melihat hasilnya di layar, atau klik Ekspor ke MS Excel untuk mengunduhnya.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini bersifat read-only dan tidak mengubah konfigurasi apa pun; tujuannya murni untuk pelaporan.

• Laporan ini menjadi alat vital bagi administrator sistem, tim audit internal, dan manajer untuk memverifikasi bahwa alur persetujuan yang dikonfigurasi di modul Permintaan Pengesahan Pengaturan telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

• Data yang diekspor ke Excel dapat digunakan sebagai bukti audit atau untuk analisis mendalam mengenai efisiensi alur kerja persetujuan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini secara berkala untuk memastikan tidak ada kesalahan konfigurasi dalam alur persetujuan yang dapat menghambat atau membahayakan proses bisnis.

• Laporan ini memberikan transparansi penuh atas seluruh rantai persetujuan (chain of approval) yang ada di dalam sistem.

• Fungsi ekspor ke Excel sangat berguna untuk mendokumentasikan matriks persetujuan pada titik waktu tertentu.

Pola Cek

Panduan Modul: Pola Cek

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Dokumen > Pola Cek

Tujuan Modul
Modul Pola Cek digunakan untuk mendaftarkan dan mengelola rentang nomor seri dari buku cek atau bilyet giro fisik yang dimiliki perusahaan. Dengan mendaftarkan nomor awal dan akhir dari setiap buku cek, sistem dapat melacak dan menggunakan nomor cek secara berurutan saat melakukan transaksi pembayaran, sehingga memastikan tidak ada nomor yang terlewat atau digunakan ganda.

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Pola Cek)

Halaman utama menampilkan daftar grup pola yang telah dibuat. Setiap grup biasanya mewakili satu buku cek atau satu akun bank tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian berdasarkan PatternGroup, Tipe (Giro), atau kata kunci lainnya.

• Tabel Grup Pola:

  • No: Nomor urut.

  • PatternGroup: Nama grup yang biasanya mengidentifikasi buku cek atau akun bank terkait (contoh: 1-111025 BANK BCA AC 1666).

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuat grup pola cek yang baru.

  • Tampilkan semua: Menghapus filter dan menampilkan semua grup yang ada.

2. Halaman Tambah Pola Cek

Halaman ini digunakan untuk mendefinisikan rentang nomor cek yang valid di dalam sebuah grup.

Penjelasan Tampilan

• PatternGroup: Nama grup pola yang sedang dibuat atau diubah.

• Akun: Dropdown untuk memilih akun CoA (Bagan Akun) yang terhubung dengan buku cek ini.

• Tabel Detail Pola:

  • PatternCode: Kode internal untuk rentang nomor tertentu.

  • StartingNo: Nomor seri cek/giro yang paling awal dalam satu buku.

  • EndingNo: Nomor seri cek/giro yang terakhir dalam satu buku.

  • Aktif: Kotak centang untuk mengaktifkan atau menonaktifkan rentang nomor ini.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Untuk menyimpan konfigurasi rentang nomor yang baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman sebelumnya.

3. Langkah-langkah Membuat Pola Cek Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Pada halaman Tambah, isi nama PatternGroup (misalnya, nama bank dan nomor rekening).

3. Pilih Akun bank yang sesuai dari dropdown.

4. Di bagian tabel, masukkan PatternCode (jika perlu), lalu isi StartingNo dan EndingNo sesuai dengan nomor seri yang tertera di buku cek fisik.

5. Pastikan kotak Aktif dicentang agar rentang nomor ini bisa digunakan.

6. Klik Simpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Saat departemen keuangan melakukan pembayaran menggunakan cek atau giro melalui modul pembayaran (Payment), sistem akan secara otomatis mengambil nomor cek berikutnya yang tersedia dari rentang yang telah didefinisikan di modul ini.

• Sistem akan memastikan bahwa nomor cek yang digunakan valid (berada dalam rentang StartingNo dan EndingNo) dan belum pernah digunakan sebelumnya.

• Ini menciptakan jejak audit (audit trail) yang kuat, memudahkan proses rekonsiliasi bank, dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran kas melalui cek/giro.

Tips & Catatan Penting

• Sangat penting untuk memasukkan StartingNo dan EndingNo dengan akurat sesuai dengan buku cek fisik untuk menghindari kesalahan pencatatan.

• Setiap buku cek baru yang diterima dari bank harus segera didaftarkan di modul ini sebelum digunakan untuk transaksi.

• Modul ini merupakan bagian krusial dari manajemen kas dan umumnya dikelola secara ketat oleh tim keuangan atau akuntansi.

Kode Pajak

Panduan Modul: Kode Pajak

Lokasi Modul
Pengaturan > Pajak > Kode Pajak

Tujuan Modul
Modul Kode Pajak berfungsi sebagai pusat data induk (master data) untuk mendefinisikan semua jenis pajak yang berlaku dalam transaksi perusahaan. Di sini, pengguna dapat membuat, mengelola, dan mengkonfigurasi berbagai kode pajak (seperti PPN, PPh 23), termasuk tarifnya, metode perhitungannya, dan yang terpenting, integrasi akuntansinya dengan menautkannya ke akun-akun yang sesuai di bagan akun (Chart of Accounts).

1. Tampilan Utama (Daftar Kode Pajak)

Halaman utama menampilkan semua kode pajak yang telah terdaftar di sistem, memberikan gambaran ringkas tentang jenis dan tarif pajak yang ada.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Kode Pajak:

  • Kode: Kode unik untuk setiap jenis pajak (contoh: PPH23, PPN11).

  • Deskripsi: Penjelasan singkat mengenai pajak tersebut (contoh: PPN 11%).

  • Operator Pajak: Simbol yang menunjukkan bagaimana pajak diterapkan (misalnya, + untuk menambahkan pajak ke total).

  • Nilai: Tarif persentase dari pajak tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka halaman formulir dan membuat kode pajak baru.

  • Ikon Ubah/Hapus: (Biasanya di sisi kanan) untuk mengedit atau menghapus kode pajak yang ada.

2. Halaman Tambah Pajak Baru

Halaman ini adalah formulir detail untuk membuat atau mengubah kode pajak, termasuk pengaturan akuntansinya.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar Pajak:

  • Kode Pajak & Nama Pajak: Pengidentifikasi unik dan nama deskriptif untuk pajak.

  • Jenis Pajak: Kategori pajak (misalnya, Pajak Penjualan, Pajak Pembelian).

  • Operator Pajak: Metode kalkulasi.

  • Nilai Pajak: Tarif dalam persentase.

  • Apakah Termasuk: Kotak centang untuk mendefinisikan apakah pajak sudah termasuk dalam harga (inclusive) atau belum (exclusive).

  • Kredit Pajak / PPN BM: Opsi spesifik untuk jenis pajak tertentu sesuai peraturan.

• Integrasi Akuntansi (Perkiraan):
  Bagian ini adalah bagian terpenting yang menghubungkan kode pajak dengan jurnal otomatis.

  • Perkiraan untuk Pajak Penjualan: Akun untuk mencatat PPN Keluaran.

  • Perkiraan untuk Piutang Pajak: Akun untuk mencatat PPh yang dipotong oleh pelanggan.

  • Perkiraan untuk Pajak Pembelian: Akun untuk mencatat PPN Masukan.

  • Perkiraan untuk Utang Pajak: Akun untuk mencatat utang PPh yang harus disetorkan ke negara.

• Tombol Aksi:

  • Terapkan: Menyimpan konfigurasi kode pajak yang baru.

  • Batal: Membatalkan perubahan.

3. Langkah-langkah Membuat Kode Pajak Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi Kode Pajak, Nama Pajak, Jenis Pajak, dan Nilai Pajak.

3. Tentukan apakah pajak bersifat inklusif dengan mencentang Apakah Termasuk.

4. Pada bagian Perkiraan, pilih akun (CoA) yang sesuai untuk setiap jenis transaksi (Pajak Penjualan, Pembelian, dll.) dari dropdown yang tersedia.

5. Klik Terapkan untuk menyimpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kode pajak yang dibuat di sini akan muncul sebagai pilihan saat pengguna membuat transaksi di modul lain, seperti Faktur Penjualan (Sales Invoice) atau Faktur Pembelian (Purchase Invoice).

• Ketika sebuah kode pajak dipilih dalam transaksi, sistem akan secara otomatis:

  1. Menghitung jumlah pajak berdasarkan tarif dan metode yang telah ditentukan.

  2. Membuat jurnal akuntansi secara otomatis dengan mendebit atau mengkredit akun-akun yang telah dipetakan di bagian Perkiraan. Ini menghilangkan kebutuhan entri jurnal manual untuk pajak dan memastikan kepatuhan pencatatan.

Tips & Catatan Penting

• Pemetaan akun (Perkiraan) harus dilakukan dengan sangat akurat. Kesalahan pemetaan akan menyebabkan kesalahan pada laporan keuangan.

• Ketika peraturan pajak pemerintah berubah (misalnya, perubahan tarif PPN), disarankan untuk membuat kode pajak baru daripada mengubah kode yang lama jika kode tersebut sudah digunakan dalam transaksi historis. Ini menjaga integritas data lama.

• Modul ini adalah modul fundamental yang harus diatur dengan benar saat implementasi awal sistem dan umumnya dikelola oleh departemen akuntansi atau keuangan.

Konversi Pajak

Panduan Modul: Konversi Pajak

Lokasi Modul
Pengaturan > Pajak > Konversi Pajak

Tujuan Modul
Modul Konversi Pajak (atau Pengubah Pajak) digunakan untuk mengelola kurs atau nilai tukar mata uang asing yang secara spesifik digunakan untuk keperluan perhitungan pajak (Kurs Pajak). Sistem menggunakan tabel kurs ini untuk mengkonversi nilai transaksi dalam mata uang asing ke dalam mata uang lokal (Rupiah) sebagai dasar pengenaan pajak (DPP), sesuai dengan kurs yang berlaku pada periode tertentu yang biasanya ditetapkan oleh otoritas pajak (Direktorat Jenderal Pajak).

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Konversi Pajak)

Halaman ini menampilkan riwayat dari setiap batch atau grup kurs pajak yang pernah diinput, diurutkan berdasarkan periode berlakunya.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Grup Konversi:

  • ID Grup Pengubah Pajak: ID unik untuk setiap batch kurs yang diinput.

  • Tanggal Dimulai: Tanggal mulai berlakunya kurs dalam batch tersebut.

  • Tanggal Berakhir: Tanggal akhir masa berlaku kurs.

  • Perubahan Terakhir: Catatan waktu kapan data tersebut terakhir kali diubah.

• Tombol Aksi:

  • Konversi Pajak Baru: Tombol untuk membuka halaman input dan menambahkan batch kurs pajak untuk periode baru.

2. Halaman Tambah Pengubah Pajak

Ini adalah halaman di mana pengguna menginput nilai tukar untuk semua mata uang asing terhadap mata uang lokal untuk periode yang ditentukan.

Penjelasan Tampilan

• Periode Berlaku:

  • Awal Periode: Tanggal mulai berlakunya kurs yang akan diinput.

  • Akhir Periode: Tanggal akhir berlakunya kurs.

• Tabel Kurs:

  • Mata Uang 1: Mata uang asing (contoh: AUD, USD, EUR).

  • Mata Uang 2: Mata uang lokal (IDR).

  • Nilai 1->2: Nilai tukar dari mata uang asing ke mata uang lokal. (misalnya, 1 USD = 16.577 IDR).

  • Nilai 2->1: Nilai tukar dari mata uang lokal ke mata uang asing.

• Tombol Aksi:

  • Terapkan: Untuk menyimpan batch kurs yang baru diinput.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambah Kurs Pajak Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Konversi Pajak Baru.

2. Tentukan Awal Periode dan Akhir Periode sesuai dengan periode kurs pajak yang dirilis oleh pemerintah (misalnya, periode satu minggu).

3. Isi kolom Nilai 1->2 untuk setiap mata uang asing sesuai dengan kurs resmi yang berlaku. Kolom Nilai 2->1 biasanya akan terisi otomatis.

4. Setelah semua nilai kurs terisi dengan benar, klik Terapkan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Ketika pengguna membuat transaksi yang melibatkan mata uang asing (misalnya, Purchase Invoice dari supplier luar negeri), sistem akan secara otomatis merujuk ke tabel ini.

• Berdasarkan tanggal transaksi, sistem akan mencari kurs yang berlaku pada periode tersebut dan menggunakannya untuk menghitung Dasar Pengenaan Pajak (DPP) dalam Rupiah.

• Contoh: Jika ada invoice senilai $100 pada tanggal 20 Oktober 2025, dan kurs pajak yang berlaku saat itu adalah Rp16.577, maka DPP yang akan digunakan untuk menghitung PPN adalah $100 x 16.577 = Rp1.657.700.

Tips & Catatan Penting

• Kurs yang diinput dalam modul ini harus sama persis dengan kurs pajak resmi yang dirilis oleh Kementerian Keuangan.

• Sangat penting untuk memperbarui kurs ini secara rutin sesuai dengan jadwal rilis resmi (biasanya setiap minggu) untuk memastikan perhitungan pajak selalu akurat dan sesuai dengan peraturan.

• Kesalahan dalam menginput kurs akan berdampak langsung pada kesalahan perhitungan PPN Masukan dan PPN Keluaran, yang dapat menyebabkan masalah saat pelaporan pajak.

Link Akun

Panduan Modul: Link Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Link Akun

Tujuan Modul
Modul Link Akun adalah "jantung" dari integrasi akuntansi di dalam sistem. Fungsinya adalah untuk memetakan atau menghubungkan setiap jenis transaksi bisnis (seperti potongan penjualan, biaya angkut, keuntungan/kerugian aset) ke akun spesifik di dalam bagan akun (Chart of Accounts - CoA). Pengaturan ini memastikan bahwa setiap kali transaksi terjadi, sistem dapat secara otomatis membuat jurnal akuntansi yang benar tanpa perlu intervensi manual, sehingga menjamin akurasi dan konsistensi laporan keuangan.

1. Tampilan Utama (Halaman Link Akun)

Halaman utama menampilkan matriks pemetaan akun yang komprehensif, dikelompokkan berdasarkan area fungsional bisnis.

Penjelasan Tampilan

• Filter Mata Uang: Memungkinkan pengguna untuk melihat pemetaan akun yang spesifik untuk mata uang tertentu (misalnya, IDR, USD).

• Grup Pemetaan: Halaman ini dibagi menjadi beberapa bagian logis, seperti:

  • Link Akun untuk Buku Besar: Akun dasar seperti laba ditahan.

  • Akun Potongan Order Pembelian dan Penjualan: Akun untuk diskon.

  • Akun Produksi: Akun untuk barang dalam proses dan biaya terkait.

  • Akun Untuk Revaluasi: Akun untuk selisih kurs.

  • Manajemen Aset: Akun terkait keuntungan/kerugian penjualan aset.

• Kolom Pemetaan:

  • Deskripsi Transaksi: Menjelaskan jenis transaksi atau proses bisnis (contoh: Pelepasan Penjualan).

  • Dropdown Akun: Menampilkan akun CoA yang saat ini terhubung. Pengguna dapat mengubahnya dengan memilih akun lain dari dropdown ini.

• Tombol Aksi:

  • Baru Linked Akun: Membuka form untuk menambah jenis tautan akun baru.

  • Baru Category: Membuka form untuk membuat kategori atau grup pemetaan baru.

2. Langkah-langkah Mengubah Link Akun

1. Akses modul Link Akun.

2. Cari baris transaksi yang pemetaan akunnya ingin diubah (misalnya, "Akun untuk Perbedaan Harga" di bawah "Link Akun Untuk Pembelian").

3. Klik dropdown di sebelah kanan, lalu cari dan pilih akun CoA yang baru dan benar.

4. Sistem biasanya menyimpan perubahan secara otomatis setelah pemilihan dibuat.

3. Menambah Link Akun & Kategori Baru

Sistem juga memungkinkan penambahan kategori atau jenis link akun baru jika diperlukan.

• Tambah Kategori : Digunakan untuk membuat grup fungsional baru di halaman utama (seperti "Akun Produksi").

• Tambah Link Akun : Formulir yang lebih detail untuk mendefinisikan tautan akun baru, menentukan Tipe, Label, dan mengaitkannya dengan Nama Kelompok (kategori) yang sudah ada.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pengaturan di modul ini bersifat fundamental. Setiap transaksi di seluruh modul (Penjualan, Pembelian, Inventaris, Aset) akan "merujuk" ke modul ini sebelum membuat jurnal.

• Contoh: Ketika pengguna mencatat adanya "Potongan Pembelian" di sebuah faktur pembelian, sistem akan secara otomatis mencari akun yang terhubung dengan "Potongan Pembelian" di modul Link Akun ini dan menjurnal jumlah potongan tersebut ke akun tersebut (misalnya, ke akun 1-122201 AKUMULASI PENYUSUTAN BANGUNAN DAN PRASARANA, meskipun contoh ini tampaknya tidak relevan dan mungkin salah konfigurasi).

• Tanpa pemetaan yang benar di sini, tidak ada transaksi yang dapat diproses secara akurat oleh sistem akuntansi.

Tips & Catatan Penting

• Kritis dan Fundamental: Modul ini adalah yang paling kritis dalam pengaturan akuntansi. Kesalahan pemetaan di sini akan menyebabkan kesalahan sistematis di seluruh laporan keuangan (Laba Rugi, Neraca, dll.).

• Dikelola oleh Ahli: Pengaturan dan perubahan pada modul ini harus dilakukan oleh akuntan berpengalaman atau konsultan implementasi yang memahami struktur CoA dan alur bisnis perusahaan secara mendalam.

• Periksa Kembali: Selalu periksa kembali setiap pemetaan untuk memastikan logika akuntansinya benar. Contohnya, "Potongan Penjualan" harus terhubung ke akun kontra-pendapatan, bukan akun aset.

Template Link Akun

Panduan Modul: Template Link Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Template Link Akun

Tujuan Modul
Modul Template Link Akun berfungsi sebagai fasilitas untuk membuat, menyimpan, dan mengelola berbagai set atau templat dari konfigurasi Link Akun. Fitur ini sangat berguna untuk perusahaan yang mengelola beberapa entitas bisnis atau memerlukan skema pemetaan akuntansi yang berbeda untuk tujuan pelaporan yang berbeda. Dengan templat, proses penyiapan pemetaan akun untuk entitas baru dapat dipercepat secara signifikan dan terstandarisasi.

1. Tampilan Utama (Daftar Template Akun)

Halaman utama menampilkan daftar semua templat Link Akun yang telah dibuat dan disimpan.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pengguna untuk mencari templat tertentu berdasarkan Kode Rancangan.

• Tabel Template Akun:

  • No: Nomor urut.

  • Kode Rancangan: Kode unik yang diberikan untuk setiap templat.

  • Nama Rancangan: Nama deskriptif dari templat tersebut.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", yang berarti belum ada templat yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Template Akun: Tombol utama untuk memulai proses pembuatan templat Link Akun baru.

2. Langkah-langkah Membuat Template Link Akun

Meskipun halaman detail tidak ditampilkan, alur kerja untuk membuat templat baru dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Template Akun.

2. Sistem kemungkinan akan menampilkan halaman yang mirip dengan modul Link Akun, di mana pengguna dapat mengisi seluruh matriks pemetaan akun dari awal.

3. Setelah semua akun yang diperlukan dipetakan, pengguna akan memberikan Kode Rancangan dan Nama Rancangan untuk templat tersebut.

4. Setelah disimpan, templat baru tersebut akan muncul di daftar pada halaman utama modul Template Link Akun.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standardisasi: Memungkinkan perusahaan untuk membuat satu "Templat Induk" untuk Link Akun yang sesuai dengan standar kebijakan akuntansi perusahaan.

• Efisiensi: Ketika ada entitas perusahaan baru yang perlu di-setup di sistem, administrator tidak perlu lagi memetakan puluhan (atau ratusan) link akun secara manual. Administrator cukup memilih dan "menerapkan" templat yang sudah ada, dan semua pemetaan akun akan terisi secara otomatis.

• Fleksibilitas Pelaporan: Perusahaan dapat membuat beberapa templat yang berbeda. Misalnya, satu templat untuk pelaporan statutori dan templat lain untuk pelaporan manajerial yang mungkin memiliki detail pemetaan yang berbeda.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah fitur tingkat lanjut (advanced) yang sangat berguna untuk skalabilitas dan manajemen multi-perusahaan.

• Pembuatan templat harus dilakukan oleh seorang akuntan senior atau konsultan yang memiliki pemahaman mendalam tentang struktur CoA dan kebutuhan bisnis, karena templat ini akan menjadi dasar untuk banyak entitas.

• Sebelum menerapkan sebuah templat ke perusahaan produktif, selalu lakukan verifikasi ulang untuk memastikan semua pemetaan sudah sesuai dengan struktur CoA perusahaan tujuan.

Kotak Link Akun

Panduan Modul: Kotak Link Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Kotak Link Akun

Tujuan Modul
Modul Kotak Link Akun adalah alat bantu tingkat lanjut (advanced utility) yang dirancang untuk melakukan pembaruan massal (mass update) pada pemetaan akun untuk kelompok data induk tertentu, seperti Barang/Jasa, Pelanggan/Pemasok, atau Kelompok Aset. Jika modul Link Akun mengatur pemetaan akun default, modul ini memungkinkan pengguna untuk menimpa (override) default tersebut untuk item atau grup tertentu secara efisien, memberikan kontrol akuntansi yang lebih granular.

1. Halaman Pilihan Kotak Link Akun

Ini adalah halaman navigasi awal di mana pengguna memilih kategori data induk yang pemetaan akunnya akan dikelola.

Penjelasan Tampilan

• Daftar Kategori: Menampilkan kategori data induk yang dapat dikelola.

  • Barang/Jasa

  • Pelanggan/Pemasok

  • Kelompok Aset

• Tombol Aksi:

  • Buka Kotak: Tombol untuk masuk ke halaman detail dari kategori yang dipilih.

2. Halaman Detail Kotak Link Akun (Contoh: Barang/Jasa)

Setelah memilih kategori (misalnya, Barang/Jasa) dan mengklik "Buka Kotak", pengguna akan diarahkan ke halaman pembaruan massal.

Penjelasan Tampilan

• Filter Data: Memungkinkan pengguna menyaring item yang akan ditampilkan berdasarkan Jenis Barang/Jasa dan Kategori.

• Area Pembaruan Massal: Bagian atas halaman yang berfungsi untuk menerapkan satu akun ke banyak item sekaligus.

  • Setiap baris mewakili tipe akun yang bisa di-link (misalnya, Akun untuk persediaan barang/jasa, Akun untuk WIP, Akun untuk penjualan).

  • Untuk menggunakan, centang kotak di sebelah kiri, pilih akun dari dropdown, lalu klik Simpan. Akun tersebut akan diterapkan ke semua item yang ditampilkan di tabel bawah.

  • Terdapat opsi untuk memilih semua mata uang atau mata uang spesifik.

• Tabel Rincian: Menampilkan daftar item (barang/jasa) beserta pemetaan akunnya saat ini untuk setiap fungsi (Pembelian, Produksi, Penjualan, Inventaris, dll.).

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan semua perubahan yang dibuat.

  • Batal: Membatalkan perubahan.

  • Ekspor ke MS Excel: Mengunduh data rincian pemetaan akun dalam format Excel.

3. Langkah-langkah Pembaruan Massal

1. Dari halaman pilihan, pilih kategori (misalnya, Barang/Jasa) dan klik Buka Kotak.

2. Gunakan filter untuk menampilkan grup item yang ingin Anda perbarui. Klik Tampilkan.

3. Di Area Pembaruan Massal, centang kotak di sebelah jenis akun yang ingin Anda ubah (contoh: Akun untuk COGS).

4. Pilih akun CoA yang baru dari dropdown di baris yang sama.

5. Klik Simpan. Akun COGS untuk semua item yang ditampilkan di tabel akan diperbarui ke akun yang baru Anda pilih.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini memberikan hierarki pemetaan akun yang lebih spesifik. Pemetaan yang diatur di sini (misalnya, per item barang) akan lebih diutamakan daripada pemetaan umum yang diatur di modul Link Akun.

• Contoh: Di Link Akun, akun penjualan default mungkin 4-1000 Penjualan Umum. Namun, untuk kelompok "Barang Elektronik", Anda bisa menggunakan Kotak Link Akun ini untuk menetapkan akun penjualan mereka ke 4-1100 Penjualan Elektronik. Saat salah satu barang elektronik terjual, sistem akan menjurnal pendapatan ke 4-1100, bukan 4-1000.

• Ini memungkinkan analisis profitabilitas yang jauh lebih detail per lini produk atau kategori barang.

Tips & Catatan Penting

• Ini adalah alat yang sangat kuat. Gunakan dengan hati-hati, karena satu aksi dapat mengubah pemetaan akuntansi untuk ratusan atau ribuan data induk secara bersamaan.

• Sangat berguna selama migrasi data awal atau saat ada restrukturisasi bagan akun (CoA).

• Gunakan fitur Ekspor ke MS Excel untuk meninjau pemetaan saat ini sebelum melakukan perubahan besar.

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan hanya diberikan kepada administrator sistem atau manajer akuntansi senior.

Tutup Modul

Panduan Modul: Tutup Modul

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Penutupan > Tutup Modul

Tujuan Modul
Modul Tutup Modul adalah alat kontrol akuntansi yang krusial, digunakan untuk "mengunci" atau "membuka" sub-modul transaksi untuk periode akuntansi tertentu (biasanya tahunan). Fungsi utamanya adalah untuk mencegah adanya entri, pengubahan, atau penghapusan data pada periode yang telah ditutup, sehingga menjaga integritas data saat proses penyusunan laporan keuangan akhir.

1. Tampilan Utama (Matriks Tutup Modul)

Halaman utama menampilkan semua modul dan sub-modul akuntansi yang dapat dikontrol, dikelompokkan berdasarkan fungsi utamanya.

Penjelasan Tampilan

• Filter Periode: Di pojok kanan atas, terdapat dropdown untuk memilih Tahun akuntansi yang akan dikelola. Semua aksi (Buka/Tutup) di halaman ini akan berlaku untuk tahun yang dipilih.

• Grup Modul: Halaman ini dibagi menjadi beberapa bagian utama:

  • Buku Besar

  • Buku Piutang

  • Penjualan

  • Buku Hutang

  • Pembelian

  • Kas dan Bank

  • Aset Tetap

• Daftar Sub-Modul: Di dalam setiap grup, terdapat daftar sub-modul atau jenis transaksi spesifik dalam bentuk kotak centang (contoh: Jurnal Umum, Faktur Penjualan, Order Pembelian).

• Tombol Aksi: Setiap grup memiliki tombol aksi sendiri:

  • Buka: Untuk membuka (meng-unlock) sub-modul yang dipilih agar transaksi bisa kembali diinput atau diedit pada periode tersebut.

  • Tutup: Untuk menutup (mengunci) sub-modul yang dipilih.

2. Langkah-langkah Menutup atau Membuka Modul

1. Pilih Tahun: Pilih tahun akuntansi yang relevan dari dropdown di kanan atas.

2. Pilih Sub-Modul: Navigasi ke grup modul yang diinginkan (misalnya, Penjualan), lalu centang kotak di sebelah satu atau lebih sub-modul yang ingin Anda proses (misalnya, Faktur Penjualan dan Retur Penjualan).

3. Eksekusi Aksi:

   • Klik tombol Tutup untuk mengunci sub-modul tersebut. Setelah ditutup, tidak ada pengguna yang dapat membuat atau mengubah transaksi terkait di dalam tahun yang telah dipilih.

   • Klik tombol Buka jika Anda perlu melakukan koreksi atau penyesuaian pada periode yang sebelumnya sudah ditutup.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses Tutup Buku: Modul ini adalah bagian esensial dari prosedur tutup buku (baik bulanan maupun tahunan). Sebelum tim akuntansi menghasilkan laporan keuangan final, mereka akan menggunakan fitur ini untuk "membekukan" data.

• Integritas Data: Dengan menutup modul, perusahaan memastikan bahwa angka yang tertera di laporan keuangan tidak akan berubah karena adanya transaksi back-dated yang tidak disengaja atau tidak sah.

• Kontrol Audit: Kemampuan untuk membuka kembali modul memberikan fleksibilitas untuk penyesuaian pasca-audit, namun proses ini harus dikontrol dengan ketat.

Tips & Catatan Penting

• Pastikan semua transaksi untuk periode yang akan ditutup sudah selesai diinput, diverifikasi, dan direkonsiliasi sebelum menggunakan fungsi Tutup.

• Menutup modul adalah salah satu langkah persiapan sebelum melakukan proses tutup tahun (year-end closing) yang sebenarnya.

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan idealnya hanya diberikan kepada kepala akuntansi atau administrator sistem untuk mencegah penyalahgunaan.

• Selalu periksa kembali tahun yang Anda pilih di filter sebelum menekan tombol Tutup atau Buka.

Tutup Periode

Panduan Modul: Tutup Periode

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Penutupan > Tutup Periode

Tujuan Modul
Modul Tutup Periode adalah alat untuk melakukan proses tutup buku bulanan. Berbeda dengan "Tutup Modul" yang mengunci seluruh jenis transaksi, modul ini secara spesifik mengunci kemampuan untuk mem-posting transaksi ke dalam periode (bulan) yang telah ditutup. Ini adalah langkah kontrol akuntansi standar untuk memastikan bahwa setelah sebuah bulan ditutup dan dilaporkan, datanya tidak dapat diubah kembali.

1. Tampilan Utama (Halaman Tutup Periode)

Halaman ini memberikan instruksi, menampilkan status setiap bulan dalam satu tahun fiskal, dan menyediakan tombol aksi untuk melakukan proses tutup/buka periode.

Penjelasan Tampilan

• Daftar Periksa (Checklist): Bagian atas memberikan panduan langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum menutup periode, seperti:

  • Menjalankan Depresiasi Aset.

  • Melakukan Rekonsiliasi Bank.

  • Membuat Jurnal Penyesuaian (Adjustment).

• Filter Tahun: Dropdown untuk memilih tahun fiskal yang ingin dikelola.

• Daftar Periode (Bulan):

  • Menampilkan semua bulan dalam setahun.

  • Setiap bulan memiliki status yang jelas: (Closed) untuk periode yang sudah ditutup atau (Open) untuk periode yang masih bisa menerima entri transaksi.

• Tombol Aksi:

  • Buka Periode: Tombol untuk membuka kembali bulan yang dipilih, memungkinkan adanya entri atau koreksi.

  • Tutup Periode: Tombol untuk mengunci bulan yang dipilih.

2. Langkah-langkah Menutup Periode Bulanan

1. Selesaikan Checklist: Pastikan semua tugas akuntansi bulanan (seperti yang tertera di daftar periksa) telah selesai.

2. Pilih Tahun: Pilih tahun yang sesuai dari dropdown Year.

3. Pilih Bulan: Pilih bulan paling awal yang masih berstatus (Open) yang ingin Anda tutup. Proses penutupan harus dilakukan secara berurutan (misalnya, Anda tidak bisa menutup bulan November jika Oktober masih terbuka).

4. Eksekusi Aksi: Klik tombol Tutup Periode. Sistem akan mengunci bulan tersebut dan statusnya akan berubah menjadi (Closed).

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Integritas Data Bulanan: Setelah sebuah bulan ditutup, sistem akan menolak setiap upaya untuk mem-posting transaksi dengan tanggal yang jatuh pada bulan tersebut. Ini memaksa semua transaksi dicatat pada periode yang benar dan menjaga keandalan laporan keuangan bulanan.

• Proses Berurutan: Proses tutup buku bersifat sekuensial. Untuk menutup bulan Oktober, bulan September harus sudah dalam status tertutup. Demikian pula, untuk membuka kembali bulan Juli, Anda harus membuka Oktober, September, dan Agustus terlebih dahulu.

• Langkah Menuju Tutup Tahun: Menutup semua 12 periode (Januari hingga Desember) adalah prasyarat sebelum perusahaan dapat melakukan proses tutup buku tahunan (Year-End Closing).

Tips & Catatan Penting

• Tutup periode adalah prosedur rutin yang harus dilakukan setiap akhir bulan oleh departemen akuntansi.

• Fungsi Buka Periode harus digunakan dengan sangat hati-hati dan dengan otorisasi yang jelas, karena membuka kembali periode yang sudah dilaporkan dapat memengaruhi laporan keuangan yang telah diterbitkan.

• Akses ke modul ini harus dibatasi hanya untuk staf akuntansi yang bertanggung jawab atas proses tutup buku.

Tutup Tahun dan Mulai Tahun Baru

Panduan Modul: Tutup Tahun dan Mulai Tahun Baru

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Penutupan > Tutup Tahun dan Mulai Tahun Baru

Tujuan Modul
Modul Tutup Tahun dan Mulai Tahun Baru adalah langkah final dan paling krusial dalam siklus akuntansi. Fungsinya adalah untuk secara formal menutup buku untuk tahun keuangan yang telah berakhir dan mempersiapkan sistem untuk tahun keuangan berikutnya. Proses ini secara otomatis akan:

1. Menolkan (zero-out) saldo semua akun pendapatan dan biaya (akun nominal/sementara).

2. Memindahkan laba atau rugi bersih tahun berjalan ke akun Laba Ditahan (Retained Earnings).

3. Membawa saldo akhir semua akun neraca (aset, kewajiban, dan ekuitas) menjadi saldo awal untuk tahun yang baru.

1. Tampilan Utama (Halaman Penutupan Tahunan)

Halaman ini adalah pusat kontrol untuk mengeksekusi proses tutup tahun. Halaman ini menyediakan daftar periksa terakhir dan tombol aksi utama.

Penjelasan Tampilan

• Daftar Periksa (Checklist): Memberikan pengingat tugas-tugas kritis yang harus diselesaikan sebelum menjalankan tutup tahun:

  • Depresiasi Aset

  • Rekonsiliasi Bank

  • Membuat Jurnal Penyesuaian

• Filter Tahun (Year): Dropdown untuk memilih tahun keuangan yang akan ditutup.

• Tombol Aksi:

  • Penutupan Tahunan: Kemungkinan sebuah sub-proses atau laporan terkait penutupan.

  • Tutup Tahun & Mulai Tahun Keuangan Baru: Tombol aksi utama yang akan menjalankan seluruh proses tutup buku tahunan.

2. Langkah-langkah Proses Tutup Tahun

1. Selesaikan Semua Tugas Akuntansi: Pastikan semua tugas di daftar periksa dan semua aktivitas akuntansi lain untuk tahun tersebut telah selesai dan diverifikasi. Ini termasuk memastikan semua 12 periode bulan telah ditutup melalui modul Tutup Periode.

2. Lakukan Backup Sistem: Sebelum melanjutkan, sangat disarankan untuk melakukan backup penuh (full backup) data perusahaan. Proses tutup tahun bersifat permanen dan sulit untuk dibatalkan.

3. Pilih Tahun yang Benar: Pilih tahun keuangan yang akan ditutup dari dropdown Year.

4. Eksekusi Proses: Klik tombol Tutup Tahun & Mulai Tahun Keuangan Baru. Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi sekali lagi karena ini adalah aksi yang sangat signifikan.

5. Konfirmasi: Setujui pesan konfirmasi untuk memulai proses. Sistem akan menjalankan jurnal penutup secara otomatis.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Setelah tombol ditekan, sistem akan membuat satu atau beberapa jurnal penutup (closing entries) secara otomatis. Jurnal ini akan mendebit semua akun pendapatan dan mengkredit semua akun biaya untuk menolkan saldonya, dengan selisihnya (laba/rugi bersih) dipindahkan ke akun Laba Ditahan yang telah ditentukan di modul Link Akun.

• Setelah proses selesai, tahun keuangan yang ditutup akan menjadi read-only secara permanen. Tidak ada transaksi yang dapat ditambahkan, diubah, atau dihapus pada tahun tersebut.

• Saldo akhir akun neraca (Aset, Kewajiban, Ekuitas) dari tahun yang ditutup akan secara otomatis menjadi saldo awal (opening balance) untuk tahun keuangan yang baru.

Tips & Catatan Penting

• Aksi Tidak Dapat Dibatalkan: Proses ini umumnya tidak dapat dibatalkan. Pastikan semua angka sudah final dan laporan keuangan telah disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan modul ini.

• Pentingnya Backup: Kegagalan melakukan backup sebelum proses ini bisa berakibat fatal jika terjadi kesalahan atau interupsi di tengah proses.

• Otorisasi Ketat: Ini adalah fungsi akuntansi paling kritis. Akses ke modul ini harus dibatasi secara ketat dan hanya boleh dieksekusi oleh Kepala Akuntansi atau Administrator Sistem dengan otorisasi dari manajemen puncak.

Link Akun Alias

Panduan Modul: Link Akun Alias

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Link Akun Alias

Tujuan Modul
Modul Link Akun Alias berfungsi sebagai master data untuk membuat pemetaan akuntansi yang sangat spesifik dan dapat digunakan kembali. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan sebuah "Alias" (nama perwakilan) yang mewakili kombinasi dari Akun (CoA), Regional, dan Cost Center. Alias ini kemudian dapat digunakan di berbagai modul transaksi untuk mempercepat entri data dan memastikan alokasi biaya atau pendapatan ke dimensi akuntansi yang tepat secara konsisten.

1. Tampilan Utama (Daftar Link Akun Alias)

Halaman utama menampilkan semua alias yang telah dibuat, memberikan gambaran lengkap tentang pemetaan yang tersedia.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian berdasarkan Nama permintaan.

• Tabel Alias:

  • Link Akun Alias: Nama unik yang mudah diingat untuk alias tersebut (contoh: ACCRUED EXPENSES FREIGHT EXPORT).

  • Link Akun: ID internal dari pemetaan ini.

  • No. Akun & Nama Akun: Akun CoA yang menjadi tujuan pemetaan.

  • Kode modul: Menunjukkan modul asal atau terkait.

  • Cost Center: Pusat biaya yang dibebankan untuk transaksi yang menggunakan alias ini.

  • Cost Grouping: Pengelompokan biaya untuk tujuan pelaporan.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat alias baru.

  • Ekspor ke MS Excel: Mengunduh daftar alias ke dalam format Excel.

2. Halaman Tambah Link Akun Alias

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan alias baru dengan mengkombinasikan berbagai dimensi akuntansi.

Penjelasan Tampilan

• Nama permintaan: Nama alias yang akan dibuat.

• Link Akun: Memilih akun CoA dari dropdown.

• Regional: Menentukan dimensi regional (jika ada).

• Cost Center: Memilih pusat biaya terkait dari dropdown.

• Alokasi Terhadap: Menentukan aturan alokasi lebih lanjut.

• Tombol Aksi: Simpan dan Batal.

3. Langkah-langkah Membuat Link Akun Alias

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Masukkan Nama permintaan yang deskriptif untuk alias tersebut.

3. Pilih Link Akun (akun CoA) yang akan menjadi dasar dari alias ini.

4. Pilih Regional dan Cost Center yang sesuai untuk mengalokasikan biaya/pendapatan.

5. Konfigurasi Alokasi Terhadap jika diperlukan.

6. Klik Simpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Alias yang dibuat di sini menyederhanakan proses entri jurnal yang kompleks. Alih-alih pengguna harus memilih Akun, Regional, dan Cost Center secara terpisah setiap kali, mereka cukup memilih satu alias.

• Contoh: Saat membuat Jurnal Umum untuk biaya listrik pabrik, pengguna tidak perlu lagi mengingat kombinasi akun, regional, dan cost center. Mereka cukup memilih alias COGM-01-ELECTRICITY. Sistem akan secara otomatis menjurnal transaksi tersebut ke Akun 51012021 (ELECTRICITY) dan membebankannya ke Cost Center MANUFACTURING BUSINESS DEVELOPMENT.

• Ini sangat mengurangi risiko kesalahan entri data dan memastikan biaya dialokasikan secara konsisten sesuai dengan kebijakan akuntansi manajemen.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan penamaan alias yang jelas dan terstruktur agar mudah dipahami oleh semua pengguna.

• Modul ini sangat powerful untuk perusahaan dengan struktur cost accounting yang kompleks atau yang menggunakan akuntansi berbasis aktivitas (activity-based costing).

• Pastikan kombinasi Akun dan Cost Center dalam setiap alias sudah benar sebelum disimpan, karena ini akan menjadi dasar dari banyak entri transaksi.

• Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh tim akuntansi biaya (cost control) atau manajer akuntansi.

Periode Akuntansi

Panduan Modul: Periode Akuntansi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akuntansi > Periode Akuntansi

Tujuan Modul
Modul Periode Akuntansi berfungsi sebagai master data dan kalender fiskal sistem. Modul ini menampilkan daftar semua periode akuntansi (biasanya bulanan) yang telah didefinisikan untuk setiap tahun keuangan. Ini adalah modul referensi yang mencatat rentang tanggal pasti untuk setiap periode, yang menjadi dasar bagi semua modul transaksional dan pelaporan untuk memastikan data dimasukkan dan dilaporkan dalam periode yang benar.

1. Tampilan Utama (Daftar Periode Akuntansi)

Halaman utama menampilkan riwayat semua periode akuntansi yang telah dibuat oleh sistem, biasanya saat proses "Tutup Tahun & Mulai Tahun Baru" dijalankan.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pengguna untuk menyaring daftar periode berdasarkan Tahun.

• Tabel Periode Akuntansi:

  • No: Nomor urut.

  • Tanggal Mulai: Tanggal pertama dalam periode akuntansi tersebut.

  • Sampai Tanggal: Tanggal terakhir dalam periode akuntansi tersebut.

  • Periode berjalan/aktif: Nama bulan dari periode tersebut.

  • Tahun: Tahun fiskal dari periode tersebut.

  • Tahap: Menampilkan status dari periode tersebut. "Tutup" menandakan bahwa periode ini telah dikunci melalui modul Tutup Periode.

2. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul Referensi: Modul ini pada dasarnya bersifat read-only atau hanya untuk informasi. Modul ini tidak digunakan untuk melakukan aksi, melainkan untuk melihat struktur periode yang telah dibuat oleh sistem.

• Dasar Kalender Fiskal: Definisi periode di sini (misalnya, Oktober adalah 1 Okt - 31 Okt) digunakan oleh seluruh sistem. Ketika Anda membuat faktur bertanggal 15 Oktober, sistem tahu untuk memasukkannya ke dalam laporan keuangan periode Oktober berdasarkan definisi di sini.

• Integrasi dengan Modul Penutupan: Status Tahap: Tutup yang terlihat di sini adalah hasil dari aksi yang dilakukan di modul Tutup Periode. Modul ini hanya menampilkan kembali status tersebut sebagai log atau riwayat.

3. Tips & Catatan Penting

• Periode akuntansi biasanya dibuat secara otomatis oleh sistem saat fungsi Tutup Tahun & Mulai Tahun Keuangan Baru dieksekusi. Jarang sekali periode ini perlu dibuat secara manual.

• Integritas dan konsistensi laporan keuangan sangat bergantung pada definisi periode yang benar di modul ini.

• Pengguna dapat menggunakan modul ini untuk dengan cepat memeriksa rentang tanggal yang tepat untuk setiap periode akuntansi yang ada di sistem.

Lembar Kerja Konsolidasi

Panduan Modul: Lembar Kerja Konsolidasi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Lembar Kerja Konsolidasi

Tujuan Modul
Modul Lembar Kerja Konsolidasi adalah alat kerja (worksheet) akuntansi tingkat lanjut yang digunakan untuk menggabungkan laporan keuangan dari beberapa perusahaan terpisah yang berada dalam satu grup menjadi satu laporan keuangan tunggal (konsolidasi). Modul ini memfasilitasi proses penjumlahan saldo akun dari setiap entitas serta menyediakan kolom khusus untuk membuat jurnal eliminasi, yang bertujuan untuk menghapus transaksi antarperusahaan (intercompany transactions).

1. Tampilan Utama (Lembar Kerja)

Halaman utama menampilkan format lembar kerja yang menyerupai neraca lajur, di mana semua akun dari bagan akun (Chart of Accounts) disajikan bersama dengan saldonya dari masing-masing perusahaan dan kolom untuk penyesuaian.

Penjelasan Tampilan

• Filter Konsolidasi:

  • Tipe: Dropdown untuk memilih jenis laporan atau periode yang akan dikonsolidasikan.

  • Perusahaan yang Aktif: Dropdown untuk memilih perusahaan-perusahaan anak (subsidiaries) yang datanya akan ditarik dan digabungkan.

• Tabel Lembar Kerja:

  • Akun: Menampilkan seluruh akun dari bagan akun.

  • [Nama Perusahaan]: Kolom dinamis yang menampilkan saldo dari setiap perusahaan yang dipilih untuk dikonsolidasi (contoh: PT. UNGGUL INDO MODERN SEMATERA).

  • Pengeluaran (Jurnal Eliminasi): Terdiri dari kolom Debet dan Kredit. Kolom ini adalah tempat pengguna menginput jurnal untuk mengeliminasi atau menghapus dampak dari transaksi antarperusahaan, seperti utang-piutang, pendapatan, atau beban antarperusahaan dalam satu grup.

  • Dikonsolidasi: Kolom hasil akhir yang menampilkan saldo setelah saldo dari masing-masing perusahaan dijumlahkan dan disesuaikan dengan jurnal eliminasi. Angka di kolom inilah yang akan menjadi dasar laporan keuangan konsolidasi.

2. Langkah-langkah Proses Konsolidasi

1. Pilih Perusahaan: Dari dropdown Perusahaan yang Aktif, pilih semua entitas yang akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan konsolidasi.

2. Tarik Data: Sistem akan secara otomatis menarik saldo dari setiap akun untuk perusahaan-perusahaan yang dipilih.

3. Input Jurnal Eliminasi: Ini adalah langkah manual yang paling krusial. Akuntan harus mengidentifikasi semua transaksi antarperusahaan dan menginput jurnal yang berlawanan di kolom Pengeluaran (Debet/Kredit) untuk menolkan dampaknya.

   • Contoh: Jika Perusahaan Induk memiliki Piutang Usaha sebesar Rp100 juta kepada Anak Perusahaan, dan Anak Perusahaan memiliki Utang Usaha sebesar Rp100 juta kepada Induk, maka jurnal eliminasi yang dimasukkan adalah: (Debet) Utang Usaha Rp100 juta dan (Kredit) Piutang Usaha Rp100 juta.

4. Verifikasi Hasil: Setelah semua jurnal eliminasi dimasukkan, periksa kolom Dikonsolidasi untuk memastikan semua saldo antarperusahaan sudah menjadi nol dan saldo gabungan lainnya sudah benar.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah inti dari proses pelaporan keuangan untuk grup perusahaan. Data dari kolom Dikonsolidasi menjadi sumber utama untuk menyusun Laporan Posisi Keuangan (Neraca) Konsolidasi dan Laporan Laba Rugi Konsolidasi.

• Proses ini biasanya dilakukan pada akhir setiap periode pelaporan (bulanan, kuartalan, atau tahunan) setelah buku masing-masing perusahaan ditutup.

Tips & Catatan Penting

• Pemahaman Akuntansi Konsolidasi: Penggunaan modul ini memerlukan pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip akuntansi konsolidasi, terutama mengenai cara mengidentifikasi dan membuat jurnal eliminasi.

• Akurasi adalah Kunci: Kesalahan dalam mengidentifikasi atau mengeliminasi transaksi antarperusahaan akan menghasilkan laporan keuangan konsolidasi yang tidak akurat.

• Akses Terbatas: Karena sifatnya yang kompleks dan dampaknya yang besar, akses ke modul ini harus dibatasi hanya untuk tim akuntansi korporat atau akuntan senior yang bertanggung jawab atas pelaporan grup.

Pasangan Template

Panduan Modul: Pasangan Template

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Pasangan Account > Pasangan Template

Tujuan Modul
Modul Pasangan Template berfungsi sebagai fasilitas untuk membuat dan mengelola Bagan Akun (Chart of Accounts - CoA) dalam format templat. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendesain struktur CoA yang standar dan dapat diterapkan ke beberapa entitas perusahaan atau digunakan sebagai dasar untuk memulai penyiapan pembukuan baru. Fitur ini sangat berguna untuk standardisasi dan efisiensi dalam lingkungan multi-perusahaan.

1. Tampilan Utama (Daftar Akun Template)

Halaman ini menampilkan struktur Bagan Akun (Chart of Accounts) yang sedang dibangun sebagai templat. Pengguna dapat melihat daftar akun, mengelompokkannya berdasarkan kategori, dan menambah akun baru.

Penjelasan Tampilan

• Filter Kategori: Dropdown untuk menampilkan akun berdasarkan kategorinya (misalnya, Aset, Kewajiban, Ekuitas).

• Tabel Akun: Menampilkan daftar akun dalam templat.

  • No. Akun/Nama Akun: Kode dan nama dari setiap akun.

  • Lihat Detil Pasangan: Kemungkinan untuk melihat detail lebih lanjut dari akun.

  • Posisi Standar: Saldo normal dari akun (Debet/Kredit).

  • Mata Uang: Mata uang default untuk akun tersebut.

  • Utama/Detil: Menunjukkan apakah akun tersebut adalah akun kontrol (header) atau akun posting (detail).

  • Saat ini, tabel menunjukkan "Tidak Ada Data", menandakan templat CoA belum dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk menambahkan akun baru ke dalam templat CoA.

2. Halaman Tambah Akun Template

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan setiap akun yang akan menjadi bagian dari templat Bagan Akun.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Akun:

  • No. Akun & Nama Akun: Kode dan nama unik untuk akun.

  • Akun Induk: Memungkinkan pembuatan struktur hierarkis dengan menautkan akun ini ke akun induk.

  • Posisi Standar: Menentukan saldo normal (Debet/Kredit).

  • Mata Uang & Saldo Awal: Pengaturan dasar untuk akun.

• Keterhubungan Perusahaan Dasar:

  • Kategori Akun: Mengelompokkan akun ke dalam kategori yang sesuai (Aset Lancar, Biaya Operasional, dll.).

  • Apakah Antar Perusahaan: Kotak centang untuk menandai akun ini sebagai akun yang digunakan untuk transaksi antarperusahaan, yang penting untuk proses konsolidasi.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan akun baru ke dalam templat.

  • Simpan dan Tambah Baru: Menyimpan akun saat ini dan langsung membuka form kosong baru untuk entri berikutnya.

  • Batal: Membatalkan penambahan akun.

3. Langkah-langkah Membuat Template CoA

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi semua detail yang diperlukan di halaman Tambah Akun Template, mulai dari No. Akun, Nama Akun, hingga memilih Kategori Akun.

3. Gunakan tombol Simpan dan Tambah Baru untuk mempercepat proses penambahan banyak akun secara berurutan.

4. Ulangi proses ini hingga seluruh struktur Bagan Akun yang diinginkan telah selesai dibangun dalam templat.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standardisasi CoA: Fungsi utama modul ini adalah untuk menciptakan sebuah Bagan Akun standar. Templat ini dapat diekspor dan diimpor ke dalam database perusahaan baru, memastikan semua entitas dalam grup menggunakan struktur pelaporan yang sama.

• Dasar Implementasi: Saat mengimplementasikan sistem untuk perusahaan baru, penggunaan templat ini dapat menghemat waktu setup secara drastis dibandingkan dengan membuat CoA dari nol.

• Konsistensi Pelaporan: Dengan CoA yang seragam di seluruh perusahaan, proses konsolidasi laporan keuangan menjadi jauh lebih sederhana dan akurat.

Tips & Catatan Penting

• Perancangan templat CoA adalah aktivitas akuntansi fundamental yang harus dilakukan dengan cermat, sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) dan kebutuhan pelaporan manajemen.

• Struktur penomoran akun harus logis dan menyediakan ruang untuk penambahan akun baru di masa depan.

• Fitur "Apakah Antar Perusahaan" sangat penting untuk diisi dengan benar agar proses eliminasi pada saat konsolidasi berjalan lancar.

Pasangan Akun

Panduan Modul: Pasangan Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Pasangan Akun

Tujuan Modul
Modul Pasangan Akun berfungsi sebagai alat untuk mendefinisikan hubungan atau pemetaan timbal balik (reciprocal mapping) antar akun, khususnya untuk akun-akun yang digunakan dalam transaksi antar perusahaan (intercompany) atau antar cabang. Dengan mendefinisikan "pasangan" ini, sistem dapat secara otomatis mengidentifikasi akun lawan (contra account) saat sebuah transaksi antar entitas terjadi, yang sangat penting untuk proses eliminasi saat konsolidasi.

1. Tampilan Utama (Daftar Pasangan Akun)

Halaman ini adalah antarmuka untuk melihat atau mendefinisikan hubungan pasangan antar akun.

Penjelasan Tampilan

• Filter:

  • Pasangan: Dropdown untuk memilih entitas perusahaan atau grup yang pemetaan pasangannya ingin dilihat.

  • Cabang: Dropdown untuk menyaring lebih lanjut berdasarkan cabang tertentu.

• Tabel Pasangan Akun:

  • Nama Akun: Akun sumber.

  • Mata Uang: Mata uang dari akun tersebut.

  • Utama: Kemungkinan menunjukkan apakah ini pemetaan utama.

  • Pasangan Account: Akun tujuan atau akun lawan yang menjadi pasangan dari akun sumber.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "Tidak Ada Data", yang berarti belum ada pasangan akun yang didefinisikan untuk entitas yang dipilih.

2. Langkah-langkah Mendefinisikan Pasangan Akun

Meskipun tidak ada tombol "Baru" yang terlihat jelas, alur kerjanya kemungkinan adalah sebagai berikut:

1. Pilih Entitas: Pilih grup Pasangan dan Cabang yang relevan dari dropdown.

2. Definisikan Hubungan: Pengguna kemungkinan akan mengklik pada sebuah baris atau tombol tersembunyi untuk memunculkan pop-up atau form di mana mereka dapat memilih Nama Akun (sumber) dan kemudian memilih Pasangan Account (tujuan) dari daftar akun yang tersedia.

3. Simpan Pemetaan: Setelah pasangan didefinisikan, perubahan tersebut disimpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Jurnal Eliminasi Otomatis: Fungsi utama dari pemetaan ini adalah untuk memfasilitasi proses eliminasi dalam laporan keuangan konsolidasi.

• Contoh: Bayangkan Perusahaan A (Induk) menjual barang ke Perusahaan B (Anak).

  • Di buku Perusahaan A, transaksi ini dicatat sebagai Piutang Antarperusahaan (Intercompany Receivable).

  • Di buku Perusahaan B, transaksi ini dicatat sebagai Utang Antarperusahaan (Intercompany Payable).

  • Di modul Pasangan Akun, pengguna akan mendefinisikan bahwa akun "Piutang Antarperusahaan" berpasangan dengan akun "Utang Antarperusahaan".

  • Ketika laporan konsolidasi dibuat, sistem dapat menggunakan pemetaan ini untuk secara otomatis mengusulkan atau membuat jurnal eliminasi yang menolkan kedua akun ini, karena dari sudut pandang grup, tidak ada utang-piutang yang sebenarnya terjadi.

• Ini menyederhanakan dan mengotomatisasi salah satu bagian paling rumit dari akuntansi konsolidasi.

4. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah fitur akuntansi tingkat lanjut yang spesifik untuk perusahaan yang memiliki banyak entitas (grup).

• Akurasi pemetaan di sini sangat krusial. Kesalahan dalam memasangkan akun akan menyebabkan laporan keuangan konsolidasi yang tidak valid.

• Pastikan hanya akun-akun resiprokal (yang saling mencerminkan satu sama lain di buku entitas yang berbeda) yang dipetakan di sini.

• Pengelolaan modul ini harus berada di tangan tim akuntansi korporat yang menangani pelaporan keuangan grup.

Pembagian Grup COA

Panduan Modul: Pembagian Grup COA

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Pembagian Grup COA

Tujuan Modul
Modul Pembagian Grup COA berfungsi sebagai halaman konfigurasi untuk menetapkan atau mengelola Bagan Akun (Chart of Accounts - CoA) mana yang akan digunakan oleh masing-masing entitas perusahaan dalam sistem. Dalam lingkungan multi-perusahaan, setiap entitas mungkin memerlukan struktur CoA yang sama atau sedikit berbeda. Modul ini memastikan bahwa setiap perusahaan terhubung dengan grup CoA yang benar.

1. Tampilan Utama (Daftar Perusahaan)

Halaman utama menampilkan daftar semua entitas perusahaan yang terdaftar di dalam sistem, yang siap untuk dikonfigurasi.

Penjelasan Tampilan

• Daftar Perusahaan: Menampilkan nama-nama perusahaan yang ada di dalam grup (contoh: PT. MEGA GLOBAL FOOD INDUSTRY, PT. UNGGUL INDO MODERN SEJAHTERA).

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Tombol untuk masuk ke mode edit atau ke halaman selanjutnya guna mengkonfigurasi pembagian grup CoA untuk perusahaan yang dipilih.

2. Langkah-langkah Mengatur Pembagian Grup COA

Berdasarkan antarmuka yang sederhana, alur kerjanya adalah sebagai berikut:

1. Pilih salah satu perusahaan dari daftar yang ditampilkan.

2. Klik tombol Ubah.

3. Sistem kemungkinan akan mengarahkan pengguna ke halaman baru (tidak ditampilkan) di mana pengguna dapat memilih "Grup COA" atau "Template COA" mana yang akan diterapkan untuk perusahaan yang dipilih tersebut.

4. Setelah pemilihan dibuat, simpan perubahan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Akuntansi Perusahaan: Pengaturan ini adalah salah satu langkah paling fundamental saat menyiapkan perusahaan baru di dalam sistem. Penetapan grup CoA akan menentukan seluruh struktur akun yang dapat digunakan oleh perusahaan tersebut untuk semua transaksinya.

• Standardisasi Pelaporan: Dengan memastikan semua (atau sebagian) perusahaan dalam grup menggunakan struktur CoA yang sama atau serupa dari sebuah grup, proses konsolidasi dan perbandingan kinerja antar perusahaan menjadi jauh lebih mudah dan akurat.

• Kontrol Data: Modul ini mengontrol akun apa saja yang valid untuk setiap perusahaan, mencegah pengguna di satu perusahaan menggunakan akun yang hanya relevan untuk perusahaan lain.

4. Tips & Catatan Penting

• Ini adalah fungsi setup awal yang sangat krusial. Kesalahan dalam menetapkan grup CoA dapat menyebabkan seluruh pencatatan akuntansi sebuah perusahaan menjadi tidak valid.

