Modul Pembelian

• Kategori Pemasok
• Kelompok Pemasok
• Pemasok
• Daftar Harga
• Daftar Harga Kotak Masuk
• Permintaan Harga Pemasok
• Kotak Masuk Harga Pemasok
• Daftar Harga Pemasok
• Promo Harga Dan Diskon
• Daftar Harga Perperiode
• Permintaan Pembelian
• Kotak Masuk Permintaan Pembelian
• Repot Permintaan Pembelian
• RFQ Pembelian
• Kotak Masuk RFQ Pembelian
• Penawaran Pemasok
• Kotak Masuk Penawaran Pemasok
• Macam-Macam Biaya
• Rancangan Order Pembelian
• Order Pembelian
• Kotak Masuk Order Pembelian
• Analisa Pembelian
• Approval Analisa Pembelian
• Laporan Analisa Pembelian
• Laporan Pesanan Pembelian
• Faktur Pembelian
• Kotak Masuk Faktur Pembelian
• Pembatalan Faktur Pembelian
• Permintaan Retur Pembelian
• Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian
• Retur Pembelian
• Kotak Masuk Retur Pembelian
• Pembiyaan Pembelian
• Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian
• Pembatalan Pembiayaan Pembelian
• Letter Of Credit
• Persetujuan LC
• Jurnal Transaksi
• Cost Ratio Transporter
• Analisis Stok Pembelian
• Laporan Order Pembelian
• Laporan Biaya Tambahan
• Laporan Link Akun
• Order Pembelian Tertunda
• Order Pembelian yang Tidak Cocok
• Laporan Alur Dokumen
• Laporan Perbandingan Daftar Harga
• Purchase Order Belum Diinvoice
• Laporan Permintaan Pembelian
• Laporan Retur Pembelian
• Laporan Perkembangan Pembelian
• Laporan Evaluasi Pemasok Berdasarkan PO
• Register Pembelian

Kategori Pemasok

Panduan Modul: Kategori Pemasok (Vendor Category)

Lokasi Modul

Pembelian > Pemasok > Kategori Pemasok

Tujuan Modul

Modul Kategori Pemasok (Vendor Category) adalah alat untuk mengelola data induk (master data) yang memiliki dua fungsi utama:

1. Klasifikasi: Membuat dan mengelola struktur hierarkis untuk mengelompokkan pemasok/vendor berdasarkan jenisnya (contoh: Vendor Bahan Baku, Vendor Jasa, Vendor Ekspedisi).

2. Integrasi Akuntansi: Menghubungkan setiap kategori pemasok ke akun-akun spesifik di Buku Besar (General Ledger). Pengaturan ini mengotomatiskan proses penjurnalan untuk setiap transaksi yang terkait dengan pemasok dalam kategori tersebut.

1. Tampilan Utama (Struktur Kategori)

Halaman utama modul ini menampilkan semua kategori pemasok yang telah dibuat dalam format struktur pohon (tree view).

Penjelasan Tampilan

• Struktur Hierarkis: Tampilan ini menunjukkan pengelompokan pemasok, seperti Vend-BB - Vendor Bahan Baku, Vend-BS - Vendor Barang Spare Part, dan Vend-JS - Vendor Jasa.

• Navigasi: Untuk mengedit sebuah kategori, klik dua kali (double-click) pada nama kategori tersebut. Untuk membuat kategori baru, biasanya dilakukan dengan klik kanan pada induknya dan pilih 'Tambah'.

2. Langkah-langkah Mengelola Kategori Pemasok

Saat Anda membuat kategori baru atau mengedit yang sudah ada, Anda akan melihat form detail.

Langkah 1: Mengisi Informasi Dasar Kategori

Pada bagian atas form, isi detail dasar dari kategori:

• Category Code: Kode unik untuk kategori tersebut. 

  

• Category Name: Nama deskriptif untuk kategori. 

  

Langkah 2: Mengatur Keterkaitan Akun (GL Linking - Penting!)

Bagian ini adalah pengaturan akuntansi yang krusial untuk otomatisasi jurnal pembelian. Anda harus menentukan akun Buku Besar (General Ledger) default untuk setiap jenis transaksi hutang per mata uang.

• Account for Tracking Payables: Tentukan akun Hutang Dagang (Account Payable) utama untuk kategori ini.

• Account for Tracking Suppliers Deposit: Tentukan akun untuk mencatat uang titipan (deposit) yang diberikan kepada vendor.

• Account for Tracking Suppliers Down Payment: Tentukan akun untuk mencatat Uang Muka Pembelian (Down Payment) kepada vendor.

Langkah 3: Menyimpan Pengaturan

Gunakan tombol di bagian kiri bawah untuk menyimpan perubahan:

• Update : Menyimpan perubahan hanya untuk pengaturan kategori ini. 

  

• Update ALL MASTER VENDOR : Menyimpan perubahan dan menerapkannya ke semua data vendor yang sudah ada di bawah kategori ini.

• Delete : Untuk menghapus kategori.

Tips & Catatan Penting

• Pengaturan Vendor Linked Accounts harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan dikoordinasikan dengan tim Accounting untuk memastikan semua transaksi pembelian terposting ke akun Buku Besar yang benar.

• Struktur kategori yang baik akan sangat mempermudah proses pelaporan dan analisis pengeluaran perusahaan.

• Gunakan tombol Update ALL MASTER VENDOR dengan hati-hati, karena akan mengubah link akuntansi untuk semua vendor yang sudah ada di dalam kategori tersebut.

Kelompok Pemasok

Panduan Modul: Kelompok Pemasok (Vendor Group)

Lokasi Modul

Pembelian > Pemasok > Kelompok Pemasok

Tujuan Modul

Modul Kelompok Pemasok (Vendor Group) berfungsi untuk membuat dan mengelola pengelompokan pemasok/vendor yang lebih sederhana dan fleksibel. Berbeda dengan Kategori Pemasok yang memiliki struktur hierarkis dan keterkaitan akuntansi, Kelompok Pemasok biasanya digunakan untuk tujuan pelaporan, pemfilteran, atau untuk menerapkan aturan bisnis tertentu pada sekelompok vendor.

1. Tampilan Utama (Daftar Kelompok Pemasok)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Kelompok Pemasok yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua kelompok yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari kelompok spesifik menggunakan bilah pencarian berdasarkan Group Code.

• Daftar Kelompok: Tabel di bawahnya akan menampilkan ringkasan setiap kelompok, dengan kolom No. Group Code dan Group Name. Pada contoh, terdapat satu kelompok "Lokal 1".

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Kelompok Pemasok yang baru.

2. Langkah-langkah Membuat Kelompok Pemasok Baru

Langkah 1: Membuat Kelompok Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Vendor Group.

Langkah 2: Mengisi Detail Kelompok

Pada form yang muncul, isi detail yang diperlukan:

• Group Code: Masukkan kode unik untuk kelompok pemasok Anda. 

  

• Group Name: Masukkan nama deskriptif untuk kelompok tersebut. 

  

Langkah 3: Menyimpan Kelompok Baru

Klik tombol Save untuk menyimpan kelompok baru. Kelompok tersebut kini akan muncul di Tampilan Utama.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan Kelompok Pemasok untuk segmentasi yang fleksibel, misalnya untuk mengelompokkan "Vendor Lokal", "Vendor Impor", atau "Vendor Strategis".

• Setelah kelompok dibuat di sini, Anda dapat menetapkan setiap vendor ke dalam kelompok yang sesuai di modul master data vendor.

• Pengelompokan ini akan membantu Anda memfilter data di berbagai laporan pembelian dan analisis.

Pemasok

Panduan Modul: Pemasok (Vendor Master Data)

Lokasi Modul

Pembelian > Pemasok > Pemasok

Tujuan Modul

Modul Pemasok (Vendor) adalah pusat data induk (master data) untuk semua pemasok atau vendor perusahaan. Di sinilah Anda dapat membuat data pemasok baru, melihat, mengedit, dan mengelola informasi lengkap mereka, mulai dari detail alamat dan kontak hingga informasi pajak dan termin pembayaran. Data yang akurat di modul ini sangat penting untuk kelancaran seluruh siklus pembelian hingga pembayaran (procure-to-pay).

1. Tampilan Utama (Daftar Pemasok)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua pemasok yang terdaftar di dalam sistem.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua data master pemasok.

• Filter: Anda dapat mencari pemasok spesifik menggunakan bilah pencarian di atas atau memfilter daftar berdasarkan Item Category dan Status.

• Daftar Pemasok: Tabel di bawahnya menampilkan ringkasan setiap pemasok, dengan kolom-kolom seperti Vendor Code, Vendor Name, Vendor Address, City, dan Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat data pemasok baru.

• Delete : Untuk menghapus data pemasok yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail data pemasok yang dipilih.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh daftar pemasok ke dalam format Excel.

• Change Status : Untuk mengubah status dari pemasok yang dipilih (misalnya, dari aktif menjadi tidak aktif).

2. Langkah-langkah Mengelola Data Pemasok

Berikut adalah alur kerja lengkap untuk mendaftarkan pemasok baru.

Langkah 1: Membuat Pemasok Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form New Vendor. 

Langkah 2: Mengisi Detail Utama Pemasok

Isi semua informasi yang relevan pada form yang muncul. Kolom yang ditandai dengan (*) wajib diisi.

• Informasi Umum: Isi Vendor Code (jika tidak otomatis), Name (Nama Pemasok), dan pilih Vendor Category yang sesuai. 

  

• Informasi Pajak & Bank: Lengkapi data penting seperti Tax File Number, Document NPWP, Bank Name, dan Bank Account. 

  
  

  

  
  

• Informasi Kontak: Masukkan Email Address, Website, Address, City, dan Phone.
  

  
  

  
  

  

• Informasi Pembelian: Atur persyaratan seperti Lead Time (Waktu Tunggu Pengiriman) dan Due Day (Jatuh Tempo Pembayaran).
  

  

Langkah 3: Menambahkan Kontak Person

Untuk menambahkan narahubung dari pihak pemasok:

1. Isi detail narahubung seperti First Name, Last Name, Job Title, dan Email Address. Centang kotak Billing PIC jika orang tersebut adalah penanggung jawab untuk urusan penagihan dari pihak pemasok.
   

   

2. Klik Save untuk menyimpan kontak dan kembali ke form utama pemasok. 

   

Tips & Catatan Penting

• Pastikan untuk mengisi Vendor Category dengan benar karena ini akan mempengaruhi pengaturan akuntansi default untuk vendor tersebut.

• Mengisi data Bank Account dengan akurat sangat penting untuk kelancaran proses pembayaran di Modul Buku Hutang.

• Tombol Change Status pada halaman utama digunakan untuk mengubah status vendor, misalnya dari 'Potensial' menjadi 'Aktif' atau 'Blacklist'.

Daftar Harga

Panduan Modul: Daftar Harga (Purchase Price List)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Daftar Harga

Tujuan Modul

Modul Daftar Harga (Purchase Price List) adalah alat untuk mengelola data induk (master data) yang berisi daftar harga beli resmi dari para pemasok (vendor). Pengaturan yang dibuat di sini akan menjadi acuan harga standar yang digunakan sistem saat membuat Order Pembelian (PO), sehingga memastikan akurasi dan konsistensi harga pembelian.

1. Tampilan Utama (Daftar Harga)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Daftar Harga yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua daftar harga pembelian yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari daftar harga spesifik berdasarkan Price List Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Harga: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Price List Number, Price List Date, Price List Status, dan Approval.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Daftar Harga yang baru.

• Delete : Untuk menghapus daftar harga yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Daftar Harga Baru

Langkah 1: Membuat Daftar Harga Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Create Price List. 

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum:

• Period: Tentukan tanggal mulai dan berakhirnya masa berlaku untuk daftar harga ini (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025). 

  

• Memo: Berikan deskripsi yang jelas, misalnya "Daftar Harga Bahan Baku Vendor ABC - Agustus 2025". 

  

Langkah 3: Merinci Item dan Harga

Pada tabel detail di bagian bawah:

1. Klik tautan [+] Multiple Item [-] untuk menambah atau mengurangi baris.

2. Masukkan Item Code (Kode Barang) yang harganya akan diatur.

3. Isi kolom Price dengan harga beli yang telah disepakati dengan vendor.

4. Kolom History 1 dan History 2 menampilkan harga sebelumnya sebagai referensi.

5. Anda dapat mengunggah dokumen pendukung (misalnya, surat penawaran dari vendor) pada kolom File upload.

Langkah 4: Menyimpan Daftar Harga

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan daftar harga sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi daftar harga dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Tips & Catatan Penting

• Daftar harga yang telah dibuat dan disetujui di sini akan menjadi acuan utama saat membuat Order Pembelian (Purchase Order).

• Pastikan untuk selalu memperbarui daftar harga sesuai dengan perjanjian terbaru dengan vendor untuk menghindari kesalahan harga dan pembayaran.

• Daftar harga yang sudah di-Confirm kemungkinan akan masuk ke Daftar Harga Kotak Masuk untuk proses persetujuan oleh manajer.

Daftar Harga Kotak Masuk

Panduan Modul: Daftar Harga Kotak Masuk (Purchase Price List Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Daftar Harga Kotak Masuk

Tujuan Modul

Modul Daftar Harga Kotak Masuk (Purchase Price List Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Daftar Harga pembelian yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir dan memberikan persetujuan sebelum sebuah daftar harga dari pemasok resmi berlaku di sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Harga)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua daftar harga yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua daftar harga yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari daftar harga spesifik berdasarkan Price List Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua daftar harga yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Price List Number: Nomor unik dari dokumen Daftar Harga yang diajukan.

• Price List Date: Tanggal saat daftar harga tersebut dibuat.

• Price List Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

• Updated By: Nama pengguna yang terakhir memperbarui dokumen.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Daftar Harga Kotak Masuk untuk melihat daftar harga yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Daftar Harga

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti rincian produk dan harga yang ditawarkan oleh pemasok.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda membuka dan meninjau detail daftar harga pada Langkah 2, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf pembelian) membuat dokumen di modul Daftar Harga dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: Daftar harga yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Daftar Harga Kotak Masuk ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Aktivasi Harga: Setelah disetujui, daftar harga tersebut menjadi acuan harga yang aktif dan resmi untuk digunakan saat membuat Order Pembelian (Purchase Order).

Permintaan Harga Pemasok

Panduan Modul: Permintaan Harga Pemasok (Vendor Pricing Request)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Harga Pemasok > Permintaan Harga Pemasok

Tujuan Modul

Modul Permintaan Harga Pemasok (Vendor Pricing Request) berfungsi sebagai alat untuk membuat dan mengirimkan dokumen permintaan penawaran harga resmi kepada pemasok (vendor). Modul ini digunakan oleh tim pembelian untuk meminta daftar harga terkini untuk item-item tertentu sebelum membuat atau memperbarui daftar harga pembelian di sistem.