• Akses ke modul ini harus dibatasi secara sangat ketat dan hanya boleh dipegang oleh administrator sistem atau tim akuntansi korporat yang bertanggung jawab atas struktur keuangan grup.

• Perubahan pada modul ini setelah perusahaan sudah berjalan dengan transaksi harus dilakukan dengan perencanaan yang matang, karena dapat berdampak pada data historis dan laporan keuangan.

Kondisi

Panduan Modul: Kondisi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Kondisi

Tujuan Modul
Modul Kondisi berfungsi sebagai pusat pengaturan untuk menetapkan syarat dan ketentuan (terms and conditions) standar yang berlaku untuk seluruh transaksi penjualan (pelanggan) dan pembelian (pemasok). Pengaturan ini mencakup termin pembayaran default, batas kredit, dan aturan penerapan pajak, yang akan menjadi nilai awal saat membuat master data pelanggan atau pemasok baru.

1. Tampilan Utama (Halaman Kondisi)

Halaman ini adalah sebuah form tunggal yang dibagi menjadi dua bagian utama untuk mengelola persyaratan pelanggan dan pemasok secara terpisah.

Penjelasan Tampilan

Bagian 1: Persyaratan Untuk Semua Pelanggan

• Pembayaran Piutang Berdasarkan: Dropdown untuk menentukan basis perhitungan tanggal jatuh tempo (misalnya, 30 EOM - 30 hari setelah akhir bulan).

• Jumlah Hari Sampai Dengan Jatuh Tempo: Termin pembayaran standar dalam hari.

• Kode Pajak: Kode pajak default (misalnya, PPN) yang akan diterapkan pada transaksi penjualan.

• Batas Kredit: Plafon kredit standar yang diberikan kepada pelanggan baru.

• Gunakan Kode Pajak Pelanggan: Jika dicentang, sistem akan memprioritaskan kode pajak yang diatur secara spesifik di master data pelanggan, mengabaikan kode pajak default di sini.

Bagian 2: Persyaratan Untuk Semua Pemasok

• Pengaturannya identik dengan bagian pelanggan, namun berlaku untuk transaksi pembelian.

• Pembayaran Piutang Berdasarkan: Menentukan termin pembayaran default kepada pemasok.

• Kode Pajak: Kode pajak default untuk transaksi pembelian.

• Gunakan Kode Pajak Pemasok: Jika dicentang, sistem akan menggunakan kode pajak yang diatur spesifik di master data pemasok.

Tombol Aksi

• Simpan: Menyimpan semua perubahan yang dibuat pada halaman ini.

2. Langkah-langkah Mengatur Kondisi

1. Pada bagian Pelanggan, pilih termin pembayaran default, isikan jumlah hari jatuh tempo, dan tentukan batas kredit standar.

2. Pilih Kode Pajak default untuk penjualan.

3. Ulangi langkah 1 dan 2 untuk bagian Pemasok.

4. Centang opsi "Gunakan Kode Pajak..." jika Anda ingin sistem lebih fleksibel dan memprioritaskan pengaturan yang ada di masing-masing master data pelanggan/pemasok.

5. Klik Simpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Nilai Default untuk Master Data: Pengaturan di modul ini berfungsi sebagai nilai awal (default value). Saat pengguna membuat data pelanggan atau pemasok baru, kolom termin, batas kredit, dan pajak akan secara otomatis terisi dengan nilai dari modul Kondisi ini.

• Efisiensi Entri Data: Ini sangat mempercepat proses pembuatan master data baru karena pengguna tidak perlu mengisi semua informasi dari awal setiap saat.

• Fleksibilitas: Meskipun ada nilai default, pengguna tetap dapat mengubahnya secara individual di setiap master data pelanggan atau pemasok jika ada kesepakatan khusus yang berbeda dari standar perusahaan.

4. Tips & Catatan Penting

• Tinjau dan sesuaikan pengaturan ini secara berkala agar selalu sejalan dengan kebijakan kredit dan keuangan perusahaan yang terbaru.

• Pengaturan ini membantu menstandardisasi hubungan bisnis dengan pelanggan dan pemasok, namun tetap memberikan fleksibilitas untuk kasus-kasus khusus.

• Modul ini umumnya diatur sekali saat implementasi awal dan hanya diubah jika ada perubahan kebijakan fundamental. Aksesnya harus dibatasi untuk manajer keuangan atau akuntansi.

Pengaturan Angkutan

Panduan Modul: Pengaturan Angkutan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Angkutan

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Angkutan berfungsi sebagai master data untuk mendaftarkan dan mengelola semua personel yang terlibat dalam proses pengiriman, baik sebagai pengemudi internal maupun sebagai kontak dari perusahaan angkutan eksternal (vendor). Tujuan utamanya adalah untuk membuat direktori personel logistik yang terpusat, lengkap dengan informasi kontak dan identitas mereka, untuk mempermudah proses penugasan dan komunikasi.

1. Tampilan Utama (Daftar Angkutan)

Halaman utama menampilkan daftar semua personel angkutan (pengemudi/kontak) yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Angkutan dan Tipe Angkutan (Semua, Internal, External).

• Tabel Daftar Angkutan:

  • Nomor Kode Angkutan: Nomor identifikasi unik untuk setiap personel.

  • Nama Angkutan: Nama lengkap dari personel.

  • Tipe: Menunjukkan status personel, yaitu Internal (karyawan/pengemudi perusahaan) atau External (pengemudi atau perwakilan dari vendor angkutan).

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk mendaftarkan personel baru.

  • Hapus: Menghapus data personel yang dipilih.

  • Tambahkan OFIDAS dan Lihat instalasi Parcel: Fungsi spesifik yang kemungkinan terkait dengan integrasi sistem lain.

2. Halaman Tambah Angkutan

Formulir ini digunakan untuk memasukkan data detail dari setiap personel angkutan baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Kode Angkutan: Kode unik untuk personel (misalnya, NIK untuk internal).

• Tipe Angkutan: Pilihan antara Internal atau External.

• Nama Angkutan: Nama lengkap personel.

• Tempat Lahir dan Tanggal Lahir: Data demografis personel.

• Alamat: Alamat domisili atau kontak.

• Nomor Telepon dan Nomor Telepon: Nomor kontak yang dapat dihubungi.

• Nomor ID: Nomor identitas resmi (misalnya, nomor KTP atau SIM).

3. Langkah-langkah Menambahkan Personel Angkutan

1. Siapkan data lengkap personel yang akan didaftarkan, termasuk nomor identitas dan kontak.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Angkutan dan pilih Tipe Angkutan.

4. Lengkapi semua informasi pribadi seperti Nama, Alamat, dan Nomor ID.

5. Klik Simpan atau Simpan dan tambah lagi untuk input data berikutnya.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penugasan Pengemudi: Data dari modul ini digunakan secara langsung dalam modul Pengaturan Kendaraan. Saat mendaftarkan atau mengedit kendaraan, daftar personel yang tersedia di sini akan muncul di dropdown "Pengemudi".

• Dokumen Pengiriman: Nama personel angkutan yang dipilih akan secara otomatis tercetak pada dokumen-dokumen pengiriman seperti Surat Jalan, memberikan kejelasan siapa yang bertanggung jawab atas barang selama transportasi.

• Komunikasi Operasional: Daftar ini berfungsi sebagai buku telepon terpusat bagi tim logistik. Jika ada masalah di jalan atau perlu konfirmasi status pengiriman, tim dapat dengan cepat menemukan nomor kontak personel yang relevan.

• Manajemen Vendor: Dengan memisahkan antara personel Internal dan External, perusahaan dapat dengan mudah mengelola daftar kontak dari berbagai vendor angkutan yang bekerja sama dengannya.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini pada dasarnya adalah master data untuk "sumber daya manusia" di bidang logistik. Pastikan data yang dimasukkan, terutama Nomor Telepon dan Nomor ID, akurat dan selalu diperbarui.

• Disarankan untuk membuat kebijakan penamaan Kode Angkutan yang standar, misalnya menggunakan Nomor Induk Karyawan (NIK) untuk personel internal.

• Pengelolaan data ini sebaiknya menjadi tanggung jawab departemen SDM (untuk data internal) dan departemen Logistik/Pengadaan (untuk data eksternal/vendor).

Laporan Konsolidasi Dokumen

Panduan Modul: Laporan Konsolidasi Dokumen

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Laporan Konsolidasi Dokumen

Tujuan Modul
Modul Laporan Konsolidasi Dokumen berfungsi sebagai alat pelaporan yang dapat menggabungkan dan menampilkan daftar transaksi dokumen dari beberapa perusahaan dalam satu grup. Berbeda dengan konsolidasi keuangan, modul ini fokus pada penggabungan daftar dokumen (seperti Faktur Penjualan, Order Pembelian, dll.) untuk tujuan peninjauan, audit, dan kontrol lintas perusahaan dalam periode tertentu.

1. Tampilan Utama (Halaman Filter Laporan)

Halaman utama adalah sebuah antarmuka filter di mana pengguna dapat menentukan kriteria untuk laporan yang ingin dihasilkan.

Penjelasan Tampilan

• Filter Laporan:

  • Tipe Dokumen: Dropdown untuk memilih jenis dokumen spesifik yang ingin ditampilkan (misalnya, Faktur Pembelian, Retur Penjualan).

  • Perusahaan: Dropdown untuk memilih satu, beberapa, atau semua perusahaan yang datanya akan digabungkan dalam laporan.

  • Mulai Tanggal: Tanggal awal dari rentang periode laporan.

  • Hingga Tanggal: Tanggal akhir dari rentang periode laporan.

• Tombol Aksi:

  • Cari: Tombol untuk mengeksekusi dan menghasilkan laporan berdasarkan filter yang telah dipilih.

• Tabel Hasil: Area di bagian bawah yang akan menampilkan daftar dokumen setelah pencarian dilakukan. Jika tidak ada data yang cocok, area ini akan menampilkan pesan seperti "...Tidak Ada Data...".

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

1. Akses modul Laporan Konsolidasi Dokumen.

2. Pilih Tipe Dokumen yang relevan dari dropdown.

3. Pilih Perusahaan yang ingin Anda sertakan dalam laporan.

4. Tentukan rentang tanggal dengan mengisi Mulai Tanggal dan Hingga Tanggal.

5. Klik tombol Cari.

6. Sistem akan menampilkan daftar gabungan dari semua dokumen yang sesuai dengan kriteria Anda dari semua perusahaan yang dipilih.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Alat Audit dan Kontrol: Modul ini tidak digunakan untuk transaksi, melainkan murni untuk pelaporan. Ini memberikan pandangan helikopter kepada manajemen atau tim audit mengenai volume dan daftar transaksi tertentu di seluruh grup perusahaan.

• Rekonsiliasi Antarperusahaan: Dapat digunakan sebagai langkah awal untuk mengidentifikasi transaksi antarperusahaan dengan menampilkan semua dokumen terkait (misalnya, semua faktur penjualan dan pembelian) dalam satu layar untuk kemudian dianalisis lebih lanjut.

• Visibilitas Terpusat: Memudahkan kantor pusat untuk memantau aktivitas operasional di anak-anak perusahaan tanpa harus login ke setiap database perusahaan secara terpisah.

4. Tips & Catatan Penting

• Pastikan Anda memilih filter, terutama Tipe Dokumen dan Perusahaan, dengan benar untuk mendapatkan laporan yang relevan.

• Gunakan rentang tanggal yang spesifik untuk mempercepat waktu pembuatan laporan, terutama jika volume transaksi sangat besar.

• Laporan ini sangat berguna untuk tim audit internal dan eksternal dalam melakukan sampling atau verifikasi transaksi di tingkat grup.

• Akses ke modul ini biasanya diberikan kepada pengguna di tingkat korporat atau manajemen yang memiliki wewenang untuk melihat data dari beberapa perusahaan.

Pengubah Mata Uang

Panduan Modul: Pengubah Mata Uang

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Pengubah Mata Uang

Tujuan Modul
Modul Pengubah Mata Uang digunakan untuk mengelola dan merekam riwayat kurs atau nilai tukar mata uang yang digunakan untuk tujuan akuntansi internal perusahaan (Kurs Akuntansi). Berbeda dengan "Konversi Pajak" yang menggunakan kurs pajak dari pemerintah, modul ini menggunakan kurs yang relevan untuk pelaporan keuangan internal (misalnya, kurs tengah Bank Indonesia). Kurs ini sangat penting untuk menilai kembali (revaluation) saldo dalam mata uang asing pada akhir periode dan menghitung laba atau rugi selisih kurs.

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Pengubah Mata Uang)

Halaman ini menampilkan riwayat dari setiap batch kurs akuntansi yang pernah diinput ke dalam sistem, diurutkan berdasarkan periode berlakunya.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian riwayat batch kurs berdasarkan ID Grup.

• Tabel Riwayat Kurs:

  • ID Grup Pengubah Mata Uang: ID unik untuk setiap batch kurs yang diinput.

  • Tanggal Dimulai: Tanggal efektif dimulainya kurs tersebut.

  • Tanggal Berakhir: Tanggal akhir masa berlaku kurs.

  • Perubahan Terakhir: Stempel waktu yang mencatat kapan data kurs ini terakhir kali diubah.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka halaman dan menginput batch kurs akuntansi untuk periode baru.

2. Halaman Baru Pengubah Mata Uang

Halaman ini adalah formulir untuk menginput tabel kurs akuntansi yang akan berlaku untuk periode tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Periode Berlaku:

  • Awal Periode & Akhir Periode: Menentukan rentang tanggal di mana kurs yang diinput akan aktif dan digunakan oleh sistem.

• Tabel Kurs:

  • Mata Uang 1: Kode mata uang asing (misal: AUD, USD, EUR).

  • Mata Uang 2: Mata uang fungsional/lokal (IDR).

  • Nilai 1->2: Nilai tukar dari 1 unit mata uang asing ke dalam mata uang lokal.

  • Nilai 2->1: Nilai tukar dari mata uang lokal ke mata uang asing (biasanya dihitung otomatis).

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan batch kurs yang baru diinput.

  • Batal: Membatalkan proses input.

3. Langkah-langkah Menambah Kurs Akuntansi Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Tentukan Awal Periode dan Akhir Periode berlakunya kurs tersebut (misalnya, harian atau bulanan).

3. Di dalam tabel, isi kolom Nilai 1->2 untuk setiap mata uang asing sesuai dengan kurs akuntansi yang berlaku (misalnya, kurs tengah BI pada tanggal tersebut).

4. Setelah semua nilai kurs terisi, klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Revaluasi Selisih Kurs: Ini adalah fungsi utama. Pada akhir setiap periode akuntansi (biasanya akhir bulan), tim akuntansi akan menjalankan proses revaluasi. Sistem akan menggunakan kurs dari modul ini (yang berlaku pada tanggal revaluasi) untuk menilai kembali semua saldo akun dalam mata uang asing (seperti kas di bank USD, piutang EUR, atau utang JPY).

• Jurnal Otomatis: Selisih antara nilai tercatat lama dan nilai baru setelah revaluasi akan secara otomatis dijurnal oleh sistem sebagai Laba atau Rugi Selisih Kurs, menggunakan akun yang telah dipetakan di modul Link Akun.

• Penilaian Transaksi: Kurs ini juga dapat digunakan sebagai kurs default saat mencatat transaksi harian dalam mata uang asing.

5. Tips & Catatan Penting

• Bedakan dengan Kurs Pajak: Sangat penting untuk memahami bahwa kurs di modul ini adalah untuk akuntansi/pelaporan internal dan berbeda dengan kurs di modul Konversi Pajak yang digunakan untuk pelaporan pajak.

• Sumber yang Konsisten: Gunakan sumber kurs yang konsisten dan sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan, seperti kurs tengah Bank Indonesia.

• Pembaruan Rutin: Kurs harus diperbarui secara rutin (harian atau setidaknya pada akhir setiap bulan) untuk memastikan proses revaluasi dan laporan keuangan akurat.

• Akses ke modul ini biasanya dikelola oleh departemen akuntansi atau treasury.

Pengaturan Verifikasi

Panduan Modul: Pengaturan Verifikasi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Pengaturan Verifikasi

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Verifikasi berfungsi sebagai panel kontrol untuk menentukan jenis-jenis transaksi mana yang harus melalui proses verifikasi tambahan sebelum dapat diposting atau diproses lebih lanjut. Dengan mengaktifkan verifikasi untuk transaksi tertentu, perusahaan dapat menambahkan lapisan kontrol internal untuk memastikan akurasi dan validitas entri yang bersifat krusial atau berisiko tinggi.

1. Tampilan Utama (Halaman Pengaturan Verifikasi)

Halaman utama terdiri dari dua kotak daftar yang memungkinkan pengguna untuk memilih dan menetapkan transaksi yang memerlukan verifikasi.

Penjelasan Tampilan

• Kotak Kiri (Transaksi yang Memerlukan Verifikasi): Menampilkan daftar semua jenis transaksi yang saat ini telah diatur untuk melalui proses verifikasi.

• Kotak Kanan (Daftar Tipe Transaksi Tersedia): Menampilkan semua jenis transaksi lain di sistem yang saat ini tidak memerlukan verifikasi.

• Tombol Pemindah:

  • >>: Tombol untuk memindahkan transaksi yang dipilih dari kotak kanan ke kotak kiri, sehingga mengaktifkan kewajiban verifikasi untuk jenis transaksi tersebut.

  • <<: Tombol untuk memindahkan transaksi yang dipilih dari kotak kiri ke kotak kanan, sehingga menonaktifkan kewajiban verifikasi.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi yang telah diubah.

2. Langkah-langkah Mengatur Verifikasi

1. Identifikasi Transaksi: Tentukan jenis transaksi mana yang dianggap krusial dan memerlukan verifikasi (misalnya, Cashbook Requisition, Job Order).

2. Pilih dari Daftar Tersedia: Di kotak kanan, pilih satu atau lebih jenis transaksi yang ingin Anda aktifkan verifikasinya.

3. Aktifkan Verifikasi: Klik tombol >> untuk memindahkan transaksi yang dipilih ke kotak kiri.

4. Nonaktifkan Verifikasi (jika perlu): Jika Anda ingin menghapus kewajiban verifikasi, pilih jenis transaksi dari kotak kiri dan klik tombol << untuk mengembalikannya ke kotak kanan.

5. Simpan Konfigurasi: Setelah selesai mengatur, klik tombol Simpan untuk menerapkan perubahan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Mekanisme Kontrol: Ketika seorang pengguna mencoba membuat atau memposting sebuah transaksi yang tipenya terdaftar di kotak kiri, sistem tidak akan langsung memprosesnya. Sebaliknya, transaksi tersebut akan masuk ke dalam status "Menunggu Verifikasi".

• Proses Verifikasi: Transaksi yang menunggu verifikasi kemudian harus ditinjau dan disetujui oleh pengguna lain yang memiliki wewenang verifikasi (misalnya, seorang supervisor atau manajer akuntansi). Setelah diverifikasi, barulah transaksi tersebut dapat diposting ke buku besar.

• Pencegahan Kesalahan: Alur kerja ini sangat efektif untuk mencegah kesalahan entri, kecurangan, atau transaksi yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum berdampak pada laporan keuangan.

4. Tips & Catatan Penting

• Gunakan fitur ini secara bijak. Mengaktifkan verifikasi untuk terlalu banyak jenis transaksi dapat memperlambat proses kerja dan menciptakan hambatan operasional (bottleneck). Fokuslah pada transaksi yang bernilai tinggi atau berisiko tinggi.

• Pastikan alur kerja verifikasi dan peran pengguna yang berwenang untuk melakukan verifikasi telah didefinisikan dengan jelas di dalam perusahaan.

• Pengaturan ini merupakan komponen kunci dari kerangka kontrol internal perusahaan. Akses ke modul ini harus sangat dibatasi, idealnya hanya untuk manajer akuntansi, controller, atau auditor internal.

Persetujuan Verifikasi

Panduan Modul: Persetujuan Verifikasi

Pengaturan > Pengaturan Akunting > Persetujuan Verifikasi

Tujuan Modul
Modul Persetujuan Verifikasi adalah matriks untuk menunjuk siapa yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan (verifikasi) untuk setiap jenis transaksi yang telah ditandai memerlukan verifikasi di modul Pengaturan Verifikasi. Modul ini secara spesifik mendefinisikan alur kerja persetujuan dan rantai komando (chain of command) untuk menjaga kontrol internal.

1. Tampilan Utama (Matriks Penunjukan Penyetuju)

Halaman utama menampilkan daftar lengkap semua jenis transaksi di sistem, dengan kolom untuk menunjuk hingga dua tingkat penyetuju (approver).​

Penjelasan Tampilan

• Pengaturan Global:

  • Penyetuju 1 & Penyetuju 2: Field di bagian atas untuk menetapkan penyetuju default secara global.

  • Terapkan Semua: Tombol untuk menerapkan penyetuju default yang telah dipilih ke semua jenis transaksi di bawahnya secara massal.

• Matriks Persetujuan Transaksi:

  • Kolom Jenis Transaksi: Menampilkan semua jenis transaksi yang ada di sistem (contoh: General Journal, AP Credit Note, Void Sales Invoices).

  • Kolom Penyetuju 1 & Penyetuju 2: Untuk setiap jenis transaksi, terdapat kolom terpisah untuk menunjuk penyetuju tingkat pertama dan tingkat kedua. Pengguna dapat diketik langsung atau dipilih melalui tombol Pilih.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Tombol di bagian paling bawah untuk menyimpan semua konfigurasi penunjukan penyetuju yang telah dibuat.

2. Langkah-langkah Mengatur Penyetuju Verifikasi

1. Atur Penyetuju Spesifik (Direkomendasikan): Untuk setiap baris jenis transaksi, klik tombol Pilih di kolom "Penyetuju 1" untuk menetapkan verifikator tingkat pertama (misalnya, MANAGER ACCOUNTING untuk General Journal). Ulangi untuk "Penyetuju 2" jika diperlukan alur persetujuan dua tingkat.

2. Atur Penyetuju Global (Opsi Cepat): Jika banyak transaksi memiliki penyetuju yang sama, isi nama penyetuju di field Penyetuju 1 di bagian atas, lalu klik Terapkan Semua. Ini akan mengisi nama penyetuju tersebut ke semua baris di bawahnya. Lakukan hal yang sama untuk Penyetuju 2 jika perlu.

3. Simpan Konfigurasi: Setelah semua penunjukan selesai, klik tombol Simpan di bagian bawah halaman untuk menerapkan seluruh pengaturan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini bekerja secara langsung dengan modul Pengaturan Verifikasi.

• Ketika sebuah transaksi (yang tipenya telah diaktifkan di "Pengaturan Verifikasi") dibuat, sistem akan memeriksa modul ini untuk mengetahui kepada siapa permintaan verifikasi harus dikirim.

• Transaksi tersebut akan masuk ke dalam antrian "Menunggu Verifikasi" di dasbor atau daftar tugas dari pengguna yang ditunjuk sebagai Penyetuju 1 (misalnya, Manajer Akunting).

• Setelah Penyetuju 1 memberikan persetujuan, permintaan akan diteruskan ke Penyetuju 2 (jika ada).

• Hanya setelah semua tingkat penyetuju memberikan verifikasi, barulah transaksi tersebut dapat diposting secara final ke buku besar.

4. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah implementasi dari prinsip pemisahan tugas (segregation of duties), sebuah pilar fundamental dalam kontrol internal akuntansi.

• Pastikan pengguna yang ditunjuk sebagai penyetuju memiliki tingkat otorisasi dan pemahaman yang sesuai untuk memverifikasi jenis transaksi yang menjadi tanggung jawabnya.

• Tinjau kembali matriks ini secara berkala, terutama ketika ada perubahan personel atau restrukturisasi dalam tim akuntansi dan keuangan.

• Akses untuk mengubah pengaturan di modul ini harus sangat terbatas dan hanya diberikan kepada administrator sistem atau controller keuangan.

Aturan Pembayaran

Panduan Modul: Aturan Pembayaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Aturan Pembayaran

Tujuan Modul
Modul Aturan Pembayaran berfungsi sebagai pusat data induk (master data) untuk membuat dan mengelola semua jenis termin pembayaran (payment terms) yang digunakan oleh perusahaan. Aturan-aturan ini (seperti "30 Hari", "60 Hari", atau "100% LC at Sight") mendefinisikan jangka waktu kredit yang diberikan kepada pelanggan atau diterima dari pemasok, dan menjadi dasar untuk perhitungan tanggal jatuh tempo secara otomatis di seluruh sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Aturan Pembayaran)

Halaman utama menampilkan semua termin pembayaran yang telah didefinisikan di dalam sistem, memberikan gambaran lengkap tentang opsi yang tersedia.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian aturan tertentu berdasarkan Kode Aturan Pembayaran atau Deskripsi.

• Tabel Aturan Pembayaran:

  • Kode Aturan Pembayaran: Kode numerik unik untuk setiap aturan.

  • Deskripsi Aturan Pembayaran: Penjelasan yang mudah dibaca mengenai termin tersebut (contoh: 30 Days, 60 Days).

  • Tahap: Jumlah hari atau durasi dari termin pembayaran.

  • Type: Jenis perhitungan (misalnya, daily untuk perhitungan harian).

  • CurrentlyUsed: Menunjukkan apakah aturan tersebut sedang aktif digunakan dalam data master atau transaksi.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat aturan pembayaran baru.

  • Hapus: Menghapus aturan pembayaran yang dipilih (jika tidak sedang digunakan).

2. Halaman Baru (Tambah Aturan Pembayaran)

Formulir sederhana ini digunakan untuk mendefinisikan detail dari sebuah termin pembayaran baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Aturan Pembayaran: Kolom untuk memasukkan kode unik.

• Deskripsi Aturan Pembayaran: Area untuk menuliskan nama atau deskripsi yang jelas untuk termin tersebut.

• Tahap: Kolom untuk memasukkan jumlah durasi (misalnya, 30) dan memilih satuannya (misalnya, Hari, Bulan).

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan aturan baru dan Batal untuk membatalkan.

3. Langkah-langkah Membuat Aturan Pembayaran Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Masukkan Kode Aturan Pembayaran yang unik.

3. Tuliskan Deskripsi yang jelas (misalnya, "Net 90 Days" atau "Cash on Delivery").

4. Tentukan durasi dengan mengisi angka pada kolom Tahap dan memilih satuannya.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standardisasi Termin: Aturan yang dibuat di sini akan muncul sebagai pilihan dropdown saat pengguna membuat atau mengubah data master Pelanggan dan Pemasok.

• Otomatisasi Jatuh Tempo: Ketika sebuah aturan pembayaran dipilih untuk seorang pelanggan (misalnya, "Net 30 Days"), setiap kali faktur penjualan dibuat untuk pelanggan tersebut, sistem akan secara otomatis menghitung tanggal jatuh temponya dengan menambahkan 30 hari dari tanggal faktur.

• Manajemen Arus Kas: Dengan tanggal jatuh tempo yang dihitung secara akurat dan konsisten, modul ini menjadi dasar yang sangat penting untuk laporan umur piutang (AR aging) dan umur utang (AP aging), yang merupakan alat vital untuk manajemen arus kas.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan deskripsi yang jelas dan standar industri (seperti "Net 30", "EOM" - End of Month) agar mudah dipahami oleh semua pengguna.

• Meskipun sudah ada aturan default di modul Kondisi, modul Aturan Pembayaran ini menyediakan daftar lengkap yang bisa dipilih untuk memberikan fleksibilitas pada setiap pelanggan atau pemasok.

• Menghapus aturan yang berstatus CurrentlyUsed: YES kemungkinan besar tidak akan diizinkan oleh sistem untuk menjaga integritas data historis.

• Pengelolaan modul ini merupakan bagian dari pengaturan dasar keuangan dan biasanya dilakukan oleh tim akuntansi atau credit control.

Biaya Tambahan

Panduan Modul: Biaya Tambahan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Biaya Tambahan

Tujuan Modul
Modul Biaya Tambahan digunakan untuk mendefinisikan master data berbagai jenis biaya tambahan (extra costs) yang mungkin timbul dalam transaksi pembelian atau penjualan, seperti biaya pengiriman, biaya transportasi, asuransi, atau biaya penanganan. Yang terpenting, modul ini juga berfungsi untuk memetakan setiap jenis biaya tambahan tersebut ke akun-akun akuntansi yang relevan untuk setiap mata uang, memastikan pencatatan yang akurat dan otomatis.

1. Tampilan Utama (Daftar Biaya Tambahan)

Halaman utama menampilkan daftar semua jenis biaya tambahan yang telah dibuat di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Biaya Tambahan:

  • Kode Biaya Extra: Kode unik untuk setiap jenis biaya (contoh: EC001).

  • Nama Biaya Extra: Deskripsi dari biaya tersebut (contoh: Biaya Pengiriman).

  • Penjelasan Biaya Extra: Penjelasan lebih detail jika diperlukan.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka form dan membuat jenis biaya tambahan yang baru.

2. Halaman Tipe Biaya Tambahan Baru

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan biaya tambahan baru dan, yang paling penting, memetakan biaya tersebut ke akun spesifik untuk setiap mata uang.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Biaya Extra: Kode unik untuk biaya baru.

  • Nama Biaya Extra: Nama dari biaya tersebut.

  • Penjelasan Biaya Extra: Deskripsi lebih lanjut.

• Pemetaan Akun per Mata Uang:

  • Bagian ini menampilkan daftar semua mata uang yang aktif di sistem (AUD, CNY, EUR, USD, dll.).

  • Di sebelah setiap mata uang, terdapat dropdown yang memungkinkan pengguna untuk memilih akun spesifik dari Bagan Akun (Chart of Accounts - CoA).

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan definisi biaya tambahan dan pemetaan akunnya.

  • Batal: Membatalkan proses pembuatan.

3. Langkah-langkah Membuat Biaya Tambahan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi Kode Biaya Extra dan Nama Biaya Extra.

3. Untuk setiap Mata Uang, pilih akun CoA yang sesuai ke mana biaya ini harus dicatat. Misalnya, Biaya Pengiriman dalam transaksi USD mungkin akan dicatat ke akun "Beban Pengiriman - USD", sedangkan dalam transaksi IDR akan dicatat ke akun "Beban Pengiriman - IDR".

4. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Otomatisasi Jurnal: Ketika biaya tambahan (misalnya, Biaya Pengiriman) ditambahkan ke dalam sebuah transaksi (seperti Faktur Pembelian atau Faktur Penjualan), sistem akan secara otomatis melihat modul ini.

• Berdasarkan mata uang transaksi, sistem akan mengambil akun yang telah dipetakan dan membuat jurnal akuntansi yang sesuai. Contohnya, jika "Biaya Pengiriman" sebesar $50 ditambahkan ke Faktur Penjualan USD, sistem akan otomatis menjurnal $50 tersebut ke akun yang telah ditentukan untuk USD di modul ini.

• Ini memastikan bahwa semua biaya tambahan dicatat dengan benar ke akun beban atau pendapatan yang sesuai, dan menghilangkan kebutuhan entri jurnal manual yang rentan kesalahan.

5. Tips & Catatan Penting

• Pemetaan akun per mata uang sangat penting untuk perusahaan yang sering bertransaksi dalam berbagai mata uang, karena memungkinkan pelacakan biaya yang lebih akurat per mata uang.

• Pastikan akun yang dipetakan sesuai dengan sifat biayanya. Biaya pengiriman pada transaksi penjualan mungkin merupakan "Pendapatan Pengiriman", sementara pada transaksi pembelian merupakan "Beban Angkut Pembelian" atau bagian dari harga pokok persediaan.

• Pengelolaan modul ini harus dilakukan oleh tim akuntansi untuk memastikan semua biaya terpetakan ke akun yang benar sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan.

Rasio Keuangan

Panduan Modul: Rasio Keuangan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Rasio Keuangan

Tujuan Modul
Modul Rasio Keuangan berfungsi sebagai alat pemetaan (mapping tool) fundamental yang menghubungkan komponen-komponen kunci dalam formula rasio keuangan (seperti "Aset Lancar", "Laba Bersih") dengan akun-akun spesifik di dalam Bagan Akun (Chart of Accounts - CoA). Dengan mendefinisikan pemetaan ini, sistem dapat secara otomatis menghitung berbagai rasio keuangan penting, yang digunakan untuk analisis kinerja perusahaan.

1. Tampilan Utama (Halaman Pemetaan Rasio Keuangan)

Halaman utama adalah sebuah form di mana pengguna dapat secara visual memetakan setiap komponen rasio ke beberapa akun CoA sekaligus.

Penjelasan Tampilan

• Kolom Komponen Rasio: Kolom di sebelah kiri yang menampilkan daftar istilah atau komponen dasar yang dibutuhkan untuk perhitungan rasio (contoh: Aktiva Lancar, Hutang Lancar, Sales, Net_Profit).

• Kolom Pemetaan Akun: Kotak pilihan ganda (multi-select box) di sebelah setiap komponen. Di sini, pengguna dapat memilih satu atau lebih akun dari Bagan Akun yang secara kolektif membentuk nilai dari komponen tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Perbaharui: Tombol untuk menyimpan semua konfigurasi pemetaan yang telah dibuat di halaman ini.

2. Langkah-langkah Mengatur Pemetaan Rasio

1. Identifikasi Komponen: Pilih satu komponen rasio yang ingin Anda definisikan, misalnya Aktiva Lancar.

2. Pilih Akun Terkait: Klik pada kotak pilihan ganda di sebelah kanan komponen tersebut. Dari daftar akun yang muncul, pilih semua akun yang termasuk dalam kategori Aktiva Lancar (misalnya, semua akun Kas dan Bank, Piutang Usaha, Persediaan, dll.).

3. Ulangi untuk Semua Komponen: Lakukan proses yang sama untuk semua komponen lain yang tercantum di halaman tersebut (Hutang Lancar, Total_Aktiva, Sales, dll.).

4. Simpan Perubahan: Setelah semua komponen telah dipetakan dengan benar ke akun-akun yang sesuai, klik tombol Perbaharui di bagian bawah untuk menyimpan seluruh konfigurasi.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Perhitungan Otomatis: Pemetaan yang diatur di modul ini adalah fondasi bagi modul pelaporan keuangan atau dasbor analitik.

• Contoh Alur Kerja: Ketika seorang manajer menjalankan laporan "Rasio Lancar" (Current Ratio), sistem akan melakukan hal berikut di latar belakang:

  1. Mencari formula Rasio Lancar, yaitu Aktiva Lancar / Hutang Lancar.

  2. Melihat ke modul Rasio Keuangan ini untuk menemukan semua akun yang telah Anda petakan ke komponen "Aktiva Lancar".

  3. Menjumlahkan saldo dari semua akun tersebut untuk mendapatkan total nilai Aktiva Lancar.

  4. Melakukan hal yang sama untuk "Hutang Lancar".

  5. Menghitung hasil akhir rasio dengan membagi total Aktiva Lancar dengan total Hutang Lancar.

• Ini mengotomatiskan analisis keuangan dan memastikan bahwa perhitungan rasio selalu konsisten dan didasarkan pada definisi yang telah disetujui.

4. Tips & Catatan Penting

• Akurasi adalah Kunci: Keakuratan semua rasio keuangan yang dihasilkan oleh sistem sepenuhnya bergantung pada kebenaran pemetaan di modul ini. Kesalahan kecil, seperti lupa memasukkan satu akun kas, akan menyebabkan semua rasio terkait menjadi tidak valid.

• Dikelola oleh Ahli: Pengaturan ini harus dilakukan oleh seorang Financial Controller atau Akuntan Senior yang memiliki pemahaman mendalam tentang struktur CoA perusahaan dan definisi setiap komponen laporan keuangan.

• Tinjauan Berkala: Pemetaan ini harus ditinjau kembali secara berkala, terutama ketika ada penambahan akun baru ke dalam Bagan Akun, untuk memastikan akun baru tersebut dimasukkan ke dalam komponen yang benar.

Autorisasi Link Akun

Panduan Modul: Autorisasi Link Akun

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Akunting > Autorisasi Link Akun

Tujuan Modul
Modul Autorisasi Link Akun adalah fitur keamanan dan kontrol akses yang sangat penting. Fungsinya adalah untuk memberikan atau membatasi wewenang pengguna (pegawai) tertentu untuk mengakses atau menggunakan fungsionalitas yang terkait dengan kategori Link Akun yang spesifik. Ini memungkinkan penerapan prinsip pemisahan tugas (separation of duties) dan memastikan hanya personel yang berhak yang dapat melakukan transaksi pada area-area akuntansi yang sensitif.

1. Tampilan Utama (Halaman Autorisasi)

Halaman utama adalah sebuah antarmuka untuk mengelola hak akses pengguna terhadap kategori Link Akun tertentu di dalam perusahaan yang dipilih.

Penjelasan Tampilan

• Filter:

  • Link Akun: Dropdown untuk memilih kategori fungsional akuntansi yang akan diatur hak aksesnya (contoh: Inventory, Sales, Asset Management).

  • Perusahaan: Dropdown untuk memilih perusahaan di mana aturan otorisasi ini akan diterapkan.

• Kotak Pengelolaan Akses:

  • Pegawai yang tidak berwenang: Kotak di sebelah kiri yang menampilkan daftar semua pengguna yang saat ini tidak memiliki akses ke kategori Link Akun yang dipilih.

  • Pegawai yang berwenang: Kotak di sebelah kanan yang menampilkan daftar pengguna yang saat ini telah diberikan akses.

• Tombol Pemindah:

  • >>: Memindahkan pengguna yang dipilih dari daftar "tidak berwenang" ke daftar "berwenang", sehingga memberikan mereka hak akses.

  • <<: Memindahkan pengguna yang dipilih dari daftar "berwenang" ke daftar "tidak berwenang", sehingga mencabut hak akses mereka.

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Menyimpan semua perubahan konfigurasi otorisasi yang telah dibuat.

2. Langkah-langkah Mengatur Otorisasi

1. Pilih Area Fungsional: Pilih kategori Link Akun dari dropdown (misalnya, Inventory).

2. Pilih Perusahaan: Tentukan Perusahaan di mana aturan ini akan berlaku.

3. Berikan Akses: Di kotak kiri ("Pegawai yang tidak berwenang"), pilih satu atau beberapa nama pegawai yang ingin Anda berikan akses. Klik tombol >>. Nama mereka akan pindah ke kotak kanan.

4. Cabut Akses: Jika ingin mencabut hak akses, pilih nama pegawai dari kotak kanan ("Pegawai yang berwenang") dan klik tombol <<.

5. Simpan Perubahan: Setelah selesai, klik tombol Ubah di bagian bawah untuk menyimpan konfigurasi.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penerapan Kontrol Akses: Pengaturan di modul ini secara langsung membatasi apa yang bisa dilihat dan dilakukan oleh pengguna di modul lain.

• Contoh: Jika Anda mengatur otorisasi untuk Link Akun: Inventory dan hanya memberikan wewenang kepada "Khusni Amalia". Maka, hanya Khusni Amalia yang dapat melakukan transaksi yang menyentuh akun-akun yang terhubung dengan inventaris (seperti membuat Jurnal Penyesuaian Stok, melihat Laporan Nilai Persediaan, dll.). Pengguna lain tidak akan bisa mengakses fungsi tersebut atau akan mendapatkan pesan error.

• Pemisahan Tugas: Ini adalah alat yang efektif untuk menerapkan pemisahan tugas. Misalnya, Anda bisa mengatur bahwa hanya staf Gudang yang boleh mengakses Link Akun Inventory, sementara hanya staf Akuntansi yang boleh mengakses Link Akun Revaluation.

4. Tips & Catatan Penting

• Prinsip Least Privilege: Terapkan prinsip "hak akses seperlunya". Berikan wewenang kepada pengguna hanya untuk area yang benar-benar mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

• Review Berkala: Lakukan peninjauan otorisasi ini secara berkala (misalnya, setiap kuartal atau setiap ada perubahan peran karyawan) untuk memastikan hak akses tetap relevan dan aman.

• Keamanan Kritis: Modul ini adalah salah satu pilar keamanan data keuangan dalam sistem. Akses untuk mengubah pengaturan di modul Autorisasi Link Akun ini sendiri harus sangat dibatasi, idealnya hanya untuk Administrator Sistem.

Versi Anggaran

Panduan Modul: Versi Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Versi Anggaran

Tujuan Modul
Modul Versi Anggaran berfungsi sebagai pusat data induk (master data) untuk membuat dan mengelola berbagai versi dari set anggaran perusahaan. Fitur ini memungkinkan adanya kontrol versi (version control) terhadap anggaran, yang sangat penting untuk perencanaan, analisis skenario, dan pelaporan. Perusahaan dapat memiliki beberapa versi seperti "Anggaran Awal 2025", "Revisi Anggaran Q1", atau "Forecast Tengah Tahun".

1. Tampilan Utama (Daftar Versi Anggaran)

Halaman utama menampilkan daftar semua versi anggaran yang telah dibuat. Dari sini, pengguna dapat melihat versi apa saja yang tersedia di sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian versi tertentu berdasarkan Kode Versi Anggaran.

• Tabel Versi Anggaran:

  • No: Nomor urut.

  • Kode Versi Anggaran: Kode unik untuk setiap versi.

  • Nama Versi Anggaran: Nama deskriptif dari versi anggaran tersebut.

  • idx_period: Menunjukkan periode atau tahun fiskal yang terkait dengan versi anggaran ini.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", yang berarti belum ada versi anggaran yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka form dan membuat versi anggaran baru.

2. Halaman Tambah Versi Anggaran

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah versi anggaran yang baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Versi Anggaran: Field untuk memasukkan kode unik.

• Nama Versi Anggaran: Field untuk memberikan nama yang jelas (contoh: "Anggaran Operasional 2025 - V1").

• idx_period: Dropdown untuk memilih tahun fiskal di mana versi anggaran ini berlaku.

• Akan di-follow up?: Kotak centang yang kemungkinan berfungsi untuk menandai apakah versi ini aktif dan akan digunakan untuk perbandingan dengan realisasi (analisis varians).

• Tombol Aksi: Simpan, Reset, dan Batal.

3. Langkah-langkah Membuat Versi Anggaran Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Masukkan Kode Versi Anggaran yang unik dan Nama Versi Anggaran yang deskriptif.

3. Pilih Tahun (idx_period) yang sesuai.

4. Centang kotak "Akan di-follow up?" jika versi ini adalah versi yang akan aktif dipantau.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kontainer Anggaran: Versi yang dibuat di sini berfungsi sebagai "wadah" atau "label" untuk sekumpulan angka anggaran. Angka-angka detail anggaran (misalnya, anggaran penjualan, anggaran biaya per departemen) akan diinput di modul lain dengan mengacu pada versi yang telah dibuat di sini.

• Analisis Varians: Saat menjalankan laporan perbandingan anggaran dan realisasi (budget vs. actual), pengguna akan diminta untuk memilih Versi Anggaran mana yang ingin digunakan sebagai pembanding.

• Fleksibilitas Perencanaan: Ini memungkinkan manajemen untuk membandingkan kinerja aktual tidak hanya dengan anggaran awal, tetapi juga dengan versi-versi forecast terbaru, memberikan analisis yang lebih dinamis.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan konvensi penamaan yang jelas untuk setiap versi (contoh: BUDGET25-ORIGINAL, FC25-Q1, BUDGET25-FINAL) agar mudah diidentifikasi saat pelaporan.

• Memastikan setiap versi terhubung dengan periode (idx_period) yang benar adalah kunci untuk pelaporan yang akurat.

• Modul ini adalah langkah pertama dan paling fundamental dalam siklus penganggaran. Tanpa adanya versi, angka-angka anggaran tidak dapat diinput ke dalam sistem.

Matrix Anggaran

Panduan Modul: Matrix Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Matrix Anggaran

Tujuan Modul
Modul Matrix Anggaran berfungsi untuk mendefinisikan struktur atau kerangka dasar dari sebuah set anggaran. Modul ini menentukan dimensi utama yang akan digunakan untuk mengalokasikan dan memantau anggaran: apakah berdasarkan Akun (Chart of Accounts - COA), Pusat Biaya/Laba (Cost Center/Profit Center - CCPC), atau Proyek. Pengaturan ini adalah langkah fundamental sebelum angka-angka anggaran dapat diinput.

1. Tampilan Utama (Daftar Matrix Anggaran)

Halaman utama menampilkan daftar semua struktur/matrix anggaran yang telah didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian matrix tertentu berdasarkan Kode Matrix Anggaran.

• Tabel Matrix Anggaran:

  • Kode Matrix Anggaran: Kode unik untuk setiap matrix.

  • Matrix Anggaran: Nama deskriptif dari struktur anggaran tersebut.

  • Matrix-on: Menunjukkan dimensi yang dipilih (COA, CCPC, atau Project).

  • Aktif?: Menunjukkan apakah matrix tersebut aktif dan bisa digunakan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", yang berarti belum ada matrix anggaran yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka form dan membuat matrix anggaran baru.

2. Halaman Tambah Matrix Anggaran

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah struktur anggaran baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Matrix Anggaran & Matrix Anggaran: Field untuk kode unik dan nama deskriptif (contoh: "Anggaran per Departemen").

• Matrix: Pilihan radio button yang menjadi inti dari modul ini. Pengguna harus memilih salah satu:

  • COA: Anggaran akan diinput dan dipantau per masing-masing akun di Bagan Akun (misalnya, anggaran untuk akun "Beban Gaji", "Beban Iklan", dll.).

  • CCPC: Anggaran akan diinput dan dipantau per masing-masing pusat biaya/laba (misalnya, anggaran untuk "Departemen Marketing", "Departemen Produksi").

  • Project: Anggaran akan diinput dan dipantau per masing-masing proyek (misalnya, anggaran untuk "Proyek Pembangunan Gudang Baru").

• Keterangan: Field untuk catatan atau penjelasan tambahan.

• Aktif: Kotak centang untuk mengaktifkan atau menonaktifkan matrix ini.

• Tombol Aksi: Simpan, Reset, dan Batal.

3. Langkah-langkah Membuat Matrix Anggaran Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi Kode Matrix Anggaran dan Matrix Anggaran (nama).

3. Pilih dimensi Matrix yang diinginkan: COA, CCPC, atau Project. Ini adalah pilihan yang paling krusial.

4. Pastikan kotak Aktif dicentang.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Menentukan Struktur Input: Matrix yang dibuat di sini menentukan bagaimana layar input anggaran akan terlihat di modul selanjutnya. Jika Anda membuat matrix "Anggaran per Departemen" dengan dimensi CCPC, maka saat Anda menginput anggaran untuk versi dan matrix ini, sistem akan menampilkan daftar semua departemen (CCPC) untuk Anda isi angkanya.

• Dasar Pengendalian Anggaran: Pilihan dimensi ini akan menjadi dasar dari semua laporan pengendalian anggaran. Manajemen dapat memantau realisasi biaya dibandingkan dengan anggarannya per akun, per departemen, atau per proyek, tergantung pada matrix yang digunakan.

• Prasyarat: Membuat setidaknya satu Matrix Anggaran adalah langkah wajib sebelum perusahaan dapat mulai menginput detail angka anggaran ke dalam sistem.

5. Tips & Catatan Penting

• Pikirkan dengan matang bagaimana perusahaan Anda ingin mengelola dan mengontrol anggarannya sebelum membuat matrix. Apakah kontrol berbasis akun sudah cukup, atau apakah Anda memerlukan kontrol yang lebih detail per departemen atau proyek?

• Penamaan matrix harus jelas dan mencerminkan dimensinya (misalnya, "Anggaran Beban per Akun", "Anggaran Departemental", "Anggaran Proyek XYZ").

• Modul ini adalah langkah konseptual yang mendefinisikan "apa" yang akan dianggarkan, sebelum modul lain digunakan untuk mendefinisikan "berapa banyak" anggarannya.

Periode Anggaran

Panduan Modul: Periode Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Periode Anggaran

Tujuan Modul
Modul Periode Anggaran digunakan untuk mendefinisikan dan mengelola kalender atau jadwal spesifik dari sebuah set anggaran. Setelah sebuah "Versi" dan "Matrix" anggaran dibuat, modul ini memungkinkan pengguna untuk memecah anggaran tahunan tersebut ke dalam periode-periode yang lebih kecil (misalnya, Bulanan, Kuartalan) dan menetapkan rentang tanggal yang pasti untuk setiap periode tersebut.

1. Tampilan Utama (Daftar Periode Anggaran)

Halaman utama menampilkan daftar semua jadwal periode anggaran yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian berdasarkan Kode Periode Anggaran.

• Tabel Periode Anggaran:

  • Kode Periode Anggaran: Kode unik untuk setiap jadwal periode.

  • Nama Periode: Nama deskriptif (misalnya, "Anggaran Bulanan 2025").

  • versi: Versi anggaran yang terkait dengan periode ini.

  • Bagian: Kemungkinan merujuk pada Matrix Anggaran (dimensi) yang digunakan.

  • Tanggal Mulai & Tanggal Selesai: Rentang waktu keseluruhan dari jadwal periode ini.

  • Aktif?: Status keaktifan periode.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", menandakan belum ada periode anggaran yang didefinisikan.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Tombol untuk membuka form dan membuat jadwal periode anggaran yang baru.

2. Halaman Tambah Periode Anggaran

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan detail dari sebuah jadwal periode anggaran.

Penjelasan Tampilan

• Kode Periode Anggaran & Nama Periode: Kode unik dan nama deskriptif untuk jadwal periode.

• Keterangan: Catatan tambahan.

• Tipe Anggaran: Dropdown untuk memilih Versi Anggaran yang akan dijadwalkan.

• Jenis Anggaran: Dropdown untuk memilih Matrix Anggaran (struktur/dimensi) yang akan digunakan.

• Periode: Menentukan rentang tanggal keseluruhan untuk jadwal anggaran ini (misalnya, 1 Januari 2025 - 31 Desember 2025).

• Aktif: Kotak centang untuk mengaktifkan jadwal periode ini.

• Tombol Aksi: Simpan, Reset, dan Batal.

3. Langkah-langkah Membuat Periode Anggaran

1. Pastikan Anda telah membuat setidaknya satu Versi Anggaran dan satu Matrix Anggaran.

2. Dari halaman utama modul Periode Anggaran, klik Baru.

3. Isi Kode Periode Anggaran dan Nama Periode.

4. Pilih Tipe Anggaran (versi) dan Jenis Anggaran (matrix) dari dropdown.

5. Tentukan rentang Periode keseluruhan.

6. Centang Aktif dan klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Menghubungkan Versi dan Struktur: Modul ini secara efektif menghubungkan "apa" yang akan dianggarkan (dari Matrix Anggaran) dengan "kapan" dan "versi mana" dari anggaran tersebut (dari Versi Anggaran).

• Membuka Input Anggaran: Setelah sebuah Periode Anggaran dibuat, sistem akan secara otomatis membuat "slot" atau baris input untuk setiap periode kecil di dalamnya (misalnya, 12 slot untuk 12 bulan). Ini akan terlihat di modul input anggaran (kemungkinan bernama "Anggaran" atau "Input Anggaran"), di mana pengguna akhirnya dapat memasukkan angka-angka rupiah untuk setiap akun/departemen/proyek per bulannya.

• Dasar Pelaporan Temporal: Definisi periode ini menjadi dasar untuk semua laporan analisis varians berbasis waktu. Sistem akan tahu untuk membandingkan realisasi bulan Maret dengan angka anggaran yang diinput untuk periode Maret.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah jembatan antara perencanaan konseptual (membuat versi dan matrix) dan eksekusi (menginput angka anggaran).

• Penamaan periode harus jelas, menggabungkan informasi versi dan matrix jika memungkinkan (contoh: "Anggaran Bulanan 2025 per Departemen").

• Ini adalah langkah terakhir dalam rangkaian pengaturan sebelum tim dapat mulai memasukkan nilai anggaran ke dalam sistem.

Modul Anggaran

Panduan Modul: Modul Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Modul Anggaran

Tujuan Modul
Modul Modul Anggaran berfungsi sebagai "pintu masuk" atau menu utama untuk mengakses dan mulai bekerja pada set anggaran yang telah didefinisikan sebelumnya. Setelah sebuah versi, matrix, dan periode anggaran diatur, modul ini akan menampilkan daftar set anggaran yang aktif dan siap untuk diisi atau ditinjau. Pengguna akan memilih set anggaran dari daftar ini untuk masuk ke layar entri data.

1. Tampilan Utama (Daftar Anggaran Aktif)

Halaman utama menampilkan daftar semua kombinasi periode anggaran yang aktif dan siap untuk proses entri data.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian berdasarkan Kode Periode Anggaran.

• Hanya Anggaran Aktifitas: Judul ini mengindikasikan bahwa daftar yang ditampilkan kemungkinan hanya untuk anggaran yang telah ditandai sebagai aktif.

• Tabel Anggaran Aktif:

  • Kode Periode Anggaran: Kode unik dari jadwal periode anggaran.

  • Nama Periode: Nama deskriptif dari jadwal periode tersebut.

  • versi: Menampilkan Versi Anggaran yang digunakan (misalnya, Anggaran 2025 - Final).

  • Tipe: Kemungkinan merujuk pada dimensi Matrix yang digunakan (COA, CCPC, atau Project).

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", yang berarti belum ada periode anggaran yang dipilih atau diaktifkan untuk entri data.

2. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Gateway ke Entri Data: Modul ini adalah langkah terakhir dalam alur kerja. Setelah semua pengaturan selesai (Versi, Matrix, Periode), daftar anggaran yang siap diisi akan muncul di sini.

• Proses Entri Anggaran:

  1. Pengguna (misalnya, manajer departemen) mengakses modul ini.

  2. Mereka akan melihat daftar anggaran yang relevan untuk mereka (misalnya, "Anggaran Departemen Marketing 2025").

  3. Dengan mengklik salah satu baris di tabel, pengguna akan diarahkan ke layar entri data yang sebenarnya. Layar tersebut akan menampilkan daftar akun atau departemen (sesuai matrix yang dipilih) dengan kolom untuk setiap bulan, di mana mereka dapat mulai memasukkan angka-angka anggaran.

3. Tips & Catatan Penting

• Jika Anda tidak melihat set anggaran yang Anda harapkan di sini, kemungkinan besar ada masalah pada salah satu dari tiga modul pengaturan sebelumnya:

  • Pastikan Versi Anggaran telah dibuat.

  • Pastikan Matrix Anggaran telah didefinisikan.

  • Pastikan Periode Anggaran telah dibuat dengan menghubungkan Versi dan Matrix yang benar, dan pastikan statusnya "Aktif".

• Akses ke modul ini biasanya diberikan kepada semua pengguna yang terlibat dalam proses penyusunan anggaran, seperti manajer departemen, kepala proyek, dan tim keuangan.

Pengaturan Global Anggaran

Panduan Modul: Pengaturan Global Anggaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Anggaran > Pengaturan Global Anggaran

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Global Anggaran berfungsi sebagai saklar utama (master switch) untuk mengaktifkan mekanisme kontrol anggaran di seluruh sistem. Secara spesifik, modul ini menentukan pada tahap mana anggaran akan "dikonsumsi" atau "dicadangkan" (committed). Dengan mengaktifkan opsi di sini, sistem akan melakukan pengecekan ketersediaan dana anggaran secara proaktif pada saat dokumen komitmen dibuat, bukan hanya saat realisasi biaya terjadi.

1. Tampilan Utama (Halaman Pengaturan Global)

Halaman utama adalah sebuah form konfigurasi sederhana yang mengontrol perilaku modul anggaran secara keseluruhan.

Penjelasan Tampilan

• Tipe Anggaran: Commit: Label ini menunjukkan bahwa pengaturan di sini berkaitan dengan Commitment Accounting. Artinya, anggaran dianggap terpakai pada saat komitmen dibuat (misalnya, saat Purchase Order diterbitkan), bukan saat faktur diterima atau dibayar.

• Alokasi Anggaran: Bagian ini berisi daftar jenis dokumen yang dapat memicu pengecekan dan pengalokasian anggaran.

  • Order Pembelian: Jika dicentang, setiap kali pengguna membuat Purchase Order (PO), sistem akan memeriksa apakah ada cukup sisa anggaran untuk nilai PO tersebut.

  • Permintaan Buku Kas: Jika dicentang, setiap permintaan kas (misalnya, untuk kas kecil) akan diperiksa terhadap anggaran yang tersedia.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi.

  • Batal: Membatalkan perubahan.

2. Langkah-langkah Mengaktifkan Kontrol Anggaran

1. Akses modul Pengaturan Global Anggaran.

2. Centang kotak di sebelah jenis dokumen yang ingin Anda tempatkan di bawah kontrol anggaran (misalnya, Order Pembelian).

3. Klik tombol Simpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kontrol Proaktif: Ini adalah fungsi inti dari modul ini. Setelah Order Pembelian diaktifkan, alur kerja akan berubah:

  1. Seorang pengguna membuat Purchase Order baru.

  2. Sebelum PO dapat disimpan atau disetujui, sistem akan secara otomatis memeriksa: "Berapa nilai total PO ini?" dan "Berapa sisa anggaran untuk akun/departemen/proyek yang sesuai?"

  3. Jika Anggaran Cukup: Sistem akan mengizinkan PO untuk diproses dan "mencadangkan" jumlah tersebut dari total anggaran yang tersedia.

  4. Jika Anggaran Tidak Cukup: Sistem akan memblokir transaksi atau, tergantung pada konfigurasi lain, mengirimkan notifikasi kepada manajer untuk persetujuan khusus (override).

• Mencegah Overspending: Dengan mengaktifkan kontrol pada tahap komitmen (PO), perusahaan dapat mencegah terjadinya pengeluaran berlebih secara real-time, bukan hanya mengetahuinya di akhir bulan saat laporan realisasi vs. anggaran dijalankan.

4. Tips & Catatan Penting

• Saklar Utama: Modul ini adalah saklar "ON/OFF" utama untuk keseluruhan sistem pengendalian anggaran. Jangan aktifkan fitur ini jika perusahaan belum memiliki anggaran yang lengkap dan disetujui di dalam sistem.

• Prasyarat: Sebelum mengaktifkan modul ini, pastikan semua modul pengaturan anggaran lainnya (Versi, Matrix, Periode, dan entri data anggaran) telah selesai dikonfigurasi.

• Dampak Operasional: Mengaktifkan kontrol ini akan berdampak langsung pada proses pengadaan. Pastikan semua pengguna terkait (misalnya, departemen pembelian) memahami bahwa setiap permintaan mereka sekarang akan tunduk pada ketersediaan anggaran.

• Akses Sangat Terbatas: Mengingat dampaknya yang fundamental, akses ke modul ini harus dibatasi secara sangat ketat hanya untuk Financial Controller atau Administrator Sistem.

Level Organisasi

Panduan Modul: Level Organisasi

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Level Organisasi

Tujuan Modul
Modul Level Organisasi berfungsi sebagai pusat master data untuk membuat, melihat, dan mengelola hierarki struktur organisasi perusahaan. Di sinilah unit-unit organisasi seperti perusahaan, divisi, departemen, hingga seksi didefinisikan dan disusun dalam format pohon (tree structure) untuk mencerminkan rantai komando dan hubungan pelaporan.

1. Tampilan Utama (Struktur Pohon Organisasi)

Halaman utama menampilkan keseluruhan struktur organisasi perusahaan dalam bentuk pohon hierarkis yang dapat diperluas dan diciutkan.

Penjelasan Tampilan

• Struktur Pohon:

  • Tingkat Teratas: Merupakan entitas perusahaan induk (contoh: PT. UNGGUL INDO MODERN SEJAHTERA).

  • Tingkat di Bawahnya: Menampilkan unit-unit organisasi yang berada di bawah entitas di atasnya, seperti divisi atau departemen (contoh: MANAGING DIRECTOR, PRODUCTION PLANNING, ACCOUNTING).

• Tombol Aksi per Level:

  • Ikon Tambah: (Biasanya ikon + atau serupa) untuk membuat unit organisasi baru di bawah level yang dipilih.

  • Ikon Edit: (Biasanya ikon pensil) untuk membuka halaman detail dan mengubah informasi dari unit organisasi yang dipilih.

  • Ikon Hapus: (Biasanya ikon x) untuk menghapus unit organisasi (jika tidak memiliki turunan atau tidak digunakan).

2. Halaman Detail Organisasi

Halaman ini adalah form untuk mengedit detail dari sebuah unit organisasi yang ada atau membuat yang baru.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Organisasi & Nama Organisasi: Kode unik dan nama dari unit organisasi (misalnya, departemen atau divisi).

  • Level Organisasi: Dropdown untuk menempatkan unit ini di bawah unit induknya, membangun hubungan hierarkis.

  • Status: Kotak centang "Aktif" untuk menunjukkan apakah unit organisasi ini masih berlaku.

• Tombol Aksi Form:

  • Tambah Anak: Tombol pintas untuk membuat unit organisasi baru yang posisinya langsung berada di bawah unit yang sedang dibuka ini.

  • Ubah, Reset, Batal, Hapus: Tombol standar untuk manajemen data.

• Arsip (Riwayat Perubahan):

  • Tabel di bagian bawah yang berfungsi sebagai log audit. Tabel ini mencatat semua perubahan yang pernah terjadi pada unit organisasi ini, termasuk perubahan nama, level induk, dan tanggal perubahan.

3. Langkah-langkah Membangun Struktur Organisasi

1. Mulai dari Tampilan Utama, klik ikon tambah di sebelah entitas teratas untuk membuat divisi baru.

2. Anda akan diarahkan ke halaman Detail Organisasi. Isi Kode Organisasi, Nama Organisasi, dan pastikan Level Organisasi induk sudah benar.

3. Klik Simpan (atau Ubah).

4. Untuk membuat departemen di bawah divisi yang baru saja Anda buat, kembali ke Tampilan Utama, cari divisi tersebut, lalu klik ikon tambah di sebelahnya. Ulangi proses ini hingga seluruh struktur organisasi terbentuk.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar untuk CCPC: Struktur organisasi yang dibuat di sini adalah fondasi untuk pembuatan Cost Center dan Profit Center (CCPC). Setiap departemen atau divisi yang didefinisikan di sini dapat ditetapkan sebagai CCPC untuk tujuan akuntansi biaya dan pemantauan anggaran.

• Alur Persetujuan (Approval Workflow): Hierarki yang didefinisikan di sini sering kali digunakan untuk membangun alur kerja persetujuan otomatis. Misalnya, permintaan pembelian dari seorang staf akan secara otomatis diarahkan ke kepala departemennya untuk persetujuan, berdasarkan struktur yang ada di modul ini.

• Pelaporan Manajemen: Struktur ini memungkinkan pembuatan laporan keuangan atau operasional yang dapat digulir ke atas (roll-up) per departemen, per divisi, hingga ke tingkat perusahaan.

5. Tips & Catatan Penting

• Struktur organisasi adalah tulang punggung dari banyak proses kontrol dan pelaporan dalam sistem ERP. Rancang struktur ini dengan cermat agar sesuai dengan struktur operasional dan pelaporan perusahaan yang sebenarnya.

• Gunakan skema penomoran (Kode Organisasi) yang logis untuk memudahkan identifikasi dan menyisakan ruang untuk pertumbuhan di masa depan.

• Pengelolaan modul ini harus dilakukan oleh departemen SDM (Human Resources) atau tim administrasi yang bertanggung jawab atas struktur organisasi, berkoordinasi dengan tim keuangan.

Informasi Perusahaan

Panduan Modul: Informasi Perusahaan

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Informasi Perusahaan

Tujuan Modul
Modul Informasi Perusahaan berfungsi sebagai dasbor pusat atau "ruang kontrol" untuk setiap entitas perusahaan yang terdaftar dalam sistem. Modul ini menampilkan ringkasan parameter-parameter keuangan dan akuntansi yang paling krusial, serta memberikan gambaran real-time mengenai status penutupan (terkunci atau terbuka) dari semua sub-modul transaksional. Ini adalah halaman referensi utama bagi administrator dan manajer keuangan untuk memantau kesehatan dan status konfigurasi akuntansi sebuah perusahaan.

1. Tampilan Utama (Dasbor Informasi Perusahaan)

Halaman ini menyajikan informasi ringkas dan status dari perusahaan yang dipilih.

Penjelasan Tampilan

• Struktur Organisasi:

  • Panel di sebelah kiri yang menampilkan struktur pohon organisasi. Pengguna dapat memilih salah satu perusahaan (contoh: PT. MEGA GLOBAL FOOD INDUSTRY) untuk melihat detailnya di panel utama.

• Informasi Form Perusahaan:

  • Bagian ini menampilkan parameter-parameter akuntansi fundamental untuk perusahaan yang dipilih:

    • Mata Uang Dasar: Mata uang fungsional yang digunakan perusahaan untuk pembukuan (contoh: IDR).

    • Periode Keuangan Berjalan: Tahun fiskal yang sedang aktif.

    • Bulan Terakhir dalam Periode Keuangan: Bulan penutup tahun buku (contoh: Desember).

    • Bulan konversi saat ini: Periode akuntansi yang sedang berjalan.

    • Jumlah Periode per Tahun: Menunjukkan jumlah periode akuntansi dalam satu tahun (contoh: 13, yang bisa berarti 12 bulan reguler + 1 periode penyesuaian).

• Status Modul (Module Status):

  • Tabel ini memberikan gambaran cepat mengenai modul-modul transaksi mana yang saat ini berstatus terbuka atau tertutup (Yes/No). Ini adalah tampilan ringkasan dari apa yang diatur dalam modul Tutup Modul.

    • Nama Modul: Jenis transaksi (Jurnal Umum, Faktur Penjualan, dll.).

    • Status Penutupan: Menunjukkan apakah modul tersebut terkunci (Yes) atau tidak (No).

    • Tanggal Penutupan & Ditutup Oleh: Log audit yang mencatat kapan dan oleh siapa sebuah modul terakhir kali ditutup.

• Periode yang tidak diijinkan:

  • Area di bagian bawah ini berisi pengaturan kontrol tanggal yang berlaku di seluruh sistem untuk mencegah entri yang salah.

    • Menolak Entri-entri tertunda: Mencegah pengguna memasukkan transaksi dengan tanggal sebelum tanggal yang ditentukan (kontrol back-dating).

    • Menolak Entri-entri mendatang: Mencegah pengguna memasukkan transaksi dengan tanggal yang terlalu jauh di masa depan (kontrol future-dating).

2. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasbor Pemantauan: Modul ini utamanya bersifat informasional. Ini adalah tempat pertama yang harus diperiksa untuk mengetahui status keuangan dan operasional dasar dari sebuah perusahaan, seperti periode aktif dan modul mana yang terkunci.

• Konsolidasi Informasi: Informasi yang ditampilkan di sini (terutama Status Modul) merupakan cerminan dari pengaturan yang dibuat di modul-modul lain (seperti Tutup Modul dan Tutup Periode), yang dikonsolidasikan dalam satu layar untuk kemudahan pemantauan.

• Penerapan Aturan Sistem: Pengaturan di bagian bawah ("Periode yang tidak diijinkan") adalah aturan keras yang diterapkan oleh sistem. Jika diaktifkan, sistem akan secara otomatis memblokir setiap upaya entri transaksi yang melanggar batasan tanggal tersebut.

3. Tips & Catatan Penting

• Gunakan modul ini sebagai "pemeriksaan kesehatan" cepat untuk memastikan konfigurasi dasar perusahaan sudah benar sebelum memulai entri data besar-besaran atau proses tutup buku.

• Perhatikan bagian Status Modul sebelum melakukan proses tutup bulan atau tutup tahun untuk memastikan tidak ada modul penting yang tertinggal dalam status terbuka.

• Pengaturan "Periode yang tidak diijinkan" adalah alat kontrol internal yang sangat kuat untuk menjaga integritas data. Aktifkan sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.

• Akses ke modul ini biasanya diberikan kepada pengguna tingkat tinggi seperti Financial Controller, manajer akuntansi, dan administrator sistem.

Posisi

Panduan Modul: Posisi

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Posisi

Tujuan Modul
Modul Posisi berfungsi untuk mendefinisikan setiap posisi atau jabatan spesifik yang ada di dalam struktur organisasi perusahaan. Jika modul "Level Organisasi" membangun kerangka departemen atau divisi, modul "Posisi" mengisi kerangka tersebut dengan jabatan-jabatan individual seperti "Manajer Keuangan", "Staf Akuntansi", atau "Direktur Utama". Modul ini juga menyimpan deskripsi pekerjaan, persyaratan, dan tanggung jawab untuk setiap posisi.

1. Tampilan Utama (Struktur Posisi)

Halaman utama menampilkan struktur posisi dalam format pohon (tree) yang sama dengan "Level Organisasi", yang memungkinkan navigasi hierarkis.

Penjelasan Tampilan

• Struktur Pohon: Menampilkan hierarki unit organisasi. Pengguna dapat mengklik ikon + atau edit di sebelah setiap unit untuk menambahkan atau mengedit posisi di dalamnya.

2. Halaman Detail Posisi

Ini adalah halaman form di mana semua detail mengenai sebuah posisi pekerjaan didefinisikan.​

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Posisi Induk: Menentukan posisi atasan langsung dari posisi yang sedang dibuat.

  • Kode Posisi & Nama Posisi: Kode unik dan nama jabatan (contoh: MGR-FIN, Manajer Keuangan).

  • Status: Kotak centang "Aktif" untuk menandakan apakah posisi tersebut valid.

• Deskripsi Pekerjaan & Persyaratan:

  • Terdapat beberapa editor teks kaya (rich text editor) untuk mendokumentasikan:

    • Uraian pekerjaan atau tanggung jawab utama.

    • Managerial Requirement: Persyaratan dari segi manajerial.

    • Technical Requirement: Persyaratan dari segi teknis atau keahlian spesifik.

• Keterkaitan Organisasi & Akuntansi:

  • Cost Center: Dropdown untuk menautkan posisi ini ke pusat biaya tertentu, yang krusial untuk pelaporan dan pengendalian anggaran gaji.

  • Head Division: Menentukan kepala divisi terkait.

  • isPosition: Kotak centang untuk mengkonfirmasi bahwa ini adalah sebuah posisi pekerjaan yang dapat diisi.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Bawahan: Tombol pintas untuk membuat posisi baru yang secara hierarkis berada di bawah posisi yang sedang diedit.

  • Ubah, Reset, Batal, Hapus: Tombol standar untuk mengelola data.

• Arsip: Log audit yang mencatat semua riwayat perubahan yang terjadi pada data posisi ini.

3. Langkah-langkah Membuat Posisi Baru

1. Dari halaman utama, navigasikan ke unit organisasi (departemen) di mana posisi baru akan dibuat, lalu klik ikon tambah.

2. Anda akan diarahkan ke halaman Detail Posisi.

3. Isi Kode Posisi, Nama Posisi, dan pilih Posisi Induk (atasan).

4. Gunakan editor teks untuk mengisi deskripsi pekerjaan dan persyaratan yang dibutuhkan.

5. Hubungkan posisi tersebut ke Cost Center yang relevan.

6. Klik Simpan (atau Ubah).

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Manajemen SDM: Data posisi di sini adalah fondasi untuk seluruh siklus manajemen sumber daya manusia, mulai dari proses rekrutmen (menggunakan deskripsi pekerjaan dan persyaratan), manajemen kinerja, hingga perencanaan suksesi.

• Alur Kerja Persetujuan: Hierarki posisi ("Posisi Induk") sangat penting untuk membangun alur kerja persetujuan otomatis. Misalnya, permintaan cuti atau klaim biaya dari "Staf" akan secara otomatis diteruskan ke "Manajer" yang didefinisikan sebagai atasannya di sini.

• Pengendalian Biaya: Dengan menautkan setiap posisi ke sebuah Cost Center, perusahaan dapat secara akurat mengalokasikan dan memantau biaya gaji per departemen, yang sangat penting untuk analisis profitabilitas dan pengendalian anggaran.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini menjembatani antara struktur organisasi konseptual dengan manajemen sumber daya manusia dan akuntansi biaya yang praktis.

• Pastikan deskripsi pekerjaan dan persyaratan selalu diperbarui agar relevan saat digunakan untuk proses rekrutmen.

• Hubungan antara posisi, pengguna/pegawai, dan Cost Center adalah salah satu integrasi paling krusial dalam sistem ERP. Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh departemen SDM berkoordinasi dengan departemen Keuangan.

Data Pegawai

Panduan Modul: Data Pegawai

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Data Pegawai

Tujuan Modul
Modul Data Pegawai adalah database pusat untuk mengelola semua informasi yang berkaitan dengan setiap karyawan di perusahaan. Modul ini tidak hanya menyimpan data personalia dasar, tetapi juga berfungsi sebagai pusat kontrol untuk manajemen pengguna sistem, termasuk pengaturan akun, hak akses (otorisasi), dan keamanan. Ini adalah modul yang menghubungkan individu (pegawai) dengan peran dan akses mereka di dalam sistem ERP.

1. Tampilan Utama (Daftar Pegawai)

Halaman utama menampilkan daftar semua pegawai yang terdaftar di dalam sistem, memberikan gambaran cepat tentang staf yang ada.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian pegawai berdasarkan Kode Karyawan atau Nama, serta filter berdasarkan Status kepegawaian (misalnya, Aktif, Resign).

• Tabel Daftar Pegawai:

  • Kode Karyawan: Nomor Induk Pegawai (NIP) atau kode unik lainnya.

  • Nama Karyawan: Nama lengkap pegawai.

  • Status User ESA: Ikon yang menunjukkan apakah akun pengguna sistem untuk pegawai tersebut aktif (centang hijau) atau tidak aktif (silang merah).

• Tombol Aksi:

  • Pegawai Baru: (Biasanya ada tombol/link di atas tabel) untuk membuka form dan mendaftarkan pegawai baru.

  • Mengklik pada baris pegawai akan membuka halaman Detail Pegawai untuk diedit.

2. Halaman Detail/Ubah Data Pegawai

Ini adalah form komprehensif tempat semua data seorang pegawai dikelola, mulai dari informasi pribadi hingga pengaturan akun sistem.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Personalia:

  • Berisi data diri seperti Nama, Tempat & Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat Email, Telepon, dan Alamat.

• Informasi Kepegawaian:

  • Kode Karyawan, Tanggal Mulai Bekerja, Tanggal Kontrak, dan Status Kepegawaian.

• Pengaturan Akun & Akses:

  • Nama User: Nama pengguna (username) untuk login ke sistem.

  • Otorisasi Fungsi: Kotak pilihan ganda untuk menetapkan pegawai ini ke dalam satu atau lebih Grup Pengguna (peran). Hak aksesnya akan mengikuti hak akses grup tersebut.

  • Password & Konfirmasi: Field untuk mengatur atau mereset kata sandi pengguna.

  • LDAP User / 2FA: Opsi keamanan untuk mengintegrasikan login dengan direktori pusat atau mengaktifkan otentikasi dua faktor.

  • Status saat ini: Pilihan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan akun pengguna.

• Tanda Tangan:

  • Fitur untuk mengunggah gambar tanda tangan digital, yang dapat digunakan secara otomatis pada dokumen-dokumen yang dicetak dari sistem (seperti faktur atau PO).

3. Langkah-langkah Mengelola Data Pegawai

1. Membuat Pegawai Baru: Klik tombol "Pegawai Baru", isi semua informasi personalia dan kepegawaian.

2. Mengatur Akun Sistem: Pada bagian pengaturan akun, buatkan Nama User, atur Password, dan yang terpenting, masukkan pengguna ke dalam Otorisasi Fungsi (grup pengguna) yang sesuai dengan jabatannya.

3. Mengaktifkan Akun: Pastikan Status saat ini diatur ke "Aktif" agar pegawai dapat login.

4. Klik Ubah atau Simpan untuk menyimpan data.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Single Source of Truth: Modul ini menjadi satu-satunya sumber data kepegawaian yang benar. Data dari sini digunakan oleh modul lain seperti Penggajian (Payroll), Manajemen Cuti, dan Penilaian Kinerja.

• Kontrol Akses Terpusat: Ini adalah titik di mana seorang individu "dihubungkan" dengan hak aksesnya. Dengan memasukkan "Arif H" ke dalam grup "A_LEAD_MANUFACTURING", Arif akan secara otomatis mendapatkan semua hak akses yang telah didefinisikan untuk grup tersebut di seluruh sistem.

• Otomatisasi Dokumen: Jika tanda tangan diunggah, sistem dapat secara otomatis menyematkannya pada dokumen yang relevan (misalnya, pada Purchase Order yang dibuat oleh Arif), menambahkan sentuhan personalisasi dan otentikasi.

5. Tips & Catatan Penting

• Keakuratan data di modul ini sangat penting. Kesalahan pada email atau status kepegawaian dapat menyebabkan masalah komunikasi atau penggajian.

• Pengaturan pada bagian Otorisasi Fungsi adalah kunci dari keamanan sistem berbasis peran. Tinjau penugasan grup ini secara berkala.

• Karena berisi data pribadi dan pengaturan keamanan yang sensitif, akses untuk membuat atau mengubah data di modul ini harus dibatasi secara ketat, biasanya hanya untuk departemen SDM (Human Resources) dan Administrator Sistem.

Pengaturan Kepemilikan

Panduan Modul: Pengaturan Kepemilikan

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Pengaturan Kepemilikan

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Kepemilikan digunakan untuk mendefinisikan dan mencatat struktur kepemilikan saham sebuah perusahaan oleh entitas lain. Fitur ini sangat penting dalam konteks grup perusahaan, di mana satu perusahaan (induk) memiliki sebagian atau seluruh saham perusahaan lain (anak). Data yang diinput di sini menjadi dasar untuk proses konsolidasi laporan keuangan.

1. Tampilan Utama (Daftar Kepemilikan)

Halaman utama menampilkan daftar kepemilikan untuk perusahaan induk yang dipilih.

Penjelasan Tampilan

• Filter:

  • Nama Perusahaan: Dropdown untuk memilih perusahaan induk (holding company) yang struktur kepemilikannya ingin dilihat.

• Tabel Kepemilikan:

  • Nama Perusahaan: Menampilkan nama perusahaan anak (subsidiary) yang dimiliki.

  • Persentase Pembagian(%): Menunjukkan berapa persen saham perusahaan anak tersebut yang dimiliki oleh perusahaan induk yang dipilih di filter.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", yang berarti belum ada struktur kepemilikan yang didefinisikan untuk perusahaan induk yang dipilih.

• Tombol Aksi:

  • Berbagi Baru: Tombol untuk membuka form dan mendefinisikan kepemilikan baru.

2. Halaman Tambah Pengaturan Kepemilikan

Formulir ini digunakan untuk mencatat bahwa sebuah perusahaan induk memiliki saham di satu atau lebih perusahaan anak.

Penjelasan Tampilan

• Perusahaan: Dropdown untuk memilih perusahaan induk yang akan menjadi pemilik.

• [+ Tambah Baris] / [- Hapus]: Tombol untuk menambah atau mengurangi baris entri perusahaan anak.

• Tabel Input Kepemilikan:

  • Perusahaan: Dropdown di setiap baris untuk memilih perusahaan anak yang sahamnya dimiliki.

  • Persentase (%): Field untuk memasukkan persentase kepemilikan.

• Tombol Aksi: Simpan dan Batal.

3. Langkah-langkah Mendefinisikan Kepemilikan

1. Dari halaman utama, klik tombol Berbagi Baru.

2. Di halaman Tambah, pilih Perusahaan induk dari dropdown teratas.

3. Di dalam tabel, klik dropdown Perusahaan untuk memilih perusahaan anak.

4. Di sebelah kanan, masukkan Persentase (%) kepemilikan (misalnya, 80 untuk 80%).

5. Jika perusahaan induk memiliki lebih dari satu anak, klik [+ Tambah Baris] dan ulangi langkah 3-4.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Konsolidasi Keuangan: Informasi persentase kepemilikan ini sangat krusial untuk proses konsolidasi laporan keuangan.

  • Jika kepemilikan > 50%, laporan keuangan anak perusahaan harus dikonsolidasikan sepenuhnya ke dalam laporan induk.

  • Jika kepemilikan antara 20%-50% (investasi pada entitas asosiasi), maka akan dicatat menggunakan metode ekuitas.

  • Sistem akan menggunakan persentase ini di Lembar Kerja Konsolidasi untuk menghitung dan memisahkan bagian Kepentingan Non-Pengendali (Non-Controlling Interest - NCI) dari laba dan ekuitas anak perusahaan.

• Tata Kelola Korporat: Modul ini menyediakan catatan resmi mengenai struktur hukum grup perusahaan, yang penting untuk pelaporan kepada regulator dan pemangku kepentingan lainnya.

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan persentase yang dimasukkan akurat, karena ini memiliki implikasi akuntansi dan hukum yang signifikan.

• Modul ini adalah inti dari akuntansi untuk grup perusahaan. Pengelolaannya harus dilakukan oleh tim akuntansi korporat atau controller yang memahami standar akuntansi konsolidasi (PSAK 65).

• Setiap kali terjadi akuisisi atau divestasi saham, data di modul ini harus segera diperbarui untuk mencerminkan struktur kepemilikan yang baru.

Arsip Perjalanan Karir

Panduan Modul: Arsip Perjalanan Karir

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Arsip Perjalanan Karir

Tujuan Modul
Modul Arsip Perjalanan Karir berfungsi sebagai catatan historis (historical record) yang lengkap mengenai pergerakan karir setiap pegawai di dalam perusahaan. Modul ini memungkinkan departemen SDM untuk mencatat, melihat, dan mengelola setiap perubahan posisi, promosi, mutasi, atau demosi yang dialami seorang karyawan sepanjang masa kerjanya.

1. Tampilan Utama (Daftar Pegawai)

Halaman utama adalah daftar semua pegawai yang ada di sistem, berfungsi sebagai titik awal untuk mengakses arsip karir masing-masing individu.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian pegawai spesifik berdasarkan Kode Karyawan dan Status Kepegawaian.

• Tabel Daftar Pegawai:

  • Kode Karyawan: Nomor Induk Pegawai.

  • Nama Karyawan: Nama lengkap pegawai.

• Aksi: Mengklik salah satu baris pada tabel ini akan membawa pengguna ke halaman Detail Perjalanan Karir untuk pegawai yang bersangkutan.

2. Halaman Detail Perjalanan Karir (Ubah)

Halaman ini didedikasikan untuk mengelola riwayat karir seorang pegawai. Pengguna dapat melihat riwayat posisi yang pernah ditempati dan menambahkan entri baru untuk pergerakan karir.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Pegawai: Menampilkan nama dan status pegawai yang sedang dilihat.

• Status Sekarang:

  • Bagian ini menampilkan daftar semua posisi yang saat ini dijabat oleh pegawai tersebut. Pegawai dapat memiliki lebih dari satu posisi di perusahaan yang berbeda dalam satu grup.

  • Perusahaan: Nama perusahaan tempat posisi tersebut berada.

  • Posisi: Nama jabatan/posisi.

  • Hapus: Link untuk mengakhiri atau menghapus penugasan pada posisi tersebut.

• Penambahan Baru:

  • Ini adalah form untuk mencatat pergerakan karir baru (misalnya, promosi atau mutasi).

  • Nama Perusahaan & Posisi: Dropdown dan tombol pilih untuk menetapkan pegawai ke perusahaan dan posisi yang baru.

  • Utama: Kotak centang untuk menandai apakah ini adalah posisi utama pegawai (jika memiliki lebih dari satu).

  • Tanggal Mulai: Tanggal efektif dimulainya pegawai di posisi baru tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan perubahan, baik mengakhiri posisi lama maupun menambahkan posisi baru.

3. Langkah-langkah Memperbarui Perjalanan Karir

1. Pilih Pegawai: Dari halaman utama, cari dan klik nama pegawai yang akan diperbarui riwayat karirnya.

2. Akhiri Posisi Lama (jika perlu): Pada bagian Status Sekarang, klik link Hapus di sebelah posisi yang sudah tidak lagi dijabat oleh pegawai.

3. Tambahkan Posisi Baru: Pada bagian Penambahan Baru, pilih Nama Perusahaan dan Posisi yang baru.

4. Isi Tanggal Mulai efektif untuk posisi baru tersebut.

5. Klik tombol Simpan di bagian bawah. Sistem akan mencatat pergerakan ini dan memperbarui status posisi pegawai.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Histori Karyawan: Modul ini adalah sumber data utama untuk semua informasi historis terkait jabatan. Data ini sangat berharga untuk analisis kinerja, perencanaan suksesi, dan pemenuhan persyaratan audit internal maupun eksternal.

• Integrasi dengan Alur Persetujuan: Perubahan pada posisi seorang pegawai di sini akan secara otomatis memperbarui perannya dalam alur kerja persetujuan. Misalnya, jika seorang staf dipromosikan menjadi manajer, dia akan secara otomatis mulai menerima permintaan persetujuan dari bawahannya yang baru.

• Manajemen Kompensasi: Riwayat karir sering kali terkait erat dengan riwayat perubahan gaji dan kompensasi, meskipun data kompensasi itu sendiri mungkin dikelola di modul penggajian (payroll).

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan Tanggal Mulai diisi dengan akurat, karena ini menandai titik awal tanggung jawab dan wewenang baru seorang pegawai.

• Modul ini menciptakan jejak digital yang jelas dari seluruh perjalanan karir seorang pegawai, yang sangat berguna untuk referensi di masa depan.

• Pengelolaan modul ini merupakan tanggung jawab utama departemen SDM (Human Resources) dan harus dilakukan setiap kali ada surat keputusan (SK) mengenai promosi, mutasi, atau perubahan jabatan lainnya.

Template Struktur Organisasi

Panduan Modul: Template Struktur Organisasi

Lokasi Modul
Pengaturan > Struktur Organisasi > Template Struktur Organisasi

Tujuan Modul
Modul Template Struktur Organisasi berfungsi sebagai fasilitas untuk merancang dan menyimpan berbagai macam "cetakan" atau templat dari struktur organisasi. Fitur ini sangat berguna untuk perusahaan yang sering membuat proyek baru, membuka cabang baru, atau memiliki beberapa jenis unit bisnis dengan struktur internal yang standar. Daripada membangun struktur departemen dan posisi dari nol setiap saat, pengguna dapat menerapkan templat yang sudah jadi.

1. Tampilan Utama (Daftar Template)

Halaman utama menampilkan daftar semua templat struktur organisasi yang telah dibuat dan disimpan di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Buat Template Baru: Link untuk membuka halaman atau proses pembuatan templat yang baru.

• Tabel Daftar Template:

  • Nama Rancangan: Nama unik dan deskriptif dari setiap templat (misalnya, "Struktur Kantor Cabang Tipe A", "Struktur Tim Proyek Konstruksi").

  • Tanggal dibuat: Tanggal saat templat pertama kali dibuat.

  • Perubahan Terakhir: Tanggal saat templat terakhir kali dimodifikasi.

  • Status: Menunjukkan status dari templat (misalnya, Draft, Aktif, Tidak Aktif).

  • Saat ini, tabel menunjukkan "TIDAK ADA DATA", yang berarti belum ada templat yang dibuat.

2. Langkah-langkah Membuat Template Struktur Organisasi

Meskipun halaman detail tidak ditampilkan, alur kerjanya dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Buat Template Baru: Klik link Buat Template Baru.

2. Beri Nama Template: Pengguna akan diminta untuk memberikan nama yang jelas untuk templat tersebut.

3. Rancang Struktur: Sistem kemungkinan akan membuka antarmuka yang mirip dengan modul Level Organisasi dan Posisi, di mana pengguna dapat membangun hierarki departemen dan jabatan secara visual dalam lingkup templat ini.

4. Simpan Template: Setelah struktur selesai dirancang, pengguna akan menyimpan keseluruhan rancangan sebagai satu templat.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standardisasi dan Efisiensi: Fungsi utama modul ini adalah untuk efisiensi. Saat perusahaan akan membuka kantor cabang baru, manajer SDM tidak perlu membuat struktur departemen (Sales, Operasional, Keuangan) dan posisi-posisi di bawahnya satu per satu. Cukup dengan menerapkan "Template Kantor Cabang", seluruh kerangka struktur akan secara otomatis tercipta.

• Konsistensi: Penggunaan templat memastikan bahwa semua unit dengan tipe yang sama (misalnya, semua pabrik atau semua proyek) memiliki struktur jabatan dan departemen yang konsisten, yang memudahkan perbandingan kinerja dan penerapan kebijakan secara seragam.

• Dasar untuk Proyek Cepat: Dalam industri berbasis proyek, templat ini memungkinkan mobilisasi tim yang cepat. Saat proyek baru dimenangkan, "Template Tim Proyek" dapat langsung diterapkan untuk menciptakan semua posisi yang dibutuhkan, mulai dari Manajer Proyek hingga Insinyur Lapangan.

4. Tips & Catatan Penting

• Buatlah templat untuk setiap jenis struktur yang berulang di perusahaan Anda (misalnya, templat untuk pabrik, gudang, kantor penjualan, tim proyek).

• Templat ini hanya mencakup kerangka Level Organisasi dan Posisi, bukan orang atau pegawai yang mengisinya. Proses pengisian pegawai ke dalam posisi tersebut tetap dilakukan secara terpisah.

• Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh tim pengembangan organisasi di departemen SDM atau tim administrasi pusat yang bertanggung jawab atas standardisasi proses bisnis.

Grup Data User

Panduan Modul: Grup User Data

Lokasi Modul
Pengaturan > Autorisasi Fungsi > Grup User Data

Tujuan Modul
Modul Grup User Data berfungsi sebagai master data untuk membuat dan mengelola grup-grup pengguna (atau peran/role) di dalam sistem. Daripada memberikan hak akses satu per satu ke setiap pengguna, administrator dapat membuat grup fungsional (seperti "beacukai", "KOKILA", "SUBKON"), memasukkan pengguna ke dalam grup tersebut, dan kemudian memberikan hak akses ke grup. Ini adalah pendekatan manajemen akses berbasis peran (Role-Based Access Control - RBAC) yang menyederhanakan dan menstandardisasi keamanan sistem.

---

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Pengguna)

Halaman utama menampilkan daftar semua grup pengguna yang telah didefinisikan untuk perusahaan tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian grup tertentu berdasarkan Nama Kelompok.

• Tabel Grup Pengguna:

  • Nama Kelompok: Nama unik dari grup pengguna.

  • No Grup: ID unik internal untuk grup tersebut.

  • Nama Perusahaan: Menunjukkan perusahaan di mana grup ini didefinisikan dan berlaku.

• Tombol/Link Aksi:

  • [ Tambah kelompok pengguna ]: Link untuk membuka form dan membuat grup pengguna baru.

  • Cari / Tampilkan semua: Tombol untuk melakukan pencarian atau menampilkan kembali semua data.

---

2. Langkah-langkah Membuat Grup Pengguna

Meskipun form tambah tidak ditampilkan, alur kerjanya dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dari halaman utama, klik link [ Tambah kelompok pengguna ].

2. Sistem akan membuka halaman baru di mana pengguna harus memasukkan Nama Kelompok (misalnya, "Staf Akuntansi", "Manajer Gudang", "Auditor").

3. Pilih Nama Perusahaan di mana grup ini akan aktif.

4. Klik Simpan. Grup baru tersebut akan muncul di daftar pada halaman utama.

5. Langkah selanjutnya setelah membuat grup adalah memasukkan pengguna ke dalam grup tersebut, yang kemungkinan dilakukan di modul lain (misalnya, di modul manajemen pengguna).

---

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Keamanan: Grup yang dibuat di sini adalah fondasi dari seluruh matriks keamanan sistem.

• Pemberian Hak Akses Massal: Setelah grup dibuat, administrator dapat pergi ke modul-modul otorisasi lainnya (seperti Autorisasi Fungsi, Autorisasi Link Akun, Persetujuan Verifikasi) dan memberikan hak akses langsung ke sebuah grup. Semua pengguna yang menjadi anggota grup tersebut akan secara otomatis mewarisi hak akses yang sama.

• Efisiensi Manajemen Akses: Jika seorang karyawan baru bergabung, administrator tidak perlu memberikan puluhan hak akses secara manual. Cukup masukkan karyawan tersebut ke grup yang sesuai (misalnya, "Staf Pembelian"), dan dia akan langsung mendapatkan semua hak akses yang diperlukan untuk perannya. Begitu pula saat seorang karyawan pindah departemen, cukup pindahkan dia ke grup yang baru.

---

4. Tips & Catatan Penting

• Rancang struktur grup pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab fungsional yang ada di perusahaan Anda, bukan berdasarkan nama individu.

• Gunakan penamaan grup yang jelas dan intuitif.

• Manajemen grup pengguna adalah tugas krusial yang harus dilakukan oleh Administrator Sistem atau departemen TI yang bertanggung jawab atas keamanan sistem.

• Lakukan audit secara berkala terhadap keanggotaan setiap grup untuk memastikan tidak ada pengguna yang memiliki hak akses berlebih (excessive privileges).

Member User

Panduan Modul: Member User

Lokasi Modul
Pengaturan > Autorisasi Fungsi > Member User

Tujuan Modul
Modul Member User berfungsi sebagai dasbor administratif untuk melihat, mencari, dan membuat laporan mengenai semua pengguna (karyawan) yang memiliki akun di dalam sistem. Berbeda dengan modul "Data Pegawai" yang berfokus pada pengelolaan detail individu, modul ini lebih berorientasi pada pelaporan, audit, dan tinjauan massal terhadap daftar pengguna sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Member User)

Halaman utama menampilkan daftar lengkap semua karyawan yang terdaftar sebagai pengguna sistem, beserta beberapa opsi pelaporan.

Penjelasan Tampilan

• Filter:

  • Kode Karyawan: Memungkinkan pencarian cepat untuk pengguna spesifik.

  • Status User: Dropdown untuk menyaring pengguna berdasarkan status akun mereka (misalnya, Aktif atau Resign).

• Tabel Daftar Pengguna:

  • Kode Karyawan: ID unik atau NIP dari pegawai.

  • Nama Karyawan: Nama lengkap pengguna.

  • Arsip: Kolom ini berisi link "Lihat Laporan", yang kemungkinan akan membuka riwayat aktivitas, log akses, atau laporan lain yang spesifik untuk pengguna tersebut.

• Tombol Aksi Utama:

  • Tampilkan Cetak: Tombol untuk menghasilkan laporan daftar pengguna dalam format yang siap cetak.

  • Lihat melalui Excel: Tombol untuk mengekspor daftar pengguna yang ditampilkan ke dalam format file Excel untuk analisis lebih lanjut.

2. Halaman Laporan Cetak

Saat tombol "Tampilkan Cetak" diklik, sistem akan menghasilkan sebuah halaman pop-up yang berisi daftar bersih semua pengguna, cocok untuk dicetak atau diarsipkan sebagai dokumen.

Penjelasan Tampilan

• Kop Laporan: Menampilkan informasi perusahaan dan tanggal laporan dibuat.

• Daftar Pengguna: Tabel sederhana yang berisi No. Karyawan dan Nama pegawai, menyajikan data dalam format yang rapi dan ringkas.

• Tombol Aksi: Cetak Tutup untuk mencetak laporan dan menutup jendela pop-up.

3. Langkah-langkah Penggunaan

1. Melihat Daftar Pengguna: Akses modul untuk melihat semua pengguna yang terdaftar. Gunakan filter untuk menyaring berdasarkan status (misalnya, untuk melihat semua pengguna yang masih aktif).

2. Melihat Arsip Individu: Untuk meninjau aktivitas atau riwayat seorang pengguna, cari nama mereka di daftar dan klik link "Lihat Laporan" pada kolom "Arsip".

3. Membuat Laporan Massal: Untuk keperluan audit atau pelaporan, klik tombol "Tampilkan Cetak" untuk versi cetak atau "Lihat melalui Excel" untuk mendapatkan data mentah.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Alat Audit Keamanan: Modul ini adalah alat utama bagi Administrator Sistem, tim Keamanan TI, atau Auditor Internal. Mereka dapat menggunakan modul ini untuk secara rutin meninjau daftar individu yang memiliki akses ke sistem.

• Pelaporan dan Kepatuhan: Fitur ekspor ke Excel dan cetak sangat berguna untuk menyediakan bukti atau dokumentasi selama proses audit kepatuhan (misalnya, untuk memastikan bahwa hanya karyawan aktif yang memiliki akun aktif).

• Pelengkap Modul Otorisasi: Modul ini bersifat pelaporan (read-only). Ia menampilkan hasil dari pengaturan yang dibuat di modul Data Pegawai (pembuatan akun) dan Grup User Data / Autorisasi Fungsi (pemberian hak akses).

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan fitur ini secara berkala (misalnya, setiap kuartal) untuk melakukan User Access Review, yaitu proses verifikasi bahwa semua akun yang aktif memang seharusnya aktif dan sesuai dengan peran karyawan saat ini.

• Link "Lihat Laporan" pada kolom "Arsip" adalah fitur yang kuat untuk melacak jejak digital seorang pengguna. Pahami jenis informasi apa yang disajikan di dalamnya untuk pemantauan yang efektif.

• Akses ke modul ini, terutama dengan kemampuan untuk melihat laporan arsip, harus dibatasi kepada personel yang memiliki tanggung jawab dalam administrasi sistem dan keamanan, seperti tim TI dan audit.

Autorisasi Pengguna

Panduan Modul: Autorisasi Pengguna

Lokasi Modul
Pengaturan > Autorisasi Fungsi > Autorisasi Pengguna

Tujuan Modul
Modul Autorisasi Pengguna adalah pusat kendali keamanan sistem, di mana Administrator mendefinisikan "peran" atau "jabatan fungsional" dalam bentuk Kelompok Otorisasi. Setiap kelompok ini merepresentasikan sekumpulan hak akses ke berbagai menu, tombol, dan fungsi di seluruh sistem. Ini adalah inti dari mekanisme Role-Based Access Control (RBAC), yang menentukan "siapa boleh melakukan apa".

1. Tampilan Utama (Daftar Kelompok Otorisasi)

Halaman utama menampilkan daftar semua peran atau kelompok otorisasi yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian kelompok berdasarkan ID Kelompok.

• Tambah Kelompok: Link untuk membuat kelompok otorisasi baru.

• Tabel Kelompok:

  • ID Kelompok: ID unik untuk setiap kelompok.

  • Nama Kelompok: Nama peran fungsional (contoh: 1_MANAGING_DIRECTOR, 2_MANAGER_ACCOUNTING).

  • Deskripsi: Penjelasan singkat mengenai peran kelompok tersebut.

  • Status: Menunjukkan apakah kelompok tersebut aktif (Aktif) atau tidak.

• Aksi: Mengklik salah satu baris akan membawa pengguna ke halaman Ubah untuk mengelola kelompok tersebut.

2. Halaman Ubah (Detail Kelompok Otorisasi)

Halaman ini adalah form untuk mengedit detail sebuah kelompok dan menjadi gerbang untuk mengatur hak akses spesifiknya.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Nama Kelompok & Deskripsi: Field untuk mengubah nama dan deskripsi peran.

  • Status: Kotak centang "Aktif" untuk mengaktifkan/menonaktifkan kelompok.

• Tombol Aksi Lanjutan:

  • Ubah: Menyimpan perubahan pada nama, deskripsi, atau status.

  • Kelompok Admin: Kemungkinan digunakan untuk menunjuk pengguna mana yang dapat mengelola keanggotaan kelompok ini.

  • Autorisasi Pengguna: Ini adalah tombol paling penting. Mengkliknya kemungkinan besar akan membuka halaman matriks keamanan, di mana administrator dapat mencentang setiap menu, sub-menu, dan fungsi (misalnya, Buat, Ubah, Hapus) yang boleh diakses oleh kelompok ini.

  • Hapus: Untuk menghapus kelompok otorisasi.

3. Langkah-langkah Mengatur Hak Akses

1. Buat Kelompok Baru: Dari halaman utama, klik Tambah Kelompok, beri nama dan deskripsi (misalnya, "Staf Pembelian"), lalu simpan.

2. Atur Hak Akses: Klik pada kelompok yang baru dibuat, lalu klik tombol Autorisasi Pengguna.

3. Tetapkan Izin: Di halaman matriks keamanan yang muncul (tidak ditampilkan), centang semua menu dan fungsi yang boleh diakses oleh "Staf Pembelian" (misalnya, bisa 'melihat' dan 'membuat' Purchase Requisition, tapi tidak bisa 'menghapus' Purchase Order). Simpan matriks izin tersebut.

4. Tetapkan Pengguna ke Kelompok: Terakhir, buka modul Data Pegawai, cari pegawai yang relevan, dan di bagian "Otorisasi Fungsi", masukkan pegawai tersebut ke dalam kelompok "Staf Pembelian".

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penerapan RBAC: Alur di atas adalah implementasi penuh dari Role-Based Access Control. Hak akses tidak diberikan ke individu, melainkan ke peran (kelompok). Individu kemudian dimasukkan ke dalam peran tersebut.

• Keamanan Dinamis: Saat seorang pegawai ("Staf Pembelian") login, sistem akan memeriksa kelompoknya. Sistem kemudian hanya akan menampilkan menu dan mengaktifkan tombol yang telah diizinkan untuk kelompok tersebut di modul ini. Semua fungsi lain akan disembunyikan atau dinonaktifkan.

• Pusat Keamanan: Modul ini, bersama dengan Data Pegawai, adalah pusat dari seluruh kerangka keamanan sistem. Pengaturan di sini menentukan batas wewenang setiap pengguna di seluruh aplikasi.

5. Tips & Catatan Penting

• Struktur kelompok harus dirancang dengan hati-hati untuk mencerminkan peran fungsional nyata di perusahaan. Hindari membuat terlalu banyak kelompok yang tumpang tindih.

• Terapkan prinsip Least Privilege: Selalu berikan hak akses seminimal mungkin yang dibutuhkan oleh sebuah peran untuk menjalankan tugasnya.

• Tombol "Autorisasi Pengguna" adalah area yang paling sensitif. Kesalahan konfigurasi di sini dapat memberikan hak akses yang berlebihan atau justru menghalangi pengguna untuk bekerja.

• Pengelolaan modul ini adalah tugas eksklusif dari Administrator Sistem atau peran setingkat yang bertanggung jawab penuh atas keamanan aplikasi.

Laporan Autorisasi Fungsi

Panduan Modul: Laporan Autorisasi Fungsi

Lokasi Modul
Pengaturan > Autorisasi Fungsi > Laporan Autorisasi Fungsi

Tujuan Modul
Modul Laporan Autorisasi Fungsi berfungsi sebagai alat audit dan verifikasi hak akses. Modul ini memungkinkan administrator atau manajer untuk melihat dengan tepat daftar lengkap semua fungsi, menu, dan izin (misalnya, read, write, delete) yang dimiliki oleh seorang pengguna atau sekelompok pengguna. Ini adalah cara untuk menjawab pertanyaan, "Apa saja yang sebenarnya bisa dilakukan oleh pengguna X di dalam sistem?"

1. Tampilan Utama (Generator Laporan)

Halaman utama adalah antarmuka interaktif untuk memilih pengguna dan menghasilkan laporan hak akses mereka.​

Penjelasan Tampilan

• Daftar Pengguna: Kotak di sebelah kiri yang berisi daftar semua pengguna aktif di dalam sistem.

• User Terpilih: Kotak di sebelah kanan yang berisi daftar pengguna yang telah dipilih untuk dibuatkan laporannya.

• Tombol Pemindah:

  • >>: Memindahkan pengguna dari "Daftar Pengguna" ke kotak "User Terpilih".

  • <<: Menghapus pengguna dari kotak "User Terpilih".

• Tombol Aksi:

  • Menampilkan Laporan: Menghasilkan laporan hak akses dalam format yang siap cetak untuk semua pengguna yang ada di kotak "User Terpilih".

  • Lihat melalui Excel: Mengekspor detail hak akses dari pengguna yang dipilih ke dalam file Excel.

2. Tampilan Laporan Hak Akses

Setelah pengguna dipilih dan tombol "Menampilkan Laporan" diklik, sistem akan menghasilkan laporan terperinci dalam jendela pop-up.

Penjelasan Tampilan

• Kop Laporan: Menampilkan nama perusahaan dan informasi pengguna yang laporannya sedang ditampilkan (contoh: A. Bagus Nur Sudrajat).

• Daftar Hak Akses:

  • Laporan ini menyajikan daftar lengkap semua fungsi dan modul yang dapat diakses oleh pengguna tersebut, diorganisir berdasarkan menu utama (misalnya, General Ledger, Purchase, Finance, Inventory).

  • Untuk setiap fungsi, laporan ini merinci tingkat izin yang dimiliki, seperti (read), (write), atau (delete). Ini memberikan gambaran yang sangat granular tentang wewenang pengguna.

3. Langkah-langkah Membuat Laporan

1. Akses modul Laporan Autorisasi Fungsi.

2. Di kotak kiri ("Daftar Pengguna"), pilih satu atau lebih pengguna yang hak aksesnya ingin Anda periksa.

3. Klik tombol >> untuk memindahkan mereka ke kotak "User Terpilih".

4. Klik tombol Menampilkan Laporan untuk melihat laporan dalam format cetak atau klik Lihat melalui Excel untuk analisis data lebih lanjut.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Alat Verifikasi dan Audit: Modul ini sangat penting untuk proses audit keamanan. Auditor (internal maupun eksternal) dapat menggunakan laporan ini untuk memverifikasi apakah penerapan hak akses di sistem sudah sesuai dengan kebijakan pemisahan tugas (Segregation of Duties - SoD) perusahaan.

• Troubleshooting Akses: Jika seorang pengguna melaporkan bahwa dia tidak bisa mengakses fungsi tertentu yang seharusnya menjadi bagian dari pekerjaannya, administrator dapat dengan cepat menjalankan laporan ini untuk melihat hak akses apa yang sebenarnya dimiliki pengguna tersebut dan mengidentifikasi di mana letak masalahnya (misalnya, pengguna belum dimasukkan ke dalam kelompok otorisasi yang benar).

• Dokumentasi Keamanan: Laporan yang dihasilkan dapat disimpan sebagai dokumentasi resmi dari matriks hak akses pengguna pada waktu tertentu, yang berguna untuk tujuan kepatuhan dan pencatatan.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini secara proaktif, bukan hanya reaktif. Jadwalkan peninjauan laporan hak akses secara berkala (misalnya, bulanan atau kuartalan) untuk semua pengguna, terutama yang memegang peran sensitif.

• Bandingkan laporan dari beberapa pengguna yang seharusnya memiliki peran yang sama untuk memastikan konsistensi hak akses.

• Karena laporan ini berisi informasi keamanan yang sangat sensitif, akses ke modul Laporan Autorisasi Fungsi itu sendiri harus dibatasi secara sangat ketat hanya untuk Administrator Sistem, manajer TI, dan tim Audit Internal.

Pengecekan Data

Panduan Modul: Pengecekan Data

Lokasi Modul
Pengaturan > Peralatan > Pengecekan Data

Tujuan Modul
Modul Pengecekan Data adalah sebuah konsol database query yang sangat kuat dan berisiko tinggi. Fitur ini memberikan akses langsung ke database yang mendasari aplikasi, memungkinkan pengguna teknis untuk menjalankan perintah SQL (Structured Query Language) secara langsung. Modul ini bukanlah untuk pengguna bisnis, melainkan sebuah peralatan khusus untuk Administrator Database (DBA), pengembang, atau tim dukungan teknis tingkat lanjut untuk tujuan diagnosis masalah data yang kompleks, perbaikan data, dan pembuatan laporan ad-hoc.

1. Tampilan Utama (Konsol Query)

Halaman utama adalah sebuah antarmuka yang terbagi menjadi beberapa bagian untuk menulis, menjalankan, dan mengelola query database.

Penjelasan Tampilan

• Query Untuk Database:

  • Ini adalah area utama di mana pengguna menulis perintah SQL.

  • Dropdown Database: Memungkinkan pengguna memilih database target di mana query akan dijalankan (contoh: kokola).

  • Tombol Aksi Query:

    • Jalankan: Mengeksekusi perintah SQL yang telah ditulis.

    • Bersihkan: Menghapus teks dari area query.

    • Simpan Sebagai: Menyimpan query yang sering digunakan sebagai templat untuk penggunaan di masa depan.

• Query Templates:

  • Area di sebelah kanan yang menampilkan daftar query yang telah disimpan. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan cepat memuat ulang dan menjalankan kembali query yang kompleks tanpa harus mengetiknya ulang.

• Area Hasil:

  • Bagian bawah layar (saat ini kosong) adalah tempat di mana hasil dari eksekusi query (terutama perintah SELECT) akan ditampilkan dalam bentuk tabel.

2. Langkah-langkah Penggunaan

1. Pilih Database: Pilih database target dari dropdown di bagian atas.

2. Tulis Query: Ketikkan perintah SQL langsung di area teks "Query Untuk Database".

   • Untuk Melihat Data: Gunakan perintah SELECT. Contoh: SELECT * FROM m_customer WHERE customer_city = 'Jakarta';

   • Untuk Mengubah Data (Sangat Berbahaya!): Gunakan perintah UPDATE. Contoh: UPDATE m_item SET is_active = 0 WHERE item_code = 'XYZ';

3. Eksekusi Query: Klik tombol Jalankan.

4. Lihat Hasil: Jika menggunakan SELECT, hasilnya akan muncul di area bawah. Jika menggunakan UPDATE atau DELETE, sistem akan memberikan pesan konfirmasi jumlah baris yang terpengaruh.

5. Simpan Template (Opsional): Jika query tersebut akan sering digunakan, klik Simpan Sebagai untuk menyimpannya di daftar "Query Templates".

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Alat Diagnostik: Ketika terjadi anomali data yang tidak dapat dijelaskan melalui antarmuka pengguna standar (misalnya, saldo yang tidak cocok, transaksi yang hilang dari laporan), tim teknis akan menggunakan modul ini untuk "melihat langsung" ke dalam tabel database dan mendiagnosis akar masalahnya.

• Perbaikan Data Darurat: Dalam kasus di mana terjadi kerusakan data (data corruption) atau kesalahan input massal, modul ini adalah satu-satunya cara untuk melakukan perbaikan data secara langsung dan efisien.

• Tidak untuk Pengguna Bisnis: Modul ini secara desain tidak terintegrasi dengan alur kerja bisnis sehari-hari. Ini adalah peralatan "di belakang layar" yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki sistem, bukan untuk menjalankan bisnis.

4. Peringatan Kritis & Tips Keamanan

• RISIKO SANGAT TINGGI: Ini adalah modul paling berbahaya di seluruh sistem. Satu perintah UPDATE atau DELETE yang salah tanpa klausa WHERE yang tepat dapat menghapus atau merusak seluruh data perusahaan secara permanen dan tidak dapat diperbaiki.

• AKSES SUPER TERBATAS: Hak akses ke modul ini harus dibatasi secara sangat ketat dan hanya diberikan kepada personel teknis yang sangat terlatih dan tepercaya, seperti Administrator Database (DBA) atau Pengembang Senior. Modul ini sama sekali tidak boleh diakses oleh pengguna biasa, manajer, atau bahkan staf IT junior.

• Selalu Lakukan Backup: Sebelum menjalankan perintah modifikasi data (UPDATE, DELETE, INSERT), sangat disarankan untuk melakukan backup database terlebih dahulu.

• Uji Coba Terlebih Dahulu: Setiap query modifikasi harus selalu diuji coba di lingkungan staging atau testing (non-produksi) sebelum dijalankan di database produksi.

Laporan Cacat Program

Panduan Modul: Laporan Cacat Program

Lokasi Modul
Pengaturan > Peralatan > Laporan Cacat Program

Tujuan Modul
Modul Laporan Cacat Program berfungsi sebagai sistem pelacakan tiket (ticketing system) atau bug tracker internal yang terintegrasi di dalam aplikasi. Modul ini memungkinkan pengguna untuk melaporkan masalah, bug, atau permintaan perbaikan yang mereka temukan saat menggunakan sistem. Tim pengembang atau tim dukungan TI kemudian dapat melihat, mengelola, dan melacak status penyelesaian dari setiap laporan yang masuk.

1. Tampilan Utama (Daftar Laporan Cacat)

Halaman utama menampilkan daftar semua laporan masalah atau bug yang telah dikirimkan oleh pengguna.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian laporan spesifik berdasarkan Nama Modul tempat masalah ditemukan.

• Tabel Daftar Laporan:

  • ID: Nomor identifikasi unik untuk setiap laporan.

  • Nama Modul: Nama modul atau area di mana bug terjadi.

  • Gelar: Judul atau deskripsi singkat dari masalah (contoh: PO, finance report issue).

  • Tipe: Kategori masalah, seperti Bugs atau Others.

  • Status: Status terkini dari laporan (contoh: Cancelled, Open, In Progress, Closed).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Membuka form untuk membuat laporan cacat program yang baru.

  • Detail: (Biasanya dengan mengklik baris) untuk melihat detail lengkap dari sebuah laporan.

2. Halaman Tambah Baru (Membuat Laporan)

Formulir ini digunakan oleh pengguna untuk mengirimkan laporan masalah baru.

Penjelasan Tampilan

• Nama Modul: Field untuk menuliskan di modul mana masalah ditemukan.

• Gelar: Judul singkat yang merangkum masalah.

• Tipe: Dropdown untuk mengkategorikan laporan (contoh: Bugs, Enhancement Request, Question).

• Deskripsi: Area teks untuk memberikan penjelasan detail mengenai masalah, termasuk langkah-langkah untuk mereproduksi bug (steps to reproduce), hasil yang diharapkan, dan hasil aktual yang terjadi.

• Catatan: Area untuk catatan atau informasi tambahan.

• Tombol Aksi: Simpan untuk mengirimkan laporan dan Kembali untuk membatalkan.

3. Langkah-langkah Melaporkan Masalah

1. Akses modul Laporan Cacat Program.

2. Klik tombol Tambah Baru.

3. Isi Nama Modul, Gelar, dan pilih Tipe laporan.

4. Pada bagian Deskripsi, jelaskan masalah sedetail mungkin. Semakin detail informasinya, semakin mudah bagi tim teknis untuk memahami dan memperbaikinya.

5. Klik Simpan. Laporan Anda akan muncul di daftar utama dengan status awal (misalnya, Open).

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Komunikasi Terstruktur: Modul ini menyediakan saluran komunikasi yang terstruktur antara pengguna bisnis dan tim teknis. Ini jauh lebih efisien daripada melaporkan masalah melalui email atau pesan instan yang mudah hilang.

• Siklus Hidup Bug: Sebuah laporan akan melalui siklus hidup:

  1. Open: Pengguna mengirimkan laporan baru.

  2. In Progress: Tim teknis mulai mengerjakan perbaikan.

  3. Resolved/Fixed: Perbaikan telah selesai dan siap untuk diuji.

  4. Closed: Pengguna atau tim QA telah memverifikasi bahwa masalah telah teratasi.

  5. Cancelled: Laporan dibatalkan karena duplikat, tidak valid, atau alasan lain.

• Peningkatan Berkelanjutan: Data dari modul ini sangat berharga untuk tim pengembangan produk. Dengan menganalisis jenis dan frekuensi bug yang dilaporkan, mereka dapat mengidentifikasi area sistem yang paling butuh perbaikan atau penyempurnaan.

5. Tips & Catatan Penting

• Saat melaporkan bug, selalu sertakan informasi yang spesifik: ID transaksi, nama pengguna, waktu kejadian, dan pesan error yang muncul (jika ada). Screenshot juga sangat membantu.

• Latih pengguna Anda untuk menggunakan modul ini sebagai satu-satunya saluran resmi untuk melaporkan masalah sistem.

• Tim TI harus secara rutin memantau daftar laporan yang masuk untuk memastikan tidak ada masalah kritis yang terlewat.

• Modul ini adalah alat kolaborasi yang penting untuk menjaga dan meningkatkan kualitas perangkat lunak ERP.

Pengaturan Perpindahan Data

Panduan Modul: Pengaturan Perpindahan Data

Lokasi Modul
Pengaturan > Perpindahan Data > Pengaturan Perpindahan Data

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Perpindahan Data berfungsi sebagai alat bantu migrasi data (data migration tool) atau fasilitas impor/ekspor data massal. Modul ini digunakan untuk memindahkan data dalam jumlah besar masuk atau keluar dari sistem, terutama untuk data master. Ini sangat krusial selama fase implementasi awal sistem ERP atau ketika perlu melakukan pembaruan massal pada data yang sudah ada.

1. Tampilan Utama (Daftar Entitas Data)

Halaman utama menampilkan daftar semua jenis data atau "entitas" yang dapat diimpor atau diekspor menggunakan modul ini.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian entitas data tertentu berdasarkan nama.