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Permintaan Harga yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua permintaan harga yang telah dikirim ke vendor.

• Filter: Anda dapat mencari permintaan spesifik berdasarkan Code (Kode Permintaan) atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua permintaan yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Code, Vendor, Request Date (Tanggal Permintaan), dan Request Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Permintaan Harga yang baru.

• Delete : Untuk menghapus permintaan yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Permintaan Harga

Langkah 1: Membuat Permintaan Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Request | New - Step 1.

Langkah 2: Memilih Vendor dan Item (Step 1)

1. Pada form yang muncul, pilih Vendor dari dropdown yang akan Anda kirimi permintaan harga. 

   

2. Pada bagian Available Item(s), pilih semua produk yang harganya ingin Anda tanyakan. Pindahkan item dari kotak kiri ke kotak Selected Item(s) di kanan menggunakan tombol >>.

3. Klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 3: Melengkapi dan Menyimpan Permintaan

Pada layar selanjutnya (tidak ditampilkan di gambar), Anda kemungkinan akan diminta untuk mengisi detail tambahan seperti tanggal permintaan dan catatan untuk vendor, sebelum akhirnya menyimpan dokumen permintaan harga.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan modul ini untuk menjaga semua proses permintaan harga ke vendor agar terdokumentasi dengan baik di dalam sistem.

• Dokumen yang dihasilkan dari sini dapat dicetak dan dikirimkan secara resmi ke vendor.

• Jawaban atau penawaran harga dari vendor atas permintaan ini akan menjadi dasar untuk membuat atau memperbarui Daftar Harga pembelian di modul selanjutnya.

Kotak Masuk Harga Pemasok

Panduan Modul: Kotak Masuk Harga Pemasok (Vendor Pricing Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Harga Pemasok > Kotak Masuk Harga Pemasok

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Harga Pemasok (Vendor Pricing Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Permintaan Harga Pemasok yang telah dibuat. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum permintaan penawaran harga resmi dikirimkan ke pemasok (vendor).

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen Permintaan Harga yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua permintaan harga yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari permintaan spesifik berdasarkan Code (Kode Permintaan) atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua permintaan yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Code: Kode unik dari dokumen Permintaan Harga.

• Vendor: Nama pemasok yang akan dikirimi permintaan.

• Request Date: Tanggal saat permintaan dibuat.

• Request Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih permintaan harga yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Harga Pemasok untuk melihat daftar permintaan harga yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Permintaan Harga

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nama vendor dan daftar item yang dimintakan harganya.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan permintaan harga yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf pembelian) membuat dokumen di modul Permintaan Harga Pemasok.

2. Masuk Antrean: Permintaan yang telah disimpan tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Harga Pemasok ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Lanjutan: Setelah disetujui, dokumen Permintaan Harga menjadi resmi dan dapat dikirimkan ke vendor. Penawaran yang diterima dari vendor kemudian dapat digunakan untuk meng-update Daftar Harga pembelian.

Daftar Harga Pemasok

Panduan Modul: Daftar Harga Pemasok (Vendor Price List)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Harga Pemasok > Daftar Harga Pemasok

Tujuan Modul

Modul Daftar Harga Pemasok (Vendor Price List) berfungsi sebagai alat pencarian atau penelusuran (inquiry tool) untuk melihat daftar harga yang terkait dengan pemasok/vendor tertentu. Modul ini menyediakan tampilan yang berpusat pada vendor, memudahkan pengguna untuk menemukan skema harga yang berlaku untuk pemasok yang dipilih.

1. Tampilan Utama (Daftar Pemasok)

Halaman utama modul ini adalah sebuah daftar yang menampilkan semua pemasok yang ada di sistem, sebagai titik awal untuk melihat daftar harga mereka.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk mencari pemasok yang daftar harganya ingin Anda lihat.

• Filter: Anda dapat mencari pemasok spesifik menggunakan bilah pencarian berdasarkan Vendor Code atau nama di bagian atas.

• Daftar Pemasok: Tabel di bawahnya akan menampilkan hasil pencarian. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record...".

Penjelasan Kolom

• Vendor Code: Kode unik untuk setiap pemasok.

• Vendor Name: Nama resmi pemasok.

• Vendor Address: Alamat dari pemasok tersebut.

2. Langkah-langkah Menggunakan Modul

Langkah 1: Mencari Pemasok

Gunakan filter Vendor Code atau nama untuk mencari pemasok yang daftar harganya ingin Anda lihat, lalu klik Search.

Langkah 2: Melihat Daftar Harga

Klik pada nama vendor di dalam daftar yang ditampilkan. Tindakan ini kemungkinan akan membawa Anda ke halaman baru yang merinci semua daftar harga (Price List) yang aktif dan pernah dibuat untuk vendor tersebut.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah alat bantu penelusuran (inquiry). Data harga yang sebenarnya diatur dan dikelola di modul Daftar Harga (Purchase Price List).

• Gunakan modul ini jika Anda ingin melihat semua skema harga yang berlaku untuk satu vendor tertentu secara cepat.

Tips & Catatan Penting

• Ini adalah modul read-only untuk melihat informasi, bukan untuk menginput data baru.

• Sangat berguna bagi tim Pembelian untuk dengan cepat mereview harga yang berlaku dari seorang vendor sebelum membuat Purchase Order.

Promo Harga Dan Diskon

Panduan Modul: Promo Harga dan Diskon (Event Pricing and Discount)

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Promo Harga dan Diskon (Catatan: Judul di sistem menunjukkan modul ini terkait dengan Inventory | Event Pricing and Discount)

Tujuan Modul

Modul Promo Harga dan Diskon (Event Pricing and Discount) berfungsi untuk membuat dan mengelola skema harga atau diskon khusus yang berlaku untuk periode waktu terbatas, seperti selama acara promosi, pameran, atau cuci gudang. Modul ini memungkinkan Anda untuk mendefinisikan sebuah "acara" (event), menentukan durasinya, serta memilih pelanggan dan produk mana saja yang termasuk dalam promo tersebut.

1. Tampilan Utama (Daftar Acara)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua acara promosi harga yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua acara promosi harga yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari acara spesifik menggunakan bilah pencarian berdasarkan Event Name atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Acara: Tabel di bawahnya akan menampilkan ringkasan setiap acara, dengan kolom Event Name, Event Description, Event Start, dan Event End.

Fungsi Tombol

• New Event : Tombol utama untuk membuat acara promosi harga yang baru.

• Delete : Untuk menghapus acara yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Acara Promosi Harga Baru

Langkah 1: Membuat Acara Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New Event untuk membuka form pembuatan acara.

Langkah 2: Mengisi Detail Acara

Pada form yang muncul, isi detail umum mengenai acara promosi Anda:

• Event Name & Event Description: Berikan nama dan deskripsi yang jelas untuk acara tersebut. 

  

• Event Start & Event End: Tentukan tanggal mulai dan berakhirnya periode acara promosi. 

  

Langkah 3: Menentukan Cakupan (Scope) Acara

• Customer List: Tentukan target acara dengan memilih cakupan pelanggan, apakah All (semua) atau Selected (pelanggan tertentu). 

  

• Item: Gunakan kotak daftar ganda (dual-list box) untuk memilih semua item produk yang akan dimasukkan ke dalam program promo ini.

• Location: Tentukan lokasi atau gudang tempat promo ini berlaku. 

  

Langkah 4: Menyimpan Kerangka Acara

Klik tombol Add untuk menyimpan kerangka acara promosi ini.

Langkah Selanjutnya: Mengisi Harga Promo

Setelah kerangka acara dibuat, langkah selanjutnya adalah mengisi harga promo atau diskon spesifik untuk setiap item yang telah dipilih. Proses ini biasanya dilakukan dengan cara mengklik acara yang baru dibuat dari Tampilan Utama untuk membuka form entri harga.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat berguna untuk mengelola harga khusus selama periode terbatas, seperti pameran dagang, cuci gudang, atau promo hari raya.

• Pastikan periode Event Start dan Event End diatur dengan benar agar harga promo aktif dan nonaktif secara otomatis pada tanggal yang tepat.

• Harga atau diskon yang diatur di sini akan menimpa harga reguler selama periode acara berlangsung untuk pelanggan dan produk yang telah ditentukan.

Daftar Harga Perperiode

Panduan Modul Laporan: Daftar Harga Per Periode

Lokasi Modul

Pembelian > Pengaturan Harga > Daftar Harga Per Periode

Tujuan Modul

Modul laporan Daftar Harga Per Periode berfungsi untuk menghasilkan laporan historis yang menampilkan harga pembelian terakhir untuk setiap item dalam rentang periode bulanan. Laporan ini sangat berguna untuk melacak perubahan harga dari waktu ke waktu dan untuk analisis tren biaya pembelian.

1. Parameter Laporan

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Item Category Type / Category:

  • Saring laporan berdasarkan tipe dan kategori produk yang ingin Anda analisis (contoh: FINISHED GOOD, EXPORT).

• Periode:

  • Pilih rentang bulan (dari bulan As of hingga bulan tertentu) dan Tahun yang akan ditampilkan dalam laporan (contoh: Januari hingga Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih Category produk dan tentukan rentang Periode yang akan dianalisis. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan harga langsung di layar Anda.

• Export To MS Exce : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail dalam format matriks seperti berikut:

• Penjelasan Laporan: Laporan ini berjudul LAPORAN LIST HARGA PO TERAKHIR dan menyajikan data harga historis dari Purchase Order (PO) terakhir untuk setiap item per bulan.

• Baris: Menampilkan Kode Item dan Nama Item.

• Kolom: Menampilkan bulan-bulan dalam periode yang Anda pilih. Setiap bulan memiliki sub-kolom untuk Qty (jumlah pembelian terakhir pada bulan itu) dan Harga (harga pembelian terakhir pada bulan itu).

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau tren kenaikan atau penurunan harga dari vendor untuk bahan baku atau produk tertentu.

• Laporan ini sangat berguna bagi tim Pembelian untuk bahan negosiasi harga dengan vendor dan bagi tim Finance untuk perencanaan anggaran biaya.

• Data 'Harga' pada laporan ini ditarik dari dokumen Order Pembelian (Purchase Order) yang telah dibuat pada periode tersebut.

Permintaan Pembelian

Panduan Modul: Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Pembelian > Permintaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR) adalah titik awal dari seluruh alur kerja pengadaan barang atau jasa. Modul ini digunakan oleh departemen mana pun di perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian secara formal. Dokumen PR yang telah disetujui menjadi dasar bagi departemen Pembelian (Procurement) untuk menindaklanjuti proses pengadaan.

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Permintaan Pembelian (PR) yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua PR yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari PR spesifik berdasarkan Purchase Requisition Code, Item Category, atau rentang tanggal (Date To / Date From).

• Daftar PR: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua PR yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Requisition Code, Requestor (Pemohon), Purchase Requisition Status, Approval (Persetujuan), dan PO Created (Apakah PO sudah dibuat).

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Permintaan Pembelian yang baru.

• Delete : Untuk menghapus PR yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail PR yang dipilih.

• Change Status : Untuk mengubah status dari PR yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Permintaan Pembelian

Langkah 1: Membuat Permintaan Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Requisition.

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum permintaan:

• Purchase Request Date: Masukkan tanggal Anda membuat permintaan. 

  

• Notes: Berikan catatan atau penjelasan umum mengenai permintaan ini. 

  

• Creator Department: Pilih departemen Anda sebagai pemohon (contoh: ACCOUNTING). 

  

Langkah 3: Merinci Item yang Dibutuhkan

Pada tabel detail di bagian bawah:

1. Klik ikon [+] untuk menambah baris item.

2. Masukkan Item Code (Kode Barang) dan Qty (Jumlah) yang Anda butuhkan.

3. Isi kolom Reason (Alasan) untuk menjelaskan mengapa item tersebut dibutuhkan dan ETA (Perkiraan Tanggal Kedatangan) jika ada tanggal spesifik.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan PR sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi PR dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• PR yang sudah di-Confirm akan masuk ke Kotak Masuk Permintaan Pembelian untuk disetujui oleh atasan atau pihak berwenang.

• Setelah disetujui, PR ini menjadi dasar bagi tim Procurement untuk membuat RFQ Pembelian (jika perlu mencari penawaran) atau langsung membuat Order Pembelian (Purchase Order).

Tips & Catatan Penting

• Selalu isi kolom Reason dengan jelas agar approver (pihak yang menyetujui) memahami urgensi dan kebutuhan pembelian tersebut.

• Pantau kolom PO Created di halaman utama untuk melacak apakah permintaan Anda sudah ditindaklanjuti oleh tim Procurement.

Kotak Masuk Permintaan Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Pembelian > Kotak Masuk Permintaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Permintaan Pembelian (PR) yang telah diajukan oleh berbagai departemen. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer yang berwenang untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum sebuah permintaan pembelian dapat ditindaklanjuti oleh departemen Pembelian (Procurement).

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua Permintaan Pembelian yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua PR yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari PR spesifik berdasarkan Document Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date to / Date from).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua PR yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record...".

Penjelasan Kolom

• Document Number: Nomor unik dari dokumen Permintaan Pembelian.

• Purchase Request Date: Tanggal saat permintaan dibuat.

• Requested By: Nama pemohon atau departemen yang mengajukan.

• Purchase Requisition Status / Document Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih Permintaan Pembelian yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Permintaan Pembelian untuk melihat daftar PR yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Permintaan

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti rincian barang yang diminta, kuantitas, dan alasan pembelian.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan permintaan yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris PR yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna dari departemen mana pun membuat dokumen di modul Permintaan Pembelian dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: PR yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Permintaan Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Pengadaan: Setelah disetujui, PR menjadi permintaan yang sah dan menjadi dasar bagi tim Procurement untuk memulai proses pengadaan, baik dengan membuat RFQ Pembelian maupun langsung membuat Order Pembelian.

Repot Permintaan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Permintaan Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Pembelian > Report Permintaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Permintaan Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang komprehensif untuk melacak dan memantau semua dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR). Dengan berbagai pilihan filter, laporan ini memungkinkan pengguna untuk melihat status setiap permintaan, mulai dari saat dibuat, disetujui, hingga apakah sudah dibuatkan Purchase Order (PO) dan diterima barangnya.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci:

• Periode:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode pembuatan PR yang akan ditampilkan.

• Filter Status:

  • Status Permintaan: Saring PR berdasarkan statusnya, misalnya Terbuka untuk melihat permintaan yang masih aktif dan belum selesai.

  • PO terbuat: Filter untuk melihat PR yang sudah atau belum dibuatkan Purchase Order (PO).

  • LPB terbuat: Filter untuk melihat PR yang barangnya sudah atau belum diterima (berdasarkan Laporan Penerimaan Barang/LPB).

• Filter Lainnya:

  • Anda juga bisa memfilter berdasarkan Nomor SPP (Nomor PR), Nama Item, Buyer, Cost Center, dan lainnya.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan permintaan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap item dalam setiap PR.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan daftar rinci dari setiap baris item pada setiap Permintaan Pembelian, dikelompokkan berdasarkan nomor PR.

• Kolom-kolom Kunci:

  • PR Number: Nomor referensi Permintaan Pembelian.

  • PR By: Departemen atau pihak pemohon (contoh: RND, GMP OPERATION BISCUIT).

  • Item Code dan Item Name: Rincian barang atau jasa yang diminta.

  • PR Qty: Jumlah yang diminta.

  • Need To Date: Tanggal barang tersebut dibutuhkan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau siklus hidup setiap permintaan pembelian. Anda bisa melacak dari kapan diminta, kapan disetujui, hingga kapan PO dan penerimaan barangnya dibuat.

• Bagi departemen pemohon, laporan ini berguna untuk melacak status permintaan mereka. Bagi tim Procurement, ini adalah daftar kerja utama.

• Filter Status Permintaan dan PO terbuat adalah alat yang paling sering digunakan untuk monitoring operasional pengadaan.

RFQ Pembelian

Panduan Modul: RFQ Pembelian (Purchase RFQ)

Lokasi Modul

Pembelian > RFQ Pembelian > RFQ Pembelian

Tujuan Modul

Modul RFQ Pembelian (Purchase Request for Quotation) adalah alat bagi departemen Pembelian (Procurement) untuk membuat dan mengirimkan dokumen Permintaan Penawaran Harga resmi kepada para pemasok (vendor). Proses ini biasanya dilakukan setelah sebuah Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) disetujui, sebagai langkah untuk mencari dan mendapatkan penawaran harga terbaik dari beberapa vendor.

1. Tampilan Utama (Daftar RFQ)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen RFQ yang telah dibuat dan dikirim ke vendor.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua RFQ yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari RFQ spesifik berdasarkan nomor RFQ, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar RFQ: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua RFQ yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti RFQ, Vendor, RFQ Date, RFQ Status, dan Approval.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat RFQ Pembelian yang baru.

• Delete : Untuk menghapus RFQ yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak dokumen RFQ yang akan dikirim ke vendor.

• Change Status : Untuk mengubah status dari RFQ yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat RFQ Pembelian

Langkah 1: Membuat RFQ Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Create RFQ. 

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum:

• Vendor: Pilih pemasok (vendor) yang akan Anda kirimi RFQ. 

  

• Purchase Requisition: Penting! Klik tombol Pick untuk memilih dokumen Permintaan Pembelian (PR) yang sudah disetujui. Ini akan menjadi dasar dari RFQ Anda. 

  

• RFQ Date: Masukkan tanggal pembuatan RFQ. 

  

• Memo: Berikan catatan tambahan jika perlu. 

  

Langkah 3: Verifikasi Detail Item

Setelah Anda memilih PR pada Langkah 2, tabel detail di bagian bawah akan terisi secara otomatis dengan rincian Item Code dan Quantity yang diminta.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan RFQ sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi RFQ dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah langkah setelah Permintaan Pembelian disetujui.

• RFQ yang dikirim ke vendor akan dijawab dengan sebuah penawaran harga, yang kemudian akan dicatat di modul Penawaran Pemasok.

Tips & Catatan Penting

• Selalu buat RFQ dengan mengacu pada Purchase Requisition yang sudah disetujui untuk menjaga alur kerja pengadaan yang benar dan terdokumentasi.

• Anda dapat membuat beberapa dokumen RFQ untuk satu Purchase Requisition yang sama, lalu mengirimkannya ke beberapa vendor berbeda untuk membandingkan harga.

• Dokumen RFQ yang sudah final dapat dicetak melalui tombol Print untuk dikirimkan secara resmi ke vendor.

Kotak Masuk RFQ Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk RFQ Pembelian (Purchase RFQ Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > RFQ Pembelian > Kotak Masuk RFQ Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk RFQ Pembelian (Purchase RFQ Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Permintaan Penawaran Harga (Request for Quotation - RFQ) yang telah dibuat. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum RFQ tersebut secara resmi dikirimkan kepada pemasok (vendor).

1. Tampilan Utama (Daftar RFQ)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen RFQ yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua RFQ yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari RFQ spesifik berdasarkan RFQ Code, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua RFQ yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• RFQ Code: Nomor unik dari dokumen RFQ yang diajukan.

• Vendor: Nama pemasok yang akan dikirimi RFQ.

• Requester: Nama pemohon atau departemen yang mengajukan.

• RFQ Date: Tanggal saat RFQ dibuat.

• RFQ Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih RFQ yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk RFQ Pembelian untuk melihat daftar RFQ yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail RFQ

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nama vendor dan daftar item yang dimintakan harganya.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan RFQ yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris RFQ yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf pembelian) membuat dokumen di modul RFQ Pembelian dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: RFQ yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk RFQ Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Lanjutan: Setelah disetujui, dokumen RFQ menjadi resmi dan dapat dicetak untuk dikirimkan ke vendor. Penawaran yang diterima dari vendor kemudian dapat dicatat di modul Penawaran Pemasok.

Penawaran Pemasok

Panduan Modul: Penawaran Pemasok (Vendor Quotation)

Lokasi Modul

Pembelian > RFQ Pembelian > Penawaran Pemasok

Tujuan Modul

Modul Penawaran Pemasok (Vendor Quotation) berfungsi untuk mencatat, membandingkan, dan memilih penawaran harga yang diterima dari para pemasok (vendor). Modul ini adalah tindak lanjut dari RFQ Pembelian, di mana tim pembelian menginput semua penawaran yang masuk untuk kemudian memilih penawaran terbaik yang akan dijadikan acuan untuk membuat Purchase Order.

1. Tampilan Utama (Daftar Item)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar item yang sedang dalam proses pengumpulan penawaran harga.

• Penjelasan Tampilan: Halaman ini mengelompokkan penawaran berdasarkan Item Code. Kolom Vendor Quotation menunjukkan berapa banyak penawaran yang telah diterima untuk setiap item.

• Navigasi: Untuk melihat detail perbandingan penawaran untuk suatu item, klik pada baris item tersebut.

2. Langkah-langkah Mengelola Penawaran Pemasok

Langkah 1: Mengakses Halaman Perbandingan

Dari Tampilan Utama, klik pada Item Name yang penawarannya ingin Anda kelola. Anda akan diarahkan ke halaman detail yang menampilkan semua penawaran yang sudah masuk untuk item tersebut.

Langkah 2: Menambah Penawaran Baru

1. Pada halaman detail, klik tombol New untuk membuka form Add Vendor Quotation. 

2. Pada form yang muncul, isi semua detail penawaran yang diterima dari vendor:

   • Quotation Number: Nomor penawaran dari vendor. 

     

   • Start Date & End Date: Masa berlaku harga yang ditawarkan. 

     

   • Purchase Requisition Code & RFQ: Hubungkan dengan dokumen Permintaan Pembelian dan RFQ awal.  

     

   • Vendor: Pilih vendor yang memberikan penawaran. 

     

   • Unit Price: Penting! Masukkan harga satuan yang ditawarkan oleh vendor. 

     

   • File Upload: Unggah dokumen penawaran asli dari vendor. 

     

3. Klik Save untuk menyimpan data penawaran. 

   

Langkah 3: Membandingkan dan Memilih Penawaran

Setelah semua penawaran dari berbagai vendor diinput, Anda dapat membandingkannya di halaman detail. Perhatikan dan bandingkan kolom Unit Price dari setiap vendor.

Langkah 4: Mengaktifkan Penawaran Terpilih

Pilih penawaran terbaik dengan mencentang kotak di sebelah kirinya, lalu klik tombol Set Active. Penawaran yang diatur sebagai "Aktif" (ditandai dengan centang hijau pada kolom Active Status) akan menjadi harga acuan untuk pembuatan Purchase Order. 

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah kelanjutan dari RFQ Pembelian.

• Penawaran vendor yang statusnya sudah diatur Active akan menjadi harga default saat tim pembelian membuat Order Pembelian (Purchase Order) untuk item dan vendor tersebut.

Tips & Catatan Penting

• Selalu unggah dokumen penawaran asli dari vendor menggunakan fitur File Upload sebagai bukti dan untuk keperluan audit.

• Tindakan Set Active sangat penting karena akan menentukan vendor dan harga mana yang akan digunakan dalam transaksi pembelian selanjutnya.

Kotak Masuk Penawaran Pemasok

Panduan Modul: Kotak Masuk Penawaran Pemasok

Lokasi Modul

Pembelian > RFQ Pembelian > Kotak Masuk Penawaran Pemasok

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Penawaran Pemasok berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Penawaran Pemasok (Vendor Quotation) yang telah diinput oleh tim pembelian. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum sebuah penawaran harga dari vendor dapat diaktifkan dan digunakan untuk transaksi.

1. Tampilan Utama (Daftar Penawaran)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua penawaran dari vendor yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua penawaran yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari penawaran spesifik berdasarkan Kode Barang/Jasa atau rentang tanggal (Mulai Tanggal / Hingga Tanggal).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua penawaran yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...Tidak Ada Data...".

Penjelasan Kolom

• Penawaran Pemasok: Nomor unik dari dokumen Penawaran Pemasok yang diajukan.

• Kode Barang/Jasa: Kode produk yang ditawarkan.

• Status Dokumen / Status Pengesahan: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Penawaran Pemasok untuk melihat daftar penawaran yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Penawaran

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nama vendor, harga satuan yang ditawarkan, dan periode masa berlaku harga.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda membuka dan meninjau detail penawaran pada Langkah 2, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf pembelian) menginput data di modul Penawaran Pemasok.

2. Masuk Antrean: Penawaran yang telah disimpan tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Penawaran Pemasok ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Aktivasi Harga: Setelah disetujui, tim pembelian dapat mengaktifkan penawaran tersebut di modul Penawaran Pemasok (dengan tombol Set Active), sehingga harga tersebut menjadi acuan resmi untuk pembuatan Order Pembelian (Purchase Order).

Macam-Macam Biaya

Panduan Modul: Macam-Macam Biaya (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Macam-macam biaya

Tujuan Modul

Modul Macam-Macam Biaya (Miscellaneous Charge) di dalam Pembelian berfungsi sebagai pusat data induk (master data) untuk membuat dan mengelola jenis-jenis biaya tambahan yang terkait dengan transaksi pembelian. Selain mendefinisikan nama biaya (seperti Biaya Kirim, Biaya Asuransi), modul ini juga sangat penting untuk mengatur keterkaitan akuntansi (GL Linking), yaitu menentukan akun debet dan kredit yang akan digunakan secara otomatis saat biaya tersebut dicatat.

1. Tampilan Utama (Daftar Biaya)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua jenis biaya tambahan terkait pembelian yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua jenis biaya tambahan yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari biaya spesifik menggunakan bilah pencarian berdasarkan Misc Charge Code.

• Daftar Biaya: Tabel di bawahnya menampilkan ringkasan setiap jenis biaya, dengan kolom Misc Charge Code dan Misc Charge Name. Contoh yang ada adalah "BANK CHARGE", "Packing Cost", dan "Freight Cost".

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat jenis biaya baru.

• Delete : Untuk menghapus jenis biaya yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Biaya Baru

Langkah 1: Membuat Biaya Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Miscellaneous Charge.

Langkah 2: Mengisi Detail Biaya

Pada form yang muncul, isi detail yang diperlukan:

• Misc Charge Code: Masukkan kode unik untuk biaya ini. 

  

• Misc Charge Name: Masukkan nama deskriptif untuk biaya ini.

• 

Langkah 3: Mengatur Alokasi & Akun

Ini adalah langkah yang paling krusial untuk memastikan integrasi dengan akuntansi berjalan benar:

• Allocate Cost To: Tentukan bagaimana biaya ini akan dialokasikan, misalnya dibebankan ke Item (menambah nilai persediaan). 

  

• Debit Type: Pilih akun dari dropdown yang akan di-debet (misalnya, akun Persediaan untuk Account for tracking good inventory). 

  

• Credit Type: Pilih akun dari dropdown yang akan di-kredit (misalnya, akun CASH atau Hutang Dagang). 

  

Langkah 4: Menyimpan Data

Setelah semua data terisi, klik tombol Save untuk menyimpan jenis biaya baru. 

Tips & Catatan Penting

• Pengaturan Debit Type dan Credit Type harus dikoordinasikan dengan tim Accounting untuk memastikan penjurnalan otomatis yang terjadi di sistem sudah benar.

• Biaya yang Anda definisikan di sini akan menjadi pilihan yang dapat ditambahkan pada dokumen pembelian seperti Faktur Pembelian untuk mencatat biaya tambahan (landed cost) yang terkait dengan pengadaan barang.

Rancangan Order Pembelian

Panduan Modul: Rancangan Order Pembelian (Purchase Order Template)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Rancangan Order Pembelian

Tujuan Modul

Modul Rancangan Order Pembelian (Purchase Order Template) berfungsi untuk membuat dan menyimpan templat atau rancangan untuk pesanan pembelian (PO) yang bersifat rutin dan berulang. Dengan membuat templat, Anda dapat secara signifikan mempercepat proses pembuatan PO untuk pembelian yang sering dilakukan ke vendor yang sama dengan item yang sama, sekaligus mengurangi risiko kesalahan input.

1. Tampilan Utama (Daftar Template PO)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua templat PO yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua templat PO yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari templat spesifik berdasarkan PO Template Number, Item Category, atau status Active.

• Daftar Template: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua templat yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti PO Template Number, Vendor, Order By, dan Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat templat PO yang baru.

• Print : Untuk mencetak detail templat yang dipilih.

• Change Status : Untuk mengubah status dari templat yang dipilih (misalnya, dari aktif menjadi tidak aktif).

2. Langkah-langkah Membuat Template PO Baru

Langkah 1: Membuat Template Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form pembuatan templat.

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum yang akan menjadi standar untuk templat ini:

• Vendor: Pilih pemasok (vendor) yang akan sering Anda kirimi pesanan ini. 