• Tabel Perpindahan Data:

  • Perpindahan Data: Nama dari entitas data yang dapat dipindahkan (contoh: COA (Bagan Akun), CUSTOMER, SUPPLIER, ITEM CATEGORY).

  • Unggah / Unduh: Kolom ini berisi dua tombol aksi utama untuk setiap entitas:

    • Unggah (Upload): Tombol untuk mengimpor data baru ke dalam sistem dari sebuah file (biasanya Excel atau CSV).

    • Unduh (Download): Tombol untuk mengekspor data yang ada di sistem ke dalam file templat.

• Tombol Tambah Baru: Tombol untuk membuka form dan mendefinisikan entitas data baru yang bisa dimigrasikan, yang biasanya hanya digunakan oleh pengembang.

2. Halaman Tambah Baru (Definisi Entitas)

Formulir ini, yang kemungkinan besar hanya dapat diakses oleh pengembang, digunakan untuk mendefinisikan entitas data baru yang dapat dimigrasikan.

Penjelasan Tampilan

• Data: Nama teknis dari tabel atau view di database.

• Nama Tabel: Nama tabel spesifik di database yang akan menjadi sumber atau tujuan data.

• Nama Field: Kotak untuk memilih kolom-kolom spesifik dari tabel yang akan dimasukkan dalam proses impor/ekspor.

3. Langkah-langkah Melakukan Migrasi Data

Proses tipikal untuk mengimpor data baru (misalnya, daftar pelanggan) adalah sebagai berikut:

1. Unduh Template: Dari halaman utama, cari entitas CUSTOMER dan klik tombol Unduh. Sistem akan menghasilkan sebuah file Excel/CSV kosong yang berisi semua kolom yang diperlukan untuk data pelanggan.

2. Isi Template: Buka file yang telah diunduh, lalu isi dengan semua data pelanggan yang Anda miliki. Pastikan format data (misalnya, tanggal, angka) sesuai dengan yang diharapkan oleh sistem.

3. Unggah File: Kembali ke modul, cari lagi entitas CUSTOMER dan kali ini klik tombol Unggah.

4. Pilih File & Proses: Sistem akan meminta Anda untuk memilih file Excel/CSV yang telah Anda isi. Setelah file dipilih dan proses dimulai, sistem akan membaca data dari file dan memasukkannya ke dalam tabel database pelanggan.

5. Verifikasi: Setelah proses unggah selesai, periksa data pelanggan di modul Master Customer untuk memastikan semua data telah terimpor dengan benar.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Implementasi Awal (Go-Live): Modul ini adalah alat yang paling penting selama persiapan go-live sebuah sistem ERP. Tim implementasi akan menggunakan modul ini untuk memigrasikan semua data master dari sistem lama ke sistem baru, seperti daftar pelanggan, pemasok, item, dan bagan akun.

• Pembaruan Massal: Jika ada kebutuhan untuk memperbarui informasi pada ratusan atau ribuan data master (misalnya, mengubah kategori semua item dari 'A' ke 'B'), alur kerja yang efisien adalah:

  1. Unduh data yang ada.

  2. Lakukan perubahan massal di file Excel.

  3. Unggah kembali file yang telah dimodifikasi. Ini jauh lebih cepat daripada mengubah data satu per satu melalui antarmuka pengguna.

5. Tips & Catatan Penting

• Kualitas Data: Keberhasilan migrasi data sangat bergantung pada kualitas data di dalam file unggahan. Pastikan tidak ada data duplikat, format yang salah, atau data wajib yang kosong. Pepatah "sampah masuk, sampah keluar" (garbage in, garbage out) sangat berlaku di sini.

• Urutan Migrasi: Beberapa data memiliki ketergantungan. Misalnya, Anda tidak dapat mengimpor data ITEM jika ITEM CATEGORY belum ada. Lakukan migrasi data sesuai dengan urutan logisnya.

• Backup: Sebelum melakukan unggahan data dalam jumlah besar, sangat disarankan untuk melakukan backup database sebagai tindakan pencegahan.

• Akses Terbatas: Meskipun tidak seberbahaya modul Pengecekan Data, akses untuk melakukan Unggah data harus dibatasi kepada pengguna yang terlatih dan memahami struktur data sistem, seperti tim IT atau super user.

Upload Data Transaksi

Panduan Modul: Upload Data Transaksi

Lokasi Modul
Pengaturan > Perpindahan Data > Upload Data Transaksi

Tujuan Modul
Modul Upload Data Transaksi berfungsi sebagai alat khusus untuk mengimpor data transaksional dalam jumlah besar ke dalam sistem. Berbeda dengan "Pengaturan Perpindahan Data" yang fokus pada data master, modul ini dirancang untuk mengunggah dokumen-dokumen transaksi seperti Order Penjualan, Order Pembelian, atau Jurnal Umum dari file eksternal (misalnya, Excel). Ini sangat berguna untuk skenario di mana transaksi dibuat secara massal di luar sistem utama dan perlu diimpor secara berkala.

1. Tampilan Utama (Daftar Riwayat Upload)

Halaman utama menampilkan log atau riwayat dari semua proses unggah data transaksi yang telah dilakukan, memungkinkan pengguna untuk melacak apa yang telah diimpor dan kapan.

Penjelasan Tampilan

• Filter:

  • Tipe Dokumen: Dropdown untuk memfilter riwayat berdasarkan jenis transaksi yang diunggah.

  • Mulai Tanggal s/d Hingga Tanggal: Filter rentang waktu untuk melihat unggahan yang terjadi dalam periode tertentu.

• Tabel Riwayat Upload:

  • Tipe Dokumen: Jenis transaksi yang diunggah.

  • Tanggal Upload: Tanggal dan waktu saat proses unggah dilakukan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", yang berarti belum ada data transaksi yang diunggah dalam periode yang dipilih.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Tombol untuk memulai proses unggah data transaksi yang baru.

2. Halaman Upload Data Transaksi

Halaman ini adalah antarmuka untuk melakukan proses unggah file transaksi.

Penjelasan Tampilan

• Tipe Dokumen: Dropdown yang sangat penting untuk memilih jenis transaksi apa yang akan diunggah (contoh: Order Penjualan). Pilihan ini akan menentukan format templat yang harus digunakan dan bagaimana sistem akan memproses data di dalamnya.

• Tombol Aksi:

  • Unggah: Tombol utama yang akan membuka dialog untuk memilih file dari komputer Anda. Setelah file dipilih, proses impor akan dimulai.

  • Unduh: Tombol untuk mengunduh templat file Excel/CSV yang benar untuk tipe dokumen yang dipilih. Ini adalah langkah pertama yang krusial untuk memastikan format data sesuai.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman utama.

3. Langkah-langkah Mengunggah Data Transaksi

1. Pilih Tipe Dokumen: Dari halaman Upload Data Transaksi, pilih Tipe Dokumen yang ingin Anda impor (misalnya, "Order Penjualan").

2. Unduh Template: Klik tombol Unduh untuk mendapatkan file templat Excel yang sesuai.

3. Isi Template: Buka file templat dan isi dengan data transaksi Anda. Setiap baris biasanya mewakili satu detail transaksi, dan setiap kolom mewakili sebuah field (seperti kode item, kuantitas, harga).

4. Simpan File: Simpan file Excel yang telah diisi.

5. Unggah File: Kembali ke sistem, klik tombol Unggah, lalu pilih file yang baru saja Anda simpan. Sistem akan memproses file tersebut.

6. Verifikasi: Setelah unggahan selesai, periksa modul terkait (misalnya, modul Order Penjualan) untuk memastikan semua transaksi dari file Anda telah berhasil dibuat di dalam sistem.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Integrasi dengan Sistem Eksternal: Modul ini sering digunakan untuk mengintegrasikan sistem ERP dengan platform lain. Contohnya, data penjualan harian dari platform e-commerce dapat diekspor ke dalam format templat, lalu diunggah setiap malam ke dalam sistem ERP melalui modul ini untuk membuat Sales Order secara otomatis.

• Efisiensi Entri Data Massal: Untuk bisnis dengan volume transaksi harian yang sangat tinggi (misalnya, ratusan pesanan penjualan per hari), menginputnya satu per satu tidak efisien. Staf dapat mengumpulkan semua pesanan dalam satu file Excel dan mengunggahnya sekali jalan menggunakan modul ini.

• Migrasi Saldo Awal: Selama implementasi, modul ini juga dapat digunakan untuk mengunggah saldo awal neraca dalam bentuk Jurnal Umum.

5. Tips & Catatan Penting

• Template adalah Kunci: Selalu gunakan templat yang diunduh langsung dari sistem untuk Tipe Dokumen yang relevan. Menggunakan format yang salah adalah penyebab paling umum dari kegagalan unggah.

• Validasi Data: Sebelum mengunggah, periksa kembali data di file Excel Anda. Pastikan semua kode (pelanggan, item, dll.) sudah ada di database master, dan tidak ada kesalahan format.

• Proses Satu per Satu: Unggah satu jenis dokumen pada satu waktu. Jangan mencampur data Sales Order dan Purchase Order dalam satu file.

• Akses Terbatas: Mengunggah data transaksi secara massal memiliki risiko yang signifikan. Akses ke modul ini harus dibatasi kepada super user atau staf terlatih yang memahami dampak dari proses ini.

Kapasitas Gudang

Panduan Modul: Kapasitas Gudang

Lokasi Modul
Pengaturan > Gudang > Kapasitas Gudang

Tujuan Modul
Modul Kapasitas Gudang berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua lokasi penyimpanan fisik dan virtual yang dimiliki perusahaan. Modul ini tidak hanya mencatat alamat, tetapi juga mendefinisikan hierarki, tipe, dimensi fisik (panjang, lebar, tinggi), dan fungsi spesifik dari setiap gudang atau lokasi penyimpanan. Data ini menjadi fondasi untuk semua operasi manajemen inventaris dan logistik.

1. Tampilan Utama (Hierarki Gudang)

Halaman utama menampilkan struktur hierarkis dari semua tipe dan lokasi gudang yang telah terdaftar, biasanya dalam format pohon.

Penjelasan Tampilan

• Struktur Pohon: Menampilkan hubungan antara tipe gudang (kategori) dengan lokasi gudang spesifik di bawahnya. Contoh: Tipe SUBWH (kemungkinan Gudang Bahan Baku) memiliki lokasi UPL (kemungkinan shared office).

• Kembalikan Dokumen Sendiri: Opsi atau fungsi yang terkait dengan alur dokumen internal gudang.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Tipe Gudang: Membuka form untuk membuat kategori gudang baru.

  • Tambah Lokasi Gudang: Membuka form untuk mendaftarkan lokasi gudang fisik yang baru.

2. Halaman Tambah Lokasi Gudang

Ini adalah form komprehensif untuk mendaftarkan dan mendeskripsikan sebuah lokasi penyimpanan baru.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Umum:

  • Nama Tipe Gudang: Memilih kategori dari gudang ini.

  • Induk Gudang: Menentukan hierarki, misalnya jika ini adalah sebuah rak di dalam gudang yang lebih besar.

  • Kode Gudang & Alamat: Kode unik dan alamat fisik dari lokasi gudang.

• Dimensi & Kapasitas:

  • Width, Length, Height: Field untuk memasukkan dimensi fisik gudang dalam meter.

  • Total: Kalkulasi otomatis volume gudang dalam meter kubik (m³).

  • Kapasitas Dimensi: Persentase target utilisasi kapasitas.

• Info Tambahan (Fungsi Spesifik):

  • Serangkaian kotak centang yang mendefinisikan peran gudang, seperti:

    • Merupakan gudang barang rusak?: Untuk lokasi karantina barang rusak.

    • Merupakan gudang Virtual Produksi?: Untuk lokasi virtual yang merepresentasikan area produksi.

    • Merupakan Subkontrak?: Untuk gudang yang dikelola oleh pihak ketiga/subkontraktor.

    • Merupakan Outlet?: Untuk lokasi yang berfungsi sebagai toko ritel.

3. Halaman Tambah Tipe Gudang

Formulir sederhana untuk membuat kategori atau jenis gudang.

Penjelasan Tampilan

• Nama Tipe Gudang: Nama dari kategori (misalnya, Gudang Bahan Baku, Gudang Barang Jadi, Gudang Transit).

• Kategori Tipe Gudang: Kode singkat atau singkatan untuk tipe tersebut.

4. Langkah-langkah Penggunaan

1. Buat Tipe Dahulu: Sebelum mendaftarkan lokasi, buat dulu Tipe Gudangnya. Klik Tambah Tipe Gudang, isi nama dan kategori, lalu simpan.

2. Tambah Lokasi Baru: Kembali ke halaman utama, klik Tambah Lokasi Gudang.

3. Isi Detail: Pilih Nama Tipe Gudang, isi kode, alamat, dan dimensi fisiknya.

4. Tentukan Fungsi: Centang kotak-kotak di "Info Tambahan" yang sesuai dengan fungsi spesifik gudang tersebut.

5. Klik Submit untuk menyimpan.

5. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Manajemen Inventaris: Setiap item di dalam sistem harus ditetapkan ke sebuah lokasi gudang. Tanpa adanya master gudang ini, sistem tidak tahu di mana barang disimpan.

• Optimalisasi Ruang: Dengan mengetahui kapasitas (volume) setiap gudang dan volume setiap item, sistem yang canggih dapat memberikan rekomendasi penempatan barang (put-away) dan mencegah gudang menjadi terlalu penuh.

• Logika Transaksi: Fungsi spesifik yang dicentang di sini akan memengaruhi logika bisnis. Misalnya:

  • Barang hanya bisa dijual dari gudang yang ditandai sebagai Merupakan Outlet?.

  • Saat proses produksi selesai, barang jadi akan secara otomatis diterima di Gudang Virtual Produksi sebelum dipindahkan ke gudang fisik.

  • Barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena rusak akan diarahkan ke Gudang Barang Rusak.

6. Tips & Catatan Penting

• Pengukuran dimensi gudang yang akurat adalah kunci untuk manajemen kapasitas yang efektif.

• Pikirkan dengan baik semua kemungkinan fungsi gudang di perusahaan Anda dan pastikan untuk mencentang opsi yang benar. Kesalahan konfigurasi di sini dapat mengganggu alur penerimaan dan pengiriman barang.

• Pengelolaan modul ini harus dilakukan oleh kepala gudang atau manajer logistik yang memahami tata letak dan fungsi operasional setiap lokasi penyimpanan.

Komponen Biaya Gudang

Panduan Modul: Komponen Biaya Gudang

Lokasi Modul
Pengaturan > Gudang > Komponen Biaya Gudang

Tujuan Modul
Modul Komponen Biaya Gudang berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua jenis biaya yang terkait dengan aktivitas pergudangan. Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan melacak berbagai elemen biaya (seperti biaya sewa, listrik, tenaga kerja, atau penanganan) yang nantinya dapat dialokasikan ke aktivitas atau item tertentu. Ini adalah langkah dasar untuk akuntansi biaya gudang (warehouse costing).

1. Tampilan Utama (Daftar Komponen Biaya)

Halaman utama menampilkan daftar semua komponen biaya gudang yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian komponen biaya spesifik berdasarkan Kode Biaya atau Nama Biaya.

• Tambah Komponen Biaya Gudang: Link untuk membuka form dan membuat komponen biaya baru.

• Tabel Daftar Biaya:

  • Kode Biaya: Kode unik untuk setiap elemen biaya.

  • Nama Biaya: Nama deskriptif dari biaya (contoh: "Biaya Bongkar Muat", "Biaya Penyimpanan Dingin").

  • Tipe Biaya: Klasifikasi biaya (misalnya, Tetap, Variabel, Semi-Variabel).

  • Gudang: Menunjukkan apakah biaya ini berlaku untuk gudang tertentu atau bersifat umum.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", yang berarti belum ada komponen biaya yang dibuat.

2. Langkah-langkah Membuat Komponen Biaya

Meskipun halaman tambah tidak ditampilkan secara detail, alur kerjanya dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dari halaman utama, klik link Tambah Komponen Biaya Gudang.

2. Sistem akan membuka form di mana pengguna harus mengisi:

   • Kode Biaya: Kode unik (misalnya, WH-RENT, WH-LABOR).

   • Nama Biaya: Nama yang jelas (misalnya, Sewa Gudang, Tenaga Kerja Gudang).

   • Tipe Biaya: Pilih dari dropdown (misalnya, Tetap, Variabel).

   • Gudang: Pilih gudang spesifik jika biaya ini hanya berlaku untuk satu lokasi, atau biarkan kosong jika berlaku umum.

   • Akun COA: Kemungkinan akan ada field untuk menautkan komponen biaya ini ke akun beban yang sesuai di Bagan Akun (Chart of Accounts).

3. Klik Simpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Alokasi Biaya: Komponen yang didefinisikan di sini menjadi dasar untuk mengalokasikan biaya overhead gudang ke dalam nilai persediaan. Misalnya, total biaya "Tenaga Kerja Gudang" selama sebulan dapat dialokasikan ke setiap item yang masuk atau keluar dari gudang berdasarkan volume atau beratnya.

• Kalkulasi Landed Cost: Dalam proses impor, komponen biaya seperti "Biaya Bea Masuk" atau "Biaya Penanganan Pelabuhan" yang dibuat di sini dapat ditambahkan ke dalam kalkulasi landed cost. Ini memastikan bahwa harga pokok pembelian (cost of goods sold - COGS) mencerminkan semua biaya yang relevan, bukan hanya harga beli barang.

• Analisis Profitabilitas: Dengan melacak biaya-biaya ini, manajemen dapat melakukan analisis biaya-per-aktivitas (activity-based costing) untuk memahami profitabilitas setiap produk atau pelanggan dengan lebih akurat.

4. Tips & Catatan Penting

• Identifikasi semua biaya yang signifikan terkait dengan operasional gudang Anda dan buat komponennya di modul ini.

• Koordinasikan dengan departemen akuntansi untuk memastikan setiap komponen biaya tertaut dengan akun beban yang benar di COA. Ini penting untuk integritas laporan keuangan.

• Modul ini adalah alat akuntansi biaya. Pengelolaannya harus dilakukan oleh tim akuntansi biaya atau Financial Controller yang memahami metodologi alokasi biaya.

Strategi Perletakan

Panduan Modul: Strategi Perletakan

Lokasi Modul
Pengaturan > Gudang > Intelligent Bin > Strategi Perletakan

Tujuan Modul
Modul Strategi Perletakan adalah pusat kendali untuk mengkonfigurasi logika otomatis yang digunakan sistem untuk menentukan lokasi penyimpanan (bin) terbaik saat barang diterima di gudang. Modul ini memungkinkan administrator untuk menetapkan serangkaian aturan dan prioritas yang akan dijalankan oleh sistem untuk memberikan rekomendasi put-away (penyimpanan barang) yang paling efisien, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan mempercepat proses di gudang.

1. Tampilan Utama (Daftar Strategi)

Halaman utama adalah sebuah form konfigurasi di mana administrator dapat mengaktifkan, menonaktifkan, dan memprioritaskan berbagai strategi penempatan barang.

Penjelasan Tampilan
Modul ini menyajikan tiga strategi utama yang dapat dikombinasikan. Sistem akan mengevaluasi strategi ini berdasarkan urutan Prioritas yang ditetapkan (1 adalah yang tertinggi).

• Strategi 1: Hubungan Antara Barang/Jasa dan Bin

  • Konsep: Ini adalah strategi "Lokasi Tetap" (Fixed Bin). Pengguna dapat secara eksplisit menetapkan bahwa barang atau kelompok barang tertentu (RelationCode) harus selalu disimpan di lokasi (Bin) yang sudah ditentukan.

  • Penggunaan: Sangat berguna untuk barang-barang yang sangat cepat laku (fast-moving) agar selalu berada di lokasi yang paling mudah dijangkau, atau untuk barang yang memerlukan kondisi khusus (misalnya, bahan kimia di area terpisah).

  • Prioritas: Di gambar, ini diatur ke prioritas 1. Artinya, saat barang masuk, sistem akan pertama kali memeriksa apakah ada aturan lokasi tetap untuk barang tersebut. Jika ada, sistem akan langsung merekomendasikan lokasi itu dan mengabaikan strategi lain.

• Strategi 2: Volume Bin

  • Konsep: Strategi ini berfokus pada pemanfaatan kapasitas atau volume dari lokasi penyimpanan.

  • Pilihan Metode:

    • Prevalent: Kemungkinan besar berarti "mengutamakan lokasi yang sudah ada isinya". Sistem akan mencoba mencari bin yang sudah berisi barang yang sama dan masih memiliki sisa ruang. Tujuannya adalah untuk mengkonsolidasikan stok dan tidak menyebar satu jenis barang di banyak lokasi.

    • FullyFirst: Berarti "penuhi yang kosong dahulu". Sistem akan memprioritaskan pencarian bin yang benar-benar kosong dan dapat menampung seluruh kuantitas barang yang masuk.

  • Prioritas: Diatur ke prioritas 3, menjadikannya salah satu pertimbangan terakhir dalam contoh ini.

• Strategi 3: Level Menurun

  • Konsep: Strategi ini kemungkinan besar mengarahkan sistem untuk mengisi bin dari level rak tertinggi ke level terendah, atau sebaliknya. "Menurun" bisa berarti mengisi dari atas ke bawah.

  • Penggunaan: Berguna untuk memastikan area yang kurang diinginkan (misalnya, rak paling atas yang sulit dijangkau) terisi lebih dahulu, sehingga area utama yang mudah dijangkau tetap tersedia.

  • Prioritas: Diatur ke prioritas 2, dievaluasi setelah strategi Lokasi Tetap.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan seluruh konfigurasi strategi dan prioritasnya.

2. Langkah-langkah Mengkonfigurasi Strategi

1. Tentukan Prioritas: Pikirkan alur kerja gudang Anda. Mana aturan yang paling penting? Apakah mengkonsolidasikan barang lebih penting daripada mengisi dari atas ke bawah? Atur dropdown Prioritas untuk setiap strategi sesuai urutan yang diinginkan (1 = dijalankan pertama kali).

2. Aktifkan Strategi: Centang kotak di sebelah strategi yang ingin Anda gunakan. Nonaktifkan yang tidak perlu.

3. Atur Lokasi Tetap: Jika Anda mengaktifkan "Hubungan Antara Barang/Jasa dan Bin", klik Tambah untuk membuat aturan baru, yaitu memilih kode barang (RelationCode) dan menunjuk lokasi Bin spesifik untuknya.

4. Pilih Metode Volume: Jika mengaktifkan "Volume Bin", pilih antara Prevalent (untuk konsolidasi) atau FullyFirst (untuk mengisi lokasi kosong).

5. Klik Simpan untuk menerapkan logika baru.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses Penerimaan Barang (Put-Away): Saat staf gudang memindai barang yang baru diterima, sistem WMS akan secara otomatis menjalankan logika ini:

  1. Apakah ada Lokasi Tetap untuk barang ini (Prioritas 1)? Jika ya, sistem akan menampilkan rekomendasi lokasi tersebut. Selesai.

  2. Jika tidak, apakah strategi Level Menurun aktif (Prioritas 2)? Jika ya, sistem akan mencari lokasi kosong yang sesuai dengan aturan level. Jika ditemukan, lokasi itu direkomendasikan. Selesai.

  3. Jika tidak, apakah strategi Volume Bin aktif (Prioritas 3)? Jika ya, sistem akan mencari lokasi berdasarkan metode Prevalent atau FullyFirst. Jika ditemukan, lokasi itu direkomendasikan. Selesai.

• Otomatisasi Keputusan: Strategi ini menghilangkan kebutuhan staf gudang untuk berpikir atau mencari-cari lokasi kosong secara manual, sehingga mempercepat proses put-away, mengurangi kesalahan penempatan, dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang.

4. Tips & Catatan Penting

• Konfigurasi strategi ini memerlukan pemahaman mendalam tentang operasional gudang, karakteristik produk (ukuran, berat, kecepatan perputaran), dan tata letak fisik gudang.

• Strategi Lokasi Tetap sangat kuat untuk efisiensi pengambilan, tetapi bisa mengurangi fleksibilitas dan utilisasi ruang jika tidak dikelola dengan baik.

• Lakukan evaluasi secara berkala. Jika staf gudang sering mengabaikan rekomendasi sistem, mungkin ada yang salah dengan konfigurasi strategi dan perlu disesuaikan.

• Mengingat dampaknya yang signifikan terhadap efisiensi operasional, akses ke modul ini harus dibatasi hanya untuk Manajer Gudang, Manajer Logistik, atau analis sistem.

Strategi Pengembalian

Panduan Modul: Strategi Pengambilan

Lokasi Modul
Pengaturan > Gudang > Intelligent Bin > Strategi Pengambilan

Tujuan Modul
Modul Strategi Pengambilan adalah kebalikan dari Strategi Perletakan. Modul ini digunakan untuk mengkonfigurasi logika otomatis yang akan dijalankan oleh sistem untuk merekomendasikan batch atau unit barang mana yang harus diambil (picking) terlebih dahulu saat memenuhi pesanan pelanggan atau permintaan produksi. Tujuannya adalah untuk menegakkan aturan perputaran stok yang benar, meminimalkan pemborosan, dan mengoptimalkan efisiensi proses pengambilan barang.

1. Tampilan Utama (Daftar Strategi)

Halaman utama adalah form konfigurasi sederhana tempat administrator memilih dan mengaktifkan strategi pengambilan yang akan digunakan di seluruh gudang.

Penjelasan Tampilan
Modul ini menyajikan beberapa strategi yang dapat dipilih. Pengguna dapat mengaktifkan satu atau lebih dari strategi ini. Sistem kemungkinan akan mengevaluasi ini dalam urutan tertentu (meskipun tidak ada pengaturan prioritas yang terlihat di gambar ini).

• Strategi 1: Pertama Masuk Pertama Keluar (FIFO - First-In, First-Out)

  • Konsep: Ini adalah metode valuasi dan perputaran inventaris yang paling umum. Sistem akan selalu merekomendasikan untuk mengambil batch barang yang diterima paling awal di gudang.

  • Penggunaan: Sangat penting untuk hampir semua jenis produk untuk memastikan perputaran stok yang sehat dan mencegah barang menjadi usang atau kuno di gudang.

• Strategi 2: Tanggal Kadaluarsa (FEFO - First-Expired, First-Out)

  • Konsep: Sistem akan memprioritaskan pengambilan batch barang yang memiliki tanggal kadaluarsa paling dekat.

  • Penggunaan: Ini adalah strategi wajib untuk industri makanan & minuman, farmasi, dan industri lain yang produknya memiliki umur simpan terbatas. Mengabaikan strategi ini akan menyebabkan kerugian besar akibat produk yang kedaluwarsa di rak.

• Strategi 3: Level Menurun

  • Konsep: Sama seperti pada strategi perletakan, ini kemungkinan mengarahkan sistem untuk merekomendasikan pengambilan dari level rak terendah ke tertinggi (paling mudah dijangkau dahulu), atau sebaliknya, tergantung pada konfigurasi pastinya.

  • Penggunaan: Dapat digunakan untuk mengoptimalkan jalur pengambilan (picking path). Misalnya, sistem mungkin mengarahkan staf untuk mengambil dari lokasi terendah terlebih dahulu untuk mengurangi waktu dan upaya.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi strategi yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Mengkonfigurasi Strategi

1. Akses modul Strategi Pengambilan.

2. Centang kotak di sebelah strategi yang paling sesuai dengan model bisnis dan jenis produk Anda.

   • Untuk produk makanan, Tanggal Kadaluarsa (FEFO) hampir selalu menjadi pilihan utama.

   • Untuk barang elektronik atau komponen yang tidak memiliki masa kedaluwarsa, Pertama Masuk Pertama Keluar (FIFO) adalah standar terbaik.

3. Klik Simpan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses Pengambilan Pesanan (Order Picking): Ini adalah inti dari alur kerja modul ini.

  1. Sebuah Sales Order atau Work Order siap untuk diproses.

  2. Staf gudang menerima "Daftar Ambil" (Picking List) di perangkat scanner mereka.

  3. Saat staf memindai item pertama yang harus diambil, sistem WMS secara otomatis menjalankan strategi yang telah dikonfigurasi. Misalnya, jika FEFO aktif, sistem akan mencari semua lokasi di mana item tersebut disimpan, membandingkan tanggal kedaluwarsa dari setiap batch, dan kemudian mengarahkan staf ke lokasi yang berisi batch dengan tanggal kedaluwarsa terdekat.

• Akurasi dan Efisiensi: Dengan mengotomatiskan keputusan ini, sistem memastikan bahwa aturan bisnis (seperti FEFO/FIFO) selalu dipatuhi, mengurangi risiko kesalahan manusia, mempercepat proses pengambilan, dan meningkatkan akurasi inventaris secara keseluruhan.

4. Tips & Catatan Penting

• FEFO vs. FIFO: Sangat penting untuk memahami perbedaan antara FEFO dan FIFO dan memilih yang paling relevan. Untuk banyak perusahaan, FEFO adalah bentuk FIFO yang lebih spesifik dan lebih diutamakan jika tanggal kedaluwarsa adalah faktor.

• Konfigurasi Tunggal: Biasanya, hanya satu strategi utama (seperti FEFO atau FIFO) yang diaktifkan pada satu waktu untuk menghindari konflik logika.

• Disiplin Data: Keberhasilan strategi ini sangat bergantung pada akurasi data saat penerimaan barang. Jika tanggal kedaluwarsa atau tanggal penerimaan tidak dicatat dengan benar saat barang masuk, sistem tidak akan dapat membuat rekomendasi pengambilan yang benar.

• Pengelolaan modul ini harus dilakukan oleh Manajer Gudang atau Manajer Rantai Pasok yang bertanggung jawab atas kebijakan manajemen inventaris perusahaan.

Tipe Mesin

Panduan Modul: Tipe Mesin

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Tipe Mesin

Tujuan Modul
Modul Tipe Mesin berfungsi sebagai master data untuk membuat dan mengelola klasifikasi atau kategori dari semua mesin yang digunakan dalam proses produksi. Daripada mencatat setiap mesin sebagai entitas tunggal yang berdiri sendiri, modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelompokkannya ke dalam tipe-tipe yang logis (misalnya, Mesin Biscuit, Mesin Cream, Mesin Mixer). Ini menjadi dasar untuk manajemen aset, penjadwalan produksi, dan akuntansi biaya.

1. Tampilan Utama (Daftar Tipe Mesin)

Halaman utama menampilkan daftar semua kategori mesin yang telah didefinisikan di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat untuk tipe mesin tertentu berdasarkan Kode Tipe Mesin.

• Tabel Tipe Mesin:

  • Kode Tipe Mesin: Kode unik yang singkat untuk setiap kategori.

  • Nama Tipe Mesin: Nama yang deskriptif untuk kategori tersebut (contoh: Biscuit, Cream, R&D, Mixer).

• Tombol Aksi:

  • Tambahkan Tipe Mesin: Membuka form untuk membuat kategori mesin yang baru.

  • Hapus: Untuk menghapus tipe mesin yang dipilih (jika tidak ada mesin aktual yang tertaut padanya).

2. Halaman Tambah Tipe Mesin

Formulir sederhana ini digunakan untuk membuat entri baru untuk kategori mesin.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tipe Mesin: Field untuk memasukkan kode unik baru.

• Nama Tipe Mesin: Field untuk memasukkan nama deskriptif dari tipe mesin.

• Akun Untuk Pelacakan Peralatan Mesin: Dropdown yang sangat penting untuk menautkan tipe mesin ini ke akun yang relevan di Bagan Akun (Chart of Accounts). Ini bisa berupa akun Aset Tetap (untuk pencatatan nilai aset) atau akun Beban Produksi (untuk alokasi biaya operasional).

• Tombol Aksi: Tambahkan untuk menyimpan dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Membuat Tipe Mesin

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambahkan Tipe Mesin.

2. Di halaman Tambah, isi Kode Tipe Mesin (misalnya, PRESS) dan Nama Tipe Mesin (misalnya, Mesin Press).

3. Pilih Akun Untuk Pelacakan yang sesuai dari dropdown. Ini adalah langkah krusial untuk integrasi dengan modul akuntansi.

4. Klik tombol Tambahkan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar untuk Master Mesin: Tipe mesin yang dibuat di sini menjadi prasyarat untuk membuat data mesin individual di modul master mesin. Setiap mesin baru yang didaftarkan harus digolongkan ke salah satu tipe yang ada di sini.

• Perencanaan Kapasitas (Capacity Planning): Dengan mengelompokkan mesin, perencana produksi dapat dengan mudah melihat total kapasitas yang tersedia untuk jenis operasi tertentu. Misalnya, mereka dapat dengan cepat mengetahui, "Berapa total jam kerja yang tersedia dari semua 'Mesin Mixer' kita minggu ini?".

• Akuntansi Biaya: Penautan ke akun COA memungkinkan proses akuntansi otomatis. Saat sebuah mesin dari tipe "Mixer" digunakan dalam Work Order, biaya operasionalnya (misalnya, biaya depresiasi atau biaya per jam) dapat secara otomatis dibebankan ke akun yang benar yang telah ditentukan di sini.

• Manajemen Perawatan (Maintenance): Modul perawatan dapat menggunakan tipe mesin untuk menjadwalkan perawatan preventif secara massal untuk semua mesin dengan tipe yang sama.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah struktur tipe mesin yang logis dan sesuai dengan alur proses produksi Anda.

• Konsultasikan dengan departemen akuntansi untuk memastikan setiap tipe mesin ditautkan ke akun COA yang benar. Kesalahan di sini akan menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan dan perhitungan harga pokok produksi.

• Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh tim engineering atau manajer produksi yang berkoordinasi erat dengan tim akuntansi biaya.

Master Mesin

Panduan Modul: Master Mesin

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Mesin

Tujuan Modul
Modul Master Mesin adalah pusat inventaris untuk semua aset mesin produksi individual. Jika "Tipe Mesin" adalah tentang kategori, modul ini adalah tentang mendaftarkan setiap mesin fisik atau work center secara spesifik, lengkap dengan kode unik, nama, kapasitas produksi, dan biaya operasionalnya. Data di sini menjadi tulang punggung untuk penjadwalan produksi, pelacakan utilitas, dan perhitungan biaya.

1. Tampilan Utama (Daftar Mesin)

Halaman utama menampilkan daftar semua mesin produksi individual yang terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian mesin spesifik berdasarkan Kode Master Mesin.

• Tabel Daftar Mesin:

  • Kode Master Mesin: ID unik untuk setiap aset mesin (misalnya, opballmill, WL001).

  • Nama Mesin: Nama deskriptif untuk mesin tersebut (misalnya, BALLMILL ZIP, WLP).

  • Tipe Mesin: Kategori mesin, yang diambil dari modul Tipe Mesin.

  • Apakah Dapat Diganti: Indikator (ya/tidak) yang menunjukkan apakah mesin ini memiliki alternatif jika rusak.

  • Apakah Rusak: Indikator status yang menunjukkan apakah mesin sedang dalam kondisi rusak atau tidak.

• Tombol Aksi:

  • Mesin Baru: Membuka form untuk mendaftarkan mesin baru.

  • Hapus / Cetak: Tombol standar untuk manajemen data dan pelaporan.

2. Halaman Tambah Master Mesin

Formulir ini digunakan untuk mendaftarkan detail dari sebuah mesin produksi baru.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode & Nama Mesin: ID dan nama unik untuk mesin spesifik ini.

  • Jumlah Mesin: Jumlah unit fisik dari mesin ini.

  • Apakah Dapat Diganti: Kotak centang untuk menandai fleksibilitas mesin.

  • Tipe Mesin: Dropdown untuk memilih kategori mesin dari master Tipe Mesin.

• Kapasitas & Biaya:

  • Kapasitas Mesin: Bagian yang sangat penting di mana pengguna mendefinisikan kapasitas output mesin untuk setiap jenis proses atau section produksi. Kapasitas ini diukur dalam unit per jam (misalnya, Mesin BALLMILL ZIP dapat memproduksi X unit di section Biscuit Production per jam).

  • Biaya Mesin: Field untuk memasukkan biaya operasional mesin per jam (misalnya, biaya listrik, depresiasi, perawatan). Ini adalah komponen kunci untuk akuntansi biaya.

3. Langkah-langkah Mendaftarkan Mesin Baru

1. Pastikan Tipe Mesin sudah ada. Jika belum, buat terlebih dahulu di modul Tipe Mesin.

2. Di halaman utama Master Mesin, klik Mesin Baru.

3. Isi Kode dan Nama Mesin.

4. Pilih Tipe Mesin yang sesuai.

5. Definisikan Kapasitas Mesin untuk setiap section produksi yang relevan. Ini adalah data paling kritikal untuk penjadwalan.

6. Masukkan Biaya Mesin per jam.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penjadwalan Produksi & Perencanaan Kapasitas: Data kapasitas per jam adalah jantung dari sistem penjadwalan. Saat Perencana Produksi membuat Work Order untuk 1.000 unit biskuit di mesin BALLMILL ZIP, sistem akan melihat kapasitas mesin ini (misalnya, 100 unit/jam) dan secara otomatis mengalokasikan waktu mesin selama 10 jam untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

• Perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP): Biaya mesin per jam yang didefinisikan di sini akan secara otomatis diakumulasikan ke dalam biaya produksi. Jika sebuah Work Order berjalan selama 10 jam di mesin dengan biaya Rp50.000/jam, maka sebesar Rp500.000 akan dibebankan sebagai biaya overhead ke Work Order tersebut.

• Manajemen Aset & Perawatan: Dengan adanya daftar lengkap semua mesin, tim perawatan dapat merencanakan jadwal perawatan preventif, melacak riwayat perbaikan, dan mengelola suku cadang untuk setiap mesin secara individual. Indikator "Apakah Rusak" akan memberitahu sistem penjadwalan untuk tidak mengalokasikan pekerjaan ke mesin yang sedang tidak beroperasi.

5. Tips & Catatan Penting

• Akurasi data Kapasitas Mesin sangatlah penting. Data yang tidak akurat akan menyebabkan kesalahan dalam estimasi waktu penyelesaian produksi dan penjadwalan yang tidak realistis.

• Lakukan peninjauan dan pembaruan secara berkala terhadap data kapasitas dan biaya, terutama setelah ada peningkatan mesin atau perubahan biaya operasional.

• Pengelolaan modul ini memerlukan kolaborasi antara tim engineering (untuk data kapasitas), tim produksi, dan tim akuntansi (untuk data biaya).

Master Buruh Pabrik

Panduan Modul: Master Buruh Pabrik

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Buruh Pabrik

Tujuan Modul
Modul Master Buruh Pabrik berfungsi sebagai pusat data untuk mengelola informasi spesifik mengenai tenaga kerja langsung di lantai produksi. Fokus utama modul ini adalah pada aspek biaya tenaga kerja (labor cost) dan alokasi personil ke dalam tim atau kelompok kerja (workgroup). Ini adalah jembatan antara data karyawan dari HR dan kebutuhan perencanaan serta akuntansi biaya di departemen produksi.

1. Tampilan Utama (Daftar Buruh Pabrik)

Halaman utama menampilkan daftar semua karyawan yang diklasifikasikan sebagai buruh pabrik, beserta informasi upah dan penugasan mereka.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat untuk karyawan tertentu berdasarkan Kode Karyawan.

• Petunjuk: Terdapat catatan penting di bagian atas:

  • "To add new labor, use Employee Data menu.": Ini mengindikasikan bahwa data karyawan dasar tidak dibuat di sini, melainkan ditarik dari modul Data Pegawai.

  • "To Assign labor to Section use Master Section menu.": Ini menunjukkan bahwa proses penugasan seorang buruh ke dalam kelompok kerja dilakukan di modul lain, yaitu Master Section.

• Tabel Daftar Buruh:

  • Kode Karyawan & Nama Karyawan: ID dan nama lengkap buruh.

  • Wage: Menampilkan upah per satuan waktu (misalnya, per jam atau per hari) yang telah ditetapkan untuk buruh tersebut. Ini adalah data kunci untuk perhitungan biaya.

  • Section / Workgroup: Menunjukkan kelompok kerja atau seksi produksi di mana buruh tersebut saat ini ditugaskan. Status "Not Assigned" berarti buruh tersebut belum dialokasikan.

2. Halaman Detail (Section - Employee's Workgroup)

Halaman ini, yang dapat diakses dengan mengklik salah satu baris di halaman utama, menampilkan detail penetapan upah dan kelompok kerja untuk seorang buruh spesifik.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Buruh: Menampilkan Nama Karyawan dan Kode-nya.

• Wage: Field untuk menetapkan atau mengubah nominal upah buruh tersebut.

• Daftar Kelompok Kerja: Tabel yang akan menampilkan semua section atau workgroup di mana karyawan tersebut menjadi anggota.

• Tombol Aksi: Ubah untuk menyimpan perubahan pada upah.

3. Langkah-langkah Penggunaan

1. Daftarkan Karyawan: Pastikan karyawan sudah terdaftar di modul Data Pegawai. Modul ini hanya menampilkan karyawan yang sudah ada.

2. Tetapkan Upah: Cari karyawan di modul Master Buruh Pabrik. Klik pada nama mereka, lalu masukkan nominal Wage (upah) pada halaman detail dan klik Ubah.

3. Alokasikan ke Kelompok Kerja: Pindah ke modul Master Section (modul terpisah) untuk menugaskan karyawan tersebut ke dalam satu atau lebih kelompok kerja di lantai produksi.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Perhitungan Biaya Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor Cost): Data Wage yang ditetapkan di sini adalah komponen fundamental untuk akuntansi biaya. Saat sebuah Work Order dieksekusi oleh sebuah workgroup selama 8 jam, sistem akan menjumlahkan upah per jam dari semua anggota workgroup tersebut dan membebankan total biayanya ke Work Order sebagai Direct Labor Cost.

• Perencanaan Tenaga Kerja: Dengan mengetahui buruh mana yang tergabung dalam workgroup apa, manajer produksi dapat merencanakan jadwal kerja, mengelola kapasitas tenaga kerja, dan memastikan setiap lini produksi memiliki jumlah personil yang memadai.

• Dasar Penggajian (Payroll): Meskipun penetapan upah per jam dilakukan di sini, perhitungan total gaji (misalnya, upah per jam dikali total jam kerja) dan proses pembayarannya kemungkinan besar tetap dilakukan di modul penggajian, yang akan menarik data upah dari modul ini.

5. Tips & Catatan Penting

• Akurasi data Wage sangat penting untuk keakuratan perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP). Pastikan data ini selalu sesuai dengan kontrak kerja atau peraturan upah yang berlaku.

• Modul ini bekerja sangat erat dengan modul Master Section dan Data Pegawai. Pahami alur kerja di antara ketiganya untuk manajemen tenaga kerja yang efektif.

• Karena berisi informasi sensitif mengenai upah, akses untuk mengubah data di modul ini harus dibatasi, idealnya hanya untuk departemen SDM atau manajer produksi yang berwenang.

Master Kegiatan

Panduan Modul: Master Kegiatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Kegiatan

Tujuan Modul
Modul Master Kegiatan berfungsi untuk mendefinisikan setiap langkah atau tahapan proses yang standar dalam alur produksi. Setiap "kegiatan" yang dibuat di sini merepresentasikan sebuah operasi spesifik (misalnya, "Kegiatan Biscuit", "Kegiatan Cream", "Kegiatan Formulasi"). Data ini menjadi blok bangunan dasar untuk membuat Bill of Materials (BOM) dan Routing (alur proses produksi).

1. Tampilan Utama (Daftar Kegiatan)

Halaman utama menampilkan daftar semua kegiatan atau operasi standar yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian kegiatan spesifik berdasarkan Nama Kegiatan.

• Tabel Daftar Kegiatan:

  • Nama Kegiatan: Nama deskriptif dari operasi produksi (contoh: Kegiatan Biscuit, Kegiatan Cream).

  • Durasi: Menunjukkan durasi standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Angka 0 kemungkinan merupakan nilai default sebelum diatur lebih lanjut dalam routing.

  • Deskripsi: Penjelasan singkat mengenai apa yang dilakukan dalam kegiatan tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka form untuk membuat kegiatan baru.

  • Hapus: Untuk menghapus kegiatan yang dipilih dari master.

2. Halaman Tambah Master Kegiatan

Formulir sederhana ini digunakan untuk mendaftarkan sebuah operasi atau kegiatan produksi baru.

Penjelasan Tampilan

• Nama Kegiatan: Field untuk memasukkan nama unik dari kegiatan (misalnya, "Proses Pengepakan").

• Durasi: Field untuk memasukkan durasi standar. Satuan waktu (menit/jam) biasanya ditentukan dalam konteks yang lebih luas. Opsi Detik juga tersedia.

• Deskripsi: Area teks untuk memberikan penjelasan lebih detail tentang kegiatan tersebut.

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan kegiatan baru dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Membuat Kegiatan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

2. Di halaman Tambah, isi Nama Kegiatan (contoh: "Inspeksi Kualitas Akhir").

3. Tentukan Durasi standar jika ada.

4. Berikan Deskripsi singkat.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Komponen Inti dari Routing: Kegiatan yang didefinisikan di sini adalah komponen utama dari Routing (atau Alur Proses). Sebuah Routing untuk membuat produk jadi akan terdiri dari urutan beberapa kegiatan ini. Contoh Routing untuk "Biskuit Krim":

  1. Kegiatan Formulasi (Durasi: 30 menit)

  2. Kegiatan Mixer (Durasi: 60 menit)

  3. Kegiatan Biscuit (pemanggangan) (Durasi: 120 menit)

  4. Kegiatan Cream (pengisian) (Durasi: 45 menit)

  5. Kegiatan Pengepakan (Durasi: 90 menit)

• Dasar Penjadwalan dan Perhitungan Biaya:

  • Penjadwalan: Saat sebuah Work Order dibuat, sistem akan membaca Routing produk dan menjumlahkan durasi dari semua kegiatannya untuk menentukan total waktu produksi.

  • Akuntansi Biaya: Setiap kegiatan dalam Routing akan ditautkan ke work center (mesin dan/atau kelompok buruh). Sistem akan menggunakan durasi kegiatan ini untuk mengalokasikan biaya mesin (dari Master Mesin) dan biaya tenaga kerja (dari Master Buruh Pabrik) ke dalam biaya produksi.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan kegiatan pada level yang cukup detail untuk memungkinkan pelacakan biaya dan waktu yang akurat, tetapi jangan terlalu rinci hingga sulit dikelola.

• Nama kegiatan harus jelas, standar, dan mudah dipahami oleh tim produksi dan perencanaan.

• Modul ini adalah salah satu master data produksi yang paling fundamental. Pengelolaannya harus dilakukan oleh tim Process Engineering atau PPIC (Production Planning and Inventory Control) yang merancang alur proses produksi.

Master Kelompok Kerja

Panduan Modul: Master Kelompok Kerja

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Kelompok Kerja

Tujuan Modul
Modul Master Kelompok Kerja (Workgroup Master) berfungsi untuk mendefinisikan tim atau kelompok kerja fungsional di lantai produksi. Setiap kelompok kerja merepresentasikan sebuah unit tenaga kerja yang bertanggung jawab untuk melakukan serangkaian kegiatan produksi tertentu. Data ini menjadi fondasi untuk perencanaan kapasitas tenaga kerja, penjadwalan, dan, yang terpenting, perhitungan biaya tenaga kerja langsung (direct labor cost).

1. Tampilan Utama (Daftar Kelompok Kerja)

Halaman utama menampilkan daftar semua kelompok kerja yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat untuk kelompok kerja spesifik berdasarkan Kode Master Kelompok Kerja.

• Tabel Kelompok Kerja:

  • Kode Master Kelompok Kerja: Kode unik untuk setiap tim (contoh: WGWAFER, WGFORMULASI).

  • Nama Kelompok Kerja: Nama deskriptif untuk tim tersebut (contoh: WorkGroup Wafer, WorkGroup Formulasi).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Kelompok Kerja: Membuka form untuk membuat kelompok kerja baru.

  • Hapus: Untuk menghapus kelompok kerja yang dipilih.

2. Halaman Tambah Kelompok Kerja

Formulir ini digunakan untuk mendaftarkan detail dari sebuah tim atau kelompok kerja baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode & Nama Kelompok Kerja: ID dan nama unik untuk tim (misalnya, Kode: WG-PACK, Nama: WorkGroup Pengepakan).

• Upah / Jam: Field untuk memasukkan biaya standar tenaga kerja untuk kelompok tersebut per jam. Ini bisa berupa rata-rata upah anggota tim atau tarif standar yang telah ditetapkan.

• Akun untuk Buruh Langsung: Dropdown untuk menautkan biaya dari kelompok kerja ini ke akun beban yang sesuai di Bagan Akun (Chart of Accounts). Ini adalah field krusial untuk integrasi akuntansi.

• Total Buruh: Jumlah total personil atau anggota dalam kelompok kerja tersebut.

3. Langkah-langkah Membuat Kelompok Kerja Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Kelompok Kerja.

2. Isi Kode, Nama, Upah / Jam, dan Total Buruh.

3. Pilih Akun untuk Buruh Langsung yang benar dari dropdown. Koordinasikan dengan departemen akuntansi untuk pemilihan akun ini.

4. Klik Simpan.

5. Setelah kelompok kerja dibuat, Anda dapat menugaskan karyawan individual ke dalam kelompok ini melalui modul Master Buruh Pabrik atau Master Section.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Definisi Work Center: Kelompok kerja ini, sering kali dikombinasikan dengan satu atau lebih mesin (Master Mesin), membentuk sebuah Work Center atau Pusat Biaya (Cost Center). Sebuah Routing produksi akan menentukan kegiatan mana yang harus dilakukan di Work Center mana.

• Perencanaan Kapasitas Tenaga Kerja: Data Total Buruh dikalikan dengan jam kerja yang tersedia akan memberikan total kapasitas jam kerja (man-hours) yang dimiliki oleh sebuah kelompok. Informasi ini digunakan oleh modul perencanaan produksi untuk menentukan apakah sumber daya manusia cukup untuk memenuhi jadwal produksi.

• Perhitungan Biaya Tenaga Kerja Langsung: Ini adalah integrasi yang paling penting.

  1. Sebuah Work Order dijadwalkan untuk sebuah kegiatan (dari Master Kegiatan) yang memakan waktu 2 jam.

  2. Kegiatan tersebut dieksekusi oleh WorkGroup Pengepakan yang memiliki tarif Upah / Jam sebesar Rp100.000.

  3. Sistem akan secara otomatis menghitung biaya tenaga kerja langsung sebesar 2 jam x Rp100.000 = Rp200.000.

  4. Biaya sebesar Rp200.000 ini akan dibebankan ke Work Order dan jurnal akuntansinya akan dicatat ke Akun untuk Buruh Langsung yang telah ditentukan di sini.

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan data Upah / Jam selalu akurat dan diperbarui sesuai dengan standar biaya perusahaan, karena ini berdampak langsung pada keakuratan Harga Pokok Produksi (HPP).

• Pemilihan Akun untuk Buruh Langsung harus dilakukan dengan hati-hati dan dikoordinasikan dengan tim akuntansi untuk memastikan biaya produksi dilaporkan dengan benar.

• Modul ini adalah salah satu pilar utama dalam modulasi biaya produksi. Pengelolaannya harus menjadi tanggung jawab bersama antara Manajer Produksi dan Cost Controller.

Master Section

Panduan Modul: Master Section

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Section

Tujuan Modul
Modul Master Section digunakan untuk mendefinisikan area kerja atau tahapan fungsional di dalam lantai produksi. Setiap section (seksi) merepresentasikan sebuah pusat kegiatan di mana sekelompok operasi atau aktivitas produksi tertentu dilakukan. Modul ini berperan penting untuk mengelompokkan kegiatan produksi, yang nantinya menjadi dasar dalam pembuatan Routing (alur proses) dan definisi Work Center (pusat kerja).

1. Tampilan Utama (Daftar Section)

Halaman utama menampilkan daftar semua section produksi yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian section spesifik berdasarkan Kode Section.

• Tabel Daftar Section:

  • Kode Section: Kode unik untuk setiap section (contoh: BPRO, WPRO, CPRO).

  • Nama Section: Nama deskriptif untuk area atau fungsi tersebut (contoh: Biscuit Production, Wafer Production).

  • Section Kegiatan: Menampilkan daftar kegiatan produksi yang dilakukan di dalam section tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Section: Membuka form untuk membuat section baru.

  • Hapus Section: Untuk menghapus section yang dipilih.

2. Halaman Tambah Section

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan section baru dan mengalokasikan kegiatan apa saja yang menjadi bagian dari section tersebut.

Penjelasan Tampilan

• Kode, Nama, & Deskripsi Section: Field untuk mendefinisikan identitas dan penjelasan mengenai section.

• Kegiatan: Ini adalah fitur inti dari modul. Terdapat dua kotak daftar (list box):

  • Kotak Kiri: Menampilkan semua kegiatan yang tersedia dari Master Kegiatan.

  • Kotak Kanan: Menampilkan kegiatan yang telah dipilih untuk menjadi bagian dari section yang sedang dibuat.

  • Tombol >> dan <<: Digunakan untuk memindahkan kegiatan dari daftar tersedia ke daftar yang dialokasikan, dan sebaliknya.

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan data dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Membuat Section Baru

1. Pastikan semua kegiatan produksi yang relevan sudah dibuat terlebih dahulu di modul Master Kegiatan.

2. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Section.

3. Isi Kode Section, Nama Section, dan Deskripsi.

4. Pada bagian Kegiatan, pilih satu atau lebih kegiatan dari kotak sebelah kiri.

5. Klik tombol >> untuk memindahkan kegiatan yang dipilih ke kotak sebelah kanan.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Membangun Work Center: Sebuah Section adalah komponen kunci dalam mendefinisikan Work Center (Pusat Kerja). Work Center adalah gabungan dari Section (di mana pekerjaan dilakukan), Mesin (Master Mesin), dan Tenaga Kerja (Master Kelompok Kerja).

• Dasar Pembuatan Routing: Routing atau alur proses produksi adalah urutan dari berbagai kegiatan. Dengan adanya section, routing menjadi lebih spesifik. Contoh:

  • Routing produk "Wafer Cokelat" adalah: Kegiatan Formulasi (di Section Formulasi) -> Kegiatan Wafer (di Section Wafer Production) -> Kegiatan Pengepakan (di Section Pengepakan).

• Perencanaan dan Penjadwalan Produksi: Saat sistem menjadwalkan Work Order, ia akan mengalokasikan sumber daya (mesin dan tenaga kerja) yang berada di dalam section yang tepat sesuai dengan urutan kegiatan di Routing.

• Akuntansi Biaya: Biaya overhead dapat diakumulasikan per section. Dengan mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan di sebuah section, biaya yang terjadi di section tersebut (listrik, sewa, dll.) dapat dialokasikan secara lebih akurat ke produk yang melewatinya.

5. Tips & Catatan Penting

• Struktur section harus mencerminkan tata letak fisik atau alur proses logis di lantai produksi Anda.

• Modul ini memiliki ketergantungan yang kuat pada Master Kegiatan. Pastikan master kegiatan sudah lengkap sebelum mendefinisikan section.

• Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh tim PPIC (Production Planning and Inventory Control) atau Industrial Engineering yang bertanggung jawab merancang dan mengoptimalkan proses produksi.

Master Divisi

Panduan Modul: Master Divisi

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Master Divisi

Tujuan Modul
Modul Master Divisi berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan unit organisasi atau divisi di dalam perusahaan, khususnya yang terkait dengan proses produksi. Pengelompokan ini penting untuk keperluan pelaporan, alokasi sumber daya, dan analisis kinerja pada level yang lebih tinggi daripada section atau workgroup.

1. Tampilan Utama (Daftar Divisi)

Halaman utama menampilkan daftar semua divisi yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian divisi spesifik berdasarkan Kode Divisi atau kriteria lainnya.

• Tabel Daftar Divisi:

  • Kode Divisi: Kode unik yang singkat untuk setiap divisi.

  • Nama Divisi: Nama deskriptif untuk divisi tersebut.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", yang berarti belum ada divisi yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Divisi: Membuka form untuk membuat divisi baru.

  • Hapus Divisi: Untuk menghapus divisi yang dipilih.

2. Halaman Tambah Divisi

Formulir ini digunakan untuk mendaftarkan sebuah divisi produksi baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Divisi: Field untuk memasukkan kode unik baru untuk divisi.

• Nama Divisi: Field untuk memasukkan nama deskriptif dari divisi.

• Deskripsi: Area teks untuk memberikan penjelasan lebih detail mengenai lingkup dan tanggung jawab divisi tersebut.

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan data dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Membuat Divisi Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Divisi.

2. Di halaman Tambah, isi Kode Divisi (contoh: PROD-A) dan Nama Divisi (contoh: Divisi Produksi Biskuit).

3. Berikan Deskripsi singkat mengenai divisi tersebut.

4. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Struktur Organisasi: Master Divisi membantu memetakan struktur organisasi produksi di dalam sistem. Section dan Work Center dapat dikelompokkan di bawah divisi tertentu.

• Pelaporan Manajerial: Data ini memungkinkan pembuatan laporan kinerja (seperti output, efisiensi, dan biaya) yang dikelompokkan per divisi. Ini membantu manajemen tingkat atas untuk membandingkan kinerja antar divisi.

• Alokasi Biaya Overhead: Biaya overhead yang bersifat umum untuk beberapa section (seperti biaya manajer divisi atau biaya administrasi produksi) dapat dialokasikan terlebih dahulu ke level divisi sebelum didistribusikan lebih lanjut ke work center atau produk.

• Integrasi dengan HR: Data divisi ini dapat ditautkan dengan data karyawan di modul HR untuk menentukan penempatan personil non-produksi (seperti staf administrasi produksi atau supervisor divisi).

5. Tips & Catatan Penting

• Struktur divisi harus selaras dengan struktur organisasi resmi yang berlaku di perusahaan untuk memastikan konsistensi pelaporan.

• Modul ini bersifat fundamental dan perubahannya dapat berdampak pada banyak laporan dan alur kerja lain. Pengelolaannya harus dilakukan secara hati-hati.

• Akses ke modul ini sebaiknya dibatasi untuk admin sistem, HR, atau manajemen puncak yang memiliki wewenang untuk mendefinisikan struktur organisasi.

Pengaturan Biaya Standar

Panduan Modul: Pengaturan Biaya Standar

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Pengaturan Biaya Standart

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Biaya Standar adalah pusat dari cost accounting di dalam sistem produksi. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan, mengelola, dan mengalokasikan semua komponen biaya standar yang membentuk Harga Pokok Produksi (HPP) atau Cost of Goods Manufactured (COGM). Ini mencakup biaya tenaga kerja langsung (Direct Labour) dan berbagai jenis biaya overhead pabrik (Factory Overhead - FOH) seperti depresiasi, listrik, gas, dan pemeliharaan.

1. Tampilan Utama (Daftar Biaya Standar)

Halaman utama menampilkan semua komponen biaya standar yang telah didefinisikan untuk digunakan dalam perhitungan biaya produksi.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Biaya Standar.

• Tabel Biaya Standar:

  • Kode Biaya Standar: Kode unik untuk setiap elemen biaya (contoh: COGM_DIRECTLABOUR, COGM_FOH_ELECTRICITY).

  • Nama Biaya Standar: Nama deskriptif dari elemen biaya tersebut.

  • Tipe Biaya Standar: Kategori biaya, yaitu Labour (Tenaga Kerja) atau FOH (Factory Overhead).

  • Biaya Standar: Nilai atau tarif standar untuk biaya tersebut (misalnya, tarif per jam).

  • Mata Uang: Mata uang yang digunakan (misal: IDR).

  • Jumlah Dari Barang/Jasa: Menunjukkan ke berapa banyak section atau pusat biaya, elemen biaya ini dialokasikan.

• Tombol Aksi:

  • Biaya Standar Baru: Membuka form untuk membuat elemen biaya baru.

  • Hapus Biaya Standar: Menghapus elemen biaya yang dipilih.

2. Halaman Tambah Biaya Standar

Formulir ini adalah inti dari modul, di mana setiap komponen biaya didefinisikan secara detail, termasuk alokasi dan penautan akuntansinya.

Penjelasan Tampilan

• Tipe Biaya Standar: Memilih kategori biaya, apakah Labour atau FOH.

• Kode & Nama Biaya Standar: ID dan nama unik untuk elemen biaya.

• Biaya Standar & Jumlah Standar: Menetapkan nilai tarif standar dan basis perhitungannya (misalnya, per jam).

• Section: Fitur penting untuk alokasi biaya. Di sini, pengguna memilih section produksi mana saja yang akan dibebani oleh biaya ini. Biaya overhead yang bersifat umum (seperti listrik) dapat dialokasikan ke beberapa section sekaligus.

• Integrasi Akuntansi:

  • Akun Biaya: Menautkan biaya ini ke akun beban yang sesuai di Bagan Akun (Chart of Accounts).

  • Akun L/R FOH: Akun Laba/Rugi untuk menampung varians (selisih) antara biaya FOH standar dan aktual.

  • Cost Center: Menautkan biaya ke Cost Center spesifik untuk pelaporan keuangan yang lebih detail.

3. Langkah-langkah Membuat Biaya Standar Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Biaya Standar Baru.

2. Pilih Tipe Biaya Standar (Labour atau FOH).

3. Isi Kode, Nama, dan Biaya Standar (tarif).

4. Gunakan fitur alokasi Section untuk memilih satu atau lebih section produksi yang akan dibebani biaya ini.

5. Pilih Akun Biaya, Akun L/R FOH, dan Cost Center yang sesuai. Langkah ini wajib dikoordinasikan dengan departemen akuntansi.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Perhitungan Harga Pokok Produksi (HPP): Ini adalah tujuan utama modul ini. Saat sebuah Work Order diselesaikan, sistem akan menghitung total biaya produksi dengan mengakumulasi:

  1. Biaya Bahan Baku (dari Bill of Materials).

  2. Biaya Tenaga Kerja Langsung (tarif dari COGM_DIRECTLABOUR dikali jam kerja aktual).

  3. Biaya Overhead Pabrik (tarif dari berbagai biaya FOH dikali basis alokasi yang relevan, seperti jam mesin).

• Analisis Varians: Dengan membandingkan total biaya standar dengan biaya aktual yang terjadi, manajemen dapat melakukan analisis varians (variance analysis) untuk mengidentifikasi inefisiensi atau penghematan dalam proses produksi.

• Penganggaran (Budgeting): Biaya standar yang ditetapkan di sini menjadi dasar untuk menyusun anggaran produksi dan anggaran biaya overhead untuk periode mendatang.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah jantung dari sistem akuntansi biaya Anda. Akurasi data di sini berdampak langsung pada keakuratan HPP, profitabilitas produk, dan keputusan strategis mengenai harga jual.

• Proses penetapan biaya standar dan pemilihan akun akuntansi harus merupakan hasil kolaborasi erat antara tim Produksi, PPIC, dan Akuntansi Biaya (Cost Accounting).

• Lakukan peninjauan (review) dan pembaruan tarif biaya standar secara periodik (misalnya, tahunan atau semesteran) untuk memastikan tarif tersebut tetap relevan dengan kondisi biaya aktual.

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan hanya diberikan kepada Cost Controller atau personel akuntansi yang berwenang.

Section QC

Panduan Modul: Section QC

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Section QC

Tujuan Modul
Modul Section QC digunakan untuk mendefinisikan titik-titik inspeksi Quality Control (QC) di sepanjang alur proses produksi. Setiap entri "Section QC" merepresentasikan sebuah checkpoint kualitas yang harus dilakukan pada section produksi tertentu. Modul ini memastikan bahwa standar kualitas ditegakkan secara sistematis pada setiap tahapan krusial, mulai dari sebelum, selama, hingga setelah proses produksi.

1. Tampilan Utama (Daftar Section QC)

Halaman utama menampilkan daftar semua checkpoint QC yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian checkpoint QC berdasarkan Nama QC, Section, atau kriteria lainnya.

• Tabel Daftar Section QC:

  • Nama QC: Nama unik untuk checkpoint inspeksi kualitas.

  • Nama Section: Menunjukkan di section produksi mana inspeksi ini dilakukan.

  • Nama Karyawan: Menampilkan nama personel QC yang bertanggung jawab (jika ditugaskan).

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...TIDAK ADA DATA...", yang berarti belum ada checkpoint QC yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat checkpoint QC baru.

  • Hapus: Untuk menghapus checkpoint QC yang dipilih.

2. Halaman Tambah Section QC

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan checkpoint QC baru, termasuk lokasi, parameter, dan persyaratan dokumennya.

Penjelasan Tampilan

• Nama QC: Nama deskriptif untuk titik inspeksi (contoh: "Pengecekan Suhu Oven", "Verifikasi Komposisi Adonan").

• Section: Dropdown untuk memilih di Master Section mana checkpoint QC ini akan ditempatkan.

• Contoh: Dropdown untuk memilih template atau standar parameter QC yang akan digunakan. Ini mengacu pada master data parameter kualitas yang telah didefinisikan di tempat lain.

• Bagian Section: Pilihan radio button untuk menentukan kapan inspeksi dilakukan:

  • Sebelum Section: Inspeksi bahan baku atau input sebelum proses dimulai.

  • Dalam Section: Inspeksi selama proses produksi berlangsung (in-process control).

  • Post Section: Inspeksi output atau produk setengah jadi setelah proses di section tersebut selesai.

• Kebutuhan STF: Kotak centang (checkbox) yang menandakan apakah hasil inspeksi QC ini memerlukan pembuatan dokumen STF (Standard Test Form atau dokumen sejenis) sebagai bukti formal.

• Deskripsi QC: Area teks untuk memberikan instruksi atau penjelasan lebih detail mengenai prosedur inspeksi.

3. Langkah-langkah Membuat Section QC Baru

1. Pastikan Master Section dan template parameter QC (jika ada) sudah dibuat.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Nama QC.

4. Pilih Section dari dropdown.

5. Pilih Contoh (template parameter) yang relevan.

6. Tentukan kapan inspeksi dilakukan dengan memilih Bagian Section.

7. Centang Kebutuhan STF jika diperlukan dokumentasi formal.

8. Tuliskan Deskripsi QC yang jelas.

9. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Integrasi dengan Routing dan Work Order: Checkpoint QC yang didefinisikan di sini akan menjadi bagian integral dari Routing produksi. Saat sebuah Work Order melewati section tertentu, sistem akan secara otomatis memicu tugas inspeksi QC yang relevan.

• Penjaminan Kualitas (Quality Assurance): Sistem akan "memaksa" proses produksi berhenti sejenak di checkpoint ini hingga personel QC melakukan inspeksi dan memberikan status (Lulus/Gagal). Produk tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya sebelum status "Lulus" diterima.

• Traceability dan Dokumentasi: Jika Kebutuhan STF dicentang, sistem akan mengharuskan personel QC untuk mengisi dan mengunggah dokumen STF. Ini menciptakan jejak audit kualitas yang lengkap untuk setiap batch produksi, yang sangat penting untuk pelacakan jika terjadi keluhan pelanggan atau penarikan produk (product recall).

• Analisis Kualitas: Data hasil inspeksi (jumlah produk yang lulus/gagal di setiap checkpoint) dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk mengidentifikasi titik-titik lemah dalam proses produksi dan mendorong perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan checkpoint QC pada titik-titik paling kritis dalam proses Anda (di mana risiko kegagalan kualitas paling tinggi).

• Pastikan template parameter QC (field Contoh) berisi standar yang jelas, terukur, dan objektif untuk menghindari ambiguitas selama inspeksi.

• Pengelolaan modul ini harus menjadi tanggung jawab departemen Quality Control atau Quality Assurance, dengan koordinasi erat bersama tim Produksi.

Pengaturan Libur

Panduan Modul: Pengaturan Libur

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Pengaturan Libur

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Libur digunakan untuk mendaftarkan hari-hari libur nasional, cuti bersama, atau periode non-produksi lainnya ke dalam kalender sistem. Data ini sangat krusial bagi modul perencanaan produksi (seperti Master Production Schedule - MPS dan Material Requirements Planning - MRP) untuk menghitung kapasitas produksi yang tersedia secara akurat dan menjadwalkan pekerjaan dengan benar.

1. Tampilan Utama (Daftar Libur)

Halaman utama menampilkan daftar semua tanggal atau periode libur yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian periode libur berdasarkan deskripsi atau rentang tanggal.

• Tabel Daftar Libur:

  • Tanggal Mulai & Tanggal Selesai: Menunjukkan rentang tanggal libur.

  • Deskripsi: Keterangan mengenai hari libur tersebut (misalnya, "Tahun Baru", "Cuti Bersama Idul Fitri").

  • Global: Tanda centang (✓) menunjukkan bahwa libur ini berlaku untuk seluruh perusahaan atau semua work center. Jika tidak dicentang, libur tersebut mungkin hanya berlaku untuk section atau work center tertentu.

  • Diubah Oleh: Nama pengguna yang terakhir kali membuat atau mengubah data libur.

• Tombol Aksi:

  • Liburan Baru: Membuka form untuk menambahkan periode libur baru.

  • Hapus: Untuk menghapus data libur yang dipilih.

2. Halaman Tambah Liburan

Formulir ini digunakan untuk memasukkan informasi mengenai periode libur baru.

Penjelasan Tampilan

• Tanggal Mulai & Tanggal Selesai: Field kalender untuk memilih rentang tanggal libur. Untuk libur satu hari, tanggal mulai dan selesai diisi sama.

• Deskripsi: Area teks untuk memberikan nama atau keterangan hari libur.

• Global: Kotak centang (checkbox) untuk menandakan apakah libur ini berlaku secara umum untuk seluruh operasional produksi.

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan data dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Menambahkan Hari Libur

1. Dari halaman utama, klik tombol Liburan Baru.

2. Pilih Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai dari kalender.

3. Isi Deskripsi libur (contoh: "Hari Kemerdekaan").

4. Centang kotak Global jika libur ini berlaku untuk semua lini produksi.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Perencanaan Kapasitas Produksi (Capacity Planning): Ini adalah integrasi yang paling fundamental. Sistem perencanaan akan secara otomatis mengecualikan tanggal-tanggal yang terdaftar di modul ini saat menghitung total jam kerja atau kapasitas mesin yang tersedia dalam satu periode. Tanpa data ini, sistem akan mengasumsikan pabrik beroperasi 24/7, yang akan menyebabkan perencanaan yang tidak realistis.

• Penjadwalan Work Order: Saat modul penjadwalan membuat jadwal produksi, ia akan "melompati" tanggal-tanggal libur. Misalnya, jika sebuah pekerjaan membutuhkan 3 hari dan dimulai pada hari Jumat, sementara hari Senin adalah hari libur, sistem akan menjadwalkan pekerjaan tersebut selesai pada hari Rabu, bukan Selasa.

• Lead Time Calculation: Waktu tunggu (lead time) untuk pengadaan atau produksi yang dihitung oleh sistem juga akan mempertimbangkan hari libur, sehingga memberikan estimasi tanggal kedatangan atau tanggal penyelesaian yang lebih akurat.

5. Tips & Catatan Penting

• Sangat penting untuk memasukkan semua hari libur (nasional, lokal, dan cuti bersama perusahaan) di awal tahun atau sesegera mungkin setelah jadwal resmi dirilis untuk memastikan perencanaan produksi sepanjang tahun akurat.

• Perhatikan penggunaan checkbox Global. Jika ada departemen atau work center tertentu yang tetap beroperasi pada hari libur umum (misalnya, tim maintenance atau utilitas), maka pengaturan libur untuk mereka mungkin perlu dibuat secara terpisah (non-global).

• Pengelolaan modul ini idealnya menjadi tanggung jawab departemen HR atau PPIC yang memiliki informasi valid mengenai kalender kerja perusahaan.

Template Penggunaan Mesin

Panduan Modul: Template Penggunaan Mesin

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Template Penggunaan Mesin

Tujuan Modul
Modul Template Penggunaan Mesin adalah fitur konfigurasi tingkat lanjut yang memungkinkan pembuatan formulir input data dinamis untuk pencatatan parameter operasional mesin. Tujuannya adalah untuk membuat template spesifik yang dapat dilampirkan pada mesin-mesin tertentu, sehingga operator dapat mencatat data yang relevan dan terstruktur selama proses produksi, seperti suhu, tekanan, kecepatan, atau parameter Quality Control lainnya.

1. Tampilan Utama (Daftar Template)

Halaman utama menampilkan daftar semua template atau rancangan formulir yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian template berdasarkan Nama Rancangan.

• Tabel Daftar Template:

  • Nama Rancangan: Nama unik untuk setiap template yang dibuat.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", yang berarti belum ada template yang didefinisikan.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Membuka form untuk membuat template penggunaan mesin yang baru.

2. Halaman Tambah Template Penggunaan Mesin

Ini adalah halaman konfigurasi utama di mana sebuah template formulir dinamis dibangun dari awal.

Penjelasan Tampilan

• Nama Rancangan: Field untuk memberikan nama unik pada template yang sedang dibuat (contoh: "Form Cek Kualitas Mesin Mixer", "Logsheet Harian Mesin Oven").

• Pemilihan Mesin:

  • Terdapat dua kotak daftar (list box) yang berfungsi untuk menautkan template ini ke mesin spesifik.

  • Pengguna memilih mesin dari daftar Mesin yang Tersedia (diambil dari Master Mesin) dan memindahkannya ke kotak Mesin yang Dipilih.

• Konfigurasi Form Dinamis:

  • Formulir dibagi menjadi dua bagian: Header Object dan Detail Object.

  • Header Object: Digunakan untuk parameter yang diisi sekali per sesi penggunaan (contoh: Nama Operator, Shift, Nomor Work Order).

  • Detail Object: Digunakan untuk parameter yang diisi berulang kali (contoh: Pengecekan Suhu setiap jam, Catatan Kualitas per batch).

  • Atribut Field: Untuk setiap baris di Header maupun Detail, pengguna dapat mendefinisikan:

    • Field Code & Field Name: ID dan label untuk kolom isian.

    • Field Type: Jenis input (teks, angka, tanggal, dropdown).

    • Data Type: Tipe data (misalnya, string, integer, decimal).

    • Default Value: Nilai default yang akan muncul.

    • Size: Panjang karakter maksimal.

    • Required: Menentukan apakah field wajib diisi atau tidak.

    • Readonly: Menentukan apakah field hanya bisa dibaca atau bisa diedit.

    • Order No: Urutan tampilan field pada formulir.

3. Langkah-langkah Membuat Template Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Baru.

2. Masukkan Nama Rancangan yang deskriptif.

3. Pilih satu atau lebih mesin dari daftar Mesin yang Tersedia dan pindahkan ke Mesin yang Dipilih.

4. Definisikan field-field untuk Header Object sesuai kebutuhan.

5. Definisikan field-field untuk Detail Object jika diperlukan pencatatan data berulang.

6. Atur setiap atribut (Field Name, Type, Required, dll.) dengan cermat.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pengumpulan Data di Lantai Produksi: Saat operator menjalankan Work Order pada mesin yang telah ditautkan ke sebuah template, formulir dinamis ini akan muncul di terminal atau tablet mereka. Operator kemudian mengisi parameter sesuai dengan data aktual di lapangan.

• Analisis Kinerja Mesin & OEE: Data yang terkumpul dari template ini (seperti catatan downtime, kecepatan produksi, jumlah scrap) menjadi input krusial untuk perhitungan Overall Equipment Effectiveness (OEE) dan analisis kinerja mesin lainnya.

• Paperless Production: Modul ini adalah fondasi untuk inisiatif pabrik digital (smart factory), menggantikan pencatatan logbook manual di kertas dengan input digital yang terstruktur dan terpusat.

• Kontrol Kualitas Proses (In-Process Quality Control): Template ini dapat digunakan sebagai checklist QC, memastikan bahwa semua parameter kritis proses telah diperiksa dan dicatat sesuai standar.

5. Tips & Catatan Penting

• Perancangan template memerlukan pemahaman yang mendalam tentang proses produksi dan data apa yang penting untuk direkam di setiap mesin atau work center.

• Ini adalah modul konfigurasi yang sangat powerful namun kompleks. Pengelolaannya harus dilakukan oleh personel yang terlatih, seperti Process Engineer, tim IT, atau System Administrator.

• Sebelum membuat template, pastikan semua mesin yang relevan telah terdaftar di modul Master Mesin.

• Gunakan penamaan (Field Name) yang jelas dan mudah dipahami oleh operator di lantai produksi.

Lokasi Pembuangan Sisa

Panduan Modul: Lokasi Pembuangan Sisa

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Lokasi Pembuangan Sisa

Tujuan Modul
Modul Lokasi Pembuangan Sisa berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan lokasi-lokasi resmi atau tujuan pembuangan sisa produksi, limbah, atau material scrap. Pencatatan lokasi ini penting untuk memastikan traceability (ketertelusuran) dan kepatuhan terhadap regulasi lingkungan, serta untuk keperluan akuntansi biaya terkait pengelolaan limbah.

1. Tampilan Utama (Daftar Lokasi Pembuangan)

Halaman utama menampilkan daftar semua lokasi pembuangan yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Tempat Pembuangan.

• Tabel Daftar Lokasi:

  • Kode Tempat Pembuangan: Kode unik untuk setiap lokasi.

  • Nama Tempat Pembuangan: Nama deskriptif dari lokasi tersebut (misalnya, "Pihak Ketiga Daur Ulang Plastik", "Tempat Pembuangan Limbah Cair Internal").

  • Alamat Tempat Pembuangan: Alamat fisik dari lokasi pembuangan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", yang berarti belum ada lokasi yang didefinisikan.

• Tombol Aksi:

  • Tempat Pembuangan Baru: Membuka form untuk menambahkan lokasi baru.

  • Hapus: Untuk menghapus lokasi yang dipilih.

2. Halaman Tambah Lokasi Pembuangan Sisa

Formulir ini digunakan untuk mendaftarkan detail dari sebuah lokasi pembuangan baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tempat Pembuangan: Field untuk memasukkan kode unik lokasi.

• Nama Tempat Pembuangan: Field untuk nama deskriptif lokasi.

• Alamat Tempat Pembuangan: Field untuk mencatat alamat lengkap lokasi.

• Tombol Aksi: Simpan untuk menyimpan data dan Batal untuk kembali.

3. Langkah-langkah Menambahkan Lokasi Pembuangan

1. Dari halaman utama, klik tombol Tempat Pembuangan Baru.

2. Isi Kode, Nama, dan Alamat tempat pembuangan.

3. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Limbah dan Scrap: Saat operator produksi mencatat adanya sisa atau scrap dari sebuah Work Order, sistem akan meminta mereka untuk memilih ke mana sisa tersebut dibuang. Daftar pilihan akan diambil dari master data yang dibuat di modul ini.

• Kepatuhan Regulasi Lingkungan: Dengan mencatat secara digital setiap pembuangan limbah (terutama limbah B3), perusahaan dapat dengan mudah menghasilkan laporan yang diperlukan untuk audit lingkungan atau persyaratan pemerintah. Ini menciptakan jejak audit yang jelas untuk setiap kilogram limbah yang dihasilkan dan dibuang.

• Akuntansi Biaya Lingkungan: Biaya yang terkait dengan pembuangan limbah (misalnya, biaya pengangkutan ke pihak ketiga atau biaya pengolahan internal) dapat dihubungkan dengan lokasi pembuangan ini. Hal ini memungkinkan departemen akuntansi untuk melacak dan mengalokasikan biaya pengelolaan limbah secara lebih akurat.

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan data, terutama Alamat Tempat Pembuangan, akurat dan sesuai dengan data vendor atau lokasi internal yang sebenarnya.

• Untuk pihak ketiga (vendor pengelola limbah), sebaiknya nama dan kode yang digunakan di sini konsisten dengan data yang ada di Master Vendor untuk memudahkan rekonsiliasi.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya menjadi tanggung jawab departemen Environment, Health, and Safety (EHS) atau departemen yang bertanggung jawab atas pengelolaan limbah, berkoordinasi dengan tim Produksi dan Akuntansi.

Pengaturan Perkiraan Penjualan

Panduan Modul: Pengaturan Perkiraan Penjualan

Lokasi Modul
Pengaturan > Produksi > Pengaturan Perkiraan Penjualan

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Perkiraan Penjualan adalah fitur konfigurasi sederhana namun fundamental yang bertujuan untuk menetapkan default periode waktu (time bucket) yang akan digunakan oleh sistem dalam menampilkan dan mengelola data perkiraan penjualan (sales forecast). Pengaturan ini menentukan tingkat granularitas waktu (harian, bulanan, atau tahunan) untuk seluruh modul yang berkaitan dengan forecasting.

1. Tampilan Utama dan Fungsi

Halaman modul ini sangat ringkas dan berfokus pada satu pengaturan tunggal.

Penjelasan Tampilan

• Periode Perkiraan Penjualan: Ini adalah satu-satunya parameter yang dapat diatur. Pengguna dihadapkan pada tiga pilihan radio button:

  • per Hari

  • per Bulan

  • per Tahun

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Untuk menyimpan pilihan periode yang baru.

  • Batal: Untuk membatalkan perubahan dan kembali ke pengaturan sebelumnya.

2. Langkah-langkah Mengatur Periode

1. Masuk ke menu Pengaturan > Produksi > Pengaturan Perkiraan Penjualan.

2. Pilih salah satu dari tiga periode yang tersedia (per Hari, per Bulan, atau per Tahun) sesuai dengan kebutuhan perencanaan perusahaan.

3. Klik tombol Ubah untuk menyimpan pengaturan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Input Perkiraan Penjualan: Pengaturan ini secara langsung menentukan bagaimana antarmuka untuk modul input Perkiraan Penjualan akan ditampilkan. Jika diatur ke "per Bulan", maka pengguna akan memasukkan data forecast dalam bucket bulanan.

• Perencanaan Produksi Jangka Panjang (Master Production Schedule, MPS): Data sales forecast adalah input utama bagi MPS. Periode yang dipilih di sini akan menentukan horison dan detil perencanaan.

  • Per Hari: Cocok untuk perencanaan jangka pendek dan industri dengan permintaan sangat fluktuatif (fast-moving consumer goods, FMCG).

  • Per Bulan: Paling umum digunakan untuk perencanaan taktis (1-18 bulan), memberikan keseimbangan antara detil dan kemudahan pengelolaan.

  • Per Tahun: Biasanya digunakan untuk perencanaan strategis dan penganggaran jangka panjang, bukan untuk penjadwalan produksi operasional.

• Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirements Planning, MRP): Modul MRP akan menggunakan data MPS (yang dasarnya dari forecast) untuk menghitung kapan bahan baku harus dipesan. Periode forecast yang lebih granular (misalnya, harian) akan menghasilkan jadwal pemesanan yang lebih presisi.

4. Tips & Catatan Penting

• Pemilihan periode ini adalah keputusan strategis. Pilihlah periode yang paling sesuai dengan siklus bisnis, karakteristik permintaan pasar, dan horison perencanaan perusahaan Anda.

• Mengubah pengaturan ini di tengah periode perencanaan yang sedang berjalan dapat menyebabkan kebingungan dan memerlukan penyesuaian ulang data forecast yang sudah ada. Lakukan perubahan dengan hati-hati dan informasikan kepada semua pihak terkait (tim Penjualan, PPIC).

• Akses ke modul ini sebaiknya sangat dibatasi, idealnya hanya untuk System Administrator atau Manajer PPIC, karena dampaknya yang luas ke seluruh siklus perencanaan.

Sumber Daya

Panduan Modul: Sumber Daya Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Sumber Daya

Tujuan Modul
Modul Sumber Daya Proyek adalah pusat konfigurasi untuk mendefinisikan sumber daya manusia yang dapat dialokasikan ke dalam proyek, beserta penetapan biaya dan pemetaan akuntansinya. Tujuannya adalah untuk menetapkan tarif biaya standar (biasanya per jam) untuk setiap pegawai dan memastikan setiap biaya tenaga kerja yang timbul dari aktivitas proyek dapat dicatat dan dibebankan ke akun neraca atau laba/rugi yang tepat secara otomatis.

1. Tampilan Utama (Daftar Sumber Daya Proyek)

Halaman utama menampilkan daftar semua sumber daya (pegawai) yang telah diatur untuk dapat dialokasikan ke proyek.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian pegawai berdasarkan Kode Karyawan atau Kategori Sumberdaya.

• Tabel Daftar Sumber Daya:

  • Kode Karyawan & Nama Pegawai: ID dan nama sumber daya.

  • Posisi: Jabatan atau peran pegawai.

  • Biaya / Jam: Tarif biaya per jam yang akan dibebankan saat pegawai ini bekerja di sebuah proyek.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak ada data...", menandakan belum ada sumber daya yang dikonfigurasi.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Sumber Daya: Membuka form untuk mendaftarkan pegawai baru sebagai sumber daya proyek.

  • Hapus: Menghapus data sumber daya yang dipilih.

2. Halaman Tambah/Ubah Sumber Daya

Formulir ini adalah inti dari modul, di mana detail biaya dan, yang paling penting, pemetaan akuntansi untuk setiap sumber daya diatur.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Pegawai: Dropdown untuk memilih pegawai dari master data karyawan.

  • Biaya / Jam: Field untuk memasukkan tarif biaya standar per jam untuk pegawai tersebut.

  • Mata Uang: Pilihan mata uang untuk tarif biaya.

• Pengaturan Akun Permintaan Proyek:

  • Ini adalah bagian paling krusial yang berfungsi sebagai "jembatan" ke modul akuntansi. Terdapat dua blok konfigurasi utama:

    1. Account untuk permintaan project (Proyek Internal): Mendefinisikan akun General Ledger (GL) yang akan digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja pada proyek-proyek internal (misalnya, proyek R&D, perbaikan infrastruktur).

    2. Account untuk permintaan project (Proyek Eksternal): Mendefinisikan akun GL untuk proyek yang ditujukan bagi pelanggan eksternal.

  • Pemetaan per Mata Uang: Di dalam setiap blok, pengguna harus memetakan setiap jenis transaksi dan mata uang ke akun GL yang spesifik. Ini memastikan bahwa jika ada transaksi biaya proyek dalam mata uang asing (misal: USD), sistem tahu harus menjurnalnya ke akun mana.

3. Langkah-langkah Mengatur Sumber Daya Proyek

1. Pastikan pegawai sudah terdaftar di modul Data Pegawai.

2. Masuk ke modul Sumber Daya Proyek, lalu klik Tambah Sumber Daya.

3. Pilih Pegawai dari daftar.

4. Isi tarif Biaya / Jam dan pilih Mata Uang.

5. Langkah Kritis: Bekerja sama dengan departemen Akuntansi, lakukan pemetaan akun GL untuk setiap mata uang dan jenis transaksi di blok Proyek Internal dan Proyek Eksternal.

6. Klik Simpan Sumber Daya.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penganggaran Proyek (Project Budgeting): Saat membuat anggaran biaya untuk proyek baru, manajer proyek akan menggunakan tarif Biaya / Jam dari modul ini untuk mengestimasi total biaya tenaga kerja.

• Pencatatan Biaya Aktual (Actual Cost Tracking): Ketika pegawai mengisi timesheet (lembar waktu kerja) untuk tugas-tugas proyek, sistem akan secara otomatis mengalikan jam kerja yang dilaporkan dengan tarif yang ada di modul ini untuk mendapatkan biaya tenaga kerja aktual.

• Jurnal Akuntansi Otomatis: Berdasarkan pemetaan akun yang telah diatur, sistem akan membuat jurnal akuntansi secara otomatis. Contoh: Untuk proyek eksternal, biaya tenaga kerja akan dicatat sebagai Debit pada akun Harga Pokok Penjualan (HPP) Proyek dan Kredit pada akun Hutang Gaji.

• Analisis Profitabilitas Proyek: Dengan mencatat biaya sumber daya secara akurat, perusahaan dapat menganalisis profitabilitas setiap proyek dengan membandingkan total pendapatan proyek dengan total biayanya (termasuk biaya tenaga kerja).

5. Tips & Catatan Penting

• Konfigurasi pemetaan akun di modul ini wajib dilakukan bersama dengan tim Akuntansi dan Keuangan untuk memastikan semua biaya tercatat di akun yang benar sesuai standar akuntansi perusahaan.

• Akurasi tarif Biaya / Jam sangat vital untuk keakuratan anggaran dan analisis profitabilitas proyek.

• Karena modul ini berisi data biaya yang sensitif dan konfigurasi akuntansi yang kompleks, akses untuk mengubahnya harus sangat dibatasi, idealnya hanya untuk Cost Controller, Manajer Proyek Senior, atau System Administrator.

Proyek Kegiatan

Panduan Modul: Proyek Kegiatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Proyek Kegiatan

Tujuan Modul
Modul Proyek Kegiatan berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan template atau standar kegiatan-kegiatan yang umum dilakukan dalam sebuah proyek. Tujuannya adalah untuk membuat sebuah Work Breakdown Structure (WBS) template di mana setiap kegiatan sudah didefinisikan bersama dengan sumber daya standar yang dibutuhkannya (personil, asset, material, dll.). Ini mempercepat dan menstandarisasi proses pembuatan proyek baru.

1. Tampilan Utama (Daftar Proyek Kegiatan)

Halaman utama menampilkan semua template kegiatan yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Aktivitas.

• Tabel Daftar Kegiatan:

  • Kode Aktivitas: Kode unik untuk setiap template kegiatan.

  • Nama Kegiatan: Nama deskriptif untuk kegiatan tersebut (misalnya, "Analisis Kebutuhan", "Desain Sistem", "Instalasi Peralatan").

  • Order Standar: Urutan default dari kegiatan ini dalam sebuah alur proyek.

  • Keterangan: Deskripsi tambahan mengenai kegiatan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada template kegiatan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat template kegiatan baru.

2. Halaman Tambah Kegiatan Baru

Formulir ini adalah inti dari modul, di mana sebuah template kegiatan didefinisikan secara detail, termasuk sumber daya standar yang dibutuhkan.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Aktivitas / Jasa / Bahan: Kode unik untuk kegiatan.

  • Nama Kegiatan: Nama deskriptif kegiatan.

  • Order Standar: Urutan default kegiatan.

  • Keterangan: Deskripsi kegiatan.

• Sumber Daya: Bagian ini digunakan untuk mendefinisikan sumber daya standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan ini. Terdiri dari empat kategori:

  1. Posisi: Menentukan jabatan atau peran yang dibutuhkan (misalnya, "Manajer Proyek", "Analis Sistem") dan jumlahnya.

  2. Asset: Menentukan peralatan atau asset tetap yang dibutuhkan (misalnya, "Komputer High-Spec", "Alat Ukur") dan jumlahnya.

  3. Lain - lain: Untuk sumber daya lain di luar kategori yang ada (misalnya, "Jasa Konsultan Eksternal").

  4. Barang/Jasa: Menentukan material atau bahan habis pakai yang dibutuhkan (misalnya, "Kabel UTP", "Semen") dan jumlahnya.

3. Langkah-langkah Membuat Template Kegiatan

1. Pastikan semua master data sumber daya (Posisi, Asset, Barang/Jasa) sudah tersedia di sistem.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi informasi dasar kegiatan (Kode, Nama, Order, Keterangan).

4. Di bagian Sumber Daya, klik icon [+] pada setiap kategori untuk menambahkan sumber daya yang dibutuhkan. Pilih sumber daya dari daftar yang muncul dan tentukan Jumlah-nya.

5. Ulangi langkah 4 untuk semua sumber daya yang diperlukan.

6. Klik Kegiatan Baru atau Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembuatan Proyek Cepat: Saat manajer proyek membuat proyek baru, mereka tidak perlu lagi mendefinisikan setiap tugas dan kebutuhan sumber daya dari awal. Mereka cukup memilih template kegiatan yang relevan dari modul ini, dan sistem akan secara otomatis membuat daftar tugas beserta estimasi kebutuhan sumber dayanya.

• Standardisasi Work Breakdown Structure (WBS): Modul ini mendorong standardisasi dalam perencanaan proyek. Semua proyek dengan tipe sejenis (misalnya, semua proyek instalasi jaringan) akan memiliki struktur kegiatan dan estimasi sumber daya awal yang konsisten.

• Dasar Penganggaran Proyek: Kebutuhan sumber daya yang telah didefinisikan di template ini (misalnya, 20 jam kerja "Analis Sistem", 5 unit "Komputer") akan dikalikan dengan tarif biaya dari Modul Sumber Daya untuk menghasilkan estimasi anggaran biaya awal untuk kegiatan tersebut.

• Perencanaan Kapasitas Sumber Daya: Dengan memiliki template standar, perusahaan dapat melakukan perencanaan kapasitas jangka panjang. Misalnya, jika ada rencana untuk mengerjakan 10 proyek instalasi tahun depan, perusahaan dapat dengan mudah menghitung total kebutuhan sumber daya (misal: 10 proyek x 2 "Analis Sistem" per proyek = 20 "Analis Sistem") dan merencanakan rekrutmen atau pelatihan.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah template kegiatan yang bersifat generik namun cukup detail agar dapat digunakan kembali di banyak proyek dengan sedikit modifikasi.

• Modul ini sangat bergantung pada kelengkapan master data lainnya seperti Master Posisi, Master Asset, dan Master Barang. Pastikan data-data tersebut sudah lengkap.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya dilakukan oleh Project Management Office (PMO) atau manajer proyek senior yang memiliki pengalaman dan wewenang untuk menetapkan standar perencanaan proyek.

Tahapan Proyek

Panduan Modul: Tahapan Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Tahapan Proyek

Tujuan Modul
Modul Tahapan Proyek digunakan untuk membuat template atau kerangka kerja standar dari siklus hidup sebuah proyek. Modul ini berfungsi untuk mengelompokkan serangkaian kegiatan (tasks) ke dalam tahapan-tahapan logis (phases atau stages), seperti "Inisiasi", "Perencanaan", "Eksekusi", dan "Penutupan". Tujuannya adalah untuk menstandarisasi alur kerja proyek dan mempercepat proses pembuatan rencana proyek baru.

1. Tampilan Utama (Daftar Tahapan Proyek)

Halaman utama menampilkan semua template tahapan proyek yang telah didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Tahapan.

• Tabel Daftar Tahapan:

  • Kode Tahapan: Kode unik untuk setiap template tahapan.

  • Nama Tahapan: Nama deskriptif dari tahapan (misalnya, "Analisis & Desain", "Pengembangan", "Pengujian").

  • Milestone?: Menandakan apakah penyelesaian tahapan ini dianggap sebagai milestone penting dalam proyek.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada template tahapan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat template tahapan baru.

2. Halaman Tambah Tahapan Proyek

Formulir ini adalah tempat di mana sebuah template tahapan dibangun dengan mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang relevan.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Tahapan (Pak Milik): Kode unik untuk template tahapan.

  • Nama Tahapan: Nama deskriptif untuk tahapan.

  • Catatan: Deskripsi atau instruksi terkait tahapan ini.

• Daftar Kegiatan:

  • Bagian ini adalah inti dari modul, di mana pengguna dapat mengasosiasikan satu atau lebih kegiatan standar ke dalam tahapan ini.

  • Dengan mengklik icon [+], pengguna dapat memilih kegiatan dari master data Proyek Kegiatan yang telah dibuat sebelumnya.

  • Tabel akan menampilkan Kode Aktivitas, Nama Kegiatan, dan Order Standar dari kegiatan-kegiatan yang dipilih.

3. Langkah-langkah Membuat Template Tahapan

1. Pastikan semua template kegiatan yang relevan sudah dibuat di modul Proyek Kegiatan.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Tahapan, Nama Tahapan, dan Catatan.

4. Klik icon [+] di bagian Daftar Kegiatan untuk membuka popup atau daftar pilihan kegiatan.

5. Pilih semua kegiatan yang termasuk dalam tahapan ini.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kerangka Work Breakdown Structure (WBS): Modul ini, bersama dengan modul Proyek Kegiatan, membentuk dasar dari kerangka WBS standar perusahaan. Tahapan adalah level 1 dari WBS, dan Kegiatan adalah level 2.

• Pembuatan Rencana Proyek: Saat manajer proyek membuat proyek baru, mereka dapat memilih template tahapan ini. Sistem kemudian akan secara otomatis membuat seluruh struktur tahapan dan daftar kegiatan di bawahnya, lengkap dengan estimasi kebutuhan sumber daya. Ini secara drastis mengurangi waktu perencanaan.

• Pemantauan dan Pelaporan Proyek: Dengan adanya struktur tahapan yang standar, manajemen dapat dengan mudah memantau kemajuan proyek terhadap timeline yang telah ditetapkan. Laporan kemajuan dapat diagregasi di level tahapan, memberikan gambaran tingkat tinggi yang ringkas kepada para pemangku kepentingan.

• Manajemen Milestone: Tahapan yang ditandai sebagai milestone akan menjadi titik fokus utama dalam pelacakan. Penyelesaian sebuah milestone sering kali memicu pembayaran dari klien atau persetujuan untuk melanjutkan ke fase berikutnya.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan tahapan-tahapan yang merefleksikan siklus hidup proyek yang logis dan umum di organisasi Anda (misalnya, mengikuti metodologi waterfall atau agile).

• Urutan kegiatan di dalam sebuah tahapan sangat penting. Pastikan Order Standar diatur dengan benar untuk mencerminkan dependensi antar kegiatan.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya dilakukan oleh Project Management Office (PMO) atau tim manajemen proyek untuk memastikan standardisasi diterapkan secara konsisten di seluruh perusahaan.

Aturan Pembayaran

Panduan Modul: Aturan Pembayaran

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Aturan Pembayaran

Tujuan Modul
Modul Aturan Pembayaran berfungsi untuk mendefinisikan skema termin pembayaran (payment terms) yang dapat diterapkan pada kontrak proyek. Tujuannya adalah untuk membuat template aturan pembayaran yang dapat digunakan berulang kali, menetapkan jadwal dan persentase pembayaran yang terkait dengan kemajuan atau milestone proyek. Ini menstandarisasi proses penagihan dan manajemen arus kas untuk proyek.

1. Tampilan Utama (Daftar Aturan Pembayaran)

Halaman utama menampilkan semua skema atau template termin pembayaran yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan TermsCode.

• Tabel Daftar Aturan:

  • TermsCode: Kode unik untuk setiap aturan pembayaran.

  • TermsName: Nama deskriptif dari aturan (misalnya, "DP 30% - Pelunasan 70%", "Pembayaran per Milestone").

  • TermsPeriod: Jangka waktu pembayaran (hari, bulan).

  • Piutang per Kondisi: Menunjukkan apakah penagihan dipicu oleh kondisi atau event tertentu.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...data tidak ditemukan...", yang berarti belum ada aturan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Tambahkan Aturan Pembayaran: Membuka form untuk membuat aturan baru.

  • Hapus: Menghapus aturan yang dipilih.

2. Halaman Tambah Aturan Pembayaran

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan detail dari satu termin pembayaran dalam sebuah skema.

Penjelasan Tampilan

• Kode Aturan Pembayaran: Kode unik untuk skema pembayaran.

• Perhitungan Pembayaran: Jangka waktu pembayaran setelah penagihan diterbitkan, bisa dalam satuan hari atau bulan.

• Persentase dan jumlah total: Persentase dari total nilai kontrak yang akan ditagihkan pada termin ini.

• Masukkan Aturan Pembayaran: Tombol untuk menambahkan termin pembayaran lain ke dalam skema yang sama, memungkinkan pembuatan skema pembayaran multi-tahap (misalnya, Termin 1: 30%, Termin 2: 50%, Termin 3: 20%).

3. Langkah-langkah Membuat Aturan Pembayaran

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambahkan Aturan Pembayaran.

2. Masukkan Kode Aturan Pembayaran yang unik (misalnya, "DP30-FINAL70").

3. Tentukan Perhitungan Pembayaran pertama (misalnya, 30 hari) dan Persentase tagihan (misalnya, 30%).

4. Jika skema pembayaran memiliki lebih dari satu termin, klik Masukkan Aturan Pembayaran untuk menambahkan baris baru.

5. Ulangi langkah 3 untuk setiap termin pembayaran hingga total persentase mencapai 100%.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kontrak Proyek: Saat membuat kontrak proyek baru, tim penjualan atau administrasi proyek dapat memilih salah satu template Aturan Pembayaran ini. Skema pembayaran akan secara otomatis diterapkan pada kontrak tersebut.

• Penagihan Otomatis Berbasis Milestone: Aturan pembayaran ini dapat ditautkan ke milestone dalam modul Tahapan Proyek. Ketika sebuah milestone (misalnya, "Tahap Pengujian Selesai") ditandai sebagai selesai, sistem dapat secara otomatis memicu proses penagihan untuk termin yang sesuai (misalnya, Termin ke-2 sebesar 50%).

• Manajemen Arus Kas (Cash Flow): Dengan memiliki jadwal pembayaran yang terstruktur dan tertaut dengan kemajuan proyek, departemen keuangan dapat memproyeksikan arus kas masuk dari proyek dengan lebih akurat.

• Akuntansi Pendapatan: Proses penagihan yang dipicu dari aturan ini akan secara otomatis membuat jurnal akuntansi yang relevan, seperti mencatat Piutang Usaha dan Pendapatan Proyek.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah kode aturan pembayaran yang intuitif dan mudah dimengerti (misalnya, "50-50", "DP20-M3-M6-FINAL").

• Pastikan total persentase dari semua termin dalam satu aturan pembayaran sama dengan 100%.

• Modul ini harus dikelola oleh departemen Keuangan atau Penjualan yang bertanggung jawab atas negosiasi kontrak dan penagihan, untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Komponen Proyek

Panduan Modul: Komponen Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Komponen Proyek

Tujuan Modul
Modul Komponen Proyek adalah master data sederhana yang digunakan untuk mendefinisikan kategori atau jenis-jenis utama dari elemen-elemen yang membentuk sebuah proyek. Komponen ini dapat dianggap sebagai label atau pengelompokan tingkat tinggi yang membantu dalam analisis dan pelaporan biaya serta kemajuan proyek. Ini berbeda dari Work Breakdown Structure (WBS) karena tidak bersifat hierarkis, melainkan sebagai atribut.

1. Tampilan Utama (Daftar Komponen Proyek)

Halaman utama menampilkan daftar semua komponen proyek yang telah didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Komponen.

• Tabel Daftar Komponen:

  • Kode Komponen: Kode unik untuk setiap komponen (misalnya, C001, C002).

  • Nama Komponen: Nama deskriptif dari komponen (misalnya, Component Project 2).

  • Deskripsi Komponen: Penjelasan lebih detail mengenai komponen tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat komponen baru.

  • Hapus: Menghapus komponen yang dipilih.

2. Halaman Tambah Komponen

Formulir ini digunakan untuk menambahkan komponen proyek baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Kode Komponen: Field untuk memasukkan kode unik komponen.

• Nama Komponen: Field untuk nama deskriptif komponen.

• Deskripsi: Area teks untuk memberikan penjelasan yang lebih rinci.

3. Langkah-langkah Membuat Komponen Proyek

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Masukkan Kode Komponen, Nama Komponen, dan Deskripsi.

3. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penganggaran dan Pelacakan Biaya: Saat membuat anggaran atau mencatat biaya aktual untuk sebuah proyek, setiap item biaya (baik itu tenaga kerja, material, atau biaya lainnya) dapat diberi label atau ditautkan ke salah satu Komponen Proyek ini.

• Analisis Biaya Proyek: Dengan pelabelan ini, manajemen dapat dengan mudah menganalisis biaya proyek berdasarkan komponennya. Misalnya, dalam proyek konstruksi, manajemen dapat melihat rincian biaya untuk komponen "Struktur", "Mekanikal & Elektrikal", dan "Finishing" secara terpisah.

• Pelaporan Kemajuan: Komponen dapat digunakan sebagai salah satu dimensi dalam pelaporan kemajuan proyek, memberikan perspektif yang berbeda dari sekadar laporan berbasis WBS atau timeline.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan komponen-komponen yang relevan dan umum digunakan di seluruh proyek perusahaan untuk memastikan konsistensi dalam pelaporan.

• Jaga agar jumlah komponen tidak terlalu banyak agar tidak membingungkan saat proses input data dan analisis. Fokus pada kategori utama yang paling penting untuk dilacak.

• Pengelolaan modul ini sebaiknya menjadi tanggung jawab Project Management Office (PMO) atau Cost Controller untuk memastikan standar pelabelan komponen diterapkan secara seragam.

Kategori Proyek

Panduan Modul: Kategori Proyek

Lokasi Modul
Pengaturan > Proyek > Kategori Proyek

Tujuan Modul
Modul Kategori Proyek berfungsi sebagai master data fundamental yang mengklasifikasikan jenis-jenis proyek yang dijalankan oleh perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk menstandarisasi proyek berdasarkan tipenya (misalnya, Proyek Kapitalisasi Aset, Proyek Riset & Pengembangan, Proyek Pelanggan) dan secara otomatis menautkan setiap kategori ke aturan bisnis yang spesifik, terutama terkait pola dokumen dan, yang paling penting, pemetaan akuntansi pendapatan.

1. Tampilan Utama (Daftar Kategori Proyek)

Halaman utama menampilkan daftar semua kategori proyek yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Kategori.

• Tabel Daftar Kategori:

  • Kode Kategori: Kode unik untuk setiap kategori, seperti "CPHCH".

  • Nama Kategori: Nama deskriptif yang menjelaskan jenis proyek, contohnya CAPITALIZATION CIP MACHINE.

  • Nama Grup Pola: Menunjukkan grup dari pola penomoran dokumen yang akan digunakan.

  • Pola Dokumen: Menentukan format atau templat penomoran dokumen yang akan berlaku untuk semua proyek dalam kategori ini.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat kategori proyek baru.

  • Hapus: Menghapus kategori yang dipilih.

2. Halaman Tambah Kategori Proyek

Formulir ini adalah pusat konfigurasi di mana setiap kategori proyek didefinisikan dan ditautkan ke aturan akuntansi yang relevan.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Kategori: Kode unik untuk kategori baru.

  • Nama Kategori: Nama deskriptif untuk kategori.

  • Nama Grup Pola: Memilih grup pola penomoran.

  • Pola Dokumen: Memilih templat penomoran dokumen yang spesifik.

• Akun untuk Pendapatan Proyek:

  • Ini adalah bagian paling kritis dari modul ini. Fungsinya adalah untuk memetakan pendapatan yang dihasilkan dari proyek dalam kategori ini ke akun General Ledger (GL) yang benar.

  • Pengaturan dilakukan per Mata uang yang tersedia. Untuk setiap mata uang (IDR, USD, EUR, dll.), pengguna harus memilih akun GL yang sesuai dari dropdown daftar akun. Ini memastikan bahwa ketika ada pendapatan proyek, sistem secara otomatis tahu ke mana harus menjurnalkannya.

3. Langkah-langkah Membuat Kategori Proyek

1. Bekerja sama dengan tim Keuangan/Akuntansi untuk menentukan akun pendapatan yang akan digunakan.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Kategori, Nama Kategori, dan pilih Grup Pola serta Pola Dokumen.

4. Di bagian Akun untuk Pendapatan Proyek, pilih akun GL yang benar untuk setiap mata uang yang relevan. Anda dapat mencentang "Semua" untuk menerapkan satu akun ke semua mata uang jika sesuai.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembuatan Proyek: Saat proyek baru dibuat, pengguna akan diminta untuk memilih Kategori Proyek. Pilihan ini akan secara otomatis menentukan pola penomoran dokumen dan, yang terpenting, aturan penjurnalan pendapatan untuk proyek tersebut.

• Otomatisasi Akuntansi: Ini adalah integrasi yang paling kuat. Ketika tim proyek menagih klien dan menerima pembayaran, sistem akan menggunakan pemetaan akun dari kategori ini untuk secara otomatis menjurnal pendapatan ke akun GL yang benar. Ini menghilangkan entri manual, mengurangi kesalahan, dan memastikan konsistensi laporan keuangan.

• Analisis Keuangan: Dengan mengelompokkan proyek berdasarkan kategori, departemen keuangan dapat dengan mudah menganalisis kinerja portofolio. Mereka dapat menjawab pertanyaan seperti, "Berapa total pendapatan dari 'Proyek Pelanggan' kuartal ini?" atau "Bagaimana profitabilitas 'Proyek Internal' dibandingkan 'Proyek Eksternal'?".

5. Tips & Catatan Penting

• Konfigurasi Akun untuk Pendapatan Proyek adalah langkah yang sangat penting dan harus dilakukan dengan persetujuan dari departemen Akuntansi untuk memastikan kepatuhan finansial.

• Gunakan penamaan kategori yang jelas dan standar agar mudah dipahami oleh semua departemen (Penjualan, Proyek, Keuangan).

• Akses ke modul ini harus sangat dibatasi hanya untuk personel yang berwenang (misalnya, System Administrator atau Finance Controller) karena dampaknya yang langsung pada laporan keuangan perusahaan.

Periode Pemakaian Aktiva

Panduan Modul: Periode Penggunaan Aset

Lokasi Modul
Pengaturan > Perawatan - Aktiva Tetap > Periode Penggunaan Aset

Tujuan Modul
Modul Periode Penggunaan Aset berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan siklus atau interval operasional standar untuk aset tetap. Tujuan utamanya adalah untuk membuat template periode (berdasarkan waktu, jam operasi, atau unit lainnya) yang dapat digunakan untuk menjadwalkan perawatan preventif secara otomatis dan melacak penggunaan aset. Ini adalah fondasi dari strategi manajemen perawatan proaktif.

1. Tampilan Utama (Daftar Periode Penggunaan)

Halaman utama menampilkan daftar semua template periode penggunaan aset yang telah dikonfigurasi.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian berdasarkan Kode Periode.

• Tabel Daftar Periode:

  • Kode Periode: Kode unik untuk setiap template periode.

  • Nama Periode: Nama deskriptif (misalnya, "Siklus Perawatan 500 Jam", "Periode Operasional Bulanan").

  • Dari dan Hingga: Rentang tanggal validitas periode ini.

  • Tipe Unit: Satuan pengukuran untuk periode (misalnya, Jam, Hari, Bulan).

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", menandakan belum ada periode yang didefinisikan.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat template periode baru.

  • Hapus: Menghapus periode yang dipilih.

2. Halaman Tambah Periode Penggunaan Aset

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan secara detail sebuah siklus operasional dan menautkannya ke aset-aset tertentu.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Periode dan Nama Periode: Identitas unik dan deskriptif untuk template.

  • Tipe Unit: Satuan yang digunakan untuk mengukur siklus (misalnya, Jam untuk mesin produksi).

  • Jenis Perencanaan Pemakaian: Menentukan basis perencanaan (misalnya, per hari).

  • Periode: Rentang tanggal berlakunya template ini.

• Opsi dan Jadwal:

  • Aset Meteran Setiap Periode Penggunaan: Sebuah checkbox yang kemungkinan berfungsi untuk mereset meteran penggunaan aset (misalnya, running hours) kembali ke nol setiap kali periode ini selesai.

  • Pemeliharaan Berkala: Bagian krusial untuk menautkan jadwal perawatan ke periode ini.

• Pemilihan Aset: Terdapat dua kotak daftar (list box) untuk memilih aset-aset mana saja yang akan mengikuti siklus operasional yang sedang didefinisikan ini.

3. Langkah-langkah Membuat Periode Penggunaan

1. Pastikan semua aset yang relevan telah terdaftar di master data aset.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Periode, Nama Periode, dan pilih Tipe Unit yang sesuai (misalnya, Jam).

4. Tentukan rentang tanggal Periode.

5. Pilih aset dari daftar yang tersedia dan pindahkan ke kotak aset yang dipilih.

6. Konfigurasikan opsi seperti reset meteran dan tautkan jadwal perawatan jika diperlukan.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Perawatan Preventif (Preventive Maintenance): Ini adalah integrasi utama. Periode yang dibuat di sini (misalnya, "Perawatan setiap 500 jam") menjadi pemicu (trigger) bagi sistem. Ketika meteran penggunaan sebuah aset mendekati 500 jam, sistem secara otomatis akan membuat Perintah Kerja (Work Order) untuk perawatan preventif.

• Otomatisasi Penjadwalan: Modul ini mengotomatiskan proses penjadwalan perawatan, mengubah pendekatan dari reaktif ("memperbaiki saat rusak") menjadi proaktif ("merawat sebelum rusak").

• Efisiensi Penggunaan Aset: Dengan melacak penggunaan aset terhadap siklus yang ditetapkan, manajemen dapat menganalisis apakah sebuah aset digunakan secara optimal dan apakah jadwal perawatannya sudah efektif.

• Perencanaan Sumber Daya Perawatan: Berdasarkan jadwal yang akan datang yang dihasilkan dari periode ini, departemen perawatan dapat merencanakan kebutuhan teknisi dan suku cadang dengan lebih baik.

5. Tips & Catatan Penting

• Tipe Unit harus sesuai dengan cara penggunaan aset diukur di lapangan (misalnya, jam kerja untuk mesin, kilometer untuk kendaraan).

• Kolaborasi dengan Departemen Perawatan (Maintenance) sangat penting saat mengonfigurasi modul ini untuk memastikan siklus yang ditetapkan sesuai dengan rekomendasi pabrikan dan kebutuhan operasional.

• Fungsi "Reset Meteran" harus digunakan dengan hati-hati, karena akan memengaruhi cara sistem menghitung waktu untuk jadwal perawatan berikutnya.

• Akses ke modul ini sebaiknya dikontrol dan dikelola oleh Manajer Perawatan atau Manajer Aset.

Perawatan Aktiva

Panduan Modul: Periode Perawatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Perawatan - Aktiva Tetap > Periode Perawatan

Tujuan Modul
Modul Periode Perawatan berfungsi sebagai kalender perencanaan untuk aktivitas perawatan. Berbeda dengan Periode Penggunaan yang berbasis pada siklus operasional (jam, km), modul ini digunakan untuk mendefinisikan jendela waktu atau periode kalender spesifik (misalnya, "Perawatan Tahunan 2025", "Jadwal Pengecekan Kuartal 4") di mana serangkaian kegiatan perawatan akan direncanakan dan dieksekusi.​

1. Tampilan Utama (Daftar Periode Perawatan)

Halaman utama menampilkan semua jadwal atau periode perawatan berbasis kalender yang telah didefinisikan.​

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Periode.

• Tabel Daftar Periode:

  • Kode Periode: Kode unik untuk setiap jadwal periode.

  • Nama Periode: Nama deskriptif untuk jadwal tersebut (misalnya, "Jadwal Audit Mesin 2025").​

  • Tipe Periode: Menjelaskan jenis jadwal (misalnya, Harian, Bulanan).​

  • Tanggal Mulai Periode: Tanggal dimulainya jendela waktu perawatan.

  • Periode Akhir Tanggal: Tanggal berakhirnya jendela waktu perawatan.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", yang berarti belum ada jadwal yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat periode perawatan baru.

  • Hapus: Menghapus periode yang dipilih.

2. Halaman Tambah Periode Perawatan

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan satu periode perawatan secara spesifik.​

Penjelasan Tampilan

• Informasi Dasar:

  • Kode Periode dan Nama Periode: Identitas unik dan deskripsi untuk jadwal (misalnya, "SHUTDOWN-OKT25", "Perawatan Pabrik Oktober 2025").

  • Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai: Menentukan rentang tanggal pasti kapan jadwal perawatan ini berlaku.

  • Tipe Jadwal: Frekuensi atau basis jadwal di dalam periode tersebut (misalnya, Harian).

• Daftar Aset: Menentukan cakupan aset yang termasuk dalam jadwal ini.

  • Semua Aset: Jika dipilih, jadwal ini berlaku untuk seluruh aset yang terdaftar.

  • Pilih Aset: Memungkinkan pengguna untuk memilih aset-aset spesifik yang akan dimasukkan ke dalam rencana perawatan pada periode ini.

• Dibatalkan: Sebuah checkbox untuk menandai apakah periode perawatan ini dibatalkan.

3. Langkah-langkah Membuat Periode Perawatan

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi Kode Periode dan Nama Periode.

3. Tentukan Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai untuk menciptakan jendela waktu perawatan.

4. Pilih Tipe Jadwal.

5. Tentukan apakah jadwal ini berlaku untuk Semua Aset atau Pilih Aset tertentu.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Perencanaan Perawatan Skala Besar: Modul ini ideal untuk merencanakan kegiatan perawatan yang terkoordinasi dan melibatkan banyak aset dalam satu waktu, seperti annual shutdown pabrik.​

• Dasar Pembuatan Rencana Kerja: Periode yang dibuat di sini menjadi dasar bagi Manajer Perawatan untuk membuat Rencana Kerja Perawatan yang lebih detail. Sistem akan menyajikan daftar semua aset yang harus dirawat dalam rentang tanggal yang telah ditentukan.