  

• Payment Term: Atur termin pembayaran standar. 

  

• Notes: Tambahkan catatan standar yang akan selalu muncul di PO. 

  

Langkah 3: Merinci Item Standar

Pada tabel detail di bagian bawah:

1. Klik tautan [+] Multiple Item [-] untuk menambah baris. 

   

2. Masukkan Item Code (Kode Barang), Qty (jumlah standar yang biasa dipesan), dan Unit Price (harga satuan) yang berlaku untuk item tersebut dari vendor ini.

3. Ulangi untuk semua item yang ingin Anda masukkan ke dalam templat.

Langkah 4: Menyimpan Template

Setelah semua data terisi, klik tombol Save di bagian kiri bawah untuk menyimpan rancangan PO Anda.

Cara Menggunakan Template

Untuk menggunakan templat yang sudah dibuat, cari templat yang sesuai di Tampilan Utama, pilih, lalu kemungkinan besar akan ada tombol atau aksi (misalnya, di bawah Change Status atau tombol terpisah) untuk 'Buat PO dari Template'. Ini akan membuat dokumen Purchase Order baru di modul Order Pembelian yang sudah terisi otomatis sesuai dengan rancangan yang Anda buat.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan fitur ini untuk semua pembelian rutin Anda (misalnya, pembelian bahan baku bulanan) untuk menghemat waktu dan memastikan konsistensi.

• Jika ada perubahan harga dari vendor, jangan lupa untuk masuk kembali ke modul ini dan memperbarui harga di dalam templat yang relevan.

Order Pembelian

Panduan Modul: Order Pembelian (Purchase Order)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Order Pembelian

Tujuan Modul

Modul Order Pembelian (Purchase Order - PO) adalah pusat dari proses pengadaan. Tujuannya adalah untuk membuat dokumen pesanan pembelian resmi yang dikirimkan kepada pemasok (vendor) untuk memesan barang atau jasa. PO yang telah disetujui merupakan dokumen yang mengikat secara hukum dan menjadi otorisasi bagi vendor untuk mengirimkan barang serta menjadi dasar bagi gudang untuk proses penerimaan.

1. Tampilan Utama (Daftar Order Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Purchase Order (PO) yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua PO.

• Filter: Anda dapat mencari PO spesifik berdasarkan Purchase Order Number, Item Category, status Active, atau rentang tanggal.

• Daftar PO: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua PO yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Order Number, Vendor, PO Dates, PO Status, Approval (Persetujuan), dan Invoiced (Status Faktur).

Fungsi Tombol

• New : Untuk membuat PO baru, biasanya dari Purchase Requisition atau Vendor Quotation.

• New From Template : Untuk membuat PO baru berdasarkan rancangan/templat yang sudah disimpan.

• Print : Untuk mencetak detail PO yang dipilih.

• Change Status : Untuk mengubah status dari PO yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Order Pembelian

Langkah 1: Membuat PO Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New atau New From Template untuk membuka form pembuatan PO.

Langkah 2: Memilih Sumber Dokumen (Cara Terbaik)

Pada form yang muncul, cara terbaik adalah menarik data dari dokumen yang sudah ada untuk menjaga integritas alur kerja:

• Pilih Document Source (misalnya, Vendor Quotation untuk menarik harga yang sudah disepakati). 

  

• Atau, klik tombol Purchase Requisition | Pick untuk memilih item dari satu atau lebih Permintaan Pembelian (PR) yang sudah disetujui.
  

  

Langkah 3: Mengisi Informasi Header

Pilih Vendor (jika belum terisi otomatis) dan verifikasi semua detail seperti PO Date (Tanggal PO) dan Payment Term (Termin Pembayaran). 

Langkah 4: Merinci Item Pesanan

Pada tabel detail di bagian tengah, pastikan semua Item Code, Qty (Jumlah), dan Unit Price (Harga Satuan) sudah benar sesuai penawaran atau permintaan. Anda juga dapat menambahkan biaya tambahan pada bagian Add Miscellaneous Charge.

Langkah 5: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian bawah:

• Save : Untuk menyimpan PO sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi PO dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• PO yang sudah di-Confirm akan masuk ke Kotak Masuk Order Pembelian untuk disetujui oleh manajer.

• PO yang disetujui adalah otorisasi bagi vendor untuk mengirim barang dan menjadi dasar bagi departemen Gudang untuk proses Penerimaan Barang.

Tips & Catatan Penting

• Selalu usahakan membuat PO dari Purchase Requisition atau Vendor Quotation untuk memastikan pembelian sesuai dengan permintaan internal dan harga yang telah disetujui.

• Gunakan tombol New From Template pada halaman utama untuk membuat PO rutin dengan cepat.

Kotak Masuk Order Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Order Pembelian (Purchase Order Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Kotak Masuk Order Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Order Pembelian (Purchase Order Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Order Pembelian (PO) yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir dan memberikan persetujuan sebelum sebuah PO secara resmi dikirimkan kepada pemasok (vendor).

1. Tampilan Utama (Daftar Order Pembelian)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua PO yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua PO yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari PO spesifik berdasarkan Purchase Order Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua PO yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Purchase Order Number: Nomor unik dari dokumen PO yang diajukan.

• Vendor: Nama pemasok yang akan menerima PO.

• PO Date: Tanggal saat PO tersebut dibuat.

• PO Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih PO yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Order Pembelian untuk melihat daftar PO yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Order Pembelian

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti rincian barang, kuantitas, harga, dan syarat pembelian lainnya.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan PO yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris PO yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf pembelian) membuat dokumen di modul Order Pembelian dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: PO yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Order Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Lanjutan: Setelah disetujui, PO menjadi dokumen resmi yang dapat dicetak dan dikirimkan ke vendor. Dokumen ini juga menjadi acuan bagi tim Gudang untuk proses Penerimaan Barang.

Analisa Pembelian

Panduan Modul: Analisa Pembelian (Purchase Order Analysis)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Analisa Pembelian

Tujuan Modul

Modul Analisa Pembelian (Purchase Order Analysis/Review) berfungsi sebagai alat untuk membuat, mengelola, dan mendokumentasikan hasil tinjauan atau analisis atas aktivitas pembelian dalam periode tertentu. Berbeda dengan laporan transaksional biasa, modul ini digunakan untuk membuat sebuah dokumen analisis formal yang kemudian dapat ditinjau dan disetujui oleh manajemen.

1. Tampilan Utama (Daftar Analisa)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Analisa Pembelian yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua dokumen analisis yang ada.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen analisis spesifik berdasarkan PO Analysis Number, Type Name, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Analisa: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen analisis yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti PO Analysis Number, Period Start Date, Period End Date, PO Review Status, dan Approval.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat dokumen Analisa Pembelian yang baru.

2. Langkah-langkah Membuat Analisa Pembelian

Langkah 1: Membuat Analisa Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Order Review.

Langkah 2: Mengisi Detail Analisa

Pada form yang muncul, isi informasi yang diperlukan:

• Purchase Order Review Period: Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode pembelian yang akan dianalisis (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025). 

  

• Notes: Tuliskan catatan atau ringkasan hasil analisis Anda di kolom ini. 

  

• costcenter: Alokasikan dokumen analisis ini ke cost center tertentu jika perlu (contoh: UMS.01.1 - ACCOUNTING). 

  

• Upload Data: Anda dapat melampirkan file laporan pendukung (misalnya, file Excel hasil olah data) melalui tombol Choose File. 

  

Langkah 3: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan dokumen analisis sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Back : Untuk kembali ke halaman utama.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Dokumen Analisa Pembelian yang sudah di-Confirm akan masuk ke Kotak Masuk Approval Analisa Pembelian untuk ditinjau dan disetujui oleh manajemen.

• Modul ini digunakan untuk membuat dokumen evaluasi, bukan untuk melihat transaksi mentah.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan modul ini untuk membuat laporan evaluasi kinerja departemen pembelian secara periodik (misalnya, bulanan atau kuartalan).

• Lampirkan file Excel hasil olah data dari laporan-laporan pembelian lain pada kolom Upload Data untuk melengkapi analisis Anda dan menyajikannya dalam satu dokumen terpusat.

Approval Analisa Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Analisa Pembelian (Purchase Order Review Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Approval Analisa Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Analisa Pembelian (Purchase Order Review Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Analisa Pembelian yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir dan memberikan persetujuan terhadap laporan hasil analisis aktivitas pembelian.

1. Tampilan Utama (Daftar Analisa)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen Analisa Pembelian yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua dokumen analisis yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen analisis spesifik berdasarkan PO Analysis Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen analisis yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• PO Analysis Number: Nomor unik dari dokumen Analisa Pembelian yang diajukan.

• Period Start Date / Period End Date: Periode yang dicakup oleh dokumen analisis.

• PO Review Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve: Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih dokumen analisis yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Analisa Pembelian untuk melihat daftar dokumen analisis yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Analisa

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti catatan analisis dan file pendukung yang diunggah.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan hasil analisis yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris analisis yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf analis pembelian) membuat dokumen di modul Analisa Pembelian dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: Dokumen analisis yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Analisa Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Finalisasi: Setelah disetujui, dokumen analisis menjadi laporan yang final dan dapat diarsipkan atau digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan strategis terkait aktivitas pembelian.

Laporan Analisa Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Analisa Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Laporan Analisa Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Analisa Pembelian (Purchase Order Analysis) adalah alat analisis bisnis yang sangat kuat untuk departemen Pembelian. Tujuannya adalah untuk menghasilkan laporan terperinci dari semua pesanan pembelian (purchase order) yang tidak hanya menampilkan data transaksi, tetapi juga menyajikan perbandingan harga historis dan melacak alur dokumen dari permintaan hingga penerimaan.

1. Parameter Laporan

Halaman utama modul ini adalah sebuah form sederhana yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Item Category Type:

  • Gunakan dropdown ini untuk menyaring laporan berdasarkan tipe kategori item yang ingin dianalisis.

• Period:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode Purchase Order yang akan dianalisis (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih Item Category Type dan tentukan rentang Period.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah parameter diatur, klik tombol Display untuk melihat laporan analisis. 

3. Membaca Laporan Analisa Pembelian

Laporan yang dihasilkan akan menampilkan matriks data yang sangat rinci dan interaktif.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menyajikan analisis pembelian yang mendalam dalam format tabel interaktif, yang dapat diurutkan dan difilter langsung di dalamnya.

• Kolom-kolom Analisis Kunci:

  • PO Unit Price: Harga beli aktual pada PO.

  • PrevPrice: Harga pembelian sebelumnya untuk item yang sama.

  • MasterPrice: Harga standar atau master yang tersimpan di sistem.

  • avgPrice(3M): Harga rata-rata pembelian dalam 3 bulan terakhir.

• Kolom Penelusuran Dokumen:

  • Kolom PRNumber (Nomor Permintaan Pembelian), PONumber (Nomor PO), dan RCVNumber (Nomor Penerimaan Barang) memungkinkan Anda untuk melacak alur dokumen lengkap untuk setiap transaksi.

• Fitur Laporan:

  • Laporan ini dilengkapi dengan tombol ekspor ke berbagai format seperti CSV, Excel, dan PDF.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk menganalisis varians harga. Bandingkan PO Unit Price dengan MasterPrice atau avgPrice(3M) untuk mengidentifikasi pembelian yang harganya naik, turun, atau menyimpang dari standar.

• Laporan ini sangat penting bagi Manajer Pembelian untuk mengevaluasi kinerja buyer dan efektivitas negosiasi harga dengan vendor.

• Kolom-kolom penelusuran dokumen sangat berguna untuk keperluan audit internal.

Laporan Pesanan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Pesanan Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Order Pembelian > Laporan Pesanan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Pesanan Pembelian (Purchase Order Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang sangat komprehensif dan dapat disaring secara fleksibel untuk semua aktivitas Pesanan Pembelian (Purchase Order - PO). Laporan ini adalah alat operasional utama untuk melacak status pesanan, memantau aktivitas pembelian, dan menganalisis data pengadaan secara mendetail.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci:

• Periode:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO yang akan ditarik datanya.

• Filter Dokumen & Pihak Terkait:

  • Anda dapat mencari berdasarkan Nomor PO, Vendor, Item, atau Buyer spesifik.

• Filter Status:

  • Status PO: Saring berdasarkan status PO (misalnya, terbuka, ditutup, disetujui).

  • LPB terbuat: Filter untuk melihat PO yang barangnya sudah atau belum diterima (berdasarkan Laporan Penerimaan Barang/LPB).

  • PO terinvoice: Filter untuk melihat PO yang sudah atau belum ditagih oleh vendor.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan dari daftar yang komprehensif untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan pesanan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap item dalam setiap PO.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan daftar rinci dari setiap baris item pada setiap Purchase Order, dikelompokkan berdasarkan nomor PO.

• Kolom-kolom Kunci:

  • PO Number dan PO Date: Informasi dasar dari setiap pesanan.

  • Account Name: Nama pemasok (vendor).

  • Buyer: Nama staf pembelian yang bertanggung jawab.

  • Item Code, Item Name: Rincian barang atau jasa yang dipesan.

  • Qty, Price: Jumlah dan harga dari setiap item.

  • PR Number: Nomor referensi Permintaan Pembelian awal.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau siklus hidup setiap pesanan pembelian. Anda bisa melacak dari kapan PO dibuat hingga apakah barangnya sudah diterima dan ditagih.

• Bagi tim Procurement, ini adalah laporan operasional harian yang sangat penting untuk memantau status semua pesanan yang beredar.

• Filter berdasarkan status LPB terbuat dan PO terinvoice sangat berguna untuk melakukan rekonsiliasi dengan tim Gudang dan Akuntansi.

Faktur Pembelian

Panduan Modul: Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Lokasi Modul

Pembelian > Faktur Pembelian > Faktur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Faktur Pembelian (Purchase Invoice) adalah pusat dari proses pencatatan hutang. Tujuannya adalah untuk mencatat dokumen tagihan atau faktur resmi yang diterima dari pemasok (vendor). Proses ini sangat penting karena inilah yang secara formal menciptakan Hutang Dagang (Accounts Payable) di dalam sistem akuntansi.

1. Tampilan Utama (Daftar Faktur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Faktur Pembelian yang telah dicatat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua faktur pembelian.

• Filter: Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan Invoice Number, Item Category, atau rentang tanggal.

• Daftar Faktur: Tabel di bawahnya menampilkan semua faktur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom penting seperti Invoice Number, Due Date (Tanggal Jatuh Tempo), Vendor Name, dan Payment Status (Status Pembayaran).