• Alokasi Sumber Daya: Dengan mengetahui ada jadwal perawatan besar (misalnya, dari 20 Oktober hingga 20 November), departemen perawatan dapat merencanakan alokasi teknisi, memesan suku cadang, dan menginformasikan departemen produksi mengenai potensi downtime.​

• Monitoring Kepatuhan Jadwal: Modul ini memungkinkan manajemen untuk melacak apakah rencana perawatan yang ditetapkan untuk periode tertentu (misalnya, Kuartal 4) berhasil dilaksanakan sesuai jadwal.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini fokus pada kapan perawatan dilakukan (berbasis kalender), sementara modul Periode Penggunaan fokus pada pemicu perawatan (berbasis penggunaan). Keduanya saling melengkapi.​

• Gunakan penamaan yang jelas untuk Nama Periode (misalnya, "Perawatan Akhir Tahun 2025") agar mudah diidentifikasi.

• Opsi Semua Aset harus digunakan dengan hati-hati karena dapat menghasilkan rencana kerja yang sangat besar. Opsi ini paling cocok untuk kegiatan inspeksi umum atau perawatan serentak berskala penuh.

Kategori Perawatan

Panduan Modul: Kategori Perawatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Perawatan - Aktiva Tetap > Kategori Perawatan

Tujuan Modul
Modul Kategori Perawatan adalah master data yang berfungsi untuk mengklasifikasikan jenis-jenis pekerjaan perawatan yang dilakukan pada aset tetap. Tujuan utamanya adalah untuk menstandarisasi dan mengelompokkan aktivitas perawatan (misalnya, Preventive Maintenance, Corrective Maintenance, Inspeksi, Kalibrasi) agar proses analisis biaya, penjadwalan, dan pelaporan menjadi lebih terstruktur dan efisien.

1. Tampilan Utama (Daftar Kategori Perawatan)

Halaman utama menampilkan semua kategori perawatan yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Kategori.

• Tabel Daftar Kategori:

  • Kode Kategori: Kode unik yang mengidentifikasi setiap jenis perawatan.

  • Nama Kategori: Nama deskriptif dari kategori (contoh: "Perawatan Preventif", "Perbaikan Darurat").

  • Deskripsi Kategori: Penjelasan lebih detail mengenai cakupan kategori tersebut.

  • Status Aktif: Menunjukkan apakah kategori tersebut aktif dan dapat digunakan dalam transaksi baru.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", menandakan belum ada kategori yang didefinisikan.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat kategori perawatan baru.

  • Hapus: Menghapus kategori yang dipilih.

2. Halaman Tambah Kategori

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah kategori perawatan baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Kategori*: Field wajib diisi untuk kode unik kategori.

• Nama Kategori*: Field wajib diisi untuk nama deskriptif kategori.

• Deskripsi Kategori: Area teks opsional untuk memberikan penjelasan lebih rinci.

• Perhatikan*: Label yang menandakan field di atasnya adalah wajib diisi.

3. Langkah-langkah Membuat Kategori Perawatan

1. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

2. Isi Kode Kategori yang unik dan mudah diingat (misalnya, "PREV" untuk Preventif).

3. Isi Nama Kategori dengan jelas (misalnya, "Perawatan Preventif Berkala").

4. Tambahkan Deskripsi Kategori jika diperlukan untuk memperjelas cakupan pekerjaan.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembuatan Perintah Kerja (Work Order): Saat seorang teknisi atau perencana membuat Perintah Kerja (Work Order) untuk sebuah aset, mereka akan diwajibkan memilih Kategori Perawatan. Pilihan ini secara langsung mengklasifikasikan jenis pekerjaan yang akan dilakukan.

• Analisis Biaya dan Kinerja: Data kategori ini sangat krusial untuk analisis. Manajemen dapat dengan mudah memfilter dan menganalisis total biaya, waktu, dan sumber daya yang dihabiskan untuk setiap jenis perawatan. Ini membantu menjawab pertanyaan seperti, "Berapa biaya yang kita habiskan untuk perbaikan darurat (Corrective Maintenance) versus perawatan terencana (Preventive Maintenance) bulan lalu?".

• Pelaporan KPI Perawatan: Kategori menjadi dasar untuk menghitung Key Performance Indicators (KPI) penting, seperti rasio antara perawatan preventif dan korektif, yang merupakan indikator kunci dari efektivitas program perawatan.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan kategori perawatan yang jelas, ringkas, dan disetujui bersama oleh seluruh tim perawatan untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Contoh kategori yang umum digunakan adalah: Perawatan Preventif, Perawatan Korektif, Perawatan Prediktif, Inspeksi, Kalibrasi, dan Perbaikan Umum.

• Batasi jumlah kategori agar tidak terlalu rumit. Fokus pada klasifikasi yang benar-benar memberikan nilai tambah dalam analisis.

• Akses untuk membuat atau mengubah kategori sebaiknya dibatasi untuk Manajer Perawatan atau System Administrator untuk menjaga konsistensi data.

Tipe Perawatan

Panduan Modul: Tipe Perawatan

Lokasi Modul
Pengaturan > Perawatan - Aktiva Tetap > Tipe Perawatan

Tujuan Modul
Modul Tipe Perawatan berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan pekerjaan perawatan yang lebih spesifik di bawah Kategori Perawatan. Jika kategori adalah pengelompokan umum (misalnya, Preventive Maintenance), maka tipe adalah aktivitas spesifiknya (misalnya, "Ganti Oli", "Pemeriksaan Filter"). Tujuan utamanya adalah untuk menstandarisasi pekerjaan, menetapkan prioritas, dan, yang paling penting, menautkan setiap jenis pekerjaan ke akun biaya yang benar untuk analisis keuangan yang detail.

1. Tampilan Utama (Daftar Tipe Perawatan)

Halaman utama menampilkan daftar semua tipe pekerjaan perawatan yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Tipe Kode.

• Tabel Daftar Tipe:

  • Tipe Kode: Kode unik untuk setiap tipe pekerjaan.

  • Tipe Nama: Nama deskriptif dari pekerjaan (misalnya, "Ganti Oli Mesin").

  • Kode Kategori: Menunjukkan kategori induk dari tipe perawatan ini (misalnya, "PREV" untuk Preventif).

  • Prioritas: Menampilkan tingkat urgensi dari tipe pekerjaan tersebut.

  • Saat ini, tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...", yang berarti belum ada tipe perawatan yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk membuat tipe perawatan baru.

2. Halaman Tambah Tipe Perawatan

Formulir ini adalah pusat konfigurasi di mana setiap tipe pekerjaan perawatan didefinisikan secara detail.

Penjelasan Tampilan

• Tipe Kode*: Kode unik untuk pekerjaan, misalnya "OIL-CHANGE".

• Tipe Nama*: Nama spesifik pekerjaan, misalnya "Penggantian Oli Mesin".

• Kode Kategori*: Dropdown untuk memilih kategori induk dari modul Kategori Perawatan. Ini adalah tautan wajib.

• Prioritas*: Dropdown untuk menetapkan tingkat urgensi (misalnya, Tinggi, Sedang, Rendah).

• Warna Penunjuk: Opsi untuk memilih warna yang akan digunakan sebagai penanda visual di kalender atau daftar perencanaan.

• ID Akun*: Dropdown krusial untuk memilih Akun Biaya dari General Ledger. Semua biaya yang terkait dengan pekerjaan ini akan dibebankan ke akun ini.

3. Langkah-langkah Membuat Tipe Perawatan

1. Pastikan Kategori Perawatan dan Daftar Akun (Chart of Accounts) sudah lengkap.

2. Bekerja sama dengan departemen Keuangan untuk menentukan ID Akun yang tepat untuk setiap tipe pekerjaan.

3. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

4. Isi Tipe Kode dan Tipe Nama.

5. Pilih Kode Kategori, Prioritas, dan Warna Penunjuk yang sesuai.

6. Pilih ID Akun yang benar dari dropdown.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Detail pada Perintah Kerja (Work Order): Saat membuat Work Order, setelah memilih kategori, pengguna akan memilih Tipe Perawatan yang spesifik. Ini memberikan instruksi kerja yang jelas kepada teknisi.

• Otomatisasi Akuntansi Biaya: Ini adalah integrasi yang paling penting. Ketika biaya (seperti suku cadang atau jam kerja teknisi) dicatat dalam Work Order, sistem secara otomatis menggunakan ID Akun yang tertaut pada tipe ini untuk menjurnal biaya ke akun yang benar. Hal ini memungkinkan pelacakan biaya perawatan yang sangat akurat.

• Penjadwalan Berbasis Prioritas: Prioritas yang ditetapkan di sini dapat digunakan oleh modul perencanaan untuk mengurutkan pekerjaan. Pekerjaan dengan prioritas "Tinggi" akan muncul di urutan teratas dalam antrean kerja teknisi. Warna Penunjuk membantu memvisualisasikan urgensi ini.

• Analisis Mendalam: Kombinasi Kategori dan Tipe memungkinkan manajemen untuk melakukan analisis yang sangat detail. Contohnya, mereka dapat membandingkan biaya "Ganti Oli" dengan biaya "Pemeriksaan Rem" di seluruh armada kendaraan selama setahun.

5. Tips & Catatan Penting

• Penentuan ID Akun harus selalu divalidasi oleh departemen Akuntansi untuk memastikan integritas laporan keuangan.

• Buatlah sistem penamaan Tipe Kode yang konsisten agar mudah diidentifikasi.

• Gunakan Prioritas dan Warna Penunjuk secara konsisten di seluruh tipe perawatan untuk menciptakan bahasa visual yang seragam bagi tim perencanaan dan lapangan.

Pengaturan Kendaraan

Panduan Modul: Pengaturan Kendaraan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Kendaraan

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Kendaraan berfungsi sebagai master data untuk mendaftarkan dan mengelola semua aset kendaraan yang digunakan untuk operasional pengiriman. Tujuan utamanya adalah untuk membuat sebuah database armada (fleet) yang komprehensif, baik kendaraan internal milik perusahaan maupun kendaraan sewaan (rental), lengkap dengan spesifikasi kapasitas dan detail pengemudi.

1. Tampilan Utama (Daftar Kendaraan)

Halaman utama menampilkan semua kendaraan yang telah terdaftar dalam sistem, memberikan gambaran umum tentang armada yang tersedia.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Nomor Registrasi dan Jenis Kendaraan (Semua, Internal, Rental).

• Tabel Daftar Kendaraan:

  • Nomor Registrasi: Nomor polisi atau identitas unik kendaraan.

  • Deskripsi: Deskripsi singkat tentang kendaraan (misalnya, jenis kontainer, merek).

  • Type: Menunjukkan status kepemilikan, yaitu Internal (milik perusahaan) atau Rental (sewaan).

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka form untuk mendaftarkan kendaraan baru.

  • Hapus: Menghapus data kendaraan yang dipilih.

  • Tambahkan OFIDAS: Fungsi spesifik, kemungkinan untuk integrasi dengan sistem lain.

  • Lihat instalasi Parcel: Fungsi spesifik, kemungkinan untuk melihat histori atau status pengiriman.

2. Halaman Tambah Kendaraan

Formulir ini digunakan untuk memasukkan data detail dari setiap kendaraan baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Jenis Kendaraan: Pilihan antara Rental atau Internal.

• Nomor Polisi Kendaraan: Nomor registrasi resmi kendaraan.

• Deskripsi: Informasi tambahan tentang kendaraan.

• Kapasitas Kendaraan:

  • Berat: Kapasitas angkut maksimum dalam kg.

  • Dimensi: Kapasitas volume maksimum dalam m³.

  • Toleransi Berat dan Toleransi Dimensi: Batas toleransi kelebihan muatan dalam %. Ini penting untuk fleksibilitas pemuatan.

• Penugasan:

  • Pengemudi: Dropdown untuk menugaskan pengemudi spesifik ke kendaraan tersebut.

  • Gambar: Opsi untuk mengunggah foto kendaraan.

3. Langkah-langkah Menambahkan Kendaraan

1. Pastikan data pengemudi sudah tersedia di master data karyawan/pengemudi.

2. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

3. Pilih Jenis Kendaraan (Internal atau Rental).

4. Isi semua detail kendaraan, terutama Nomor Polisi dan spesifikasi kapasitas (Berat, Dimensi, dan Toleransi).

5. Pilih Pengemudi dari daftar yang tersedia.

6. Klik Simpan atau Simpan dan tambah lagi untuk melanjutkan input data.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Perencanaan Pengiriman: Modul ini adalah inti dari perencanaan pengiriman. Saat bagian logistik membuat Surat Jalan atau Rencana Pengiriman, mereka akan memilih kendaraan dari daftar yang tersedia di sini.

• Optimisasi Muatan: Sistem dapat menggunakan data kapasitas berat dan dimensi untuk membantu perencana memilih kendaraan yang paling efisien untuk suatu rute atau pesanan. Sistem bisa memberikan peringatan jika total berat atau volume barang melebihi kapasitas kendaraan yang dipilih.

• Pelacakan dan Penugasan: Dengan menautkan Pengemudi ke Kendaraan, manajemen dapat dengan mudah mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas setiap pengiriman. Data ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem pelacakan GPS.

• Analisis Biaya Operasional: Dengan membedakan antara kendaraan Internal dan Rental, departemen keuangan dapat menganalisis dan membandingkan biaya operasional armada sendiri versus biaya sewa dari pihak ketiga.

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan data kapasitas Berat dan Dimensi diisi dengan akurat, karena ini akan menjadi dasar bagi algoritma perencanaan dan optimisasi muatan.

• Toleransi adalah fitur penting yang memberikan fleksibilitas, namun harus ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi keselamatan.

• Selalu perbarui status kendaraan dan penugasan pengemudi untuk memastikan data operasional yang real-time dan akurat.

Pengaturan Rayon

Panduan Modul: Pengaturan Rayon

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Rayon

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Rayon berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua area geografis, wilayah, atau zona tujuan pengiriman. Tujuan utamanya adalah untuk membuat daftar standar lokasi pengiriman (baik domestik maupun internasional, seperti kota, pelabuhan, atau negara) yang akan digunakan di seluruh sistem untuk menstandarisasi perencanaan rute, estimasi waktu, dan analisis biaya logistik.

1. Tampilan Utama (Pengaturan Area)

Halaman utama menampilkan semua rayon atau wilayah pengiriman yang telah terdaftar, memberikan pandangan komprehensif tentang cakupan operasional distribusi.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Area.

• Tabel Daftar Area:

  • Nomor Kode Area: Kode unik yang mewakili suatu wilayah (misalnya, kode negara seperti "AE" untuk Uni Emirat Arab atau "AU" untuk Australia).

  • Nama Wilayah: Nama spesifik dari lokasi tersebut (misalnya, "Dubai", "Sydney", "KHALIFA PORT").

  • Deskripsi: Informasi tambahan atau keterangan mengenai wilayah tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka form untuk membuat rayon baru.

  • Hapus: Menghapus rayon yang dipilih.

2. Halaman Tambah Area

Formulir ini digunakan untuk memasukkan detail dari sebuah wilayah atau rayon pengiriman baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Area: Kode unik untuk wilayah baru.

• Nama Wilayah: Nama jelas dari wilayah atau kota tujuan.

• Deskripsi: Area untuk memberikan keterangan tambahan.

• Waktu Perjalanan: Estimasi durasi pengiriman ke wilayah ini, yang dapat diatur dalam satuan Hari atau Jam. Ini adalah data krusial untuk perencanaan.

3. Langkah-langkah Menambahkan Rayon

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

2. Masukkan Kode Area yang standar dan unik.

3. Isi Nama Wilayah dengan jelas.

4. Tentukan estimasi Waktu Perjalanan ke lokasi tersebut beserta satuannya (Hari/Jam).

5. Klik Simpan atau Simpan dan tambah lagi untuk input data berikutnya.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penjualan dan Entri Pesanan: Saat tim penjualan membuat pesanan, mereka akan memilih alamat pelanggan. Alamat ini kemudian dapat dipetakan ke Rayon yang sesuai dari master data ini untuk menentukan estimasi waktu pengiriman awal.

• Perencanaan Pengiriman dan Logistik: Data Waktu Perjalanan yang diinput di sini menjadi dasar utama bagi departemen logistik untuk membuat jadwal pengiriman. Ini membantu dalam menghitung Estimated Time of Arrival (ETA) dan merencanakan rute harian.

• Optimisasi Rute: Dengan mengelompokkan beberapa tujuan pengiriman berdasarkan rayon yang berdekatan, sistem dapat membantu perencana logistik untuk membuat rute pengiriman yang paling efisien, menghemat waktu dan biaya bahan bakar.

• Analisis Biaya Pengiriman: Data rayon dapat digunakan untuk menganalisis biaya pengiriman per wilayah, membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait strategi penetapan harga ongkos kirim atau efisiensi distribusi.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan standar kode yang diakui secara umum untuk Kode Area (misalnya, kode negara ISO atau kode kota IATA) untuk memastikan konsistensi dan kemudahan integrasi dengan sistem lain.

• Data Waktu Perjalanan harus dievaluasi secara berkala dan diperbarui berdasarkan data historis pengiriman yang sebenarnya untuk menjaga akurasi estimasi.

• Pengelolaan modul ini idealnya dilakukan oleh tim Logistik atau Supply Chain Management untuk memastikan semua data wilayah akurat dan relevan dengan operasional perusahaan.

Pengaturan Pengemudi

Panduan Modul: Pengaturan Pengemudi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Pengemudi

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Pengemudi berfungsi sebagai master data untuk mendaftarkan dan mengelola semua personel yang bertugas sebagai pengemudi. Tujuan utamanya adalah untuk membuat daftar resmi pengemudi, baik yang berstatus sebagai karyawan internal maupun yang berasal dari vendor eksternal, lengkap dengan nomor identitas (SIM). Data ini menjadi fondasi untuk proses penugasan pengiriman dan pelacakan.

1. Tampilan Utama (Daftar Pengemudi)

Halaman utama menampilkan semua pengemudi yang telah terdaftar di dalam sistem, memberikan gambaran umum tentang sumber daya manusia yang tersedia untuk armada pengiriman.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Nama Pengemudi dan Tipe Sopir (Semua, Internal, Eksternal).

• Tabel Daftar Pengemudi:

  • Kode Sopir: Kode unik untuk setiap pengemudi.

  • Nama Pengemudi: Nama lengkap pengemudi.

  • Nomor SIM: Nomor Surat Izin Mengemudi yang terdaftar.

  • Tipe Sopir: Status pengemudi, dibedakan menjadi Internal (karyawan perusahaan) dan Eksternal (dari vendor atau pihak ketiga).

• Tombol Aksi:

  • Baru: Membuka form untuk mendaftarkan pengemudi baru.

  • Hapus: Menghapus data pengemudi yang dipilih.

  • Tambahkan Cetak dan Lihat instalasi Fajar: Tombol-tombol dengan fungsi kustom yang spesifik.

2. Halaman Tambah Pengemudi

Formulir ini digunakan untuk memasukkan data detail dari setiap pengemudi baru, terutama untuk pengemudi internal yang datanya terhubung dengan master karyawan.

Penjelasan Tampilan

• Kode Sopir: Kode unik untuk identifikasi pengemudi.

• Tipe Sopir: Pilihan dropdown untuk menentukan status Internal atau Eksternal.

• Karyawan: Dropdown yang menampilkan daftar karyawan dari master data HR. Field ini digunakan untuk menautkan profil pengemudi internal ke data karyawan yang sudah ada.

• Nomor SIM: Field untuk memasukkan nomor Surat Izin Mengemudi.

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menunjukkan bahwa semua kolom wajib diisi.

3. Langkah-langkah Menambahkan Pengemudi

1. Pastikan data karyawan sudah terdaftar di modul HR jika akan menambahkan pengemudi internal.

2. Dari halaman utama, klik tombol Baru.

3. Isi Kode Sopir.

4. Pilih Tipe Sopir. Jika memilih "Internal", lanjutkan ke langkah 5. Jika "Eksternal", alur kemungkinan akan berbeda (misalnya, mengisi nama secara manual).

5. Pilih Karyawan dari daftar. Nama pengemudi kemungkinan akan terisi otomatis sesuai data karyawan yang dipilih.

6. Masukkan Nomor SIM yang valid.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Validasi Sumber Daya Manusia: Dengan adanya field Karyawan, sistem memastikan bahwa setiap pengemudi internal adalah karyawan aktif yang terdaftar di HR. Ini adalah titik kontrol yang penting.

• Penugasan Kendaraan dan Pengiriman: Data dari modul ini menjadi sumber utama saat melakukan penugasan di modul Pengaturan Kendaraan dan saat membuat Rencana Pengiriman. Perencana logistik hanya dapat memilih dari daftar pengemudi yang aktif.

• Dokumentasi Resmi: Nama pengemudi dan Nomor SIM yang terdaftar di sini akan secara otomatis dicantumkan pada dokumen resmi seperti Surat Jalan, memastikan akurasi dan legalitas dokumen.

• Manajemen Kinerja dan Pembayaran: Dengan membedakan Tipe Sopir (Internal vs Eksternal), departemen keuangan dan HR dapat lebih mudah mengelola proses penggajian (untuk internal) atau pembayaran jasa (untuk eksternal).

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini adalah penghubung kritis antara modul Sumber Daya Manusia (HR) dan modul Logistik. Pastikan data karyawan selalu sinkron.

• Keakuratan dan masa berlaku Nomor SIM harus menjadi perhatian utama. Disarankan ada mekanisme untuk memantau tanggal kedaluwarsa SIM.

• Akses untuk menambah atau mengubah data pengemudi sebaiknya dibatasi pada personel HR atau Manajer Logistik untuk menjaga integritas dan keamanan data.

Pengaturan Tipe Kendaraan

Panduan Modul: Pengaturan Tipe Kendaraan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Tipe Kendaraan

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Tipe Kendaraan berfungsi sebagai master data untuk membuat klasifikasi atau kategori untuk semua moda transportasi yang digunakan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi jenis-jenis aset pengiriman (misalnya, MOBIL BOX, TRUCK, PESAWAT) agar dapat digunakan secara konsisten dalam modul-modul lain untuk keperluan penyaringan, perencanaan, dan pelaporan.

1. Tampilan Utama (Daftar Tipe Kendaraan)

Halaman utama menampilkan semua tipe kendaraan yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Nama Tipe Kendaraan.

• Tabel Daftar:

  • Nama Tipe Kendaraan: Nama dari setiap kategori kendaraan yang telah dibuat (contoh: KAPAL LAUT, MOBIL, MOTOR).

  • Gambar: Menampilkan nama file atau referensi gambar yang mewakili tipe kendaraan tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka form untuk membuat tipe kendaraan baru.

  • Hapus: Menghapus tipe yang dipilih dari daftar.

2. Halaman Tambah Jenis Kendaraan

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah tipe kendaraan baru beserta atribut dasarnya.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tipe Kendaraan: Kode unik untuk mengidentifikasi tipe kendaraan.

• Nama Tipe Kendaraan: Nama deskriptif untuk tipe tersebut (misalnya, "Mobil Box Pendingin").

• Jenis Kendaraan Foto: Fitur untuk mengunggah gambar atau ikon yang merepresentasikan tipe kendaraan tersebut.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tipe Kendaraan

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

2. Masukkan Kode Tipe Kendaraan yang unik.

3. Isi Nama Tipe Kendaraan dengan jelas.

4. Klik "Choose File" untuk memilih dan mengunggah gambar yang sesuai.

5. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standarisasi Master Aset: Data dari modul ini akan menjadi pilihan dropdown saat mendaftarkan aset baru di modul Pengaturan Kendaraan. Ini memastikan bahwa setiap truk, mobil, atau motor diklasifikasikan dengan benar.

• Perencanaan Logistik: Saat perencana pengiriman perlu mengalokasikan armada, mereka dapat memfilter kendaraan yang tersedia berdasarkan tipenya. Misalnya, jika sebuah pengiriman memerlukan kontainer berpendingin, mereka bisa mencari kendaraan dengan tipe yang sesuai.

• Analisis Armada: Manajemen dapat menggunakan klasifikasi ini untuk menganalisis biaya operasional, utilitas, dan efektivitas per tipe kendaraan. Contohnya, membandingkan total biaya per kilometer antara "Truk" dan "Mobil Box".

• Identifikasi Visual: Gambar yang diunggah membantu pengguna di seluruh departemen (penjualan, gudang, logistik) untuk mengenali tipe kendaraan yang dimaksud dengan cepat, mengurangi potensi kesalahan dalam komunikasi.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah Kode dan Nama Tipe Kendaraan yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua pengguna.

• Konsistensi adalah kunci. Gunakan tipe ini secara seragam di seluruh modul terkait untuk memastikan data laporan yang akurat.

• Meskipun terlihat sederhana, modul ini adalah fondasi dari manajemen armada yang baik. Pengelolaannya sebaiknya dilakukan secara terpusat oleh Manajer Logistik atau Armada.

Pengaturan Wilayah

Panduan Modul: Pengaturan Wilayah

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengiriman > Pengaturan Wilayah

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Wilayah berfungsi sebagai master data untuk mengelompokkan beberapa Rayon (area pengiriman yang lebih kecil seperti kota atau pelabuhan) ke dalam satu Wilayah (Region) yang lebih besar, seperti negara atau benua. Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan hierarki geografis yang logis, memungkinkan manajemen untuk melakukan analisis, perencanaan, dan penetapan kebijakan logistik pada tingkat makro.

1. Tampilan Utama (Pengaturan Wilayah)

Halaman utama menampilkan semua Wilayah (Region) yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Region.

• Tabel Daftar:

  • Nomor Kode Region: Kode unik untuk setiap Wilayah (misalnya, R001, R002).

  • Deskripsi: Nama dari Wilayah atau Region tersebut (contoh: INDONESIA, SOUTH KOREA, VIETNAM).

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka form untuk membuat Wilayah baru.

  • Hapus: Menghapus Wilayah yang dipilih.

2. Halaman Tambah Wilayah

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah Wilayah baru dan mengasosiasikan Rayon-Rayon yang menjadi anggotanya.

Penjelasan Tampilan

• Kode Region*: Kode unik yang akan dibuat untuk Wilayah baru.

• Nama Wilayah*: Nama deskriptif untuk Wilayah (misalnya, "Asia Tenggara", "Eropa Barat").

• UnRegion: Kotak daftar ini menampilkan semua Rayon (dari modul Pengaturan Rayon) yang belum dialokasikan ke Wilayah manapun.

• Region: Kotak daftar ini menampilkan semua Rayon yang sudah dialokasikan untuk Wilayah yang sedang dibuat atau diedit.

3. Langkah-langkah Membuat Wilayah

1. Pastikan semua Rayon (area pengiriman spesifik) sudah dibuat terlebih dahulu di modul Pengaturan Rayon.

2. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

3. Isi Kode Region dan Nama Wilayah.

4. Pada kotak UnRegion, pilih Rayon-Rayon yang ingin dimasukkan ke dalam Wilayah baru ini.

5. Gunakan fungsi pemindahan untuk memindahkan Rayon yang dipilih ke kotak Region.

6. Ulangi langkah 4 dan 5 hingga semua Rayon yang relevan masuk ke dalam Region.

7. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Segmentasi Pasar dan Penjualan: Tim penjualan dapat menggunakan data Wilayah untuk menganalisis kinerja penjualan per Region. Ini membantu dalam menetapkan target penjualan regional dan strategi pemasaran.

• Kebijakan Harga Logistik: Perusahaan dapat menetapkan kebijakan harga atau tarif pengiriman yang berbeda untuk setiap Wilayah. Misalnya, tarif pengiriman ke Wilayah "Eropa" mungkin berbeda dengan Wilayah "Asia".

• Pelaporan Tingkat Tinggi: Modul ini memungkinkan manajemen untuk melihat laporan pengiriman, biaya, dan efisiensi logistik secara agregat per Wilayah, memberikan pandangan strategis yang lebih luas dibandingkan laporan per Rayon.

• Manajemen Rantai Pasok: Untuk perusahaan global, pengelompokan berdasarkan Wilayah membantu dalam mengelola rantai pasok. Misalnya, sebuah gudang di Singapura dapat ditugaskan untuk melayani semua pengiriman ke Wilayah "Asia Tenggara".

5. Tips & Catatan Penting

• Struktur hierarki antara Wilayah dan Rayon harus direncanakan dengan baik agar sesuai dengan struktur operasional dan pelaporan perusahaan.

• Gunakan penamaan yang konsisten dan jelas untuk Nama Wilayah agar mudah dipahami oleh semua departemen.

• Modul ini sangat penting untuk analisis strategis, sehingga pengelolaannya harus dilakukan secara terpusat oleh tim yang bertanggung jawab atas strategi logistik atau komersial.

Jenis Produk

Panduan Modul: Jenis Produk

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Jenis Produk

Tujuan Modul
Modul Jenis Produk berfungsi sebagai master data untuk mengkategorikan semua item yang dikelola dalam sistem, baik itu barang fisik maupun jasa. Tujuan utamanya adalah untuk menstandarisasi klasifikasi produk dan, yang paling krusial, untuk menautkan setiap kategori penjualan langsung ke akun pendapatan yang spesifik di dalam buku besar (General Ledger). Ini memastikan pelaporan keuangan yang akurat dan terperinci.

1. Tampilan Utama (Daftar Jenis Produk)

Halaman utama menampilkan semua kategori produk yang telah dibuat. Saat ini, halaman tersebut kosong, yang menandakan belum ada jenis produk yang didefinisikan.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Daftar: Akan menampilkan Kode Produk dan Nama Produk setelah data dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Terbaru: Membuka form untuk membuat jenis produk baru.

2. Halaman Tambah Jenis Produk

Formulir ini adalah tempat konfigurasi utama di mana setiap jenis produk baru didefinisikan dan ditautkan ke akun keuangan.

Penjelasan Tampilan

• Nama Produk*: Nama kategori produk (misalnya, "Barang Dagangan", "Bahan Baku", "Jasa Perbaikan").

• Mata Uang*: Menentukan mata uang standar yang akan digunakan untuk transaksi yang melibatkan jenis produk ini.

• Account Pendapatan untuk Penjualan Barang/Jasa: Ini adalah field yang paling penting. Pengguna memilih akun pendapatan dari Chart of Accounts (COA) yang akan secara otomatis mencatat semua pendapatan yang dihasilkan dari penjualan produk dalam kategori ini.

3. Langkah-langkah Menambahkan Jenis Produk

1. Lakukan koordinasi dengan departemen Akuntansi untuk menentukan Akun Pendapatan yang tepat untuk setiap kategori produk yang akan dibuat.

2. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Terbaru.

3. Masukkan Nama Produk yang jelas dan deskriptif.

4. Pilih Mata Uang yang sesuai dari dropdown.

5. Pilih Account Pendapatan yang sudah disetujui dari dropdown yang tersedia.

6. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Integrasi Akuntansi Otomatis: Ini adalah fungsi inti dari modul ini. Ketika tim penjualan membuat invoice untuk produk dengan jenis tertentu, sistem akan secara otomatis menjurnal pendapatan ke akun yang telah ditentukan di sini. Ini menghilangkan entri manual dan mengurangi risiko kesalahan alokasi pendapatan.

• Analisis Profitabilitas: Dengan memisahkan pendapatan berdasarkan jenis produk (misalnya, pendapatan dari "Penjualan Barang" vs. "Pendapatan Jasa"), manajemen dapat dengan mudah menganalisis laporan laba rugi per lini bisnis untuk membuat keputusan strategis.

• Standardisasi Master Item: Saat membuat item baru di modul persediaan (master item), pengguna akan diminta untuk memilih Jenis Produk. Ini memastikan setiap item diklasifikasikan dengan benar sejak awal.

5. Tips & Catatan Penting

• Penentuan Account Pendapatan adalah langkah yang sangat krusial dan harus dilakukan dengan validasi dari tim Keuangan atau Akuntansi untuk memastikan integritas laporan keuangan.

• Buatlah kategori Jenis Produk yang cukup spesifik untuk analisis bisnis tetapi tidak terlalu banyak hingga membingungkan pengguna.

• Karena dampaknya yang langsung ke modul keuangan, akses untuk membuat atau mengubah data di modul ini sebaiknya dibatasi hanya untuk pengguna senior atau administrator sistem.

Kategori Produk

Panduan Modul: Kategori Produk

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Kategori Produk

Nama Internal Sistem: MaterialType

Tujuan Modul
Modul Kategori Produk (MaterialType) berfungsi sebagai master data paling dasar untuk membuat klasifikasi atau pengelompokan utama untuk semua item inventaris (barang atau material). Tujuan utamanya adalah untuk menstandarisasi kategori umum (misalnya, Bahan Baku, Barang Jadi, Suku Cadang) yang akan digunakan untuk mengorganisir dan melaporkan data persediaan secara lebih terstruktur.

1. Tampilan Utama (Daftar Kategori)

Halaman utama menampilkan semua kategori material yang telah didefinisikan dalam sistem. Pada gambar yang diberikan, daftar ini masih kosong, menandakan belum ada kategori yang dibuat.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Daftar: Kolom akan menampilkan Material_CatCode (Kode Kategori Material) dan Material_CatName (Nama Kategori Material) setelah data ditambahkan.

• Tombol Aksi:

  • Tambah barang: Membuka form untuk membuat kategori baru.

2. Halaman Tambah barang

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan sebuah kategori produk atau material baru.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan semua kolom wajib diisi.

• Material_CatCode: Field untuk memasukkan kode alfanumerik yang unik untuk kategori baru.

• Material_CatName: Field untuk memasukkan nama deskriptif dari kategori tersebut.

3. Langkah-langkah Menambahkan Kategori Produk

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah barang.

2. Isi Material_CatCode dengan kode yang unik dan mudah diidentifikasi (contoh: "BB" untuk Bahan Baku).

3. Isi Material_CatName dengan nama kategori yang jelas (contoh: "Bahan Baku Kimia").

4. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Master Item: Kategori yang dibuat di sini akan menjadi pilihan utama saat mendaftarkan barang baru di modul Master Item (daftar produk). Ini adalah level klasifikasi pertama sebelum detail lainnya.

• Manajemen Inventaris: Memudahkan tim gudang dan persediaan untuk mengelola dan mencari stok berdasarkan kelompoknya. Misalnya, melakukan stock opname hanya untuk barang dengan kategori "Suku Cadang".

• Pelaporan dan Analisis: Memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan inventaris yang disegmentasi berdasarkan kategori. Contohnya, laporan nilai persediaan per kategori atau laporan barang yang pergerakannya lambat (slow-moving) untuk setiap kategori.

• Strukturisasi Data: Modul ini menciptakan struktur dasar untuk inventaris. Jika dibandingkan dengan modul Jenis Produk, Jenis Produk fokus pada klasifikasi finansial (akun pendapatan), sedangkan Kategori Produk fokus pada klasifikasi fisik atau logis dari barang itu sendiri.

5. Tips & Catatan Penting

• Sistem penamaan dan kode untuk kategori harus direncanakan dengan matang dan distandarisasi di seluruh perusahaan.

• Meskipun sederhana, modul ini memiliki dampak besar pada struktur data persediaan. Sebaiknya, pengelolaan modul ini dilakukan secara terpusat oleh Manajer Persediaan atau Akuntansi Biaya.

• Karena sifatnya sebagai data dasar, perubahan pada kategori yang sudah ada harus dilakukan dengan hati-hati karena dapat memengaruhi data historis dan laporan.

Ukuran

Panduan Modul: Ukuran

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Ukuran

Tujuan Modul
Modul Ukuran berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua varian ukuran yang tersedia untuk produk-produk dalam inventaris. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi atribut ukuran (misalnya, 0.5 M, 1.5 M, 10 M, S, M, L, XL) sehingga dapat digunakan secara konsisten saat membuat item baru dan mengelola variasi produk.

1. Tampilan Utama (Daftar Ukuran)

Halaman utama menampilkan semua ukuran yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Nama ukuran.

• Tabel Daftar:

  • Nama Ukuran: Menampilkan semua nilai ukuran yang telah dibuat (contoh: 0.5 M, 1.5 M).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Ukuran: Membuka form untuk membuat ukuran baru.

  • Hapus: Menghapus ukuran yang dipilih dari daftar.

2. Halaman Ukuran Baru

Formulir sederhana ini digunakan untuk menambahkan nilai ukuran baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan kolom ukuran wajib diisi.

• Ukuran: Field untuk memasukkan nilai atau nama dari ukuran baru yang ingin ditambahkan.

3. Langkah-langkah Menambahkan Ukuran

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Ukuran.

2. Pada form Ukuran Baru, isi field Ukuran dengan nilai yang diinginkan (misalnya, "2.5 M" atau "XXL").

3. Klik Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Varian Produk: Data dari modul ini akan menjadi pilihan dropdown saat membuat atau mengedit data di Master Item. Ini memungkinkan satu produk (misalnya, "Kabel Serat Optik") memiliki beberapa varian berdasarkan ukuran yang berbeda ("10 M", "20 M", "50 M").

• Proses Penjualan dan Pembelian: Saat membuat pesanan penjualan atau pembelian, tim dapat memilih produk beserta varian ukurannya. Ini memastikan stok yang diterima atau dikirim sesuai dengan pesanan.

• Manajemen Stok: Tim gudang dapat mengelola stok untuk setiap varian ukuran secara terpisah. Ini sangat penting untuk mencegah kehabisan stok pada ukuran tertentu yang populer atau kelebihan stok pada ukuran yang kurang laku.

• Analisis Penjualan: Manajemen dapat menganalisis data penjualan untuk melihat tren ukuran mana yang paling diminati oleh pelanggan. Informasi ini dapat digunakan untuk perencanaan produksi atau pembelian di masa depan.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan format penamaan yang konsisten untuk Ukuran, terutama jika menyangkut satuan (misalnya, selalu gunakan "M" untuk meter, jangan dicampur dengan "mtr" atau "meter").

• Sebelum menambahkan ukuran baru, periksa terlebih dahulu apakah ukuran tersebut sudah ada untuk menghindari duplikasi data.

• Modul ini, meskipun sederhana, sangat fundamental untuk perusahaan yang menjual produk dengan banyak variasi. Pengelolaannya sebaiknya dilakukan secara terpusat untuk menjaga konsistensi data.

Jenis Kulit

Panduan Modul: Jenis Kulit

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Jenis Kulit

Tujuan Modul
Modul Jenis Kulit berfungsi sebagai pusat data utama (master data) untuk mendefinisikan dan mengelola semua jenis kulit yang digunakan dalam produksi atau sebagai komponen produk. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi atribut jenis kulit (contoh: Aniline, Buffalo, Harian) agar dapat digunakan secara konsisten di seluruh sistem, mulai dari pembuatan item baru, manajemen inventaris, hingga proses produksi.​

1. Tampilan Utama (Daftar Kulit)

Halaman utama menampilkan semua jenis kulit yang telah terdaftar dalam sistem. Halaman ini memberikan gambaran umum mengenai data master yang tersedia.​

Penjelasan Tampilan

• Tabel Daftar: Menampilkan daftar jenis kulit yang ada dengan kolom berikut:

  • No: Nomor urut entri data.

  • Kode Kulit: Kode unik yang merepresentasikan setiap jenis kulit.

  • Nama Jenis Kulit: Nama deskriptif dari jenis kulit (contoh: Special PVC, Ladios).

• Tombol Aksi:

  • Tipe Kulit Baru: Tombol untuk membuka formulir penambahan jenis kulit baru ke dalam sistem.​

2. Halaman Tipe Kulit Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan jenis kulit baru ke dalam daftar master data.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa semua kolom wajib diisi untuk menyimpan data baru.​

• Kode Kulit: Field untuk memasukkan kode unik untuk jenis kulit yang baru.

• Nama Jenis Kulit: Field untuk memasukkan nama dari jenis kulit yang ingin ditambahkan.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data jenis kulit baru ke dalam database.

  • Batal: Untuk membatalkan proses penambahan dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tipe Kulit Baru

1. Dari halaman utama Daftar Kulit, klik tombol Tipe Kulit Baru.

2. Pada halaman Tipe Kulit Baru, isi field Kode Kulit dan Nama Jenis Kulit.

3. Pastikan semua data yang dimasukkan sudah benar.

4. Klik Simpan untuk menyimpan data.​

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

Data yang dikelola dalam modul ini memiliki peran penting dan terintegrasi dengan modul lain :​

• Manajemen Varian Produk: Data jenis kulit akan menjadi pilihan saat membuat atau mengedit data di Master Item. Hal ini memungkinkan satu produk memiliki beberapa varian berdasarkan jenis kulit yang digunakan.

• Perencanaan & Proses Produksi: Saat membuat perintah kerja (work order), jenis kulit yang dipilih akan menentukan material yang harus disiapkan oleh tim produksi.

• Manajemen Stok: Memungkinkan tim gudang untuk mengelola dan melacak stok untuk setiap jenis kulit secara spesifik dan akurat, membantu mengontrol tingkat persediaan material.

• Analisis & Pelaporan: Manajemen dapat menganalisis data untuk mengetahui jenis kulit mana yang paling sering digunakan, paling diminati, atau memiliki biaya tertinggi.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan sistem penomoran atau pengkodean yang konsisten dan mudah dipahami untuk Kode Kulit guna memudahkan pencarian dan integrasi.​

• Sebelum menambahkan jenis kulit baru, selalu periksa daftar yang sudah ada untuk menghindari duplikasi data yang dapat menyebabkan inkonsistensi laporan.​

• Modul ini merupakan fondasi penting bagi perusahaan manufaktur (seperti sepatu, tas, furnitur) yang produknya sangat bergantung pada variasi material. Pengelolaan yang terpusat akan menjaga keakuratan data di seluruh alur bisnis.

Item Option

Panduan Modul: Item Option

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Item Option

Tujuan Modul
Modul Item Option berfungsi sebagai master data untuk mengelola berbagai opsi atau atribut tambahan yang dapat diterapkan pada sebuah produk. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi pilihan-pilihan spesifik (contoh: Anti Static, Mid Sole, CC) sehingga dapat digunakan secara konsisten saat membuat item baru, mengelola variasi produk, dan dalam proses produksi.

1. Tampilan Utama (Daftar Item Option)

Halaman utama menampilkan semua opsi item yang telah terdaftar dalam sistem, memberikan gambaran umum data master yang tersedia.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Daftar: Menampilkan daftar opsi item yang sudah ada dengan kolom berikut:

  • No: Nomor urut entri.

  • Kode Item Option: Kode unik untuk setiap opsi item.

  • Nama Item Option: Nama atau deskripsi dari opsi tersebut (contoh: Anti Static and Mid Sole, None).

• Tombol Aksi:

  • Item Option Baru: Membuka formulir untuk menambahkan opsi item baru.

2. Halaman Item Option Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan data master opsi item baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa semua kolom wajib diisi.

• Kode Item Option: Field untuk memasukkan kode unik dari opsi item yang baru.

• Nama Item Option: Field untuk memasukkan nama atau deskripsi dari opsi tersebut.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data opsi item yang baru ke dalam database.

  • Batal: Untuk membatalkan proses penambahan dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Item Option Baru

1. Dari halaman utama Daftar Item Option, klik tombol Item Option Baru.

2. Pada halaman Item Option Baru, isi field Kode Item Option dan Nama Item Option.

3. Pastikan semua data yang dimasukkan sudah benar.

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembuatan Varian Produk: Data dari modul ini akan menjadi pilihan atribut tambahan pada modul Master Item. Hal ini memungkinkan satu item dasar memiliki beberapa varian fungsional, misalnya sepatu standar, sepatu dengan fitur 'Anti Static', atau sepatu dengan 'Mid Sole'.

• Proses Produksi: Atribut dari Item Option dapat memengaruhi komponen atau langkah kerja tambahan dalam proses produksi.

• Penentuan Harga dan Penjualan: Opsi yang dipilih dapat memengaruhi harga jual akhir produk.

• Analisis & Pelaporan: Data ini memungkinkan analisis terhadap tren opsi produk yang paling diminati oleh pelanggan atau yang paling sering diproduksi.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan skema Kode Item Option yang terstruktur untuk mempermudah identifikasi dan pencarian.

• Sebelum menambahkan opsi baru, pastikan opsi tersebut belum ada di dalam daftar untuk menghindari duplikasi data.

• Modul ini sangat bermanfaat untuk industri yang produknya memiliki banyak kustomisasi atau fitur tambahan, seperti industri alas kaki, garmen, atau otomotif.

Grup Ukuran Unit

Panduan Modul: Grup Ukuran Unit (Unit Measure Group)

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Grup Ukuran Unit

Tujuan Modul
Modul Grup Ukuran Unit berfungsi untuk mengelompokkan berbagai satuan ukuran (unit of measure) yang ada di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk membuat kategori standar untuk berbagai jenis pengukuran, seperti "Panjang", "Berat", atau "Volume", sehingga satuan-satuan yang relevan (misalnya, meter, sentimeter, inci) dapat dikelompokkan di bawah kategori yang sama. Ini membantu dalam standardisasi dan pengelolaan data di seluruh sistem.​

1. Tampilan Utama (Daftar Grup Ukuran Unit)

Halaman utama menampilkan semua grup ukuran unit yang telah terdaftar dan menyediakan fungsionalitas pencarian.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • UnitTypeGroupCode/Name: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan kode atau nama grup. Anda dapat memilih kriteria pencarian dan memasukkan kata kunci.

  • Cari: Tombol untuk memulai pencarian.

  • Tampilkan semua: Tombol untuk mereset filter dan menampilkan kembali semua data.

• Tabel Daftar: Menampilkan hasil pencarian atau semua data yang ada dengan kolom:

  • No.: Nomor urut entri.

  • UnitTypeGroupCode: Kode unik yang merepresentasikan grup ukuran unit.

  • UnitTypeGroupName: Nama deskriptif dari grup tersebut.

  • ... Tidak ada data ...: Pesan ini muncul jika tidak ada data yang ditemukan atau belum ada data yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Kelompok Baru: Membuka formulir untuk membuat grup ukuran unit baru.

2. Halaman Tambah Grup Ukuran Unit

Formulir ini digunakan untuk menambahkan grup ukuran unit baru ke dalam master data.

Penjelasan Tampilan

• UnitTypeGroupCode: Field untuk memasukkan kode unik dari grup ukuran unit yang baru.

• UnitTypeGroupName: Field untuk memasukkan nama atau deskripsi dari grup tersebut.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data grup ukuran unit yang baru ke dalam database.

3. Langkah-langkah Menambahkan Grup Ukuran Unit Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Kelompok Baru.

2. Pada halaman Tambah, isi field UnitTypeGroupCode dan UnitTypeGroupName.

3. Pastikan data yang dimasukkan sudah benar.

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Standardisasi Satuan Ukur: Modul ini menjadi dasar untuk modul Satuan Ukur (Unit of Measure), di mana setiap satuan yang dibuat (misalnya, Kg, Gram) akan dikaitkan dengan grup yang relevan (misalnya, "Berat").

• Manajemen Produk: Mempermudah pengelolaan produk yang memiliki berbagai jenis satuan, seperti produk yang bisa dijual per buah (Grup: Kuantitas) dan juga per berat (Grup: Berat).

• Transaksi Pembelian & Penjualan: Memastikan konsistensi dalam penggunaan satuan ukur di seluruh transaksi, dari pesanan pembelian hingga pengiriman penjualan.

• Konversi Satuan: Menjadi dasar jika sistem akan mengimplementasikan fitur konversi antar satuan dalam satu grup yang sama (misalnya, dari kilogram ke gram).

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan penamaan dan pengkodean yang jelas dan universal (misalnya, WEIGHT untuk Berat, LENGTH untuk Panjang) agar mudah dipahami oleh semua pengguna.

• Sebelum membuat grup baru, diskusikan terlebih dahulu dengan tim terkait untuk menyepakati kategori apa saja yang dibutuhkan oleh bisnis agar tidak terjadi tumpang tindih atau kerancuan.

• Modul ini merupakan salah satu pilar utama dalam manajemen inventaris. Pengelolaan yang baik akan berdampak positif pada keakuratan data stok dan efisiensi operasional.

Satuan Ukuran

Panduan Modul: Satuan Ukuran

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Satuan Ukuran

Tujuan Modul
Modul Satuan Ukuran berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua satuan yang digunakan untuk mengukur kuantitas barang dalam sistem. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi unit seperti "PCS" (pieces), "KG" (kilogram), "METER", "LITER", dan lainnya, agar dapat digunakan secara konsisten di seluruh modul, mulai dari manajemen inventaris, pembelian, hingga penjualan.​

1. Tampilan Utama (Daftar Satuan Ukuran)

Halaman utama menampilkan semua satuan ukuran yang telah terdaftar, dengan opsi penyaringan untuk memudahkan pencarian.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Satuan Ukuran: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama atau deskripsi satuan.

  • Cari: Tombol untuk menjalankan pencarian.

  • Tampilkan semua: Mereset filter dan menampilkan seluruh daftar.

• Filter Kategori:

  • Jenis Kategori Barang/Jasa: Menyaring satuan ukuran berdasarkan kategori item (contoh: Barang Mentah), sehingga hanya satuan yang relevan yang ditampilkan.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Satuan Ukuran: Kode atau nama singkat dari satuan (contoh: M3, LITER, KG).

  • Deskripsi Satuan: Penjelasan lengkap dari satuan ukuran (contoh: METER KUBIK, KILOGRAM).

• Tombol Aksi:

  • Unit baru: Membuka formulir untuk menambahkan satuan ukuran baru.

2. Halaman Unit Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan satuan ukuran baru ke dalam master data.

Penjelasan Tampilan

• Jenis Kategori Barang/Jasa: Pilihan dropdown untuk mengasosiasikan satuan baru dengan kategori item tertentu.

• Nama Unit: Field untuk memasukkan kode atau nama singkat satuan (wajib diisi).

• Deskripsi Satuan: Field untuk memasukkan deskripsi lengkap dari satuan tersebut (wajib diisi).

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data satuan ukuran baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Satuan Ukuran Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Unit baru.

2. Pada halaman Unit Baru, pilih Jenis Kategori Barang/Jasa yang sesuai.

3. Isi Nama Unit (misalnya, BOX) dan Deskripsi Satuan (misalnya, BOX).

4. Pastikan semua data yang dibutuhkan telah terisi.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Manajemen Inventaris: Satuan ukuran adalah atribut fundamental pada modul Master Item. Setiap item yang dibuat di sistem harus memiliki satuan dasar (base unit of measure).

• Transaksi Pembelian & Penjualan: Satuan ini digunakan dalam setiap baris transaksi pada Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO) untuk mendefinisikan kuantitas barang yang dibeli atau dijual.

• Pengelolaan Stok: Semua pergerakan stok (penerimaan barang, pengeluaran, transfer) dicatat menggunakan satuan ukuran yang telah ditentukan, memastikan keakuratan data inventaris.

• Perencanaan Produksi: Dalam Bill of Materials (BOM), kuantitas setiap komponen yang dibutuhkan untuk produksi dinyatakan dalam satuan ukurannya masing-masing.

5. Tips & Catatan Penting

• Jaga konsistensi penamaan pada field Nama Unit. Sebaiknya gunakan singkatan yang umum dan mudah dipahami (misalnya, KG, M, L, PCS).

• Selalu periksa daftar sebelum menambahkan satuan baru untuk mencegah duplikasi data (misalnya, sudah ada PCS tapi ada yang menambahkan PIECE).

• Fitur filter berdasarkan Jenis Kategori Barang/Jasa sangat membantu untuk menyederhanakan pilihan satuan bagi pengguna di departemen yang berbeda.

Satuan Ukuran Konversi

Panduan Modul: Satuan Ukuran Konversi

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Satuan Ukuran Konversi

Tujuan Modul
Modul Satuan Ukuran Konversi berfungsi untuk mendefinisikan hubungan matematis antara dua satuan ukuran yang berbeda. Tujuannya adalah agar sistem dapat secara otomatis menghitung ekuivalensi kuantitas antara satu unit dan unit lainnya. Contohnya, mendefinisikan bahwa "1 LUSIN = 12 PIECES" atau "1 ROLL = 5 KILOGRAM". Fitur ini sangat krusial untuk proses bisnis di mana barang dibeli dalam satu satuan, disimpan dalam satuan lain, dan dijual dalam satuan yang berbeda lagi.

1. Tampilan Utama (Daftar Satuan Ukuran Konversi)

Halaman utama menampilkan semua aturan konversi yang telah terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan satuan ukuran yang terlibat dalam konversi.

• Filter Kategori: Menyaring daftar konversi berdasarkan Jenis Kategori Barang/Jasa (contoh: Barang Mentah).

• Tabel Daftar: Menampilkan detail dari setiap aturan konversi:

  • No.: Nomor urut.

  • Satuan Ukuran 1: Satuan asal yang akan dikonversi.

  • Satuan Ukuran 2: Satuan tujuan hasil konversi.

  • Skala: Faktor pengali yang digunakan untuk konversi. Formula yang digunakan adalah: 1 [Satuan Ukuran 1] = [Skala] [Satuan Ukuran 2].

  • Tanggal Konversi: Tanggal kapan aturan konversi ini mulai efektif atau dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Konversi: Membuka formulir untuk membuat aturan konversi baru.

2. Halaman Tambah Konversi Baru

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan aturan konversi baru antara dua satuan ukuran.

Penjelasan Tampilan

• Satuan Ukuran 1: Pilihan dropdown untuk memilih satuan asal. Angka "1" di sebelahnya menandakan bahwa ini adalah basis konversi.

• Satuan Ukuran 2: Pilihan dropdown untuk memilih satuan tujuan.

• Input Skala: Field numerik untuk memasukkan nilai konversi (skala) dari Satuan Ukuran 1 ke Satuan Ukuran 2.

• Tanggal Konversi: Field untuk menentukan tanggal berlakunya aturan konversi ini.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan aturan konversi baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Konversi Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Konversi.

2. Pilih Satuan Ukuran 1 (misalnya, LUSIN).

3. Pilih Satuan Ukuran 2 (misalnya, PIECES).

4. Masukkan nilai Skala konversinya. Berdasarkan contoh, Anda akan mengisi 12, yang berarti "1 LUSIN = 12 PIECES".

5. Pilih Tanggal Konversi.

6. Klik tombol Simpan.

7. Penting: Untuk fungsionalitas penuh, seringkali diperlukan konversi dua arah. Ulangi langkah di atas untuk membuat konversi sebaliknya (misalnya, 1 PIECES = 0.0833 LUSIN).

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fleksibilitas Transaksi: Pengguna dapat melakukan transaksi pembelian dalam satuan BAL dan secara otomatis sistem dapat meng-update stok dalam satuan PIECES sesuai aturan konversi yang ada.

• Manajemen Inventaris Multi-Unit: Tim gudang dapat melihat laporan stok dalam berbagai satuan (misalnya, sisa kain 500 METER atau 5 ROLL), memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap ketersediaan material.

• Proses Produksi: Dalam Bill of Materials (BOM), kebutuhan material bisa didefinisikan dalam satuan terkecil (misalnya, GRAM), sementara pembelian dilakukan dalam satuan terbesar (misalnya, ZAK), dan sistem akan mengonversinya secara otomatis.

• Penjualan: Memungkinkan penjualan produk dalam satuan yang berbeda dari satuan penyimpanannya. Misalnya, menjual kabel per METER dari stok yang disimpan dalam ROLL.

5. Tips & Catatan Penting

• Akurasi nilai Skala sangat krusial. Kesalahan kecil dalam skala dapat menyebabkan selisih stok yang signifikan dalam jangka panjang.

• Selalu definisikan konversi dua arah jika diperlukan dalam proses bisnis untuk memastikan fleksibilitas maksimal pada semua modul transaksi.

• Modul ini adalah salah satu fitur paling kuat dalam sistem ERP untuk manajemen inventaris yang kompleks. Manfaatkan modul ini untuk menyederhanakan proses yang melibatkan banyak satuan ukur.

Warna

Panduan Modul: Warna

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Warna

Tujuan Modul
Modul Warna berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua varian warna yang tersedia untuk produk, bahan baku, atau komponen lainnya dalam inventaris. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi atribut warna (contoh: BLUE, GREEN, RED) agar dapat digunakan secara konsisten di seluruh sistem, terutama dalam manajemen varian produk.

1. Tampilan Utama (Daftar Warna)

Halaman utama menampilkan semua data warna yang telah terdaftar dalam sistem dan menyediakan fungsi pencarian.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Warna: Dropdown dan field input untuk mencari warna spesifik berdasarkan namanya.

  • Cari: Tombol untuk memulai proses pencarian.

  • Tampilkan semua: Tombol untuk mereset filter dan menampilkan kembali seluruh daftar warna.

• Tabel Daftar:

  • Checkbox: Kotak centang di setiap baris untuk memilih satu atau lebih warna yang akan dihapus.

  • No.: Nomor urut entri.

  • Warna: Nama dari warna yang telah terdaftar (contoh: VIOLET, YELLOW).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Warna: Membuka formulir untuk menambahkan warna baru.

  • Hapus: Menghapus data warna yang telah dipilih (dicentang) dari sistem.

2. Halaman Warna Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan data warna baru ke dalam daftar master.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa semua kolom wajib diisi.

• Warna: Field untuk memasukkan nama warna baru yang ingin ditambahkan.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data warna baru ke dalam database.

  • Batal: Untuk membatalkan proses penambahan dan kembali ke halaman daftar warna.

3. Langkah-langkah Menambahkan Warna Baru

1. Dari halaman utama Daftar Warna, klik tombol Tambah Warna.

2. Pada halaman Warna Baru, isi field Warna dengan nama warna yang diinginkan (misalnya, BLACK).

3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Varian Produk: Data warna dari modul ini akan menjadi salah satu atribut utama saat membuat item di Master Item. Hal ini memungkinkan satu model produk memiliki banyak varian berdasarkan warna (misalnya, Sepatu Model A-Hitam, Sepatu Model A-Putih).

• Manajemen Stok: Memungkinkan pelacakan stok yang akurat untuk setiap varian warna produk. Tim gudang dapat dengan mudah membedakan stok barang yang sama namun beda warna.

• Proses Penjualan: Sales order dapat mencatat pesanan pelanggan secara spesifik berdasarkan warna yang diinginkan, mengurangi kesalahan pengiriman.