Fungsi Tombol

• New : Untuk membuat Faktur Pembelian Reguler (berdasarkan PO dan penerimaan barang).

• New Direct : Untuk membuat Faktur Pembelian Langsung (tanpa PO, misalnya untuk tagihan utilitas).

• Edit Due Date : Untuk mengubah tanggal jatuh tempo dari faktur yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail faktur.

2. Langkah-langkah Membuat Faktur Pembelian

A. Membuat Faktur Pembelian Reguler (Berdasarkan PO)

Metode ini adalah yang paling umum dan sesuai dengan praktik terbaik (three-way matching).

1. Dari Tampilan Utama, klik tombol New.

2. Pada form Add Purchase Invoice, pilih Vendor. Sistem akan menampilkan daftar Purchase Order Number yang relevan di dalam kotak daftar. 

   

3. Pilih satu atau lebih Purchase Order (dan nomor Penerimaan Barang/RR terkait) yang sesuai dengan tagihan dari vendor, lalu klik Get Detail. 

   

4. Sistem akan secara otomatis mengisi tabel detail barang di bagian bawah sesuai dengan data PO dan penerimaan barang.

5. Penting: Masukkan nomor faktur asli dari vendor pada kolom Invoice No. Periksa kembali semua detail, terutama tanggal (Invoice Date, Due Date) dan nilai total.

6. Klik Confirm untuk memfinalisasi faktur.

B. Membuat Faktur Pembelian Langsung (Direct Invoice)

Metode ini digunakan untuk tagihan yang tidak terkait dengan pembelian inventaris melalui PO.

1. Dari Tampilan Utama, klik tombol New Direct.

2. Pada form yang muncul, Anda akan dapat memasukkan tagihan yang tidak terkait dengan pembelian inventaris (seperti tagihan listrik, sewa, atau jasa konsultan) dengan memilih vendor dan langsung memilih akun biaya yang akan di-debet.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses pencocokan tiga arah (three-way matching) antara Purchase Order, Penerimaan Barang, dan Faktur Pembelian adalah praktik terbaik untuk kontrol internal.

• Faktur yang sudah di-Confirm akan secara otomatis membuat catatan hutang di Modul Buku Hutang dan siap untuk dijadwalkan pembayarannya.

• Faktur yang sudah dikonfirmasi kemungkinan akan masuk ke Kotak Masuk Faktur Pembelian untuk disetujui.

Tips & Catatan Penting

• Selalu prioritaskan pembuatan faktur pembelian dengan metode reguler (berdasarkan PO) untuk menjaga integritas data.

• Memasukkan nomor faktur asli dari vendor di kolom Invoice No sangat penting untuk proses rekonsiliasi dengan vendor.

Kotak Masuk Faktur Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Faktur Pembelian (Purchase Invoice Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Faktur Pembelian > Kotak Masuk Faktur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Faktur Pembelian (Purchase Invoice Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Faktur Pembelian yang telah diinput dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir dan memberikan persetujuan sebelum sebuah faktur vendor secara resmi dicatat sebagai hutang dagang.

1. Tampilan Utama (Daftar Faktur)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua Faktur Pembelian yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua faktur yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan Invoice Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua faktur yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Invoice Number: Nomor unik dari dokumen Faktur Pembelian yang diajukan.

• Invoice Date: Tanggal saat faktur tersebut dibuat.

• Vendor Name: Nama pemasok yang terkait dengan faktur.

• Status / Approval Status: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Faktur Pembelian untuk melihat daftar faktur yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Faktur

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput dan mencocokkannya dengan dokumen pendukung seperti Purchase Order dan Laporan Penerimaan Barang.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda membuka dan meninjau detail faktur pada Langkah 2, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf AP) membuat entri di modul Faktur Pembelian dan mengklik [Confirm].

2. Masuk Antrean: Faktur yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Faktur Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Finalisasi Hutang: Setelah disetujui, faktur menjadi hutang dagang yang sah dan resmi, tercatat di Buku Hutang, dan siap untuk dijadwalkan dalam proses pembayaran.

Pembatalan Faktur Pembelian

Panduan Modul: Pembatalan Faktur Pembelian (Void Purchase Invoice)

Lokasi Modu

Pembelian > Pembatalan Faktur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Pembatalan Faktur Pembelian (Void Purchase Invoice) adalah alat administratif yang digunakan untuk membatalkan (void) faktur pembelian yang telah salah dicatat di dalam sistem. Proses "void" berbeda dengan "delete"; "void" akan menyimpan catatan faktur tersebut di sistem namun memberinya status "batal" dan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansinya. Ini adalah prosedur akuntansi yang benar untuk menjaga jejak audit (audit trail).

1. Tampilan Utama (Daftar Faktur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar faktur pembelian yang aktif dan dapat dibatalkan.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk mencari dan memilih faktur yang akan dibatalkan.

• Filter: Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan Invoice Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Faktur: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua faktur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Invoice Number, Invoice Date, Purchase Order Number, dan Vendor Name.

Fungsi Tombol

• Void : Tombol aksi utama untuk menjalankan proses pembatalan pada faktur yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membatalkan Faktur Pembelian

Langkah 1: Mencari Faktur

Gunakan filter yang tersedia, terutama bilah pencarian Invoice Number, untuk mencari dan menemukan faktur pembelian yang ingin Anda batalkan. 

Langkah 2: Memilih Faktur

Pilih satu atau lebih faktur yang akan dibatalkan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai.

Langkah 3: Menjalankan Proses Pembatalan

Klik tombol Void di bagian kiri bawah halaman. Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi dari Anda sebelum melanjutkan proses pembatalan. Setelah dikonfirmasi, status faktur akan berubah menjadi "batal". 

Tips & Catatan Penting

• Proses 'Void' tidak menghapus data faktur, melainkan hanya menonaktifkannya. Ini penting untuk menjaga integritas dan kelengkapan data historis.

• Setelah sebuah faktur di-void, sistem akan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansi dari faktur asli (misalnya, mendebet hutang dagang dan mengkredit akun biaya/aset terkait).

• Pastikan Anda memiliki otorisasi yang cukup sebelum membatalkan sebuah faktur, karena tindakan ini akan mempengaruhi catatan hutang perusahaan secara langsung.

• Modul ini umumnya digunakan oleh tim Accounting (AP - Account Payable).

Permintaan Retur Pembelian

Panduan Modul: Permintaan Retur Pembelian (Purchase Return Requisition)

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Retur Pembelian > Permintaan Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Permintaan Retur Pembelian (Purchase Return Requisition) berfungsi untuk membuat dokumen permintaan resmi untuk memulai proses pengembalian barang kepada pemasok (vendor). Ini adalah langkah pertama dalam alur kerja retur, di mana departemen (misalnya Gudang atau Kontrol Kualitas) mengajukan permintaan retur yang kemudian perlu disetujui sebelum barang secara fisik dikembalikan.

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan Retur)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Permintaan Retur Pembelian yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua permintaan retur.

• Filter: Anda dapat mencari permintaan spesifik berdasarkan Purchase Return Requisition Code, Item Category, atau rentang tanggal (Date to / Date from).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua permintaan yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Return Requisition Code, Category, Date, Requestor (Pemohon), dan Approval Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Permintaan Retur yang baru.

• Delete : Untuk menghapus permintaan yang dipilih.

• Print : Untuk mencetak detail permintaan retur yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Permintaan Retur Pembelian

Langkah 1: Membuat Permintaan Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Return Requisition.

Langkah 2: Mengisi Informasi Header

Pada form yang muncul, isi informasi umum permintaan retur:

• Purchase Return Requisition Date: Masukkan tanggal Anda membuat permintaan.

• Vendor: Pilih pemasok yang barangnya akan diretur. 

  

• RR Number: Penting! Pilih nomor Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report) yang asli. Ini akan menghubungkan retur dengan pengiriman awal dari vendor dan memuat detail item secara otomatis. 

  

• Purchase Return Requisition Category: Pilih kategori atau alasan retur (misalnya, 'Item Damage'). 

  

Langkah 3: Merinci Item yang Akan Diretur

Setelah memilih RR Number, detail item akan muncul di tabel bawah. Masukkan jumlah barang yang akan dikembalikan di kolom Return Quantity.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan permintaan sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi permintaan dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Permintaan yang sudah di-Confirm akan masuk ke Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian untuk disetujui.

• Setelah disetujui, dokumen ini menjadi dasar untuk membuat dokumen Retur Pembelian aktual dan selanjutnya Nota Debit (AP) untuk mengurangi hutang ke vendor.

Tips & Catatan Penting

• Selalu rujuk ke RR Number yang asli untuk memastikan data retur akurat dan dapat dilacak kembali ke transaksi penerimaan awalnya.

• Modul ini biasanya digunakan oleh tim Gudang atau Quality Assurance yang pertama kali mengidentifikasi adanya kebutuhan untuk meretur barang.

Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Permintaan Retur Pembelian > Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian (Purchase Return Requisition Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Permintaan Retur Pembelian yang telah diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum proses pengembalian barang ke pemasok dapat dilanjutkan.

1. Tampilan Utama (Daftar Permintaan Retur)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua Permintaan Retur Pembelian yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua permintaan retur yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari permintaan retur spesifik berdasarkan Document Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date to / Date from).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua permintaan yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record...".

Penjelasan Kolom

• Document Number: Nomor unik dari dokumen Permintaan Retur Pembelian.

• Purchase Return Requisition Date: Tanggal saat permintaan dibuat.

• Requested By: Nama pemohon atau departemen yang mengajukan retur.

• Status / Document Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih permintaan retur yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian untuk melihat daftar permintaan retur yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Permintaan

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti rincian barang yang akan diretur, kuantitas, dan alasan pengembalian.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan permintaan retur yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf gudang atau QA) membuat dokumen di modul Permintaan Retur Pembelian.

2. Masuk Antrean: Permintaan yang telah di-Confirm tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Permintaan Retur Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Lanjutan: Setelah disetujui, Permintaan Retur menjadi dasar yang sah bagi tim Gudang untuk menyiapkan pengembalian barang dan bagi tim Accounting (AP) untuk membuat Nota Debit guna mengurangi hutang kepada vendor.

Retur Pembelian

Panduan Modul: Retur Pembelian (Purchase Return)

Lokasi Modul

Pembelian > Retur Pembelian > Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Retur Pembelian (Purchase Return) adalah modul transaksional yang digunakan untuk membuat dokumen resmi pengembalian barang kepada pemasok (vendor). Dokumen ini dibuat setelah adanya Permintaan Retur Pembelian yang disetujui. Fungsinya adalah untuk mengotorisasi pengeluaran fisik barang dari gudang dan menjadi dasar bagi departemen akuntansi untuk menerbitkan Nota Debit guna mengurangi hutang.

1. Tampilan Utama (Daftar Retur Pembelian)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Retur Pembelian yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua transaksi retur pembelian.

• Filter: Anda dapat mencari retur spesifik berdasarkan Purchase Return Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Retur: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua retur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Return Number, Vendor, Purchase Return Date, dan Purchase Return Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat dokumen Retur Pembelian yang baru.

• Delete : Untuk menghapus dokumen retur yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Retur Pembelian

Langkah 1: Membuat Dokumen Retur Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Return.

Langkah 2: Memilih Sumber Dokumen

Pada form yang muncul, isi informasi header:

• Vendor: Pilih pemasok yang barangnya akan diretur (contoh: PT. ABCAWA).

• Document Source: Penting! Pilih sumber dokumen yang menjadi dasar retur.

  • Purchase Return Requisition: Cara yang direkomendasikan, yaitu memilih dari permintaan retur yang sudah disetujui.

  • Receipt Report: Memilih langsung dari dokumen penerimaan barang awal.

• Receipt Report Number: Setelah memilih sumber, pilih nomor dokumen spesifiknya.

Langkah 3: Verifikasi Item yang Diretur

Setelah memilih sumber dokumen, tabel detail di bagian bawah akan terisi otomatis dengan item yang relevan. Verifikasi Item Code dan Qty (jumlah) yang akan diretur.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan dokumen retur sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Modul ini adalah tindak lanjut dari Permintaan Retur Pembelian yang telah disetujui.

• Dokumen Retur Pembelian yang sudah di-Confirm dan disetujui akan menjadi dasar bagi tim Buku Hutang (AP) untuk membuat Nota Debit guna mengurangi hutang kepada vendor.

• Proses ini juga akan memerintahkan Gudang untuk mengeluarkan barang dan mengurangi catatan inventaris.

Tips & Catatan Penting

• Selalu buat Retur Pembelian berdasarkan dokumen sumber yang valid, idealnya dari Purchase Return Requisition yang sudah disetujui, untuk menjaga integritas data.

• Dokumen ini adalah bukti formal pengeluaran barang retur dari perusahaan.

Kotak Masuk Retur Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Retur Pembelian (Purchase Return Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Retur Pembelian > Kotak Masuk Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Retur Pembelian (Purchase Return Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Retur Pembelian yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum barang secara fisik dikembalikan ke pemasok dan penyesuaian keuangan (Nota Debit) dibuat.

1. Tampilan Utama (Daftar Retur)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen Retur Pembelian yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua retur yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari retur spesifik berdasarkan Purchase Return Number, Item Category, atau rentang tanggal (Date to / Date from).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua retur yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Purchase Return Number: Nomor unik dari dokumen Retur Pembelian.

• Vendor: Nama pemasok yang akan menerima barang retur.

• Purchase Return Date: Tanggal saat dokumen retur dibuat.

• Purchase Return Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Mass Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih retur pembelian yang telah dipilih secara bersamaan.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Retur Pembelian untuk melihat daftar retur yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Retur

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti rincian produk yang dikembalikan, kuantitas, dan referensi dokumen penerimaan awalnya.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan data retur yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris retur yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Mass Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf gudang) membuat dokumen di modul Retur Pembelian.

2. Masuk Antrean: Dokumen retur yang telah di-Confirm tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Retur Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Proses Lanjutan: Setelah disetujui, dokumen retur menjadi dasar yang sah bagi tim Gudang untuk mengirim kembali barang dan bagi tim Accounting (AP) untuk membuat Nota Debit guna mengurangi hutang kepada vendor.

Pembiyaan Pembelian

Panduan Modul: Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet)

Lokasi Modul

Pembelian > Pembiayaan Pembelian > Pembiayaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet) berfungsi untuk menghitung biaya total pendaratan barang (landed cost). Modul ini memungkinkan Anda untuk menambahkan dan mengalokasikan biaya-biaya tambahan (seperti biaya transportasi, asuransi, bea masuk) ke nilai barang yang telah diterima dari pemasok. Tujuannya adalah untuk mendapatkan nilai persediaan (HPP) yang lebih akurat.

1. Tampilan Utama (Daftar Costing Sheet)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Purchase Costing Sheet yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua dokumen alokasi biaya tambahan.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan Purchase Costing Sheet Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Dokumen: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Costing Sheet Number, Purchase Order Number, Payable to (Dibayarkan kepada), dan Total Amount.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat Purchase Costing Sheet yang baru.

• Print : Untuk mencetak detail dokumen yang dipilih.

• Delete : Untuk menghapus dokumen yang dipilih.

2. Langkah-langkah Membuat Purchase Costing Sheet

Langkah 1: Membuat Dokumen Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form Add Purchase Costing Sheet.

Langkah 2: Mengisi Detail Biaya Tambahan

Pada form yang muncul, isi informasi mengenai biaya tambahan yang terjadi:

• Document Date: Masukkan tanggal terjadinya biaya tambahan. 

  

• Extra Cost: Pilih jenis biaya tambahan dari dropdown, contohnya "Biaya Transportasi". 

  

• Amount: Masukkan jumlah atau nilai dari biaya tersebut. 

  

• Payable to: Tentukan kepada siapa biaya ini harus dibayar, apakah ke Vendor yang sama atau pihak Others (lainnya). 

  

Langkah 3: Mengalokasikan Biaya ke Penerimaan Barang

1. Pada kotak daftar Goods Receipt di sebelah kanan, pilih satu atau lebih dokumen Penerimaan Barang yang biayanya ingin Anda tambahkan. 

   

2. Klik tombol Get Detail. Sistem akan menampilkan rincian item dari penerimaan barang tersebut, dan Anda dapat mulai mengalokasikan biaya tambahan ini ke item-item tersebut.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi dan biaya telah dialokasikan, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan dokumen sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi dokumen. Tindakan ini akan memperbarui nilai inventaris.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Proses ini dilakukan setelah barang diterima dan dokumen Penerimaan Barang telah dibuat.

• Costing Sheet yang sudah dikonfirmasi akan memperbarui nilai inventaris (HPP) dari barang-barang terkait.

• Dokumen ini juga akan menciptakan hutang baru kepada pihak yang ditunjuk pada kolom Payable to, yang akan diproses melalui modul Buku Hutang.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat penting untuk perhitungan Harga Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold) yang akurat, terutama untuk barang-barang impor yang memiliki banyak biaya tambahan.

• Pastikan untuk mengalokasikan biaya secara benar ke semua barang yang relevan dalam satu pengiriman untuk mendapatkan nilai HPP per item yang akurat.

Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian

Panduan Modul: Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Pembiayaan Pembelian > Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Purchase Costing Sheet yang telah diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan sebelum alokasi biaya tambahan (landed cost) secara resmi diterapkan pada nilai inventaris.

1. Tampilan Utama (Daftar Costing Sheet)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen costing sheet yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua dokumen alokasi biaya yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan Purchase Costing Sheet Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• Purchase Costing Sheet Number: Nomor unik dari dokumen costing sheet.

• Purchase Order Number: Nomor referensi Purchase Order terkait.

• Payable to: Pihak yang akan menerima pembayaran untuk biaya tambahan ini.

• PCS Status / Approval: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian untuk melihat daftar costing sheet yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail Costing Sheet

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti jenis biaya tambahan, jumlahnya, dan bagaimana biaya tersebut dialokasikan ke item-item pada penerimaan barang.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda membuka dan meninjau detail costing sheet pada Langkah 2, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf akuntansi biaya) membuat dokumen di modul Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet) dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: Dokumen yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Kotak Masuk Pembiayaan Pembelian ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Update Nilai Inventaris: Setelah disetujui, biaya tambahan tersebut secara resmi ditambahkan ke nilai persediaan (HPP) dari barang-barang terkait, dan hutang baru (jika ada) akan dibuat.

Pembatalan Pembiayaan Pembelian

Panduan Modul: Pembatalan Pembiayaan Pembelian (Void Purchase Costing Sheet)

Lokasi Modul

Pembelian > Pembatalan Pembiayaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Pembatalan Pembiayaan Pembelian (Void Purchase Costing Sheet) adalah alat administratif yang berfungsi untuk membatalkan (void) dokumen Purchase Costing Sheet yang telah dibuat. Proses ini diperlukan jika terjadi kesalahan dalam pencatatan atau alokasi biaya tambahan. Tindakan "void" akan membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansi dari dokumen asli.

1. Tampilan Utama (Daftar Costing Sheet)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar Purchase Costing Sheet yang aktif dan dapat dibatalkan.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk mencari dan memilih dokumen costing sheet yang akan dibatalkan.

• Filter: Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan Purchase Costing Sheet Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Dokumen: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti Purchase Costing Sheet Number, Purchase Order Number, Payable to, dan Payment Status.

Fungsi Tombol

• Void : Tombol aksi utama untuk menjalankan proses pembatalan pada dokumen yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Membatalkan Purchase Costing Sheet

Langkah 1: Mencari Dokumen

Gunakan filter yang tersedia, terutama bilah pencarian Purchase Costing Sheet Number, untuk mencari dan menemukan dokumen yang ingin Anda batalkan.

Langkah 2: Memilih Dokumen

Pilih satu atau lebih dokumen yang akan dibatalkan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai.

Langkah 3: Menjalankan Proses Pembatalan

Klik tombol Void di bagian kiri bawah halaman. Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi dari Anda sebelum melanjutkan proses pembatalan. 

Tips & Catatan Penting

• Proses 'Void' tidak menghapus data, melainkan hanya membatalkannya dan membuat jurnal pembalik untuk menjaga jejak audit (audit trail).

• Membatalkan Costing Sheet akan mengembalikan nilai inventaris ke keadaan sebelum biaya tambahan tersebut dialokasikan.

• Pastikan Anda memiliki otorisasi yang cukup sebelum membatalkan dokumen ini, karena akan mempengaruhi nilai HPP (Harga Pokok Penjualan) dan catatan hutang.

• Modul ini umumnya digunakan oleh tim Accounting atau Cost Control.

Letter Of Credit

Panduan Modul: Letter of Credit (LC)

Lokasi Modul

Pembelian > Letter of Credit > Letter of Credit

Tujuan Modul

Modul Letter of Credit (LC) adalah alat bantu khusus yang digunakan untuk mengelola transaksi pembelian impor yang menggunakan metode pembayaran Letter of Credit. Modul ini berfungsi untuk mencatat detail LC, menghubungkannya dengan Purchase Order terkait, serta melacak tahapan dan kelengkapan dokumen yang diperlukan selama proses impor.

1. Tampilan Utama (Daftar LC)

Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen Letter of Credit yang telah dibuat.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua transaksi LC.

• Filter: Anda dapat mencari LC spesifik berdasarkan LC Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar LC: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen LC yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti LC Number, LC Date, Due Date (Jatuh Tempo), Purchase Order No, LC Status, dan Approval Status.

Fungsi Tombol

• New : Tombol utama untuk membuat dokumen LC yang baru.

2. Langkah-langkah Membuat Dokumen LC

Langkah 1: Membuat Dokumen LC Baru

Dari Tampilan Utama, klik tombol New untuk membuka form pembuatan LC. 

Langkah 2: Mengisi Informasi Header LC

Pada form yang muncul, isi informasi umum dan detail LC:

• Informasi LC: Masukkan LC Number (jika tidak otomatis), LC Date, Expired Date, dan Due Date. 

  

• Referensi & Pihak Terkait:
  
  

  • Purchase Order Number: Pilih Purchase Order yang transaksinya dijamin oleh LC ini.

  • Seller Bank: Pilih Bank Penjual (Eksportir).

  • Buyer Bank (Importer): Pilih Bank Pembeli (Importir).

  • Carrier: Pilih perusahaan pengangkut barang. 

Langkah 3: Memantau Tahapan Pembelian (Purchasing Step)

Gunakan tabel detail di bagian bawah sebagai daftar periksa (checklist) untuk memantau kelengkapan dokumen dan tahapan proses impor.

• Perbarui kolom Document Status untuk setiap tahapan (misalnya, dari Incomplete menjadi Complete) seiring Anda menyelesaikan atau menerima dokumen yang relevan, seperti Dokumen Bea Cukai atau Angka Pengenal Impor.

Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi

Setelah semua data terisi, gunakan tombol di bagian kiri bawah:

• Save : Untuk menyimpan dokumen LC sebagai draf.

• Confirm : Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan.

• Cancel : Untuk membatalkan entri.

Tips & Catatan Penting

• Modul ini sangat penting untuk transaksi impor yang membutuhkan jaminan pembayaran melalui bank.

• Selalu perbarui Document Status pada setiap tahapan untuk menjaga agar status kemajuan proses LC di sistem selalu akurat.

• Dokumen LC yang sudah di-Confirm kemungkinan akan masuk ke modul Persetujuan LC untuk divalidasi oleh manajemen.

• Modul ini umumnya digunakan oleh tim Procurement (Import) dan Exim.

Persetujuan LC

Panduan Modul: Persetujuan LC (Letter of Credit Inbox)

Lokasi Modul

Pembelian > Letter of Credit > Persetujuan LC

Tujuan Modul

Modul Persetujuan LC (Letter of Credit Inbox) berfungsi sebagai pusat persetujuan (approval center) untuk semua dokumen Letter of Credit (LC) yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir dan memberikan persetujuan sebelum dokumen LC tersebut dianggap sah dan prosesnya dilanjutkan dengan pihak bank dan pemasok.

1. Tampilan Utama (Daftar LC)

Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua dokumen LC yang memerlukan tindakan dari Anda.

Penjelasan Tampilan & Filter

Halaman ini memberikan ringkasan semua dokumen LC yang sedang menunggu untuk disetujui.

• Filter: Anda dapat mencari LC spesifik berdasarkan LC Number atau rentang tanggal (Date From / Date To).

• Daftar Permintaan: Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen LC yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...".

Penjelasan Kolom

• LC Number: Nomor unik dari dokumen LC yang diajukan.

• LC Date: Tanggal saat dokumen LC dibuat.

• Purchase Order No: Nomor referensi Purchase Order yang terkait.

• Seller Bank / Buyer Bank: Nama bank penjual dan pembeli.

• LC Status / Approval Status: Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan.

Fungsi Tombol

• Approve : Tombol aksi utama untuk menyetujui satu atau lebih dokumen LC yang telah dipilih.

2. Langkah-langkah Proses Persetujuan

Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (approver).

Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk

Buka modul Persetujuan LC untuk melihat daftar LC yang memerlukan persetujuan.

Langkah 2: Meninjau Detail LC

Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nilai LC, tanggal-tanggal penting, pihak-pihak yang terlibat, dan status kelengkapan dokumen pendukung.

Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)

Setelah Anda meninjau dan yakin dengan data LC yang diajukan:

1. Kembali ke halaman utama Kotak Masuk.

2. Centang kotak di kolom paling kiri pada satu atau lebih baris LC yang ingin disetujui.

3. Klik tombol Approve yang terletak di bagian kiri bawah halaman untuk memproses persetujuan.

3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

1. Pengajuan: Seorang pengguna (misalnya, staf import) membuat dokumen di modul Letter of Credit dan mengklik Confirm.

2. Masuk Antrean: LC yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul Persetujuan LC ini.

3. Peninjauan & Persetujuan: Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan.

4. Aktivasi LC: Setelah disetujui, dokumen LC menjadi aktif dan proses selanjutnya seperti pengurusan dengan pihak bank dapat dimulai.

Jurnal Transaksi

Panduan Modul Laporan: Jurnal Transaksi (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Jurnal Transaksi

Tujuan Modul

Modul Jurnal Transaksi di dalam Pembelian adalah pusat laporan dan penelusuran yang komprehensif untuk semua transaksi yang berkaitan dengan siklus pengadaan (procurement). Tujuannya adalah untuk menampilkan semua detail entri jurnal akuntansi yang berasal dari aktivitas pembelian, penerimaan barang, dan faktur dari pemasok dalam satu tampilan terpadu.

1. Tampilan Utama (Pusat Laporan Transaksi)

Halaman utama modul ini adalah sebuah laporan interaktif yang dilengkapi dengan berbagai alat filter untuk membantu Anda menemukan data transaksi yang spesifik.

Fungsi Filter Lanjutan

Bagian atas halaman menyediakan berbagai filter untuk menyaring data:

• Journal Number: Untuk mencari berdasarkan nomor jurnal atau dokumen sumber.

• Date From / To: Tentukan rentang tanggal untuk membatasi periode transaksi.

• Chart Of Accounts: Saring transaksi yang hanya mempengaruhi akun tertentu (misalnya, akun Hutang Dagang).

• costcenter / Project: Saring transaksi yang hanya dialokasikan ke departemen atau proyek tertentu.

Penjelasan Kolom Tabel

Tabel utama akan menampilkan rincian dari setiap baris jurnal, termasuk Journal Number, Account (Akun), Debit, Credit, Cost Center, Project Name, dan Description yang sangat detail yang menghubungkan ke dokumen sumber seperti Faktur Pembelian (VIN) dan Penerimaan Barang (RCI).

Fungsi Tombol Utama

• Search / Show All: Untuk menerapkan filter atau menampilkan kembali semua data.

• Export To MS Excel / Export To CSV File: Fitur penting untuk mengunduh data yang ditampilkan untuk diolah lebih lanjut di luar sistem.

• Print: Untuk mencetak laporan yang ditampilkan.

2. Contoh Penggunaan (Studi Kasus)

Kasus: Tim Pembelian ingin melihat detail penjurnalan lengkap dari sebuah Faktur Pembelian.

Langkah-langkah:

1. Buka modul Jurnal Transaksi (Pembelian).

2. Atur rentang Date sesuai tanggal transaksi yang diketahui. 

   

3. Masukkan nomor faktur di bilah pencarian Journal Number (jika diketahui) atau filter berdasarkan costcenter atau Project.

4. Klik Search.

5. Hasilnya akan menampilkan semua baris jurnal untuk faktur tersebut, seperti VAT IN (PPN Masukan), ACCOUNT PAYABLE TRADE (Hutang Dagang), dan AP UNVOUCHERED TRADE (Hutang Sementara).

Tips & Catatan Penting

• Modul ini bersifat read-only. Anda tidak dapat membuat atau mengubah transaksi di sini.

• Ini adalah alat yang sangat berguna untuk tim Pembelian dan Accounting (AP) untuk melakukan rekonsiliasi dan menelusuri riwayat transaksi pembelian secara mendetail.

• Gunakan fitur Ekspor ke MS Excel untuk analisis data pembelian yang lebih mendalam.