• Analisis & Pelaporan: Manajemen dapat menganalisis tren penjualan untuk mengetahui warna apa yang paling populer atau paling sedikit diminati untuk setiap produk.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan penamaan warna yang konsisten dan mudah dipahami. Sebaiknya gunakan Bahasa Inggris standar (misalnya, BLACK bukan HITAM) jika sistem digunakan secara lebih luas, atau sebaliknya sesuai kebijakan perusahaan.

• Sebelum menambahkan warna baru, selalu gunakan fitur pencarian untuk memastikan warna tersebut belum ada, guna menghindari duplikasi data.

• Modul ini, meskipun sederhana, merupakan fondasi penting untuk industri seperti garmen, alas kaki, cat, atau otomotif di mana warna adalah atribut produk yang krusial.

Ukuran

Panduan Modul: Ukuran

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Ukuran

Tujuan Modul
Modul Ukuran berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua varian ukuran yang tersedia untuk produk-produk dalam inventaris. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi atribut ukuran (misalnya, 0.5 M, 1.5 M, S, M, L) sehingga dapat digunakan secara konsisten saat membuat item baru dan mengelola variasi produk.​

1. Tampilan Utama (Daftar Ukuran)

Halaman utama menampilkan semua ukuran yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Nama Ukuran: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama ukuran.

  • Cari: Tombol untuk memulai pencarian.

  • Tampilkan semua: Mereset filter dan menampilkan kembali seluruh daftar.

• Tabel Daftar:

  • Checkbox: Kotak centang untuk memilih item yang akan dihapus.

  • No.: Nomor urut.

  • Nama Ukuran: Menampilkan semua nilai ukuran yang telah dibuat (contoh: 0.5 M, 1.5 M).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Ukuran: Membuka formulir untuk membuat ukuran baru.

  • Hapus: Menghapus ukuran yang dipilih dari daftar.​

2. Halaman Ukuran Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan nilai ukuran baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa kolom isian wajib diisi.​

• Ukuran: Field untuk memasukkan nilai atau nama dari ukuran baru yang ingin ditambahkan.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data ukuran baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses penambahan.

3. Langkah-langkah Menambahkan Ukuran Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Ukuran.

2. Pada halaman Ukuran Baru, isi field Ukuran dengan nilai yang diinginkan (misalnya, 2.5 M atau XXL).

3. Klik Simpan.​

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Varian Produk: Data dari modul ini akan menjadi pilihan saat membuat atau mengedit data di Master Item. Ini memungkinkan satu produk memiliki beberapa varian berdasarkan ukuran yang berbeda.​

• Proses Penjualan dan Pembelian: Saat membuat pesanan, tim dapat memilih produk beserta varian ukurannya, memastikan stok yang diterima atau dikirim sesuai pesanan.​

• Manajemen Stok: Memungkinkan pengelolaan stok untuk setiap varian ukuran secara terpisah. Ini penting untuk mencegah kehabisan stok pada ukuran populer atau kelebihan stok pada ukuran yang kurang laku.​

• Analisis Penjualan: Manajemen dapat menganalisis data penjualan untuk melihat tren ukuran mana yang paling diminati oleh pelanggan untuk perencanaan di masa depan.​

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan format penamaan yang konsisten untuk ukuran, terutama jika menyangkut satuan (misalnya, selalu gunakan M untuk meter, jangan dicampur dengan mtr atau meter).​

• Sebelum menambahkan ukuran baru, periksa terlebih dahulu apakah ukuran tersebut sudah ada untuk menghindari duplikasi data.​

• Modul ini sangat fundamental untuk perusahaan yang menjual produk dengan banyak variasi. Pengelolaannya harus dilakukan secara terpusat untuk menjaga konsistensi data.

Dimensi

Panduan Modul: Dimensi

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Dimensi

Tujuan Modul
Modul Dimensi berfungsi untuk menggabungkan beberapa atribut terpisah—yaitu Warna, Ukuran, dan Konfigurasi—menjadi satu entitas varian yang unik. Tujuannya adalah untuk menciptakan dan mengelola kombinasi spesifik yang akan melekat pada suatu produk. Setiap "Dimensi" yang dibuat di sini akan merepresentasikan satu varian unik dari sebuah item (SKU - Stock Keeping Unit).

1. Tampilan Utama (Daftar Dimensi)

Halaman utama menampilkan semua kombinasi dimensi (varian) yang telah dibuat dan terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Nama Dimensi: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama dimensi.

  • Cari: Tombol untuk memulai proses pencarian.

  • Tampilkan semua: Mereset filter dan menampilkan kembali seluruh daftar.

• Tabel Daftar:

  • Checkbox: Kotak centang untuk memilih satu atau lebih dimensi yang akan dihapus.

  • No.: Nomor urut entri.

  • Nama Dimensi: Nama unik dari kombinasi dimensi yang telah dibuat (contoh: VIOLET-1.5 M-DEFAULT).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Dimensi: Membuka formulir untuk membuat kombinasi dimensi baru.

  • Hapus: Menghapus data dimensi yang telah dipilih.

2. Halaman Dimensi Baru

Formulir ini adalah inti dari pembuatan varian, di mana Anda menggabungkan atribut-atribut yang sudah ada.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa kolom Nama Dimensi wajib diisi.

• Nama Dimensi: Field untuk memasukkan nama unik yang akan merepresentasikan kombinasi dimensi ini.

• Warna: Pilihan dropdown yang datanya diambil dari Modul Warna.

• Ukuran: Pilihan dropdown yang datanya diambil dari Modul Ukuran.

• Nama Konfigurasi: Pilihan dropdown yang datanya diambil dari Modul Konfigurasi.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan kombinasi dimensi baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Dimensi Baru

1. Dari halaman utama Daftar Dimensi, klik tombol Tambah Dimensi.

2. Pada halaman Dimensi Baru, isi Nama Dimensi. Sebaiknya gunakan format standar, misalnya [Warna]-[Ukuran]-[Konfigurasi].

3. Pilih Warna, Ukuran, dan Nama Konfigurasi dari masing-masing dropdown.

4. Pastikan kombinasi yang dipilih belum pernah dibuat sebelumnya.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Master Item Varian: Modul ini adalah prasyarat utama sebelum membuat item dengan varian. Saat membuat Master Item, pengguna akan memilih salah satu "Dimensi" yang ada di sini untuk menciptakan SKU yang spesifik.

• Pelacakan Stok Akurat: Dengan adanya dimensi, sistem dapat melacak kuantitas stok untuk "Baju Polos-Merah-L" secara terpisah dari "Baju Polos-Biru-M". Ini adalah inti dari manajemen inventaris berbasis varian.

• Transaksi Penjualan & Pembelian: Memungkinkan tim sales dan purchasing untuk membuat pesanan dengan sangat spesifik, mengurangi risiko kesalahan kirim atau terima barang.

• Analisis Performa Produk: Manajemen dapat melakukan analisis mendalam untuk melihat varian (dimensi) mana yang paling laris, mana yang pergerakannya lambat, dan mana yang memberikan margin keuntungan tertinggi.

5. Tips & Catatan Penting

• Konsistensi Penamaan: Sangat disarankan agar Nama Dimensi memiliki format yang standar dan dibuat secara sistematis (misalnya, NAMA WARNA-NAMA UKURAN) untuk memudahkan pencarian dan pelaporan. Jika memungkinkan, field ini sebaiknya diisi otomatis oleh sistem berdasarkan pilihan dropdown untuk menghindari kesalahan pengetikan.

• Hindari Duplikasi: Sebelum menekan "Simpan", selalu pastikan kombinasi Warna, Ukuran, dan Konfigurasi yang Anda pilih belum pernah dibuat sebelumnya untuk menjaga kebersihan dan keakuratan data master.

• Modul ini adalah "jantung" dari manajemen varian produk. Pengelolaan data di modul ini harus dilakukan dengan cermat karena akan berdampak langsung pada seluruh proses operasional perusahaan.

Dimensi Item

Panduan Modul: Dimensi Item (Dimensi Barang/Jasa)

Lokasi Modul
Pengaturan > Persediaan > Dimensi Item

Tujuan Modul
Modul Dimensi Item adalah modul final dalam rangkaian pengaturan persediaan yang berfungsi untuk menetapkan atau mengaitkan kombinasi dimensi (varian) yang sudah dibuat ke setiap master barang/jasa. Tujuannya adalah untuk secara resmi mendaftarkan varian-varian apa saja yang tersedia untuk sebuah item. Setelah dimensi ditetapkan di sini, sistem dapat secara unik mengidentifikasi, melacak stok, dan melakukan transaksi untuk setiap varian (SKU).

1. Tampilan Utama (Daftar Dimensi Barang/Jasa)

Halaman utama menampilkan daftar semua barang/jasa di dalam sistem dan memberikan ringkasan mengenai dimensi yang melekat pada masing-masing item.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Kode Barang/Jasa: Mencari item spesifik berdasarkan kodenya.

  • Kategori: Menyaring item berdasarkan kategori (contoh: BARANG MENTAH).

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Barang/Jasa: Kode unik dari item.

  • Nama Barang/Jasa: Nama lengkap dari item.

  • Detil: Kolom ringkasan yang menampilkan atribut dimensi yang terpasang pada item tersebut, dalam format - DIMENSION : [Warna], [Ukuran], [Konfigurasi].

2. Halaman Detail Dimensi Barang/Jasa

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik salah satu item dari daftar utama. Halaman ini berfungsi sebagai pusat untuk mengelola semua varian yang dimiliki oleh satu item spesifik.

Penjelasan Tampilan

• Informasi Item: Menampilkan detail dari item yang sedang dikelola, seperti Tipe Kategori, Kode, Nama, dan Metode Biaya.

• Aksi Tambah:

  • [+ Tambah Dimensi]: Tautan untuk menambahkan kombinasi dimensi (varian) baru ke item yang sedang aktif.

• Daftar Dimensi Terpasang:

  • Tabel ini menampilkan semua varian yang sudah terpasang pada item tersebut, dengan detail kolom Nama Dimensi, Warna, Ukuran, dan Konfigurasi.

• Tombol:

  • Selesai: Untuk kembali ke halaman daftar utama.

3. Langkah-langkah Mengelola Dimensi Item

1. Dari halaman utama, gunakan filter untuk mencari dan menemukan item yang ingin dikelola.

2. Klik pada baris item tersebut untuk masuk ke halaman Detail Dimensi Barang/Jasa.

3. Untuk menambahkan varian baru, klik tautan [+ Tambah Dimensi]. Ini akan membuka halaman (tidak ditampilkan, namun dapat diasumsikan) di mana Anda dapat memilih salah satu Dimensi yang telah dibuat di modul sebelumnya.

4. Setelah disimpan, dimensi baru tersebut akan muncul dalam daftar di halaman detail.

5. Untuk menghapus varian, centang kotak di sebelah dimensi yang tidak diinginkan dan klik tombol Hapus (tidak ditampilkan, namun fungsionalitasnya umum).

6. Klik Selesai jika sudah selesai mengelola dimensi untuk item tersebut.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Pembentukan SKU (Stock Keeping Unit): Proses di modul ini secara efektif menciptakan SKU yang unik. SKU adalah hasil dari Kode Barang + Dimensi. Contoh: CC-20x20 + VIOLET-1.5M-DEFAULT.

• Aktivasi Varian untuk Transaksi: Hanya setelah item memiliki dimensi yang ditetapkan di sini, varian tersebut menjadi "aktif" dan dapat dipilih dalam modul lain seperti Sales Order, Purchase Order, dan Stock Opname.

• Kontrol Master Data: Modul ini berfungsi sebagai gerbang kontrol untuk memastikan hanya varian yang disetujui yang dapat ditransaksikan, mencegah adanya penjualan atau pembelian untuk kombinasi varian yang tidak ada atau tidak diproduksi.

• Dasar Laporan Inventaris: Semua laporan stok dan pergerakan barang akan didasarkan pada SKU unik yang terbentuk dari kombinasi item dan dimensinya.

5. Tips & Catatan Penting

• Ini adalah langkah konfigurasi akhir untuk sebuah produk sebelum dapat digunakan secara penuh dalam siklus operasional.

• Pastikan semua master data atribut (Warna, Ukuran, Konfigurasi, Dimensi) sudah lengkap sebelum melakukan pengaturan di modul ini.

• Peran modul ini adalah menghubungkan, bukan menciptakan. Anda tidak membuat item atau dimensi baru di sini, melainkan hanya memasangkannya.

Tahap Penjualan

Panduan Modul: Tahap Penjualan

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Tahap Penjualan

Tujuan Modul
Modul Tahap Penjualan berfungsi untuk mendefinisikan dan menstandarisasi langkah-langkah atau tahapan yang dilalui dalam siklus penjualan perusahaan (sales pipeline). Tujuannya adalah untuk membuat kerangka kerja yang terstruktur (misalnya, Prospek, Kualifikasi, Presentasi, Negosiasi, Menang, Kalah) yang akan digunakan oleh modul CRM untuk melacak dan mengelola setiap peluang penjualan (opportunity).

1. Tampilan Utama (Daftar Tahap Penjualan)

Halaman utama menampilkan semua tahapan penjualan yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian:

  • Kode Tahap Penjualan: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan kode unik dari sebuah tahapan.

• Tabel Daftar:

  • Checkbox: Kotak centang untuk memilih satu atau lebih tahapan yang akan dihapus.

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Tahap Penjualan: Kode unik untuk setiap tahapan.

  • Nama Tahap Penjualan: Nama deskriptif dari tahapan tersebut.

  • Deskripsi: Penjelasan lebih detail mengenai aktivitas atau kriteria pada tahapan ini.

  • Urutan: Angka yang menentukan posisi tahapan dalam alur proses penjualan.

• Tombol Aksi:

  • Tahap Penjualan Baru: Membuka formulir untuk membuat tahapan baru.

  • Hapus: Menghapus tahapan yang telah dipilih.

2. Halaman Tambah Tahapan Penjualan

Formulir ini digunakan untuk menambahkan tahapan baru ke dalam alur proses penjualan.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tahap Penjualan: Field untuk memasukkan kode unik (wajib diisi).

• Nama Tahap Penjualan: Field untuk memasukkan nama dari tahapan (wajib diisi).

• Deskripsi: Field opsional untuk memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai tahapan.

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan urutan atau posisi tahapan ini di dalam sales pipeline.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data tahapan penjualan baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses dan kembali ke halaman daftar.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tahap Penjualan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tahap Penjualan Baru.

2. Isi Kode Tahap Penjualan dan Nama Tahap Penjualan.

3. Tambahkan Deskripsi jika diperlukan.

4. Pilih Urutan yang sesuai untuk menentukan posisinya dalam alur penjualan.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Sales Pipeline CRM: Data dari modul ini adalah tulang punggung dari fitur pipeline atau sales funnel di dalam modul CRM. Setiap peluang penjualan akan ditandai berada di salah satu tahapan yang didefinisikan di sini.

• Pelacakan Progres Penjualan: Tim sales dapat memperbarui status peluang mereka dengan memindahkannya dari satu tahap ke tahap berikutnya, memberikan visibilitas yang jelas mengenai progres setiap deal.

• Pelaporan & Analisis Kinerja: Manajemen dapat menggunakan data ini untuk menganalisis kesehatan pipeline, mengukur rasio konversi antar tahapan, memperkirakan pendapatan (sales forecast), dan mengidentifikasi bottleneck dalam proses penjualan.

• Standardisasi Proses: Memastikan seluruh tim penjualan mengikuti proses yang sama dan menggunakan terminologi yang seragam saat mengelola peluang penjualan.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan tahapan yang benar-benar merefleksikan proses penjualan nyata di perusahaan Anda. Hindari membuat tahapan yang terlalu banyak atau terlalu sedikit.

• Gunakan nama yang jelas dan berorientasi pada tindakan, misalnya "Identifikasi Kebutuhan", "Kirim Proposal", "Follow-up".

• Field Urutan sangat penting karena akan menentukan visualisasi dari sales funnel. Pastikan urutannya logis dari awal hingga akhir siklus penjualan.

• Modul ini adalah konfigurasi awal yang krusial sebelum tim penjualan dapat mulai menggunakan modul CRM secara efektif.

Tipe Kegiatan

Panduan Modul: Tipe Kegiatan

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Tipe Kegiatan

Tujuan Modul
Modul Tipe Kegiatan berfungsi untuk mendefinisikan dan mengkategorikan jenis-jenis aktivitas yang dilakukan oleh tim penjualan saat berinteraksi dengan prospek atau pelanggan. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi pencatatan aktivitas (contoh: Panggilan Telepon, Email, Pertemuan, Demo Produk) sehingga dapat dilacak, dijadwalkan, dan dianalisis dalam konteks peluang penjualan di modul CRM.

1. Tampilan Utama (Daftar Tipe Kegiatan)

Halaman utama menampilkan semua tipe kegiatan yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama tipe kegiatan.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Nama Tipe Kegiatan: Nama deskriptif dari aktivitas.

  • Urutan: Angka yang menentukan urutan tampilan atau prioritas.

  • Tahapan Penjualan: Menunjukkan pada tahap penjualan mana kegiatan ini relevan atau sering dilakukan.

  • Kirim Email: Indikator (kemungkinan checkbox atau Ya/Tidak) yang menandakan apakah ada template email otomatis yang terpicu oleh kegiatan ini.

• Tombol Aksi:

  • Tipe Kegiatan Baru: Membuka formulir untuk membuat tipe kegiatan baru.

  • Hapus: Menghapus tipe kegiatan yang dipilih.

2. Halaman Tambah Tipe Kegiatan

Formulir ini digunakan untuk menambahkan tipe kegiatan baru ke dalam sistem CRM.

Penjelasan Tampilan

• Nama Tipe Kegiatan: Field untuk memasukkan nama dari aktivitas (wajib diisi).

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan urutan.

• Tahapan Penjualan: Kotak pilihan (kemungkinan multi-select) untuk mengaitkan kegiatan ini dengan satu atau lebih tahapan dari Modul Tahap Penjualan.

• Kirim Email: Checkbox untuk mengaktifkan fungsionalitas pengiriman email otomatis yang terkait dengan kegiatan ini.

• Data: Field untuk mengunggah file atau template default yang akan digunakan saat kegiatan ini dipilih (misalnya, template email untuk kegiatan "Kirim Proposal").

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data tipe kegiatan baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tipe Kegiatan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tipe Kegiatan Baru.

2. Isi Nama Tipe Kegiatan (contoh: Follow-up Call).

3. Pilih Urutan dan Tahapan Penjualan yang relevan.

4. Centang Kirim Email jika kegiatan ini harus memicu pengiriman email.

5. Unggah file template pada bagian Data jika ada.

6. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Aktivitas CRM: Saat tim penjualan mencatat atau menjadwalkan aktivitas pada sebuah peluang (opportunity), mereka akan memilih dari daftar Tipe Kegiatan yang telah dibuat di sini.

• Otomatisasi Proses: Fitur "Kirim Email" memungkinkan otomatisasi. Contoh: Saat seorang sales menjadwalkan kegiatan "Kirim Undangan Demo", sistem dapat secara otomatis mengirimkan email undangan berdasarkan template yang diunggah.

• Analisis Kinerja Penjualan: Manajemen dapat menganalisis data untuk melihat aktivitas apa yang paling efektif dalam menggerakkan deal ke tahap selanjutnya. Misalnya, "Berapa banyak 'Demo Produk' yang berhasil dikonversi menjadi 'Negosiasi'?".

• Panduan untuk Tim Sales: Dengan mengaitkan kegiatan ke tahapan penjualan, sistem dapat memberikan panduan kepada tim sales mengenai aktivitas apa yang disarankan untuk dilakukan pada setiap tahap.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah daftar tipe kegiatan yang ringkas namun mencakup semua aktivitas utama tim penjualan. Hindari membuat daftar yang terlalu panjang dan membingungkan.

• Manfaatkan kolom Tahapan Penjualan untuk membangun alur kerja yang logis. Misalnya, kegiatan "Initial Contact" mungkin hanya relevan di tahap "Prospecting".

• Fitur Data sangat berguna untuk menstandarisasi komunikasi. Unggah template proposal, brosur, atau isi email standar untuk memastikan semua tim menggunakan materi yang seragam dan terbaru.

Status Aktivitas

Panduan Modul: Status Aktivitas

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Status Aktivitas

Tujuan Modul
Modul Status Aktivitas berfungsi untuk mendefinisikan hasil atau keadaan akhir dari sebuah kegiatan (aktivitas) yang dicatat dalam CRM. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi opsi status (contoh: Direncanakan, Selesai, Dibatalkan, Ditunda) sehingga tim penjualan dapat secara konsisten menandai progres atau hasil dari setiap aktivitas yang mereka lakukan.

1. Tampilan Utama (Daftar Status Aktivitas)

Halaman utama menampilkan semua status aktivitas yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama status kegiatan.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Nama Status Kegiatan: Nama deskriptif dari status.

  • Urutan: Angka yang menentukan urutan tampilan.

• Tombol Aksi:

  • Status Kegiatan Baru: Membuka formulir untuk membuat status baru.

  • Hapus: Menghapus status yang dipilih.

2. Halaman Tambah Status Aktivitas

Formulir ini digunakan untuk menambahkan status baru yang dapat dipilih saat mengelola aktivitas CRM.

Penjelasan Tampilan

• Nama Status Kegiatan: Field untuk memasukkan nama dari status (wajib diisi).

• Status Terakhir: Checkbox yang sangat penting. Jika dicentang, status ini akan dianggap sebagai status final yang "menutup" sebuah aktivitas (misalnya, Selesai atau Dibatalkan). Jika tidak dicentang, aktivitas akan tetap dianggap "terbuka" atau "dalam progres".

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan urutan tampilan status.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data status baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Status Aktivitas Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Status Kegiatan Baru.

2. Isi Nama Status Kegiatan (contoh: Selesai).

3. Centang kotak Status Terakhir jika status ini menandakan sebuah aktivitas telah berakhir.

4. Pilih Urutan yang sesuai.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Tugas (Task Management): Saat seorang sales mencatat sebuah aktivitas (misalnya, Follow-up Call), mereka akan menandai aktivitas tersebut dengan salah satu status ini. Contoh: Awalnya statusnya Direncanakan, setelah selesai diubah menjadi Selesai.

• Lifecycle Aktivitas: Flag Status Terakhir mengontrol siklus hidup sebuah tugas. Aktivitas dengan status yang tidak ditandai sebagai "terakhir" akan terus muncul di daftar tugas (To-Do List) pengguna. Setelah statusnya diubah menjadi yang "terakhir", aktivitas tersebut akan dianggap selesai dan mungkin hilang dari daftar tugas aktif.

• Pelaporan Produktivitas: Manajemen dapat membuat laporan untuk melihat berapa banyak aktivitas yang berhasil diselesaikan, berapa yang ditunda, dan berapa yang dibatalkan oleh tim penjualan. Ini membantu dalam mengukur produktivitas tim.

5. Tips & Catatan Penting

• Buatlah daftar status yang sederhana dan intuitif. Contoh umum: Direncanakan, Dalam Proses, Selesai, Ditunda, Dibatalkan.

• Penggunaan checkbox Status Terakhir harus dipahami dengan baik. Pastikan hanya status yang benar-benar mengakhiri sebuah tugas (seperti Selesai dan Dibatalkan) yang ditandai sebagai status terakhir.

• Modul ini, bersama dengan Tahap Penjualan dan Tipe Kegiatan, membentuk sistem kerja yang lengkap untuk manajemen aktivitas di dalam modul CRM.

Prioritas Aktivitas

Panduan Modul: Prioritas Aktivitas

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Prioritas Aktivitas

Tujuan Modul
Modul Prioritas Aktivitas berfungsi untuk mendefinisikan tingkat kepentingan atau urgensi dari sebuah kegiatan di dalam CRM. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi level prioritas (misalnya, Tinggi, Normal, Rendah) sehingga tim penjualan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengerjakan aktivitas yang paling krusial terlebih dahulu.

1. Tampilan Utama (Daftar Prioritas Aktivitas)

Halaman utama menampilkan semua level prioritas yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama prioritas.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Nama Prioritas Kegiatan: Nama deskriptif dari level prioritas.

  • Urutan: Angka yang menentukan tingkatan dari prioritas tersebut (misalnya, 1 untuk yang tertinggi).

• Tombol Aksi:

  • Prioritas Kegiatan Baru: Membuka formulir untuk membuat level prioritas baru.

  • Hapus: Menghapus prioritas yang dipilih.

2. Halaman Tambah Prioritas Aktivitas

Formulir ini digunakan untuk menambahkan level prioritas baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Nama Prioritas Kegiatan: Field untuk memasukkan nama dari level prioritas (wajib diisi).

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan tingkatan atau urutan prioritas.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data prioritas baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Prioritas Aktivitas Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Prioritas Kegiatan Baru.

2. Isi Nama Prioritas Kegiatan (contoh: Tinggi).

3. Pilih Urutan yang sesuai (misalnya, 1 untuk prioritas tertinggi).

4. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Tugas dan Waktu: Saat membuat atau menjadwalkan sebuah aktivitas di CRM (misalnya, tugas "Telepon prospek A"), pengguna dapat menetapkan level prioritas dari daftar yang dibuat di sini.

• Penyortiran dan Filter: Di dalam daftar tugas (To-Do List) atau kalender CRM, pengguna dapat menyortir atau memfilter aktivitas berdasarkan prioritasnya. Ini membantu mereka untuk fokus pada tugas-tugas "Tinggi" terlebih dahulu.

• Eskalasi dan Pelaporan: Manajemen dapat dengan mudah memantau aktivitas dengan prioritas tinggi yang belum selesai atau sudah melewati tenggat waktu, memungkinkan untuk intervensi atau eskalasi jika diperlukan.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan terminologi prioritas yang umum dan mudah dipahami oleh semua orang, seperti Tinggi, Normal, dan Rendah.

• Field Urutan sangat penting untuk fungsionalitas penyortiran. Pastikan Anda mengaturnya secara logis (misalnya, nilai terendah untuk prioritas tertinggi).

• Jaga agar jumlah level prioritas tetap sederhana. Terlalu banyak pilihan dapat membuat sistem menjadi rumit dan kehilangan tujuan utamanya.

Peringatan Pengaturan CRM

Panduan Modul: Peringatan Pengaturan CRM

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Peringatan Pengaturan CRM

Tujuan Modul
Modul ini berfungsi sebagai halaman konfigurasi pusat untuk semua notifikasi dan peringatan otomatis yang terkait dengan aktivitas di dalam CRM. Tujuannya adalah untuk mengatur parameter pengiriman email, menentukan interval waktu pengingat, dan menetapkan penerima notifikasi untuk memastikan tidak ada tugas atau tanggapan yang terlewat oleh tim penjualan.

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini terbagi menjadi beberapa bagian utama untuk mengatur sistem peringatan:

1. Pengaturan Aktivitas (Konfigurasi Email)
Bagian ini mengatur koneksi ke server email yang akan digunakan untuk mengirim semua notifikasi dari CRM.

• SMTP Server: Alamat server email keluar yang digunakan oleh perusahaan (contoh: smtp.yourcompany.com).

• Nama User: Nama pengguna (biasanya alamat email) dari akun yang memiliki izin untuk mengirim email melalui SMTP server.

• Kata Sandi: Kata sandi untuk akun email tersebut.

2. Peringatan Aktivitas
Bagian ini mengatur pengingat umum untuk aktivitas yang akan datang atau yang sudah dijadwalkan.

• Selang Waktu: Interval waktu (dalam jam) sebelum sebuah aktivitas jatuh tempo di mana sistem akan mengirimkan pengingat. Misalnya, jika diisi 24, sistem akan mengirim pengingat 24 jam sebelum tenggat waktu aktivitas.

• Pengirim: Menentukan akun email mana yang akan digunakan sebagai pengirim notifikasi:

  • Akun System: Email dikirim dari satu alamat email sistem yang terpusat (dikonfigurasi di bagian pertama).

  • Akun Pengguna: Email dikirim dari akun email masing-masing pengguna yang memiliki aktivitas tersebut (jika terintegrasi).

3. Pemberitahuan Tanggapan yang Terlambat
Bagian ini khusus untuk mengatur notifikasi eskalasi jika sebuah aktivitas tidak mendapatkan tanggapan atau tidak diselesaikan melewati batas waktu tertentu.

• Selang Waktu: Interval waktu (dalam jam) setelah sebuah aktivitas melewati tenggat waktunya, yang akan memicu pengiriman notifikasi keterlambatan.

• Pengirim: Menentukan akun pengirim untuk notifikasi keterlambatan. Opsi yang tersedia adalah:

  • Akun System: Menggunakan akun email sistem.

  • Email: Memungkinkan untuk memasukkan alamat email spesifik sebagai pengirim.

• Default Person: Daftar pengguna atau manajer yang akan menerima notifikasi jika terjadi keterlambatan. Ini berfungsi sebagai mekanisme eskalasi untuk memastikan ada tindak lanjut.

4. Tombol Aksi

• Ubah: Tombol untuk menyimpan semua perubahan yang telah dibuat pada halaman konfigurasi ini.

• Reset: Tombol untuk mengembalikan semua pengaturan ke nilai default atau nilai terakhir yang tersimpan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Otomatisasi Pengingat: Setelah dikonfigurasi, sistem akan secara otomatis memindai semua aktivitas terjadwal di CRM. Jika ada aktivitas yang mendekati tenggat waktu (sesuai Selang Waktu Peringatan), sistem akan mengirimkan email pengingat kepada pengguna yang bertanggung jawab.

• Manajemen Keterlambatan: Jika sebuah aktivitas terlewat dari tenggat waktunya, sistem akan menunggu sesuai Selang Waktu Pemberitahuan sebelum mengirimkan email eskalasi ke Default Person yang telah ditetapkan.

• Peningkatan Produktivitas: Dengan adanya pengingat otomatis, risiko tugas penting terlewat dapat diminimalkan, membantu tim penjualan tetap terorganisir dan responsif.

Tips & Catatan Penting

• Keamanan Kredensial: Pastikan akun email yang digunakan untuk SMTP adalah akun layanan (service account) yang didedikasikan untuk aplikasi dan bukan akun email pribadi untuk alasan keamanan.

• Interval yang Wajar: Atur Selang Waktu dengan bijak. Interval yang terlalu pendek dapat menyebabkan spam notifikasi, sementara interval yang terlalu panjang dapat membuat pengingat menjadi tidak efektif.

• Daftar Eskalasi: Selalu perbarui daftar Default Person sesuai dengan struktur tim atau manajer yang relevan untuk memastikan eskalasi sampai ke orang yang tepat.

• Modul ini adalah konfigurasi "set and forget". Setelah diatur dengan benar pada awal implementasi, modul ini akan berjalan di latar belakang untuk mendukung operasional harian tim CRM.

Periode Penjualan

Panduan Modul: Periode Penjualan

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Periode Penjualan

Tujuan Modul
Modul Periode Penjualan berfungsi untuk mendefinisikan rentang waktu atau periode akuntansi yang akan digunakan untuk pelaporan, analisis, dan penetapan target penjualan. Tujuannya adalah untuk membuat segmen waktu yang terstruktur (misalnya, per bulan, per kuartal) sehingga kinerja penjualan dapat diukur dan dibandingkan secara konsisten dari waktu ke waktu.

1. Tampilan Utama (Daftar Periode Penjualan)

Halaman utama menampilkan semua periode penjualan yang telah didefinisikan dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan kode periode.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Periode: Nama atau kode unik dari periode (contoh: APRIL 2011-JULI 2011).

  • Tanggal Mulai: Tanggal dimulainya periode.

  • Tanggal Selesai: Tanggal berakhirnya periode.

  • Selang Waktu: Durasi periode dalam satuan waktu tertentu (contoh: 4).

  • Tipe Periode: Jenis satuan waktu yang digunakan (contoh: MONTHLY).

  • Berkala: Indikator (Ya/Tidak) yang menandakan apakah periode ini merupakan bagian dari siklus yang berulang.

• Tombol Aksi:

  • Periode Penjualan Baru: Membuka formulir untuk membuat periode baru.

  • Hapus: Menghapus periode yang dipilih.

2. Halaman Tambah Periode Penjualan

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan periode penjualan baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Periode: Field untuk memasukkan kode unik dari periode (wajib diisi).

• Tanggal Mulai Periode: Kalender untuk memilih tanggal awal periode (wajib diisi).

• Periode Akhir Tanggal: Kalender untuk memilih tanggal akhir periode (wajib diisi).

• Selang Waktu: Field numerik untuk memasukkan durasi periode.

• Tipe Periode: Pilihan dropdown untuk menentukan satuan waktu (contoh: per Bulan).

• Berkala: Checkbox untuk menandai jika periode ini bersifat berulang.

• Keterangan: Field opsional untuk catatan tambahan.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data periode baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Periode Penjualan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Periode Penjualan Baru.

2. Isi Kode Periode dengan nama yang deskriptif (misalnya, Q4 2025).

3. Pilih Tanggal Mulai Periode dan Periode Akhir Tanggal.

4. Isi Selang Waktu dan pilih Tipe Periode yang sesuai (misalnya, 3 dan per Bulan untuk satu kuartal).

5. Centang Berkala jika ini adalah bagian dari siklus reguler (misalnya, periode bulanan).

6. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dasar Pelaporan Penjualan: Semua laporan kinerja penjualan (Sales Report) akan menggunakan periode yang didefinisikan di sini sebagai filter waktu utama. Ini memungkinkan manajemen untuk melihat pendapatan, jumlah deal, atau kinerja tim dalam rentang waktu yang spesifik (misalnya, "penjualan di bulan Januari 2025").

• Penetapan Target (Sales Target/Quota): Periode penjualan menjadi dasar untuk menetapkan target. Manajemen dapat menetapkan target penjualan per individu atau per tim untuk periode "Q1 2026".

• Analisis Tren: Dengan memiliki periode yang terstruktur, perusahaan dapat menganalisis tren penjualan dari periode ke periode (misalnya, membandingkan penjualan Q1 2024 dengan Q1 2025).

• Perhitungan Komisi: Periode ini sering digunakan sebagai dasar untuk menghitung komisi atau insentif penjualan bagi tim sales.

5. Tips & Catatan Penting

• Pastikan tidak ada tumpang tindih antara periode yang satu dengan yang lain untuk menghindari ambiguitas dalam pelaporan.

• Gunakan skema Kode Periode yang konsisten, misalnya [BULAN]-[TAHUN] atau Q[NOMOR KUARTAL]-[TAHUN].

• Fitur Berkala berguna untuk menandai periode-periode standar (seperti bulanan atau tahunan) yang akan terus digunakan di masa mendatang.

Kategori Keluhan

Panduan Modul: Kategori Keluhan

Lokasi Modul
Pengaturan > CRM > Kategori Keluhan

Tujuan Modul
Modul Kategori Keluhan berfungsi untuk membuat dan mengelola daftar standar dari jenis-jenis keluhan yang diterima dari pelanggan. Tujuannya adalah untuk mengklasifikasikan setiap keluhan yang masuk ke dalam kategori yang spesifik (contoh: Masalah Kemasan, Produk Cacat, Isu Pengiriman) agar dapat ditangani, dilacak, dan dianalisis secara lebih efektif oleh tim layanan pelanggan (customer service).

1. Tampilan Utama (Daftar Kategori Keluhan)

Halaman utama menampilkan semua kategori keluhan yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan nama kategori keluhan.

• Tabel Daftar:

  • Checkbox: Kotak centang untuk memilih satu atau lebih kategori yang akan dihapus.

  • No.: Nomor urut.

  • Nama Kategori Keluhan: Nama deskriptif dari kategori keluhan (contoh: End User - Product Performance Issues).

  • Urutan: Angka yang menentukan urutan tampilan kategori.

• Tombol Aksi:

  • Kategori Keluhan Baru: Membuka formulir untuk membuat kategori baru.

  • Hapus: Menghapus kategori yang telah dipilih.

2. Halaman Tambah Kategori Keluhan

Formulir ini digunakan untuk menambahkan kategori keluhan baru ke dalam master data.

Penjelasan Tampilan

• Nama Kategori Keluhan: Field untuk memasukkan nama dari kategori keluhan (wajib diisi).

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan urutan tampilan.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data kategori baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Kategori Keluhan Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Kategori Keluhan Baru.

2. Isi Nama Kategori Keluhan dengan deskripsi yang jelas (contoh: Distributor - Late Delivery).

3. Pilih Urutan yang sesuai.

4. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Tiket Layanan (Ticketing System): Saat tim customer service membuat tiket baru untuk keluhan pelanggan, mereka akan mengklasifikasikan tiket tersebut menggunakan salah satu kategori yang ada di sini.

• Eskalasi dan Penugasan: Kategori keluhan dapat digunakan sebagai dasar untuk aturan eskalasi otomatis. Misalnya, semua keluhan dengan kategori "Produk Cacat" dapat secara otomatis diteruskan ke tim Quality Control.

• Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis): Dengan mengelompokkan keluhan, manajemen dapat dengan mudah mengidentifikasi tren masalah. Jika banyak keluhan masuk dalam kategori "Masalah Kemasan", perusahaan tahu bahwa ada masalah sistemik yang perlu diselidiki di area pengemasan.

• Pelaporan Manajemen: Data ini menyediakan laporan yang kuat bagi manajemen untuk mengevaluasi kualitas produk, layanan, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan skema penamaan yang jelas untuk membedakan sumber keluhan, seperti yang terlihat pada contoh (End User - ... vs Distributor - ...). Ini sangat membantu dalam segmentasi analisis.

• Field Urutan dapat digunakan untuk mengelompokkan kategori yang serupa agar berdekatan dalam daftar, membuatnya lebih mudah dinavigasi.

• Lakukan peninjauan secara berkala terhadap kategori yang ada. Hapus kategori yang tidak lagi relevan atau tambahkan yang baru seiring dengan munculnya jenis keluhan yang berbeda.

LC Langkah Pembelian

Panduan Modul: LC Langkah Pembelian

Lokasi Modul
Pengaturan > Pembelian > LC Langkah Pembelian

Tujuan Modul
Modul LC Langkah Pembelian berfungsi untuk mendefinisikan dan menstandarisasi tahapan-tahapan (milestones) yang harus dilalui dalam proses pembelian yang menggunakan Letter of Credit (LC). Tujuannya adalah untuk membuat alur kerja (workflow) yang terstruktur dan dapat dilacak untuk pembelian impor, mulai dari penerbitan LC, pengiriman, hingga penyelesaian dokumen.

1. Tampilan Utama (Daftar LC-Langkah Pembelian)

Halaman utama menampilkan semua tahapan proses pembelian LC yang telah dikonfigurasi.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Tahap Pembelian.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Tahap Pembelian: Kode unik untuk setiap langkah (contoh: PS24, PS23).

  • Nama Tahap Pembelian: Nama deskriptif dari langkah proses (contoh: Dokumen Bila Cula, Angka Pengenal Impor).

  • Urutan: Angka yang menentukan posisi langkah ini dalam keseluruhan alur proses pembelian LC.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Tahap Pembelian: Membuka formulir untuk membuat langkah proses baru.

  • Hapus: Menghapus langkah yang telah dipilih.

2. Halaman Tambah Tahap Pembelian

Formulir ini digunakan untuk menambahkan langkah baru ke dalam alur kerja pembelian LC.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tahap Pembelian: Field untuk memasukkan kode unik (wajib diisi).

• Nama Tahap Pembelian: Field untuk memasukkan nama dari langkah proses (wajib diisi).

• Urutan: Pilihan dropdown untuk menentukan urutan langkah ini dalam alur kerja.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data langkah pembelian baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tahap Pembelian Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Tahap Pembelian.

2. Isi Kode Tahap Pembelian dan Nama Tahap Pembelian.

3. Pilih Urutan yang sesuai untuk menentukan posisinya dalam proses.

4. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Kerangka Proses Pembelian Impor: Langkah-langkah yang didefinisikan di sini akan menjadi kerangka acuan untuk modul Transaksi Pembelian LC. Setiap pesanan pembelian (Purchase Order) yang menggunakan LC akan mengikuti dan diperbarui statusnya sesuai dengan tahapan ini.

• Pelacakan dan Monitoring: Tim pembelian dapat melacak sudah sampai tahap mana setiap PO impor. Ini memberikan visibilitas yang jelas terhadap progres pengiriman dan pemenuhan dokumen.

• Manajemen Dokumen: Setiap tahap dapat diasosiasikan dengan dokumen yang harus dipenuhi, misalnya "Penerbitan Bill of Lading" atau "Persetujuan Dokumen Impor".

• Dasar Pelaporan: Memungkinkan manajemen untuk melihat laporan mengenai durasi setiap tahap, mengidentifikasi potensi hambatan (bottlenecks), dan mengukur efisiensi proses pembelian impor.

5. Tips & Catatan Penting

• Definisikan tahapan yang secara akurat mencerminkan proses pembelian LC yang sesungguhnya di perusahaan Anda, mulai dari negosiasi, pembukaan LC, pengapalan, hingga barang diterima.

• Urutan adalah field yang krusial karena menentukan alur kerja yang logis dan berurutan. Pastikan pengaturannya benar.

• Gunakan Kode dan Nama Tahap Pembelian yang jelas dan mudah dimengerti oleh tim purchasing dan finance yang terlibat dalam proses LC.

LC Ceklis Dokumen

Panduan Modul: LC Ceklis Dokumen

Lokasi Modul
Pengaturan > Pembelian > LC Ceklis Dokumen

Tujuan Modul
Modul LC Ceklis Dokumen berfungsi untuk membuat master data dari semua dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian dengan Letter of Credit (LC). Tujuannya adalah untuk membuat daftar periksa (checklist) dokumen standar (contoh: Negotiation Document, Document Proposal) dan mengaitkannya dengan tahapan pembelian LC yang relevan. Ini memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan disiapkan dan diverifikasi pada setiap langkah proses.

1. Tampilan Utama (Daftar LC Ceklis Dokumen)

Halaman utama menampilkan semua item dokumen yang telah didefinisikan untuk proses pembelian LC.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Dokumen.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Dokumen: Kode unik untuk setiap item dokumen (contoh: DC01, DC02).

  • Nama Dokumen: Nama deskriptif dari dokumen (contoh: Follow Up Document).

  • Tahap Pembelian: Menunjukkan pada tahap pembelian mana dokumen ini diperlukan atau diperiksa.

  • Deskripsi: Catatan atau penjelasan tambahan mengenai dokumen tersebut.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Ceklis Dokumen: Membuka formulir untuk mendefinisikan item dokumen baru.

  • Hapus: Menghapus item dokumen yang telah dipilih.

2. Halaman Tambah Ceklis Dokumen

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan item dokumen baru dan mengaitkannya dengan satu atau lebih langkah pembelian LC.

Penjelasan Tampilan

• Kode Dokumen: Field untuk memasukkan kode unik dokumen (wajib diisi).

• Nama Dokumen: Field untuk memasukkan nama dokumen (wajib diisi).

• LC-Langkah Pembelian: Kotak pilihan (multi-select) untuk memilih satu atau lebih tahapan dari Modul LC Langkah Pembelian di mana dokumen ini relevan.

• Deskripsi: Field opsional untuk memberikan detail atau instruksi tambahan terkait dokumen.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data dokumen baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Dokumen Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Ceklis Dokumen.

2. Isi Kode Dokumen dan Nama Dokumen (misalnya, INV01 dan Commercial Invoice).

3. Pada kotak LC-Langkah Pembelian, pilih satu atau lebih tahapan di mana dokumen ini diperlukan. Anda dapat memilih beberapa tahap dengan menahan tombol Ctrl saat mengklik.

4. Tambahkan Deskripsi jika perlu.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Membangun Checklist Dinamis: Modul ini secara langsung terhubung dengan modul LC Langkah Pembelian. Saat tim purchasing menjalankan sebuah PO impor, sistem akan menggunakan konfigurasi ini untuk menampilkan daftar dokumen yang harus disiapkan pada setiap tahapannya.

• Mitigasi Risiko: Dengan adanya checklist dokumen yang terstandarisasi, risiko terjadinya kekurangan dokumen yang dapat menghambat proses bea cukai atau negosiasi dengan bank dapat diminimalkan.

• Transparansi Proses: Seluruh tim yang terlibat (pembelian, keuangan, logistik) dapat melihat dokumen apa saja yang sudah ada dan yang masih kurang untuk setiap pengiriman, meningkatkan koordinasi antar departemen.

• Audit Trail: Berfungsi sebagai dasar untuk jejak audit (audit trail) kelengkapan dokumen dalam setiap transaksi pembelian impor.

5. Tips & Catatan Penting

• Sangat penting untuk mengaitkan sebuah dokumen ke Tahap Pembelian yang tepat. Kesalahan dalam pemetaan ini dapat menyebabkan kebingungan dalam proses operasional.

• Nama dan kode dokumen sebaiknya mengikuti terminologi standar dalam perdagangan internasional (contoh: Bill of Lading, Certificate of Origin, Packing List) untuk memudahkan pemahaman.

• Lakukan peninjauan dan pembaruan secara berkala terhadap daftar dokumen ini, terutama jika ada perubahan peraturan impor dari pemerintah atau persyaratan baru dari pihak bank.

Score Mask

Panduan Modul: Score Mask

Lokasi Modul
Pengaturan > Kontrol Kualitas > Score Mask

Tujuan Modul
Modul Score Mask berfungsi untuk mendefinisikan parameter atau atribut apa saja yang akan dinilai dalam proses inspeksi kualitas. Tujuannya adalah untuk membuat "topeng" atau templat penilaian (contoh: Bentuk, Warna) yang nantinya akan diisi dengan kriteria penilaian spesifik. Modul ini adalah langkah pertama dalam membangun skema penilaian kualitas yang terstruktur.

1. Tampilan Utama (Daftar Score Mask)

Halaman utama menampilkan semua parameter penilaian (mask) yang telah dikonfigurasi dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Mask.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Mask: Kode unik untuk setiap parameter penilaian (contoh: CLR, WRN).

  • Nama Mask: Nama deskriptif dari parameter yang dinilai (contoh: Bentuk, Colour).

• Tombol Aksi:

  • Score Mask Baru: Membuka formulir untuk membuat parameter penilaian baru.

2. Halaman Tambah Score Mask

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan parameter penilaian baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Mask: Field untuk memasukkan kode unik (wajib diisi).

• Nama Mask: Field untuk memasukkan nama dari parameter (wajib diisi).

• Detail Score:

  • [+ Tambah Score]: Tautan untuk menambahkan baris baru guna mendefinisikan skor atau nilai spesifik yang akan digunakan dalam penilaian parameter ini. Ini adalah tempat untuk mendefinisikan pilihan penilaian (misalnya, untuk 'Warna', detail skornya bisa 'Sesuai Standar', 'Sedikit Pudar', 'Warna Salah').

• Score Mask Order by Deskripsi: Checkbox yang jika diaktifkan, akan mengurutkan pilihan skor berdasarkan deskripsinya saat digunakan dalam inspeksi.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data parameter baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Score Mask Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Score Mask Baru.

2. Isi Kode Mask dan Nama Mask (misalnya, FNG dan Finishing).

3. Klik [+ Tambah Score] untuk mulai menambahkan kriteria penilaian spesifik untuk parameter tersebut.

4. Centang Score Mask Order by Deskripsi jika diperlukan.

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Fondasi Skema Penilaian: Score Mask adalah fondasi dari sistem penilaian kualitas. Parameter yang dibuat di sini (seperti "Warna") akan digunakan di modul selanjutnya untuk membangun formulir inspeksi kualitas yang lengkap.

• Standardisasi Inspeksi: Memastikan bahwa semua inspektor kualitas menilai produk berdasarkan parameter yang sama, sehingga hasil penilaian menjadi objektif dan konsisten.

• Fleksibilitas Penilaian: Memungkinkan perusahaan untuk membuat set parameter yang berbeda untuk jenis produk yang berbeda. Misalnya, produk makanan mungkin memiliki mask "Rasa" dan "Aroma", sementara produk elektronik memiliki mask "Fungsionalitas" dan "Kelengkapan Aksesoris".

• Analisis Data Kualitas: Data yang dikumpulkan berdasarkan mask ini dapat dianalisis untuk mengidentifikasi di area (parameter) mana cacat produk paling sering terjadi.

5. Tips & Catatan Penting

• Modul ini hanya mendefinisikan apa yang akan dinilai (parameternya). Detail bagaimana menilainya (kriteria spesifik dan skornya) didefinisikan di dalam halaman tambah/edit ini melalui tautan [+ Tambah Score].

• Gunakan nama dan kode yang jelas dan mudah dipahami oleh tim Quality Control.

• Pikirkan secara matang parameter apa saja yang krusial untuk menentukan kualitas produk Anda sebelum melakukan konfigurasi di modul ini.

Parameter

Panduan Modul: Parameter

Lokasi Modul
Pengaturan > Kontrol Kualitas > Parameter

Tujuan Modul
Modul Parameter berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan item-item spesifik yang akan diperiksa dalam sebuah formulir inspeksi kualitas. Berbeda dengan Score Mask yang mendefinisikan kategori penilaian, modul ini mendefinisikan item pertanyaan atau poin pengecekan individualnya (contoh: Printing Colour, Label Quality, Overall Shape).

1. Tampilan Utama (Daftar Parameter)

Halaman utama menampilkan semua item parameter yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Kode Param.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Param: Kode unik untuk setiap item parameter (contoh: CLR, LBLQ).

  • Nama Param: Nama atau pertanyaan spesifik dari parameter yang akan diperiksa (contoh: Colour, Label Quality).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Membuka formulir untuk membuat parameter baru.

2. Halaman Tambah Parameter

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan item parameter pengecekan baru.

Penjelasan Tampilan

• Kode Parameter: Field untuk memasukkan kode unik (wajib diisi).

• Nama Parameter: Field untuk memasukkan nama atau pertanyaan spesifik dari parameter (wajib diisi).

• Score Mask: Pilihan dropdown yang sangat penting. Di sini Anda menghubungkan parameter ini dengan sebuah Score Mask. Ini menentukan bagaimana parameter ini akan dinilai.

  • Jika Anda memilih Score Mask "Bentuk", maka saat inspeksi, pilihan jawabannya akan sesuai dengan yang didefinisikan di mask "Bentuk".

  • Jika Anda memilih Score Mask "Numerik", maka inspektor harus memasukkan angka.

  • Jika Anda memilih Score Mask "Teks Bebas", maka inspektor dapat mengetik jawaban bebas.

• Catatan: Field opsional untuk memberikan instruksi atau keterangan tambahan mengenai parameter ini.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data parameter baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Parameter Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Baru.

2. Isi Kode Parameter dan Nama Parameter (misalnya, CLR-VAR dan Varian Warna Sesuai PO).

3. Pada dropdown Score Mask, pilih skema penilaian yang sesuai (misalnya, Ya/Tidak atau Sesuai/Tidak Sesuai).

4. Tambahkan Catatan jika perlu, misalnya "Bandingkan dengan master warna yang disetujui".

5. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Penyusun Formulir Inspeksi: Parameter-parameter yang dibuat di sini adalah "bahan bangunan" untuk membuat sebuah formulir inspeksi kualitas. Sebuah formulir nantinya akan terdiri dari kumpulan beberapa parameter.

• Standardisasi Metode Penilaian: Dengan menghubungkan setiap parameter ke Score Mask, sistem memastikan bahwa setiap poin pengecekan dinilai dengan metode yang benar dan konsisten. Parameter "Berat Produk" harus dinilai dengan angka (Numerik), bukan dengan "Ya/Tidak".

• Pengumpulan Data Terstruktur: Hasil dari inspeksi (data yang diinput untuk setiap parameter) menjadi sangat terstruktur, memungkinkan analisis data yang mendalam.

• Analisis Cacat: Manajemen dapat menganalisis parameter mana yang paling sering gagal dalam inspeksi, menunjukkan titik lemah dalam proses produksi atau kualitas bahan baku.

5. Tips & Catatan Penting

• Pikirkan modul ini sebagai "pembuat pertanyaan" untuk ujian kualitas. Setiap parameter adalah satu soal.

• Hubungan antara Parameter dan Score Mask adalah kunci dari fungsionalitas ini. Pastikan setiap parameter dihubungkan ke mask yang logis dan sesuai.

• Nama parameter sebaiknya dibuat dalam bentuk pertanyaan atau pernyataan yang jelas agar tidak ambigu bagi inspektor di lapangan, contoh: "Apakah jahitan rapi?" atau "Periksa kerataan permukaan".

Tipe Harga

Panduan Modul: Tipe Harga

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Tipe Harga

Tujuan Modul
Modul Tipe Harga berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan berbagai jenis atau tingkatan harga yang berlaku di perusahaan. Tujuannya adalah untuk membuat kategori harga standar (contoh: Harga Eceran, Harga Grosir, Harga Distributor) yang dapat digunakan dalam transaksi penjualan, pembuatan daftar harga (pricelist), dan analisis pelaporan.

1. Tampilan Utama (Daftar Tipe Harga)

Halaman utama menampilkan semua tipe harga yang telah terdaftar dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Tabel Daftar:

  • Nama Harga: Nama dari tipe harga.

  • Kategory harga: Kategori atau kode yang merepresentasikan tipe harga tersebut.

  • ... Tidak Ada Data ...: Pesan ini muncul jika belum ada tipe harga yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Harga baru: Membuka formulir untuk membuat tipe harga baru.

2. Halaman Harga Baru

Formulir ini digunakan untuk menambahkan tipe harga baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• Semua Field Diperlukan: Catatan yang menandakan bahwa semua kolom di bawahnya wajib diisi.

• Nama Harga: Field untuk memasukkan nama deskriptif dari tipe harga (contoh: Harga Ritel Jakarta).

• Kategory harga: Field untuk memasukkan kode atau kategori singkat untuk tipe harga tersebut (contoh: RETAIL_JKT).

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data tipe harga baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Tipe Harga Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Harga baru.

2. Isi field Nama Harga dan Kategory harga.

3. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Manajemen Daftar Harga (Pricelist): Tipe harga yang dibuat di sini menjadi dasar untuk membuat daftar harga. Perusahaan dapat membuat beberapa daftar harga yang berbeda untuk setiap produk, masing-masing untuk tipe harga yang berbeda (misalnya, satu produk punya harga untuk Eceran dan harga lain untuk Grosir).

• Transaksi Penjualan: Saat membuat Sales Order, tim penjualan dapat memilih pelanggan. Sistem kemudian dapat secara otomatis menerapkan tipe harga yang sesuai untuk pelanggan tersebut (misalnya, pelanggan A adalah distributor, maka otomatis menggunakan "Harga Distributor").

• Fleksibilitas Promosi: Memudahkan pembuatan harga promosi atau harga khusus untuk event tertentu dengan membuat tipe harga sementara, seperti "Harga Diskon Akhir Tahun".

• Analisis Profitabilitas: Memungkinkan manajemen untuk menganalisis profitabilitas berdasarkan segmen pelanggan atau channel penjualan yang menggunakan tipe harga berbeda.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan skema penamaan dan kategori yang jelas dan konsisten untuk menghindari kebingungan.

• Modul ini merupakan fondasi penting untuk strategi penetapan harga (pricing strategy) perusahaan. Diskusikan dengan tim penjualan dan keuangan untuk menentukan tipe harga apa saja yang dibutuhkan.

• Modul ini seringkali terintegrasi erat dengan data master pelanggan, di mana setiap pelanggan dapat ditetapkan memiliki satu tipe harga default.

Pengaturan Global

Panduan Modul: Pengaturan Global

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan Global

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Global adalah pusat kontrol utama untuk mengkonfigurasi berbagai parameter operasional dan perilaku sistem di seluruh aplikasi ERP. Pengaturan yang diubah di sini akan memiliki dampak luas pada berbagai modul, mulai dari tampilan, alur kerja transaksi, manajemen produksi, kontrol kualitas, hingga administrasi sistem.​

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini berisi daftar panjang parameter yang dapat dikonfigurasi. Berikut adalah penjelasan untuk beberapa grup pengaturan utama yang terlihat:

1. Pengaturan Tampilan & Dasar

• Jumlah Baris Maksimal Tampilan: Mengatur berapa banyak baris data yang ditampilkan per halaman pada tabel-tabel di seluruh sistem.

• Jumlah Baris Maksimal Cetak: Mengatur jumlah baris maksimum saat mencetak dokumen.

• Sistem Angka Desimal: Menentukan jumlah angka di belakang koma untuk perhitungan.

• Mata Uang: Menentukan mata uang default yang digunakan dalam transaksi dan pelaporan.

2. Pengaturan Transaksi & Jurnal

• Prefix untuk Tipe Transaksi: Mengatur awalan (prefix) yang digunakan untuk penomoran dokumen seperti Order Penjualan, Faktur, Jurnal, dll. Pengaturan ini bisa diatur sebagai Fixed (tidak dapat diubah oleh pengguna) atau Dapat Diubah. Ini sangat penting untuk standardisasi penomoran dokumen.

• Pengaturan Angsuran & Batas Kredit: Mengatur perilaku sistem terkait manajemen kredit pelanggan.

• Penomoran Faktur: Mengatur apakah penomoran faktur mengikuti aturan Strict (ketat/berurutan) atau Loose (longgar).

3. Pengaturan Kontrol Kualitas (QC)

• Pengaturan MOQ, Processing, dan Sampling: Parameter yang mengatur aturan Minimum Order Quantity, pemrosesan, dan pengambilan sampel untuk proses QC.

• QC Outgoing & Incoming: Mengaktifkan atau menonaktifkan proses QC untuk barang keluar dan masuk.

4. Pengaturan Produksi & Gudang

• Format Kode Barang: Mendefinisikan struktur atau format untuk pembuatan kode barang baru, bisa diatur agar Nomor Otomatis.

• Shift Kerja: Mengatur jumlah jam kerja per shift, waktu istirahat, dan jumlah shift per hari.

• Otomatisasi Gudang: Parameter seperti Penerimaan Kedatangan secara Otomatis atau Pindahkan Barang Jadi secara Otomatis mengontrol alur kerja otomatis di gudang.

• Logika Gudang: Mengatur logika penempatan barang, misalnya apakah berdasarkan Gudang Tujuan atau Isolasikan Lot#.

5. Pengaturan Administrasi & Akses

• System Administrator: Menetapkan pengguna mana yang memiliki hak akses sebagai administrator sistem.

• Approval/Persetujuan: Mengatur alur persetujuan untuk berbagai dokumen. Pengguna yang terdaftar di ApprovalList akan memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi.