Cost Ratio Transporter

Panduan Modul Laporan: Cost Ratio Transporter (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Cost Ratio Transporter

Tujuan Modul

Modul laporan Cost Ratio Transporter di dalam menu Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang menganalisis rasio biaya pengiriman masuk (inbound logistics). Laporan ini menghitung persentase biaya pengiriman terhadap nilai barang yang dibeli dari pemasok. Ini adalah metrik kunci (Key Performance Indicator / KPI) untuk mengukur efisiensi biaya logistik dan pengadaan.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• State / Province:

  • Saring laporan berdasarkan area asal pengiriman, apakah All (Semua), per Island (Pulau), atau Selected (Provinsi Tertentu).

• Expedition:

  • Pilih cakupan jasa pengiriman, apakah All (Semua) atau Selected (Ekspedisi Tertentu).

• From WH / Destination:

  • Filter berdasarkan gudang asal dan tujuan pengiriman.

• Shipment Date:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode penerimaan barang yang akan dianalisis (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, misalnya rentang Shipment Date dan Expedition tertentu untuk membandingkan efisiensi.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan analisis langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk membandingkan efisiensi biaya pengiriman masuk antar berbagai perusahaan ekspedisi (Expedition).

• Analisis rasio biaya per asal pengiriman (From WH) dapat membantu dalam pengambilan keputusan mengenai pemilihan vendor atau strategi logistik pembelian.

• Laporan ini adalah alat ukur kinerja yang penting bagi tim Logistik dan Pembelian (Purchasing).

Analisis Stok Pembelian

Panduan Modul Laporan: Analisis Stok Pembelian (Actual Stock Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Analisis Stok Pembelian

Tujuan Modul

Modul laporan Analisis Stok Pembelian (Actual Stock Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang menganalisis kondisi persediaan aktual dari sudut pandang pembelian. Laporan ini sangat penting untuk membantu tim pembelian membuat keputusan yang tepat, dengan mengklasifikasikan item berdasarkan kecepatan pergerakannya (fast/slow moving) dan status ketersediaannya (overstock/understock).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Item:

  • Saring laporan untuk All (semua) item, per Category (kategori), atau Item tertentu.

• Status Material:

  • Filter item berdasarkan kecepatan pergerakannya, misalnya Fast (cepat laku) atau Slow (lambat laku).

• Status Overstock:

  • Filter item berdasarkan status stoknya, misalnya Normal, Overstock (stok berlebih), atau Understock (kekurangan stok).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama kombinasikan filter Status Material dan Status Overstock untuk mendapatkan daftar item yang paling relevan. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• View Report : Untuk melihat pratinjau laporan analisis stok langsung di layar Anda.

• Export To Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. 

  

3. Membaca Laporan Analisis Stok

Laporan yang dihasilkan akan menampilkan daftar item beserta status stok dan data pendukung pembeliannya. Kolom-kolom kuncinya akan meliputi:

• Outstanding Purchase Requisition: Jumlah yang masih dalam proses permintaan pembelian.

• Outstanding Purchase Order: Jumlah yang sudah dipesan ke vendor tapi belum diterima.

• Available Warehouse Item: Jumlah stok fisik yang tersedia di gudang.

• Monthly Usage: Rata-rata pemakaian atau penjualan bulanan.

• Current Stock Status: Status item saat ini (misalnya, Fast Moving, NORMAL).

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas. Misalnya, prioritaskan pembelian item yang berstatus "Fast Moving" dan "Understock".

• Hindari memesan kembali item yang berstatus "Slow Moving" dan "Overstock" untuk mencegah penumpukan barang di gudang.

• Laporan ini adalah alat bantu fundamental bagi tim Procurement dan PPIC (Production Planning and Inventory Control) untuk manajemen inventaris yang efisien.

Laporan Order Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Order Pembelian (Purchase Order Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Order Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Order Pembelian (Purchase Order Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang komprehensif dan sangat dapat disaring (filterable) untuk semua aktivitas Pesanan Pembelian (Purchase Order - PO). Laporan ini adalah alat pemantauan utama untuk melacak siklus hidup PO, mulai dari status persetujuan, status penerimaan barang, hingga status faktur.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci:

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

• Filter Status Lanjutan:

  • Approval Status: Saring PO berdasarkan status persetujuannya (misalnya, yang masih menunggu atau sudah disetujui).

  • Good Received Status: Saring PO berdasarkan status penerimaan barang di gudang.

  • Invoice Status: Saring PO berdasarkan status faktur dari vendor.

• PO Date:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan dari daftar yang komprehensif untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan pesanan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap item dalam setiap PO.

• Penjelasan Laporan: Laporan akan menampilkan daftar rinci dari setiap baris item pada setiap Purchase Order.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Purchase Order Number dan PO Date: Informasi dasar dari setiap pesanan.

  • Vendor Name: Nama pemasok.

  • Item Code, Item Description: Rincian barang atau jasa yang dipesan.

  • Qty, Price, Total Amount: Jumlah dan nilai dari setiap item pesanan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau siklus hidup setiap pesanan pembelian secara lengkap.

• Bagi tim Gudang, filter Good Received Status sangat berguna untuk melacak pesanan mana saja yang diharapkan akan datang dari pemasok.

• Bagi tim Accounting (AP), filter Invoice Status sangat berguna untuk melacak PO yang belum memiliki faktur tagihan dari vendor.

Laporan Biaya Tambahan

Panduan Modul Laporan: Laporan Biaya Tambahan (Purchase Costing Sheet Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Biaya Tambahan

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Biaya Tambahan (Purchase Costing Sheet Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang merinci semua dokumen Purchase Costing Sheet. Laporan ini digunakan untuk merekapitulasi dan meninjau semua biaya tambahan (landed cost) seperti biaya transportasi, asuransi, atau bea masuk, yang telah dialokasikan ke transaksi pembelian.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Purchase Costing Sheet Date:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk menampilkan dokumen costing sheet yang dibuat dalam periode tersebut (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan rentang tanggal pada kolom Purchase Costing Sheet Date dan pilih cakupan Vendor. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan biaya tambahan langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap dokumen alokasi biaya tambahan.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar semua dokumen Purchase Costing Sheet dalam periode yang dipilih, meskipun contoh ini menunjukkan data kosong ("Data Empty").

• Kolom-kolom Kunci:

  • Vendor Name: Nama pemasok barang utama.

  • Purchase Costing Sheet Number: Nomor referensi dokumen alokasi biaya.

  • Purchase Order Number: Nomor PO terkait.

  • Payable to: Pihak yang dibayarkan untuk biaya tambahan.

  • Extra Cost: Jenis biaya tambahan yang dialokasikan.

  • Amount: Nilai dari biaya tambahan tersebut.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk merekapitulasi total biaya tambahan dalam satu periode, yang berguna untuk analisis biaya logistik dan impor.

• Laporan ini merupakan rekapitulasi dari data yang diinput di modul Pembiayaan Pembelian (Purchase Costing Sheet).

• Ini adalah laporan penting bagi tim Accounting dan Cost Control untuk memantau landed cost dan memastikan HPP (Harga Pokok Penjualan) dihitung dengan akurat.

Laporan Link Akun

Panduan Modul Laporan: Laporan Link Akun (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Link Akun

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Link Akun (Linked Account Report) untuk Pembelian berfungsi untuk menampilkan pemetaan atau "keterkaitan" antara setiap pemasok (vendor) dengan akun-akun spesifik di Buku Besar (General Ledger). Laporan ini adalah alat verifikasi yang sangat penting bagi tim akuntansi untuk memastikan bahwa setiap vendor telah terhubung dengan akun GL yang benar untuk berbagai jenis transaksi hutang.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form sederhana yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Item Category:

  • Gunakan dropdown ini untuk memfilter vendor berdasarkan kategori produk yang mereka suplai.

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan link akun langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci keterkaitan akun per vendor.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan matriks keterkaitan akun untuk setiap vendor.

• Baris: Setiap baris mewakili satu vendor (Account Name).

• Kolom: Kolom-kolom utama seperti Liability Account for Tracking Payables (Akun Hutang), Account for Vendor Down Payment (Akun Uang Muka), dan Account for Vendor Deposits (Akun Deposit) menunjukkan jenis transaksinya, beserta akun GL yang terhubung untuk masing-masing.

Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi

• Laporan ini adalah cerminan dari pengaturan yang dilakukan di modul Pembelian > Pemasok > Kategori Pemasok.

• Tim Accounting harus menggunakan laporan ini secara periodik untuk memverifikasi bahwa semua vendor telah terhubung ke akun GL yang benar guna memastikan integritas laporan keuangan.

Tips & Catatan Penting

• Jika Anda menemukan ada vendor yang "Link Akun"-nya salah atau kosong dalam laporan ini, segera perbaiki pengaturannya di modul Kategori Pemasok atau master data vendor.

• Laporan ini adalah alat audit yang penting untuk memastikan proses penjurnalan otomatis untuk siklus pembelian berjalan dengan benar.

Order Pembelian Tertunda

Panduan Modul Laporan: Order Pembelian Tertunda (Pending Purchase Order)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Order Pembelian Tertunda

Tujuan Modul

Modul laporan Order Pembelian Tertunda (Pending Purchase Order Report) berfungsi untuk menghasilkan daftar semua Pesanan Pembelian (Purchase Order - PO) yang statusnya masih terbuka atau "tertunda". Artinya, barang atau jasa yang dipesan dalam PO tersebut belum diterima secara penuh dari pemasok. Laporan ini adalah alat pemantauan yang penting untuk menindaklanjuti pesanan yang masih beredar.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

1. Vendor:

   • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

2. Purchase Type:

   • Pilih jenis pembelian yang ingin ditampilkan, apakah Local atau Import.

3. Start Date / To Date:

   • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

4. Type:

   • Pilih tingkat detail laporan: Summary (Ringkasan) atau Detail (Rinci).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan cakupan Vendor, Purchase Type, dan rentang tanggal. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan PO tertunda langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang merinci setiap PO yang masih tertunda.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar semua Purchase Order yang barangnya belum diterima secara penuh.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Vendor: Nama pemasok.

  • PO Date: Tanggal PO dibuat.

  • Purchase Order No: Nomor referensi PO yang tertunda.

  • Item Name: Rincian produk yang dipesan.

  • PO Quantity: Jumlah yang dipesan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini secara rutin untuk menindaklanjuti (follow-up) pesanan yang belum datang kepada vendor.

• Laporan ini sangat penting bagi tim Procurement untuk memastikan barang datang tepat waktu dan untuk memberikan informasi kepada tim PPIC mengenai perkiraan kedatangan material.

• Sebuah PO akan hilang dari laporan ini setelah status penerimaan barangnya di sistem sudah lengkap.

Order Pembelian yang Tidak Cocok

Panduan Modul Laporan: Order Pembelian yang Tidak Cocok (Unmatch PO Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Order Pembelian yang Tidak Cocok

Tujuan Modul

Modul laporan Order Pembelian yang Tidak Cocok (Unmatch PO Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian (diskrepansi) antara jumlah barang yang dipesan dalam Purchase Order (PO) dengan jumlah barang yang diterima di Laporan Penerimaan Barang (LPB/RR). Laporan ini adalah alat kontrol yang sangat penting untuk mendeteksi pengiriman kurang (short shipment) atau lebih (over shipment) dari pemasok.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

1. Vendor:

   • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

2. Purchase Type:

   • Pilih jenis pembelian yang ingin ditampilkan, apakah Local atau Import.

3. Start Date / To Date:

   • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO yang akan diperiksa (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan cakupan Vendor, Purchase Type, dan rentang tanggal. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan PO yang tidak cocok langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang merinci setiap PO yang memiliki ketidaksesuaian jumlah.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar Purchase Order di mana terdapat perbedaan antara jumlah yang dipesan dan jumlah yang diterima.

• Kolom-kolom Kunci untuk Analisis:

  • Purchase Order: Nomor PO yang dianalisis.

  • PO Quantity: Jumlah yang dipesan di PO.

  • RR Qty: Jumlah yang diterima di gudang (berdasarkan Laporan Penerimaan Barang).

  • Status: Menunjukkan status dari ketidakcocokan tersebut.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini secara rutin untuk mengidentifikasi masalah pengiriman dari vendor dengan cepat.

• Setiap baris yang muncul di laporan ini memerlukan tindak lanjut, baik komunikasi ke pihak vendor untuk klarifikasi, maupun ke tim gudang untuk verifikasi ulang penerimaan.

• Laporan ini sangat penting untuk tim Procurement dan Accounting (AP) untuk memastikan perusahaan hanya membayar sesuai dengan jumlah barang yang diterima.

Laporan Alur Dokumen

Panduan Modul Laporan: Laporan Alur Dokumen (Pembelian)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Alur Dokumen

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Alur Dokumen (Document Flow Report) untuk Pembelian berfungsi untuk menghasilkan laporan yang melacak alur dokumen dari proses pengadaan secara menyeluruh (end-to-end). Laporan ini secara visual menghubungkan satu dokumen dengan dokumen berikutnya, mulai dari Permintaan Pembelian, Purchase Order, Penerimaan Barang, Faktur Pembelian, hingga Pembayaran (Cash Book).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Document No:

  • Gunakan kolom ini untuk mencari dan menelusuri alur dari satu nomor dokumen spesifik (misalnya, nomor Permintaan atau nomor PO).

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

• Date From / To:

  • Tentukan rentang tanggal dokumen yang ingin Anda lihat alurnya.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada transaksi yang ingin Anda telusuri.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan alur dokumen langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Membaca Laporan Alur Dokumen

Laporan yang dihasilkan akan menampilkan alur dokumen yang saling terkait untuk setiap permintaan pembelian.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan alur dokumen pembelian yang dikelompokkan per Vendor.

• Struktur Alur Dokumen: Laporan ini menunjukkan alur lengkap dari kiri ke kanan:

  • Request Number: Tahap awal (Permintaan Pembelian).

  • Purchase Order Number: Pesanan resmi ke vendor.

  • Receipt Report Number: Bukti penerimaan barang di gudang.

  • Invoice Number: Tagihan dari vendor.

  • Cash Book: Bukti pembayaran kepada vendor.

• Status Dokumen: Perhatikan status di samping setiap nomor dokumen (misalnya [approved], Not Paid) untuk mengetahui progresnya di setiap tahapan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran lengkap dari siklus hidup sebuah pesanan pembelian, dari permintaan hingga lunas terbayar.

• Laporan ini sangat berguna bagi tim Procurement dan AP (Account Payable) untuk melacak status dokumen dan mengidentifikasi hambatan dalam proses.

• Jika kolom Invoice Number atau Cash Book masih kosong, itu menandakan bahwa prosesnya belum selesai sampai tahap penagihan atau pembayaran.

Laporan Perbandingan Daftar Harga

Panduan Modul Laporan: Laporan Perbandingan Daftar Harga

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Perbandingan Daftar Harga

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Perbandingan Daftar Harga (Price List Comparison) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang membandingkan harga beli suatu item dari berbagai sumber, seperti dari pemasok (vendor) yang berbeda atau dari daftar harga yang berbeda. Laporan ini adalah alat analisis yang penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan harga pembelian terbaik.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Document:

  • Pilih jenis dokumen yang akan dibandingkan, misalnya Purchase (Pembelian).

• Status:

  • Gunakan dropdown ini untuk memfilter berdasarkan status dokumen.

• Date:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk daftar harga yang akan dibandingkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan rentang Date dan filter lain yang Anda butuhkan.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan perbandingan langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang membandingkan harga-harga untuk item yang sama.

• Penjelasan Laporan: Laporan akan menampilkan perbandingan harga untuk setiap item dari berbagai sumber.

• Konten: Meskipun contoh kosong, laporan ini akan berisi kolom untuk Nama Item, dan beberapa kolom harga berikutnya. Setiap kolom harga akan mewakili penawaran dari vendor yang berbeda atau dari daftar harga yang berbeda, sehingga Anda dapat membandingkannya secara berdampingan.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini sebelum membuat Purchase Order untuk memastikan Anda memilih vendor dengan penawaran harga terbaik.

• Laporan ini adalah alat yang sangat berguna untuk tim Procurement dalam melakukan negosiasi harga dan evaluasi kinerja vendor.

• Data laporan ini ditarik dari modul Penawaran Pemasok dan Daftar Harga yang telah Anda input sebelumnya.

Purchase Order Belum Diinvoice

Panduan Modul Laporan: Purchase Order Belum Diinvoice (Uninvoiced PO Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Purchase Order Belum Diinvoice

Tujuan Modul

Modul laporan Purchase Order Belum Diinvoice (Uninvoiced PO Report) berfungsi untuk menghasilkan daftar semua Purchase Order (PO) yang barangnya kemungkinan sudah diterima namun fakturnya belum diterima atau dicatat di sistem. Laporan ini adalah alat kontrol yang sangat penting untuk mengelola hutang akrual (accrued liabilities) dan memastikan semua kewajiban kepada vendor tercatat.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Vendor:

  • Saring laporan berdasarkan semua vendor (All) atau vendor tertentu (Selected).

• PO Date:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan PO From (Dari) dan To (Hingga) yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

• Location:

  • Filter laporan berdasarkan lokasi atau gudang.

• Show:

  • Pilih tingkat detail laporan: Summary (Ringkasan) atau Detail (Rinci).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan rentang PO Date.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan PO yang belum ditagih langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel: Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap PO yang masih memiliki sisa tagihan.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar rinci setiap Purchase Order yang masih memiliki jumlah atau nilai yang belum ditagih dari vendor.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Purchase Order Number: Nomor PO yang menjadi referensi.

  • Item Name: Rincian produk yang belum ditagih.

  • Remaining Qty: Sisa kuantitas yang belum ditagih.

  • Remaining Amount Uninvoiced: Sisa nilai yang belum ditagih.

  • Total Remaining: Total sisa tagihan per Purchase Order.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini pada akhir bulan untuk mengidentifikasi pembelian yang perlu dicatat sebagai beban akrual (accrued expense).

• Laporan ini merupakan "daftar kerja" bagi tim Accounting (AP) untuk menindaklanjuti (follow-up) vendor yang belum mengirimkan faktur.

• Kolom Remaining Amount Uninvoiced adalah indikator utama dari potensi hutang yang sudah terjadi namun belum tercatat secara resmi di buku hutang.

Laporan Permintaan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Permintaan Pembelian

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Permintaan Pembelian

Tujuan Modul

Modul Laporan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang komprehensif untuk melacak dan memantau status semua dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR). Dengan berbagai pilihan filter, laporan ini memungkinkan pengguna untuk melihat status setiap permintaan, mulai dari saat dibuat hingga apakah sudah dibuatkan Purchase Order (PO).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci:

• Date From / To:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan PR yang akan ditarik datanya.

• PO Created:

  • Saring permintaan berdasarkan apakah sudah dibuatkan Purchase Order (PO) atau belum (Yes / No / Both).

• Request Closed:

  • Saring berdasarkan apakah permintaan sudah ditutup atau masih terbuka (Yes / No / Both).

• Department:

  • Gunakan dropdown ini untuk menyaring permintaan yang berasal dari departemen tertentu.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• View Report : Untuk melihat pratinjau laporan permintaan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. 

  

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap item dalam setiap PR.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan daftar rinci dari setiap baris item pada setiap Permintaan Pembelian.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Purchase Requisition Date: Tanggal permintaan dibuat.

  • Notes: Alasan atau catatan dari pemohon.

  • Item Code dan Item Name: Rincian barang atau jasa yang diminta.

  • Requested Quantity: Jumlah yang diminta.

  • Purchase Order No: Nomor PO yang dibuat berdasarkan permintaan ini (jika sudah ada).

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk memantau siklus hidup setiap permintaan pembelian. Filter PO Created dengan pilihan 'No' akan memberikan Anda daftar kerja permintaan yang perlu ditindaklanjuti oleh tim Procurement.

• Bagi departemen pemohon, laporan ini berguna untuk melacak apakah permintaan mereka sudah diproses menjadi PO atau belum.

Laporan Retur Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Retur Pembelian (Purchase Return Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Retur Pembelian

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Retur Pembelian (Purchase Return Report) berfungsi untuk menghasilkan daftar terperinci dari semua transaksi retur atau pengembalian barang yang dilakukan kepada pemasok (vendor) dalam periode tertentu. Laporan ini digunakan untuk memantau, merekapitulasi, dan menganalisis aktivitas retur pembelian.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Report Type:

  • Gunakan dropdown ini untuk menyaring laporan berdasarkan tipe atau kategori produk yang diretur (contoh: RAW MATERIAL).

• Vendor:

  • Pilih cakupan vendor untuk laporan: All (Semua) atau Selected Vendor(s) (Vendor tertentu).

• Period:

  • Tentukan rentang tanggal From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode retur yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan rentang Period. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan retur langsung di layar Anda.

• Export To Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. 

  

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap transaksi retur dan menghubungkannya dengan dokumen awal.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini akan menampilkan daftar semua dokumen retur pembelian.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Purchase Return: Menampilkan Nomor dan Tanggal dokumen retur.

  • Goods Receipt: Menampilkan Nomor dan Tanggal dokumen penerimaan barang awal.

  • Purchase Order: Menampilkan Nomor dan Tanggal Purchase Order awal.

  • Item Code, Item Name, Qty: Rincian produk dan jumlah yang diretur.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk menganalisis tren retur dari vendor tertentu atau untuk produk tertentu.

• Laporan ini merupakan rekapitulasi dari data yang diinput di modul Retur Pembelian. Pastikan semua data retur sudah dicatat dengan benar.

• Laporan ini sangat berguna bagi tim Procurement dan Warehouse untuk melacak alur dokumen dan proses pengembalian barang secara lengkap.

Laporan Perkembangan Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Perkembangan Pembelian (Purchasing Progress Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Laporan Perkembangan Pembelian

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Perkembangan Pembelian (Purchasing Progress Report) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang melacak perkembangan proses pengadaan secara menyeluruh (end-to-end). Laporan ini memungkinkan pengguna untuk menelusuri sebuah permintaan mulai dari tahap Permintaan Pembelian (PR), lanjut ke Order Pembelian (PO), hingga ke tahap Penerimaan Barang (Receipt Report).

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Filter Nomor Dokumen:

  • Anda dapat mencari berdasarkan nomor spesifik seperti Purchase Requisition No, Purchase Order Number, atau Receipt Report Number.

• Purchase Requisition Date:

  • Tentukan rentang tanggal pembuatan Permintaan Pembelian (Date From dan To) yang ingin Anda lihat progresnya.

• Filter Status:

  • PO Created: Saring berdasarkan apakah PR sudah dibuatkan PO atau belum.

  • Request Closed: Saring berdasarkan apakah PR sudah ditutup atau masih terbuka.

• Filter Lainnya:

  • Tersedia filter lain yang komprehensif seperti Item Code, Department, dan lainnya untuk mempersempit hasil pencarian.

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih semua parameter yang Anda butuhkan untuk memfokuskan laporan pada data yang ingin Anda analisis.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian bawah:

• View Report : Untuk melihat pratinjau laporan perkembangan pembelian langsung di layar Anda.

• Export To Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. 

  

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap tahapan dalam proses pengadaan.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menyajikan data perkembangan pembelian dalam format tabel yang melacak setiap tahapan dari kiri ke kanan.

• Struktur Alur Dokumen:

  • Requisition: Bagian ini menampilkan semua detail dari Permintaan Pembelian awal, termasuk Requested Quantity.

  • Purchase Order: Menampilkan detail PO yang dibuat berdasarkan permintaan tersebut, termasuk PO Qty.

  • Receipt Report Number: Menampilkan nomor bukti penerimaan barang jika sudah diterima di gudang, beserta Receive Date dan RR Qty (Jumlah Diterima).

• Kolom Analisis: Perhatikan kolom Requested Quantity, PO Qty, dan RR Qty untuk membandingkan jumlah yang diminta, dipesan, dan diterima. Kolom Remaining menunjukkan sisa yang belum diterima.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran lengkap dari status setiap permintaan pembelian.

• Laporan ini sangat berguna bagi departemen pemohon untuk melacak status permintaan mereka dan bagi tim Procurement untuk memantau pesanan yang masih tertunda penerimaannya.

• Jika kolom Receipt Report Number masih kosong, itu artinya barang dari PO terkait belum diterima di gudang.

Laporan Evaluasi Pemasok Berdasarkan PO

Panduan Modul Laporan: Evaluasi Pemasok Berdasarkan PO

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Evaluasi Pemasok Berdasarkan PO

Tujuan Modul

Modul laporan Evaluasi Pemasok Berdasarkan PO (Vendor Evaluation Based On PO Report) berfungsi untuk menghasilkan scorecard atau laporan evaluasi kinerja untuk pemasok (vendor). Laporan ini menilai pemasok berdasarkan data historis dari Purchase Order (PO) dan transaksi terkait, dengan menggunakan berbagai metrik kunci seperti kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan harga.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Vendor:

  • Pilih All untuk mengevaluasi semua vendor, atau pilih Selected Vendor(s) untuk vendor tertentu.

• Period:

  • Tentukan tanggal akhir ('cut-off') untuk periode evaluasi (contoh: 31 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Tentukan cakupan Vendor dan Period evaluasi. 

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:

• Display Report : Untuk melihat pratinjau laporan evaluasi langsung di layar Anda.

• Export To MS Excel : Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel.

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan scorecard detail seperti berikut.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menyajikan scorecard kinerja untuk setiap vendor, yang memungkinkan perbandingan secara langsung.

• Kolom-kolom Kunci untuk Analisis:

  • Total PO: Jumlah Purchase Order dari vendor tersebut dalam periode evaluasi.

  • Index Value (Nilai Indeks): Menampilkan skor numerik untuk Quality (Kualitas), Delivery (Pengiriman), dan Price (Harga). Skor yang lebih tinggi menunjukkan kinerja yang lebih baik.

  • Lead Time Value: Menganalisis kinerja waktu tunggu pengiriman, apakah Exact (Tepat Waktu), Slow (Lambat), atau lainnya.

  • Cause Of Delays: Menunjukkan jumlah keterlambatan pengiriman dari vendor.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini sebagai dasar yang objektif saat melakukan pertemuan tinjauan kinerja (performance review) dengan vendor-vendor utama Anda.

• Skor yang tinggi pada Quality, Delivery, dan Price menunjukkan vendor dengan kinerja yang sangat baik.

• Data untuk laporan ini ditarik dari berbagai modul, termasuk Order Pembelian, Penerimaan Barang, dan kemungkinan Kontrol Kualitas.

Register Pembelian

Panduan Modul Laporan: Laporan Register Pembelian (Purchase Register Report)

Lokasi Modul

Pembelian > Laporan > Register Report

Tujuan Modul

Modul laporan Laporan Register Pembelian (Purchase Register Report) berfungsi untuk menghasilkan "buku register" atau catatan transaksional yang terperinci dari semua aktivitas pembelian. Laporan ini dapat dibuat berdasarkan Purchase Order (pesanan) atau Invoice (tagihan), sehingga memberikan catatan lengkap dari semua pembelian dalam satu periode.

1. Parameter Laporan (Filter)

Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan.

Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:

• Vendor:

  • Gunakan dropdown ini untuk memilih vendor tertentu atau biarkan kosong untuk semua vendor.

• Based On:

  • Filter kunci untuk menentukan dasar data laporan:

    • Invoice: Menampilkan register berdasarkan faktur pembelian yang sudah dicatat.

    • Purchase Order: Menampilkan register berdasarkan pesanan pembelian yang telah dibuat.

• Date Goods Receipt:

  • Tentukan rentang tanggal penerimaan barang From (Dari) dan To (Hingga) untuk mendefinisikan periode laporan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 14 Agustus 2025).

2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan

Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan

Pilih cakupan Vendor, dasar laporan Based On, dan tentukan rentang tanggal.

Langkah 2: Menghasilkan Laporan

Setelah semua parameter diatur, klik tombol Display Report di bagian kiri bawah halaman untuk melihat laporan. 

3. Contoh Tampilan Laporan

Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap transaksi pembelian.

• Penjelasan Laporan: Laporan ini menampilkan daftar semua transaksi pembelian secara rinci dan berurutan, berfungsi sebagai "buku harian" pembelian.

• Kolom-kolom Kunci:

  • Date: Tanggal transaksi.

  • Vendor Code, Vendor Name, Vendor Category: Informasi detail mengenai pemasok.

  • Laporan ini juga akan menyertakan detail item, kuantitas, dan nilai dari setiap transaksi.

Tips & Catatan Penting

• Gunakan laporan ini sebagai "buku harian" pembelian untuk keperluan audit atau rekapitulasi transaksi harian/mingguan/bulanan.

• Pilihan Based On sangat penting. Pilih Invoice untuk melihat apa yang sudah menjadi hutang resmi, dan Purchase Order untuk melihat komitmen pembelian yang telah dibuat.

• Ini adalah laporan operasional yang penting untuk tim Procurement dan Accounting (AP).