• IP Setting: Mengatur alamat IP yang diizinkan untuk mengakses sistem, sebagai lapisan keamanan tambahan.

6. Tombol Aksi

• Ubah: Tombol ini (biasanya terletak di bagian bawah halaman) digunakan untuk menyimpan semua perubahan yang dibuat pada halaman pengaturan global.

• Reset: Mengembalikan semua nilai ke pengaturan default atau konfigurasi terakhir yang disimpan.

Alur Kerja & Dampak Sistem

• Dampak Luas: Setiap perubahan yang dibuat di halaman ini akan langsung memengaruhi perilaku modul-modul terkait. Misalnya, mengubah Sistem Angka Desimal akan mengubah cara semua nilai uang dan kuantitas ditampilkan di sistem.

• Standardisasi Proses: Pengaturan seperti Prefix transaksi dan format Kode Barang memastikan data di seluruh perusahaan terstruktur dan konsisten.

• Kontrol & Keamanan: Parameter seperti ApprovalList, System Administrator, dan IP Setting adalah alat penting untuk mengontrol akses dan alur kerja persetujuan, menjaga integritas dan keamanan data perusahaan.

• Efisiensi Operasional: Pengaturan otomatisasi (misalnya, pemindahan barang otomatis) dirancang untuk mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan efisiensi alur kerja di gudang dan produksi.

Tips & Catatan Penting

• Akses Terbatas: Karena dampaknya yang sangat luas, akses ke modul ini harus sangat dibatasi dan hanya diberikan kepada Administrator Sistem atau personel IT level atas.

• Uji Coba Perubahan: Sebelum mengubah pengaturan krusial di lingkungan produksi (live), sangat disarankan untuk mengujinya terlebih dahulu di lingkungan pengembangan atau UAT (User Acceptance Test) untuk memahami dampaknya.

• Dokumentasi Perubahan: Setiap perubahan yang dilakukan pada Pengaturan Global harus didokumentasikan dengan baik, mencatat apa yang diubah, kapan, oleh siapa, dan alasannya. Ini penting untuk pelacakan dan jika terjadi masalah di kemudian hari.

• Modul ini adalah "otak" dari sistem ERP. Konfigurasi yang cermat dan terencana di halaman ini adalah kunci keberhasilan implementasi dan kelancaran operasional sistem.

Parameter Aplikasi

Panduan Modul: Parameter Aplikasi

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Parameter Aplikasi (atau Pengaturan > Pengaturan Sistem > Parameter Aplikasi)

Tujuan Modul
Modul Parameter Aplikasi adalah halaman konfigurasi yang lebih spesifik dibandingkan "Pengaturan Global". Modul ini berfungsi untuk mengatur parameter-parameter default yang berkaitan dengan alur kerja keuangan, operasional, dan pencetakan di dalam aplikasi. Pengaturan ini membantu menstandarisasi nilai-nilai default untuk mempercepat input data dan memastikan konsistensi.

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini berisi daftar parameter yang dapat diatur oleh administrator untuk mengontrol perilaku spesifik aplikasi:

• Tanggal Efektif Periode Penyesuaian: Menentukan tanggal acuan atau tanggal mulai yang digunakan sistem untuk periode penyesuaian akuntansi atau stok.

• Cost Center PR Otomatis: Menentukan Cost Center (Pusat Biaya) default yang akan secara otomatis terisi saat membuat dokumen Purchase Requisition (PR).

• Departemen PR Otomatis: Menentukan departemen default yang akan otomatis terisi saat membuat PR.

• Mata Uang Efektif: Pengaturan yang mendefinisikan bagaimana mata uang default akan diterapkan:

  • Company Wide: Satu mata uang efektif berlaku untuk seluruh perusahaan.

  • Application Wide: Mata uang dapat berbeda-beda tergantung pada bagian aplikasi yang digunakan.

• Pajak Standar 1: Menentukan nilai persentase pajak default (contoh: PPN) yang akan diterapkan pada transaksi.

• Offset AR Upon Cheque: Mengatur bagaimana sistem menangani piutang (Account Receivable) saat pembayaran dengan cek diterima.

  • Received: Piutang dianggap lunas saat cek diterima.

  • Cleared: Piutang baru dianggap lunas setelah cek berhasil dicairkan (clearing).

• Hari Kerja: Kumpulan checkbox untuk menentukan hari apa saja yang dianggap sebagai hari kerja operasional perusahaan. Ini dapat memengaruhi perhitungan tenggat waktu atau jadwal produksi.

• Modul Open Preserve: Pengaturan Yes/No yang kemungkinan mengontrol apakah data yang sudah "di-preserve" (disimpan/diarsipkan) masih dapat dibuka atau diubah.

• Batas Nomor Cetak: Menentukan jumlah maksimum berapa kali sebuah dokumen (misalnya, faktur) dapat dicetak ulang.

• Berdasarkan Toleransi Barang/Jasa: Pilihan dropdown yang mengatur bagaimana sistem menangani toleransi (misalnya, kelebihan atau kekurangan kirim) dalam transaksi. Kemungkinan opsinya adalah Item Based (toleransi diatur per item) atau Order Based (toleransi diatur per pesanan).

Tombol Aksi

• Ubah: Menyimpan semua perubahan yang dibuat pada halaman ini.

• Tambah Parameter: Kemungkinan membuka halaman untuk menambahkan parameter kustom baru ke dalam daftar ini (jika sistem mendukungnya).

• Reset: Mengembalikan semua nilai ke pengaturan default atau konfigurasi terakhir yang disimpan.

Alur Kerja & Dampak Sistem

• Efisiensi Input Data: Dengan adanya nilai default untuk Cost Center, Departemen, dan Pajak, pengguna tidak perlu mengisinya setiap kali membuat transaksi baru, sehingga mempercepat proses kerja.

• Konsistensi Akuntansi: Pengaturan seperti Offset AR Upon Cheque dan Tanggal Efektif Periode Penyesuaian memastikan bahwa semua transaksi keuangan dicatat dengan metode yang konsisten di seluruh perusahaan.

• Kontrol Operasional: Parameter seperti Batas Nomor Cetak dan Hari Kerja memberikan kontrol lebih terhadap operasional sehari-hari dan keamanan dokumen.

• Fleksibilitas Penanganan Transaksi: Opsi Berdasarkan Toleransi Barang/Jasa memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk memilih metode penanganan selisih kuantitas yang paling sesuai dengan model bisnisnya.

Tips & Catatan Penting

• Seperti Pengaturan Global, modul ini memiliki dampak yang signifikan pada alur kerja dan harus dikelola dengan hati-hati oleh administrator sistem.

• Pengaturan default seperti Cost Center dan Departemen sangat berguna jika sebagian besar permintaan pembelian berasal dari satu departemen yang sama.

• Pilihan Offset AR Upon Cheque memiliki implikasi akuntansi yang penting. Keputusan antara Received dan Cleared harus didiskusikan dengan tim keuangan untuk memastikan sesuai dengan kebijakan pengakuan pendapatan perusahaan.

• Pembaruan Terakhir: Perhatikan informasi "Pembaruan Terakhir" yang ada di pojok kanan atas. Ini adalah catatan penting untuk melacak kapan dan (seringkali) oleh siapa konfigurasi ini terakhir diubah.

Jenis Master

Panduan Modul: Jenis Master

Lokasi Modul
Pengaturan > Laporan > Jenis Master (atau Pengaturan > Menu/Umum > Jenis Master)

Tujuan Modul
Modul Jenis Master adalah modul konfigurasi tingkat developer atau super-administrator yang berfungsi untuk mendefinisikan dan mengelola berbagai jenis data master yang digunakan di seluruh sistem. Modul ini mengontrol pilihan-pilihan yang muncul di berbagai dropdown atau field di seluruh aplikasi, serta label dan perilaku multibahasa. Ini adalah "master dari semua master data".

1. Tampilan Utama (Daftar Jenis Master)

Halaman utama menampilkan daftar lengkap dari semua jenis master yang ada di dalam sistem, dari berbagai modul yang berbeda.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian berdasarkan Kode Tipe atau Nama Tabel.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Kode Tipe: Kode unik internal yang digunakan oleh sistem untuk mengidentifikasi sebuah nilai master (contoh: CRYtype2, SO, PO).

  • Nama Tipe (Inggris/Indonesia): Label atau deskripsi dari nilai master dalam berbagai bahasa. Ini mendukung fungsionalitas multibahasa pada antarmuka.

  • Nama Tabel: Menunjukkan tabel database atau grup master mana yang memiliki nilai ini (contoh: CylinderRequestType, YesNoApprovalBoth, VesReffDocType).

  • Nomor Urutan: Menentukan urutan tampilan nilai ini di dalam dropdown.

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Membuka formulir untuk menambahkan entri jenis master baru.

2. Halaman Tambah/Ubah Jenis Master

Formulir ini digunakan untuk membuat atau mengedit sebuah entri jenis master.

Penjelasan Tampilan

• Kode Tipe: Field untuk kode unik internal.

• Nama Tipe: Field untuk memasukkan label dalam berbagai bahasa (Inggris, Indonesia, dll.). Tombol Apply to All kemungkinan berfungsi untuk menyalin teks dari satu field bahasa ke yang lainnya.

• Nama Tabel: Dropdown untuk memilih grup master atau tabel database tempat nilai ini akan dikaitkan.

• Nomor: Field untuk menentukan urutan tampilan.

• Diaktifkan: Checkbox untuk mengaktifkan atau menonaktifkan nilai master ini agar tidak muncul lagi di pilihan dropdown tanpa menghapus datanya.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data jenis master.

  • Reset: Mengembalikan nilai ke kondisi awal.

  • Batal: Membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Menambahkan Jenis Master Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Baru.

2. Pilih Nama Tabel yang relevan dari dropdown.

3. Isi Kode Tipe dengan kode unik.

4. Masukkan Nama Tipe dalam bahasa yang tersedia.

5. Tentukan Nomor urutannya.

6. Pastikan checkbox Diaktifkan tercentang.

7. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Dampak Sistem

• Mengisi Dropdown di Seluruh Sistem: Modul ini adalah sumber data utama untuk hampir semua dropdown di aplikasi. Misalnya, semua pilihan di dropdown "Tipe Pembayaran" (seperti Cash, Bank Transfer) didefinisikan di sini di bawah Nama Tabel yang sesuai.

• Konfigurasi Sistem Tingkat Lanjut: Memungkinkan administrator untuk menambah atau mengubah pilihan yang tersedia bagi pengguna tanpa perlu mengubah kode program. Contoh: Jika perusahaan ingin menambahkan metode pembayaran baru, mereka cukup menambahkannya melalui modul ini.

• Fungsionalitas Multibahasa: Dengan menyediakan label dalam berbagai bahasa, sistem dapat secara dinamis menampilkan teks yang benar sesuai dengan preferensi bahasa pengguna yang sedang login.

• Kontrol Perilaku Aplikasi: Dengan mengaktifkan atau menonaktifkan entri, administrator dapat mengontrol pilihan apa saja yang tersedia untuk pengguna pada waktu tertentu.

5. Tips & Catatan Penting

• Risiko Tinggi: Modul ini sangat fundamental dan kritis. Kesalahan konfigurasi, seperti salah mengaitkan Nama Tabel atau mengubah Kode Tipe yang sudah ada, dapat menyebabkan kesalahan fungsional yang serius di seluruh aplikasi.

• Akses Super Admin: Akses ke modul ini harus dibatasi secara ketat hanya untuk personel yang paling senior dan terlatih dalam arsitektur sistem ERP ini.

• Jangan Mengubah Kode Tipe yang Ada: Mengubah Kode Tipe yang sudah digunakan oleh data transaksi dapat merusak integritas data historis. Jika perlu perubahan, lebih baik menonaktifkan yang lama dan membuat yang baru.

• Modul ini adalah "ruang mesin" dari aplikasi. Perubahan harus dilakukan dengan pemahaman penuh tentang dampaknya terhadap modul-modul lain yang bergantung padanya.

Pengaturan Dashboard

Panduan Modul: Pengaturan Dashboard (Pengumuman)

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan Dashboard

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Dashboard berfungsi sebagai pusat kontrol untuk membuat, mengedit, dan mengelola konten pengumuman yang akan ditampilkan di halaman dashboard utama aplikasi. Tujuannya adalah untuk menjadi alat komunikasi internal bagi administrator untuk menyebarkan informasi penting, berita, atau pemberitahuan kepada semua pengguna yang login ke dalam sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Pengumuman)

Halaman utama menampilkan semua pengumuman yang pernah dibuat, baik yang sedang aktif maupun yang sudah tidak aktif.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan Id Subyek (judul) pengumuman.

• Tabel Daftar:

  • No.: Nomor urut.

  • Id Subyek: Judul dari pengumuman yang telah dibuat (contoh: Dashboard baru sekarang, Happy Chinese New Year).

• Tombol Aksi:

  • Tambah Baru: Membuka formulir untuk membuat pengumuman baru.

  • Hapus: Menghapus pengumuman yang telah dipilih.

• Status Saat ini: Menampilkan informasi mode tampilan atau aksi yang tersedia, seperti Mode: Lihat, Tampilan Cetak, Ekspor ke MS Excel, dan Ekspor ke Open Office.

2. Halaman Tambah/Ubah Template Surat (Pengumuman)

Formulir ini digunakan untuk membuat atau mengedit detail konten dari sebuah pengumuman.

Penjelasan Tampilan

• Kode Pemberitahuan: Kode unik internal untuk pengumuman ini.

• Perusahaan: Pilihan dropdown untuk menentukan apakah pengumuman ini berlaku untuk perusahaan tertentu (jika sistem multi-company).

• Subyek: Field multibahasa untuk memasukkan judul pengumuman. Teks dapat dimasukkan dalam berbagai bahasa (ditandai dengan bendera).

• Contents: Area teks utama, juga multibahasa, untuk memasukkan isi atau badan dari pengumuman.

• Lampiran: Opsi untuk mengunggah file (misalnya, PDF, gambar) yang akan disertakan bersama pengumuman.

• Tampilkan Pemberitahuan: Pilihan dropdown untuk mengatur seberapa sering pengumuman ini akan muncul bagi pengguna (contoh: Setiap Hari, Hanya Sekali).

• Diaktifkan: Checkbox untuk mengaktifkan atau menonaktifkan pengumuman.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan pengumuman baru atau perubahan yang dibuat.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah-langkah Membuat Pengumuman Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah Baru.

2. Isi Kode Pemberitahuan dan pilih Perusahaan jika perlu.

3. Tuliskan judul di field Subyek dan isi pesan di Contents. Manfaatkan fitur multibahasa jika diperlukan.

4. Unggah Lampiran jika ada.

5. Pilih frekuensi pada Tampilkan Pemberitahuan.

6. Pastikan checkbox Diaktifkan tercentang jika ingin langsung ditampilkan.

7. Klik tombol Simpan.

4. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Komunikasi Internal: Fungsi utama modul ini adalah sebagai papan buletin digital perusahaan. Administrator dapat dengan cepat menyebarkan informasi mengenai jadwal maintenance sistem, hari libur, kebijakan baru, atau pencapaian perusahaan.

• Keterlibatan Karyawan: Dapat digunakan untuk mengumumkan acara internal seperti ulang tahun perusahaan, kegiatan sosial, atau program pelatihan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

• Penyebaran Informasi Kritis: Untuk informasi yang sangat penting, administrator dapat mengatur Tampilkan Pemberitahuan ke Setiap Hari untuk memastikan semua pengguna melihatnya.

5. Tips & Catatan Penting

• Gunakan fitur multibahasa jika perusahaan Anda memiliki pengguna dari berbagai negara untuk memastikan semua orang memahami pesannya.

• Jaga agar isi pengumuman tetap ringkas dan langsung ke intinya. Untuk informasi yang lebih detail, manfaatkan fitur Lampiran.

• Kelola pengumuman secara aktif. Nonaktifkan atau hapus pengumuman yang sudah tidak relevan agar dashboard tetap bersih dan informatif.

Pengaturan B2B

Panduan Modul: Pengaturan B2B

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan B2B

Tujuan Modul
Modul Pengaturan B2B berfungsi sebagai panel kontrol utama untuk mengaktifkan dan mengelola portal Business-to-Business (B2B). Tujuannya adalah untuk mengonfigurasi pengaturan paling dasar dari situs B2B, termasuk mengaktifkan situs dan menentukan proses registrasi pengguna baru.

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini berisi pengaturan fundamental untuk portal B2B:

• Situs B2B Aktif: Checkbox ini berfungsi sebagai saklar utama untuk seluruh portal B2B.

  • Jika dicentang, portal B2B akan aktif dan dapat diakses oleh pelanggan bisnis.

  • Jika tidak dicentang, seluruh fungsionalitas portal B2B akan dinonaktifkan.

• Verifikasi Registrasi B2B: Checkbox ini mengontrol proses pendaftaran pengguna baru di portal B2B.

  • Jika dicentang, setiap pengguna baru yang mendaftar harus diverifikasi dan disetujui secara manual oleh administrator sistem sebelum mereka dapat login. Ini adalah lapisan keamanan untuk memastikan hanya mitra bisnis yang sah yang mendapatkan akses.

  • Jika tidak dicentang, pengguna baru dapat langsung login setelah menyelesaikan proses registrasi tanpa memerlukan persetujuan.

• » Ke Situs B2B: Tautan ini adalah pintasan untuk langsung membuka halaman depan (frontend) dari portal B2B.

• [ Pengelolahan User B2B ]: Tautan ini adalah pintasan menuju halaman manajemen pengguna B2B, tempat administrator dapat menyetujui, menolak, atau mengelola akun-akun pelanggan bisnis.

• Tombol Simpan Pengaturan: Menyimpan konfigurasi yang telah diatur pada halaman ini.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Aktivasi Kanal Penjualan Baru: Mengaktifkan "Situs B2B Aktif" akan membuka sebuah kanal penjualan self-service yang didedikasikan untuk pelanggan korporat atau distributor. Mereka dapat melihat katalog produk, harga khusus, dan melakukan pemesanan secara mandiri.

• Keamanan Akses: Opsi "Verifikasi Registrasi B2B" sangat krusial untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi sensitif seperti harga grosir atau diskon volume. Ini mencegah kompetitor atau pihak yang tidak berwenang melihat data komersial perusahaan.

• Otomatisasi & Efisiensi: Portal B2B yang aktif memungkinkan pelanggan untuk melacak status pesanan, melihat riwayat transaksi, dan mengunduh faktur secara mandiri, yang dapat mengurangi beban kerja administratif pada tim penjualan internal.

Tips & Catatan Penting

• Ini adalah modul dengan dampak tinggi. Mengubah pengaturan di sini akan langsung memengaruhi ketersediaan portal B2B Anda.

• Sangat disarankan untuk selalu mengaktifkan "Verifikasi Registrasi B2B" sebagai praktik keamanan standar untuk melindungi data harga dan informasi bisnis Anda.

• Sebelum mengaktifkan "Situs B2B Aktif" untuk pertama kalinya, pastikan semua konfigurasi pendukung—seperti daftar harga B2B, katalog produk yang akan ditampilkan, dan grup pelanggan—sudah diatur dengan benar di modul-modul terkait.

Pengaturan Tipe Bisnis

Panduan Modul: Pengaturan Tipe Bisnis

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan Tipe Bisnis

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Tipe Bisnis berfungsi sebagai panel kontrol tingkat tinggi untuk menentukan logika bisnis inti terkait pergerakan inventaris. Tujuannya adalah untuk mengkonfigurasi modul atau proses mana yang secara resmi akan mengurangi stok (konsumsi inventaris) dalam sistem. Pengaturan ini sangat fundamental dan memengaruhi bagaimana profitabilitas dan valuasi stok dihitung.​

Penjelasan Tampilan & Konfigurasi

Halaman ini berisi satu pengaturan krusial:

• Pengendalian Pengeluaran Inventaris:

  • Deskripsi: "Pengaturan ini digunakan untuk menentukan modul yang akan mengurangi jumlah barang."

  • Pilihan: Dropdown ini kemungkinan berisi daftar modul atau proses yang dapat mengeluarkan barang dari gudang, seperti:

    • Pencatatan Layanan (Service Entry)

    • Surat Jalan (Delivery Order)

    • Faktur Penjualan (Sales Invoice)

    • Dan lain-lain, tergantung pada konfigurasi sistem.

  • Fungsi: Nilai yang dipilih di sini akan menjadi satu-satunya pemicu (single source of truth) untuk transaksi pengurangan stok. Misalnya, jika "Surat Jalan" yang dipilih, maka stok barang baru akan berkurang di sistem hanya ketika Surat Jalan dibuat dan diproses, meskipun Faktur Penjualan mungkin sudah dibuat sebelumnya.

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Menyimpan pilihan yang telah ditetapkan.

Alur Kerja & Dampak Sistem

• Logika Pengurangan Stok: Pilihan pada modul ini secara langsung mendefinisikan cost of goods sold (COGS) atau kapan biaya barang diakui sebagai beban.

  • Jika diatur ke Surat Jalan, maka COGS dan pengurangan stok terjadi saat barang secara fisik meninggalkan gudang. Ini adalah praktik yang paling umum.

  • Jika diatur ke Faktur Penjualan, COGS dan pengurangan stok terjadi saat pelanggan ditagih, yang bisa saja terjadi sebelum atau sesudah barang dikirim.

• Integritas Data Inventaris: Dengan menetapkan satu pemicu tunggal, sistem mencegah terjadinya pengurangan stok ganda (misalnya, stok berkurang saat faktur dibuat, lalu berkurang lagi saat surat jalan dibuat). Ini menjaga keakuratan data inventaris.

• Dampak pada Akuntansi: Pengaturan ini memiliki dampak langsung pada penjurnalan akuntansi. Transaksi yang dipilih akan memicu jurnal untuk mendebit COGS dan mengkredit akun Persediaan (Inventory).

Tips & Catatan Penting

• Keputusan Fundamental: Ini adalah salah satu keputusan paling fundamental dalam implementasi ERP. Pilihan ini harus didiskusikan dan disepakati oleh tim Akuntansi, Keuangan, dan Logistik, karena memengaruhi cara kerja semua departemen tersebut.

• Konsistensi Proses: Setelah diatur, pilihan ini harus diikuti secara konsisten di seluruh perusahaan. Mengubah pengaturan ini di tengah jalan tanpa rekonsiliasi data yang cermat dapat menyebabkan kekacauan besar pada laporan keuangan dan valuasi stok.

• Praktik Terbaik: Untuk sebagian besar bisnis manufaktur dan distribusi, mengatur pengurangan stok berdasarkan Surat Jalan (Delivery Order) adalah praktik terbaik karena paling akurat mencerminkan pergerakan fisik barang.

Pengaturan Pribadi

Pengaturan > Pengaturan Pribadi

Modul Pengaturan Pribadi memungkinkan setiap pengguna untuk menyesuaikan tampilan dan elemen yang akan ditampilkan pada halaman utama (dashboard) mereka. Pengaturan ini terbagi menjadi tiga kategori utama: Graph, KPI, dan Misc.

1. Tab Graph

Tab ini berfungsi untuk mengatur semua elemen grafis yang dapat ditampilkan di halaman utama Anda.

a. Graph Setting

Bagian ini digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan kartu informasi ringkas (custom items) di dashboard.

Item yang tersedia untuk diatur antara lain:

• Pending Document

• Project Queue

• Project Running

• Reminder

• Request Alert

• Transporter SPMB Outstan

• Transporter SPP Outstandi

b. Pengaturan Grafik

Tabel ini memungkinkan Anda untuk mengkustomisasi setiap grafik secara mendetail, mulai dari visibilitas hingga tampilannya.

2. Tab KPI (Key Performance Indicator)

Tab ini (tidak ditampilkan dalam gambar) kemungkinan besar berfungsi untuk memilih dan mengatur metrik KPI yang ingin Anda pantau di halaman utama.

3. Tab Misc (Miscellaneous)

Tab ini (tidak ditampilkan dalam gambar) kemungkinan berisi berbagai pengaturan pribadi lainnya yang tidak termasuk dalam kategori Grafik atau KPI.

Tombol Aksi

• Ubah: Klik tombol ini untuk menyimpan semua perubahan yang telah Anda buat di tab manapun dalam modul Pengaturan Pribadi. Perubahan tidak akan diterapkan jika tombol ini tidak diklik.

Teks Multi Bahasa

Pengaturan > Pengaturan Sistem > Teks Multi Bahasa

Modul Teks Multi Bahasa adalah pusat pengelolaan terjemahan untuk semua teks yang muncul di antarmuka sistem. Modul ini memungkinkan administrator untuk menambah, mencari, dan mengelola terjemahan teks dalam berbagai bahasa, seperti Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, untuk memastikan konsistensi bahasa di seluruh aplikasi.

1. Tampilan Utama (Daftar Teks)

Saat pertama kali membuka modul, Anda akan disajikan daftar semua teks yang sudah ada dalam sistem.

a. Fitur Pencarian dan Filter

Di bagian atas halaman, terdapat fitur untuk menyaring data:

• Identitas Teks: Kolom untuk mencari teks berdasarkan identitas uniknya.

• Terdapat: Kolom untuk mencari berdasarkan kata atau frasa yang terkandung dalam terjemahan.

• Tombol Cari: Menjalankan pencarian berdasarkan kriteria yang dimasukkan.

• Tombol Tampilkan semua: Menghapus semua filter dan menampilkan kembali seluruh data.

b. Tabel Teks Multi Bahasa

Tabel ini menampilkan semua data teks yang tersimpan dengan kolom berikut:

• No.: Nomor urut entri data.

• Identitas Teks: Kode atau pengenal unik yang digunakan oleh sistem untuk merujuk pada teks tertentu (misalnya, GroupCodeRequired).

• Inggris: Terjemahan teks dalam Bahasa Inggris.

• Indonesia: Terjemahan teks dalam Bahasa Indonesia.

c. Navigasi Halaman
Di sudut kanan atas tabel, terdapat navigasi Halaman untuk beralih di antara halaman-halaman data jika jumlah entri melebihi kapasitas satu halaman.

d. Tambah Teks Multi Bahasa
Di bagian bawah halaman, terdapat tombol Tambah Teks Multi Bahasa yang akan mengarahkan Anda ke formulir untuk menambah entri teks baru.

2. Formulir Tambah Teks Multi Bahasa

Halaman ini digunakan untuk menambahkan terjemahan baru ke dalam sistem.

a. Kolom Isian

• Internal Identitas Teks: Kode internal yang kemungkinan dibuat secara otomatis oleh sistem sebagai pengenal utama.

• Identitas Teks*: Pengenal unik untuk teks yang akan ditambahkan. Kolom ini wajib diisi dan biasanya menggunakan format CamelCase atau sejenisnya tanpa spasi (contoh: DepositCannotBeCombineWithOtherDocument).

• Inggris*: Kolom untuk memasukkan terjemahan teks dalam Bahasa Inggris. Kolom ini wajib diisi.

• Indonesia: Kolom untuk memasukkan terjemahan teks dalam Bahasa Indonesia.

b. Tombol Aksi

• Simpan: Menyimpan data teks multi bahasa yang baru ke dalam sistem.

• Batal: Membatalkan proses penambahan dan kembali ke halaman daftar teks tanpa menyimpan perubahan.

Manajemen Pemberitahuan

Panduan Modul: Manajemen Pemberitahuan

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Manajemen Pemberitahuan

Tujuan Modul
Modul Manajemen Pemberitahuan adalah panel kontrol untuk mengatur siapa saja yang akan menerima notifikasi email otomatis untuk setiap jenis pemberitahuan spesifik di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa informasi atau peringatan penting sampai kepada orang atau grup yang tepat sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Penjelasan Tampilan dan Konfigurasi

Halaman ini berfungsi sebagai alat untuk memetakan pengguna ke jenis pemberitahuan tertentu.

• Pemberitahuan: Pilihan ini berisi daftar semua jenis notifikasi otomatis yang tersedia di dalam sistem. Contoh yang terlihat adalah "Credit note for sales return", namun bisa juga berisi notifikasi lain seperti "Persetujuan Purchase Order" atau "Lead Baru Masuk".

• Perusahaan: Pilihan untuk memilih entitas perusahaan. Pengaturan notifikasi dapat dibuat berbeda untuk setiap perusahaan jika sistem bersifat multi company.

• Unnotified User: Kotak daftar di sebelah kiri ini berisi semua pengguna sistem yang belum terdaftar untuk menerima jenis pemberitahuan yang dipilih saat ini.

• Notified User: Kotak daftar di sebelah kanan ini berisi semua pengguna yang akan menerima email notifikasi untuk jenis pemberitahuan yang dipilih.

• Tombol Pemindah:

  • Panah ke kanan ganda memindahkan semua pengguna dari daftar "Unnotified" ke "Notified".

  • Panah ke kiri ganda memindahkan semua pengguna dari daftar "Notified" kembali ke "Unnotified".

  • Pengguna juga dapat memilih satu atau beberapa nama secara spesifik dan menggunakan tombol panah tunggal atau dengan memindahkannya.

• Tombol Aksi:

  • Ubah: Menyimpan konfigurasi daftar penerima notifikasi untuk jenis pemberitahuan yang sedang aktif.

Langkah-langkah Mengatur Pemberitahuan

1. Pilih jenis pemberitahuan yang ingin diatur dari pilihan "Pemberitahuan".

2. Pilih perusahaan yang relevan.

3. Dari daftar "Unnotified User", pilih satu atau lebih pengguna yang ingin Anda tambahkan sebagai penerima.

4. Pindahkan pengguna yang dipilih ke kotak "Notified User" menggunakan tombol panah.

5. Jika ada pengguna di daftar "Notified User" yang tidak seharusnya menerima notifikasi, pilih dan pindahkan mereka kembali ke daftar kiri.

6. Setelah daftar penerima di sebelah kanan sudah benar, klik tombol "Ubah" untuk menyimpan pengaturan.

7. Ulangi proses ini untuk setiap jenis pemberitahuan yang perlu dikonfigurasi.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Distribusi Informasi Otomatis: Ketika sebuah peristiwa terjadi di sistem, misalnya sales return disetujui dan credit note dibuat, sistem akan secara otomatis memeriksa modul ini untuk mengetahui siapa saja yang harus dikirimi email notifikasi, lalu mengirimkannya.

• Peningkatan Kecepatan Respon: Dengan memastikan orang yang tepat mendapatkan informasi secara langsung, proses bisnis dapat berjalan lebih cepat. Manajer keuangan akan langsung tahu saat credit note dibuat, dan tim gudang akan tahu saat sales return disetujui untuk diterima.

• Alur Kerja Persetujuan: Modul ini sangat penting untuk alur kerja persetujuan. Saat seorang staf mengajukan dokumen yang memerlukan persetujuan, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada manajer yang terdaftar di sini untuk jenis pemberitahuan "Permintaan Persetujuan".

• Mengurangi Komunikasi Manual: Mengurangi kebutuhan untuk mengirim email atau pesan manual antar departemen karena sistem melakukannya secara otomatis dan terstandarisasi.

Tips dan Catatan Penting

• Prinsip Kebutuhan untuk Tahu: Daftarkan pengguna hanya pada notifikasi yang benar-benar relevan dengan pekerjaan mereka. Mendaftarkan semua orang ke semua notifikasi akan menyebabkan kebisingan informasi dan membuat notifikasi penting diabaikan.

• Pemeliharaan Rutin: Daftar penerima harus ditinjau dan diperbarui secara berkala, terutama ketika ada perubahan peran, karyawan baru, atau karyawan yang keluar.

• Pastikan konfigurasi server email di Pengaturan Peringatan CRM atau pengaturan email global sudah benar, karena modul ini hanya menentukan siapa penerimanya, bukan bagaimana email dikirim.

Mata Uang

Panduan Modul: Mata Uang

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Mata Uang

Tujuan Modul
Modul Mata Uang berfungsi sebagai master data untuk mendefinisikan semua jenis mata uang yang akan digunakan dalam transaksi di seluruh sistem. Tujuannya adalah untuk membuat daftar mata uang yang terstandarisasi, lengkap dengan kode, simbol, dan deskripsinya, sehingga sistem dapat menangani transaksi multi mata uang dan menghitung nilai tukar dengan benar.

1. Tampilan Utama Daftar Mata Uang

Halaman utama menampilkan semua mata uang yang telah terdaftar di dalam sistem, baik yang aktif maupun tidak aktif.

Penjelasan Tampilan

• Filter Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat berdasarkan ID Mata Uang atau status Is Active.

• Tabel Daftar:

  • No: Nomor urut.

  • ID Mata Uang: Kode standar internasional untuk mata uang, contohnya AED, AUD, IDR.

  • Currency Description: Nama lengkap atau deskripsi dari mata uang, contohnya Dirham Uni Emirat Arab, Australian Dollars, Rupiah.

  • Status Aktif: Indikator yang menunjukkan apakah mata uang tersebut saat ini dapat digunakan dalam transaksi. Tanda centang hijau untuk aktif dan silang merah untuk tidak aktif.

• Tombol Aksi:

  • Tambah: Membuka formulir untuk menambahkan mata uang baru.

2. Halaman Tambah Mata Uang

Formulir ini digunakan untuk mendefinisikan mata uang baru ke dalam sistem.

Penjelasan Tampilan

• ID Mata Uang: Kolom untuk memasukkan kode standar 3 huruf dari mata uang, wajib diisi.

• Currency Symbol1: Kolom untuk simbol utama mata uang, contohnya Rp atau $.

• Currency Symbol2: Kolom untuk simbol alternatif, jika ada.

• Currency Description: Kolom multibahasa untuk memasukkan nama atau deskripsi lengkap dari mata uang.

• Status Aktif: Pilihan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan mata uang tersebut.

• Required Field: Catatan yang menandakan kolom dengan tanda bintang wajib diisi.

• Tombol:

  • Simpan: Untuk menyimpan data mata uang baru.

  • Batal: Untuk membatalkan proses.

3. Langkah langkah Menambahkan Mata Uang Baru

1. Dari halaman utama, klik tombol Tambah.

2. Isi ID Mata Uang dengan kode ISO, misalnya JPY untuk Yen Jepang.

3. Masukkan simbol pada Currency Symbol1.

4. Tuliskan deskripsi pada Currency Description.

5. Pilih Status Aktif jika mata uang ini akan langsung digunakan.

6. Klik tombol Simpan.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Transaksi Multi Mata Uang: Master data ini adalah prasyarat untuk melakukan transaksi pembelian atau penjualan dalam mata uang selain mata uang fungsional perusahaan.

• Manajemen Nilai Tukar: Modul mata uang ini akan terhubung erat dengan modul nilai tukar. Sistem akan menggunakan daftar mata uang aktif di sini sebagai dasar untuk mengelola tabel nilai tukar harian atau periodik.

• Pelaporan Keuangan: Memungkinkan pembuatan laporan keuangan yang dapat dikonversi ke berbagai mata uang, memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kinerja perusahaan dalam skala global.

• Rekonsiliasi Bank: Penting untuk proses rekonsiliasi akun bank yang menggunakan mata uang asing.

Tips dan Catatan Penting

• Gunakan ID Mata Uang yang sesuai dengan standar ISO 4217 untuk memastikan konsistensi dan kemudahan integrasi dengan sistem lain.

• Hanya aktifkan mata uang yang benar benar digunakan oleh perusahaan dalam transaksi untuk menjaga daftar pilihan tetap ringkas dan relevan.

• Saat menonaktifkan sebuah mata uang, pastikan tidak ada lagi transaksi terbuka atau saldo akun yang masih menggunakan mata uang tersebut untuk menghindari komplikasi akuntansi.

System Log

Panduan Modul: System Log (User Login Logout)

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > System Log

Tujuan Modul
Modul System Log berfungsi sebagai catatan audit keamanan yang merekam semua aktivitas login dan logout pengguna di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk memberikan jejak digital yang jelas mengenai siapa saja yang mengakses sistem, kapan mereka masuk dan keluar, serta dari mana mereka mengaksesnya. Ini adalah alat penting untuk pemantauan keamanan dan analisis aktivitas pengguna.

Penjelasan Tampilan dan Fitur

Halaman utama modul ini adalah antarmuka untuk melihat dan memfilter data log.

• Filter Pencarian:

  • User ID: Memungkinkan administrator untuk memfilter log dan hanya menampilkan aktivitas dari satu pengguna spesifik.

  • Mulai Tanggal dan Hingga Tanggal: Filter rentang waktu untuk melihat aktivitas login atau logout dalam periode tertentu.

  • Cari: Tombol untuk menerapkan filter yang telah dipilih.

  • Tampilkan semua: Tombol untuk menghapus semua filter dan menampilkan kembali seluruh catatan log.

• Tabel Daftar Log:

  • No: Nomor urut.

  • User ID: ID unik dari pengguna yang melakukan aktivitas.

  • ID Karyawan: ID karyawan yang terkait dengan akun pengguna tersebut.

  • Nama User: Nama akun pengguna.

  • Employee Name: Nama lengkap karyawan.

  • Alamat IP: Alamat IP dari mana pengguna tersebut melakukan login.

  • Tanggal Log: Tanggal dan waktu pasti saat aktivitas login atau logout terjadi.

  • Waktu(ms): Kemungkinan besar mencatat durasi sesi atau waktu respons sistem dalam milidetik.

• Tombol Aksi:

  • Hapus: Tombol untuk menghapus catatan log yang dipilih. Tindakan ini harus dilakukan dengan sangat hati hati.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Audit Keamanan: Fungsi utama modul ini adalah untuk audit keamanan. Administrator dapat secara rutin meninjau log untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan, seperti upaya login dari alamat IP yang tidak dikenal atau aktivitas di luar jam kerja normal.

• Pemantauan Aktivitas Pengguna: Membantu memantau kepatuhan pengguna terhadap kebijakan perusahaan. Misalnya, untuk memastikan pengguna melakukan logout di akhir hari kerja.

• Investigasi Insiden: Jika terjadi insiden keamanan atau kesalahan data, System Log adalah titik awal yang krusial untuk investigasi. Administrator dapat melacak siapa yang aktif di sistem pada saat kejadian untuk mempersempit kemungkinan penyebabnya.

• Analisis Kinerja Sistem: Kolom Waktu(ms) dapat memberikan wawasan awal mengenai kinerja dan kecepatan respons sistem saat pengguna berinteraksi. Waktu yang sangat tinggi secara konsisten mungkin mengindikasikan adanya masalah performa.

Tips dan Catatan Penting

• Kebijakan Retensi Log: Perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas mengenai berapa lama data log ini harus disimpan. Menghapus log yang terlalu cepat dapat menghambat investigasi, sementara menyimpannya terlalu lama dapat membebani database.

• Keamanan Alamat IP: Perhatikan alamat IP yang tidak biasa. Jika perusahaan Anda menggunakan jaringan internal, semua login seharusnya berasal dari rentang IP internal. Login dari IP eksternal yang tidak terduga harus segera diselidiki.

• Tindakan Hapus: Menghapus catatan log harus dibatasi dan diatur dengan ketat. Dalam banyak standar kepatuhan, penghapusan log audit tanpa alasan yang jelas merupakan pelanggaran serius.

Pengaturan Dokumen Tertunda

Panduan Modul: Pengaturan Dokumen Tertunda

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengaturan Dokumen Tertunda

Tujuan Modul
Modul Pengaturan Dokumen Tertunda berfungsi sebagai panel kontrol bagi administrator untuk memilih jenis jenis dokumen operasional mana yang status tertundanya akan ditampilkan sebagai notifikasi atau peringatan di dalam sistem, kemungkinan besar pada dashboard utama pengguna. Tujuannya adalah untuk menyorot dokumen dokumen yang macet atau memerlukan tindak lanjut agar proses bisnis dapat berjalan lancar.

Penjelasan Tampilan dan Konfigurasi

Halaman ini berisi daftar berbagai jenis dokumen transaksional dari siklus penjualan, pembelian, dan inventaris.

• Daftar Opsi Dokumen: Setiap baris mewakili satu jenis dokumen yang prosesnya belum selesai. Di samping setiap nama dokumen terdapat kotak centang.

  • Jika dicentang, notifikasi atau ringkasan untuk dokumen tertunda jenis ini akan aktif dan ditampilkan kepada pengguna yang relevan.

  • Jika tidak dicentang, notifikasi untuk dokumen jenis ini akan disembunyikan.

• Jenis Dokumen yang Tersedia:

  • Outstanding Warehouse Transfer Requisition: Permintaan transfer gudang yang belum diproses.

  • Outstanding Warehouse Transfer (Warehouse Transfer Acceptance): Transfer gudang yang barangnya sudah dikirim tetapi belum diterima oleh gudang tujuan.

  • Outstanding Warehouse Transfer (Internal Shipment Notes): Transfer gudang yang nota pengiriman internalnya belum dibuat atau diproses.

  • Order Penjualan Outstanding: Pesanan penjualan dari pelanggan yang barangnya belum dikirim.

  • Instruksi Pengiriman Outstanding: Perintah untuk mengirim barang yang belum dibuatkan Surat Jalan.

  • Surat Jalan Outstanding: Surat Jalan yang sudah dibuat tetapi belum ada konfirmasi penerimaan oleh pelanggan atau belum dibuatkan faktur.

  • Permintaan Pembelian Aktif yang Belum Diselesaikan: Permintaan pembelian internal yang belum dibuatkan Purchase Order.

  • Outstanding Purchase Order: Pesanan pembelian ke pemasok yang barangnya belum diterima.

  • Penerimaan Barang Outstanding: Barang yang sudah diterima dari pemasok tetapi belum dicocokkan dengan faktur pembelian.

• Tombol Aksi:

  • Simpan: Menyimpan konfigurasi pilihan dokumen tertunda yang akan ditampilkan.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Visibilitas Alur Kerja: Dengan mengaktifkan opsi ini, manajer dan staf operasional mendapatkan visibilitas langsung di dashboard mereka mengenai "kemacetan" dalam alur kerja. Misalnya, tim penjualan dapat melihat berapa banyak pesanan yang masih tertunda, dan tim gudang dapat melihat berapa banyak barang yang harus mereka terima.

• Meningkatkan Akuntabilitas: Menyorot dokumen yang tertunda akan mendorong personel yang bertanggung jawab untuk segera menindaklanjutinya. Ini membantu mengurangi waktu siklus dari pesanan hingga pengiriman dan dari permintaan hingga penerimaan.

• Dasar Pengambilan Keputusan: Informasi ini memberikan data cepat bagi manajer untuk mengambil keputusan. Jika jumlah "Outstanding Purchase Order" sangat tinggi, mungkin ini saatnya untuk melakukan pengecekan ke para pemasok.

Tips dan Catatan Penting

• Pilih Sesuai Kebutuhan: Aktifkan hanya notifikasi dokumen yang paling krusial untuk dipantau. Mengaktifkan semuanya bisa membuat dashboard menjadi terlalu ramai dan informasi penting justru terlewat.

• Relevansi Peran: Idealnya, sistem dapat dikonfigurasi lebih lanjut sehingga setiap jenis notifikasi dokumen tertunda ini hanya muncul untuk pengguna yang relevan. Notifikasi "Outstanding Purchase Order" lebih relevan untuk tim pembelian daripada untuk tim penjualan.

• Konfigurasi Awal: Pengaturan ini biasanya merupakan bagian dari konfigurasi awal sistem yang disesuaikan dengan proses bisnis inti perusahaan. Lakukan peninjauan secara berkala untuk memastikan pengaturannya masih sesuai dengan kebutuhan bisnis yang mungkin berubah.

Pengiriman Laporan Otomatis

Panduan Modul: Pengiriman Laporan Otomatis

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Pengiriman Laporan Otomatis

Tujuan Modul
Modul Pengiriman Laporan Otomatis berfungsi sebagai pusat konfigurasi untuk menjadwalkan pengiriman laporan secara otomatis melalui email kepada penerima yang telah ditentukan. Tujuannya adalah untuk mengotomatisasi proses distribusi laporan rutin, baik harian, mingguan, maupun bulanan, sehingga manajemen dan staf terkait dapat menerima data penting secara konsisten tanpa perlu membuatnya secara manual setiap waktu.

Penjelasan Tampilan dan Fitur

Halaman utama modul ini adalah antarmuka untuk melihat dan mengelola semua jadwal pengiriman laporan yang ada.

• Filter Pencarian:

  • Nama Pengaturan: Memungkinkan administrator untuk mencari jadwal pengiriman laporan tertentu berdasarkan namanya.

  • Cari: Tombol untuk menerapkan filter yang telah dipilih.

  • Tampilkan semua: Tombol untuk menghapus filter dan menampilkan kembali semua jadwal yang ada.

• Tabel Daftar Pengaturan:

  • No: Nomor urut.

  • Nama Pengaturan: Nama deskriptif dari jadwal pengiriman laporan.

  • Pesan "Tidak Ada Data" akan muncul jika belum ada jadwal pengiriman laporan otomatis yang dibuat.

• Tombol Aksi:

  • Kemungkinan terdapat tombol "Tambah Baru" atau serupa untuk membuka formulir pembuatan jadwal baru, meskipun tidak terlihat pada gambar.

Proses Kerja yang Diharapkan Berdasarkan Konvensi

Meskipun formulir detail tidak terlihat, alur kerja untuk modul semacam ini umumnya meliputi:

1. Pembuatan Jadwal Baru: Administrator membuat entri baru dan memberinya nama yang jelas, contohnya "Laporan Penjualan Harian untuk Area Sales Manager".

2. Pemilihan Laporan: Administrator memilih laporan mana dari daftar laporan yang ada di sistem yang ingin dikirimkan, contohnya "Laporan Penjualan per Salesman" atau "Laporan Stok Gudang".

3. Pengaturan Jadwal: Menentukan frekuensi pengiriman, seperti harian, mingguan, atau bulanan beserta waktu pengirimannya.

4. Penentuan Penerima: Menambahkan satu atau lebih alamat email penerima laporan. Bisa berupa email internal karyawan maupun email eksternal.

5. Pengaturan Format: Memilih format lampiran laporan, biasanya dalam bentuk PDF, Excel, atau CSV.

6. Aktivasi Jadwal: Mengaktifkan jadwal agar sistem mulai mengirimkan laporan sesuai dengan konfigurasi.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Diseminasi Informasi Konsisten: Memastikan semua pemangku kepentingan, mulai dari jajaran direksi hingga manajer operasional, menerima laporan yang sama pada waktu yang sama. Ini menciptakan satu sumber kebenaran untuk pengambilan keputusan.

• Penghematan Waktu: Mengeliminasi pekerjaan manual dan repetitif dalam membuat dan mengirimkan laporan. Tim tidak perlu lagi menghabiskan waktu setiap pagi untuk mengekspor data dan melampirkannya ke email.

• Peningkatan Disiplin dan Pemantauan: Dengan adanya laporan rutin yang masuk secara otomatis, mendorong para manajer untuk secara disiplin meninjau kinerja tim dan operasional mereka.

• Dukungan untuk Pelanggan Eksternal: Fitur ini juga dapat digunakan untuk mengirim laporan otomatis kepada pelanggan atau mitra bisnis, misalnya laporan status inventaris untuk pelanggan konsinyasi.

Tips dan Catatan Penting

• Ukuran Laporan: Perhatikan ukuran laporan yang akan dikirim. Laporan yang sangat besar dapat membebani server email atau ditolak oleh server email penerima. Pertimbangkan untuk memfilter data laporan agar lebih ringkas jika memungkinkan.

• Manajemen Penerima: Selalu jaga agar daftar penerima tetap mutakhir. Hapus penerima yang sudah tidak relevan, misalnya karyawan yang sudah berhenti, untuk menjaga kerahasiaan data.

• Verifikasi Pengiriman: Setelah membuat jadwal baru, lakukan verifikasi pada siklus pengiriman pertama untuk memastikan laporan berhasil terkirim dan diterima dengan benar oleh semua penerima.

• Pastikan konfigurasi server email sistem (SMTP) telah diatur dengan benar di modul pengaturan terkait, karena modul ini bergantung pada fungsionalitas tersebut untuk bisa bekerja.

Konfigurasi Banner

Panduan Modul: Konfigurasi Banner

Lokasi Modul
Pengaturan > Pengaturan Sistem > Konfigurasi Banner

Tujuan Modul
Modul Konfigurasi Banner adalah sebuah fitur sederhana yang berfungsi untuk mengunggah dan mengganti gambar banner utama yang ditampilkan di seluruh aplikasi. Tujuannya adalah untuk personalisasi atau branding sistem, biasanya untuk menampilkan logo perusahaan atau gambar lain yang relevan di bagian atas setiap halaman.​

Penjelasan Tampilan dan Fitur

Halaman ini memiliki antarmuka yang sangat ringkas untuk mengganti banner.

• Unggah Data: Ini adalah area tempat Anda memilih file gambar dari komputer Anda. Terdapat tombol "Choose File" untuk membuka jendela pencarian file.

• Preview: Area ini akan menampilkan pratinjau atau gambaran dari file gambar yang telah Anda pilih sebelum menyimpannya. Ini memungkinkan Anda untuk memastikan gambar sudah benar.

• Tombol Unggah: Tombol ini digunakan untuk menyimpan dan menerapkan gambar yang telah Anda pilih sebagai banner baru di seluruh sistem.

Langkah langkah Mengganti Banner

1. Klik tombol "Choose File" pada baris Unggah Data.

2. Pilih file gambar yang ingin Anda jadikan banner dari komputer Anda.

3. Setelah dipilih, periksa gambar yang muncul di area Preview untuk memastikan sudah sesuai.

4. Klik tombol "Unggah" untuk menyelesaikan proses. Banner sistem akan segera diperbarui.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Branding dan Identitas Perusahaan: Fungsi utama dari modul ini adalah untuk memperkuat identitas visual perusahaan. Dengan menampilkan logo perusahaan secara konsisten di setiap halaman, ini membantu menciptakan pengalaman pengguna yang lebih profesional dan terpadu.

• Komunikasi Visual: Selain logo, banner ini juga dapat digunakan secara temporer untuk mengumumkan acara khusus, hari libur, atau pencapaian perusahaan, berfungsi sebagai papan pengumuman visual.

• Dampak Global: Perubahan yang dibuat di modul ini akan langsung terlihat oleh semua pengguna yang mengakses sistem, karena banner ini bersifat global.

Tips dan Catatan Penting

• Ukuran Gambar: Untuk hasil terbaik, gunakan gambar dengan dimensi atau rasio aspek yang direkomendasikan untuk area banner sistem. Penggunaan gambar yang terlalu besar atau terlalu kecil dapat menyebabkan tampilan menjadi terdistorsi.

• Format File: Gunakan format file gambar yang umum seperti JPG atau PNG untuk memastikan kompatibilitas.

• Akses Administrator: Karena perubahan ini berdampak pada seluruh pengguna, akses ke modul ini sebaiknya hanya diberikan kepada administrator sistem atau personel yang berwenang.

Pengaturan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Panduan Modul: Pengaturan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Lokasi Modul
Pengaturan > Laporan > Pengaturan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Tujuan Modul
Modul ini berfungsi sebagai panel kontrol untuk mengatur hak akses berbasis peran atau posisi terhadap laporan-laporan tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa laporan yang berisi data sensitif atau relevan hanya dapat diakses oleh pengguna dengan posisi jabatan yang sesuai, seperti manajer atau level di atasnya.

Penjelasan Tampilan dan Fitur

Halaman utama modul ini menampilkan daftar laporan yang aksesnya telah diatur secara spesifik.

• Filter Pencarian:

  • Nama Laporan: Memungkinkan administrator untuk mencari pengaturan akses untuk laporan tertentu.

  • Cari: Tombol untuk menerapkan filter.

  • Tampilkan semua: Menghapus filter dan menampilkan semua pengaturan.

• Tabel Daftar Pengaturan:

  • Nama Laporan: Nama dari laporan yang aksesnya diatur (contoh: Campaign Report).

  • Posisi Yang Diizinkan: Menunjukkan nama posisi atau jabatan yang diberikan hak untuk mengakses laporan tersebut (contoh: GENERAL MANAGER).

• Tombol Aksi:

  • Kemungkinan terdapat tombol "Tambah Baru" untuk membuat aturan akses baru dan "Hapus" untuk menghapus aturan yang ada, meskipun tidak terlihat aktif pada gambar.

Proses Kerja yang Diharapkan (Berdasarkan Konvensi)

1. Membuat Aturan Baru: Administrator membuka formulir baru untuk membuat aturan akses.

2. Memilih Laporan: Administrator memilih satu laporan dari daftar semua laporan yang ada di sistem.

3. Menentukan Posisi: Administrator memilih satu atau lebih posisi jabatan (misalnya, Manajer Penjualan, Direktur Keuangan, Manajer Gudang) yang diizinkan untuk melihat laporan tersebut.

4. Menyimpan Aturan: Setelah disimpan, hanya pengguna yang memiliki posisi jabatan yang telah ditentukan yang akan melihat dan dapat membuka laporan tersebut dari menu laporan mereka.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Kontrol Akses Data: Ini adalah fungsi keamanan data yang sangat penting. Perusahaan dapat membatasi akses ke laporan keuangan yang sensitif hanya untuk jajaran direksi, atau membatasi laporan kinerja penjualan hanya untuk tim penjualan dan manajer mereka.

• Kerahasiaan Informasi: Mencegah staf dari satu departemen melihat data kinerja atau data sensitif dari departemen lain, menjaga kerahasiaan dan fokus kerja masing-masing tim.

• Penyederhanaan Tampilan: Dengan membatasi laporan yang terlihat, menu laporan untuk setiap pengguna menjadi lebih sederhana dan hanya berisi laporan yang relevan bagi mereka, sehingga lebih mudah digunakan.

• Kepatuhan (Compliance): Untuk industri yang diatur secara ketat, kontrol akses terhadap data dan laporan merupakan salah satu syarat kepatuhan yang harus dipenuhi.

Tips dan Catatan Penting

• Struktur Jabatan: Efektivitas modul ini sangat bergantung pada bagaimana struktur jabatan atau posisi didefinisikan di dalam sistem (biasanya di modul HR atau Manajemen Pengguna). Pastikan struktur tersebut akurat dan mutakhir.

• Prinsip Least Privilege: Terapkan prinsip hak akses minimum. Berikan akses ke sebuah laporan hanya kepada posisi yang benar-benar membutuhkannya untuk pekerjaan mereka. Selalu mulai dari yang paling sedikit dan tambahkan jika benar-benar diperlukan.

• Laporan Kustom: Jika perusahaan membuat laporan kustom baru, jangan lupa untuk mengatur hak aksesnya melalui modul ini jika laporan tersebut berisi data yang sensitif.

Tampilan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Panduan Modul: Tampilan Laporan Ditentukan Oleh Pengguna

Lokasi Modul
Pengaturan > Laporan > Lihat Laporan (atau nama serupa)

Tujuan Modul
Modul ini berfungsi sebagai antarmuka terpusat bagi pengguna untuk melihat ringkasan atau log dari laporan-laporan yang telah dijalankan di dalam sistem. Tujuannya adalah untuk audit dan pemantauan aktivitas pelaporan, memungkinkan administrator atau manajer untuk melihat laporan apa saja yang telah diakses, oleh siapa, dan kapan terakhir kali diakses.​

Penjelasan Tampilan dan Fitur

Modul ini terbagi menjadi dua bagian utama: panel filter dan area hasil laporan.

1. Panel Filter
Bagian ini digunakan untuk menyaring data log laporan yang ingin ditampilkan.

• Tanggal Laporan: Pengguna dapat menentukan rentang waktu, yaitu tanggal mulai dan tanggal selesai, untuk melihat aktivitas laporan dalam periode tersebut.

• Departemen: Pilihan untuk memfilter log berdasarkan departemen yang menjalankan laporan. Opsi "Semua" akan menampilkan data dari seluruh departemen.

• Kategori: Pilihan untuk memfilter berdasarkan kategori tertentu, dalam hal ini adalah "Laporan".

• Tombol Aksi Filter:

  • Tampilkan Laporan: Tombol untuk menjalankan pencarian dan menampilkan hasil log laporan sesuai dengan filter yang telah diatur.

  • Ekspor ke MS Excel: Tombol untuk mengunduh data yang ditampilkan dalam tabel ke dalam format file Microsoft Excel untuk analisis lebih lanjut.

2. Tabel Hasil Laporan (Log)
Setelah filter diterapkan, tabel di bawahnya akan menampilkan daftar laporan yang telah diakses.

• No.: Nomor urut.

• User: Nama laporan yang diakses, lengkap dengan kode uniknya (contoh: SALES PRODUCT TARGET (ERST08037)).

• Departemen: Departemen dari pengguna yang mengakses laporan tersebut.

• Hitung: Jumlah berapa kali laporan tersebut diakses atau dijalankan dalam periode yang ditentukan.

• Waktu Akses Terakhir: Tanggal dan waktu kapan terakhir kali laporan tersebut diakses.

• Total: Ringkasan jumlah untuk kolom tertentu, dalam hal ini adalah total hitungan.

Alur Kerja dan Proses Bisnis Terintegrasi

• Audit dan Pemantauan: Fungsi utama modul ini adalah untuk keperluan audit. Manajemen atau tim IT dapat memantau laporan mana yang paling sering atau paling jarang diakses. Aktivitas yang tidak biasa, seperti laporan sensitif yang diakses di luar jam kerja, dapat dengan mudah terdeteksi.

• Analisis Penggunaan Sistem: Data dari modul ini dapat digunakan untuk menganalisis tingkat adopsi sistem pelaporan. Jika laporan penting ternyata jarang diakses, ini bisa menjadi indikasi bahwa pengguna memerlukan pelatihan tambahan atau laporan tersebut kurang relevan.

• Optimalisasi Sumber Daya: Dengan mengetahui laporan mana yang paling sering digunakan, tim IT dapat memprioritaskan optimalisasi performa untuk laporan-laporan tersebut agar dapat berjalan lebih cepat.

Tips dan Catatan Penting

• Gunakan filter Tanggal Laporan untuk mempersempit hasil pencarian, terutama jika sistem sudah berjalan lama dan memiliki banyak data log.

• Fitur Ekspor ke MS Excel sangat berguna untuk membuat laporan audit internal atau untuk melakukan analisis tren penggunaan laporan dari waktu ke waktu.

• Hak akses ke modul ini sendiri biasanya terbatas hanya untuk administrator sistem atau posisi manajerial tertentu yang memiliki wewenang untuk mengawasi aktivitas pengguna.