# Modul Buku Hutang # Kreditur ### **Panduan Modul: Kreditur (Creditor Enquiry)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Kreditur` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Kreditur** (*Creditor Enquiry*) berfungsi sebagai alat pencarian dan penampil informasi (*inquiry tool*) untuk melihat daftar semua pemasok/vendor (kreditur) yang terdaftar di sistem. Modul ini bersifat **read-only** dan digunakan oleh tim Akuntansi Hutang (AP) untuk mencari data dasar vendor dengan cepat. ### **1. Tampilan Utama (Daftar Kreditur)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah daftar yang menampilkan semua vendor perusahaan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/RPzimage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini adalah pusat informasi dasar mengenai pemasok. - #### **Filter:** Anda dapat mencari vendor spesifik menggunakan bilah pencarian **`Vendor Name`** di bagian atas. Anda bisa mencari berdasarkan nama atau bagian dari nama. - #### **Daftar Vendor:** Tabel di bawahnya akan menampilkan hasil pencarian. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record...". #### **Penjelasan Kolom** - #### **Vendor Name:** Menampilkan nama resmi pemasok (kreditur). - #### **Address:** Menampilkan alamat dari pemasok tersebut. ### **2. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi** #### Penting untuk dipahami bahwa modul ini **bukan tempat untuk membuat atau mengubah data vendor**. 1. #### **Sumber Data:** Data Kreditur (Vendor/Pemasok) tidak dibuat di modul ini. Master data vendor dibuat dan dikelola secara terpusat di **Modul 8. Pembelian > Pemasok**. 2. #### **Fungsi:** Modul Kreditur ini berfungsi sebagai 'buku alamat' atau daftar referensi bagi tim **Buku Hutang** dan **Finance** untuk melihat data vendor yang relevan dengan proses pembayaran tanpa harus masuk ke modul Pembelian. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Gunakan modul ini untuk dengan cepat mencari alamat atau detail dasar dari seorang vendor saat akan memproses pembayaran atau melakukan konfirmasi. - #### Jika Anda menemukan ada data vendor yang salah atau perlu menambahkan vendor baru, Anda harus melakukannya melalui **Modul Pembelian**. # Pembatalan Faktur Pembelian ### **Panduan Modul: Pembatalan Faktur Pembelian (Void Purchase Invoice)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Pembatalan Faktur Pembelian` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Pembatalan Faktur Pembelian** (*Void Purchase Invoice*) adalah alat administratif yang digunakan untuk membatalkan (*void*) faktur pembelian yang telah salah dicatat di dalam sistem. Proses "void" berbeda dengan "delete"; "void" akan menyimpan catatan faktur tersebut di sistem namun memberinya status "batal" dan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansinya. Ini adalah prosedur akuntansi yang benar untuk menjaga jejak audit (*audit trail*). ### **1. Tampilan Utama (Daftar Faktur Pembelian)** #### Halaman utama modul ini menampilkan daftar faktur pembelian yang aktif dan dapat dibatalkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/yzximage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini adalah untuk mencari dan memilih faktur yang akan dibatalkan. - #### **Filter:** Anda dapat mencari faktur spesifik berdasarkan `Invoice Number`, `Item Category`, atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Faktur:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua faktur yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti `Invoice Number`, `Invoice Date`, `Purchase Order Number`, dan `Vendor Name`. #### **Fungsi Tombol** - #### **Void :** Tombol aksi utama untuk menjalankan proses pembatalan pada faktur yang telah dipilih. ### **2. Langkah-langkah Membatalkan Faktur Pembelian** #### **Langkah 1: Mencari Faktur** #### Gunakan filter yang tersedia, terutama bilah pencarian **`Invoice Number`**, untuk mencari dan menemukan faktur pembelian yang ingin Anda batalkan. #### **Langkah 2: Memilih Faktur** #### Pilih satu atau lebih faktur yang akan dibatalkan dengan mencentang kotak di kolom paling kiri pada baris yang sesuai. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/3L2image.png) #### **Langkah 3: Menjalankan Proses Pembatalan** #### Klik tombol **Void** di bagian kiri bawah halaman. Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi dari Anda sebelum melanjutkan proses pembatalan. Setelah dikonfirmasi, status faktur akan berubah menjadi "batal". ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/WSFimage.png) ### **Tips & Catatan Penting** - #### Proses **'Void'** tidak menghapus data faktur, melainkan hanya menonaktifkannya. Ini penting untuk menjaga integritas dan kelengkapan data historis. - #### Setelah sebuah faktur di-*void*, sistem akan secara otomatis membuat jurnal pembalik untuk menetralkan dampak akuntansi dari faktur asli (misalnya, mendebet hutang dagang dan mengkredit akun biaya/aset terkait). - #### Pastikan Anda memiliki otorisasi yang cukup sebelum membatalkan sebuah faktur, karena tindakan ini akan mempengaruhi catatan hutang perusahaan secara langsung. - #### Modul ini umumnya digunakan oleh tim **Accounting (AP - Account Payable)**. # Nota Debit ### **Panduan Modul: Nota Debit (Accounts Payable)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Nota Debit` > `Nota Debit` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Nota Debit** di dalam *Account Payable* (Buku Hutang) berfungsi untuk membuat dan mengelola dokumen Nota Debit yang mencatat **pengurangan** kewajiban atau hutang perusahaan kepada pemasok (*vendor*). Alasan paling umum untuk menerbitkan Nota Debit di sini adalah karena adanya **Retur Pembelian** (mengembalikan barang ke pemasok) atau untuk klaim atas barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan. ### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Debit)** #### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Nota Debit yang telah dibuat untuk vendor. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/TMEimage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua Nota Debit yang ada. - #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Debit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`No.`) atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Nota Debit:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom seperti `Document Number`, `Account Name` (Nama Vendor), `Total Amount`, `Status`, dan `Approval`. #### **Fungsi Tombol** - #### **New :** Tombol utama untuk membuat Nota Debit yang baru. - #### **Print :** Untuk mencetak Nota Debit yang telah dipilih. - #### **Void :** Untuk membatalkan Nota Debit yang sudah diterbitkan. ### **2. Langkah-langkah Membuat Nota Debit** #### **Langkah 1: Membuat Nota Debit Baru** #### Dari Tampilan Utama, klik tombol **New** untuk membuka form **New Debit Notes**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/MyHimage.png) #### **Langkah 2: Mengisi Informasi Header** #### Pada form yang muncul, isi informasi umum: - #### **Vendor:** Pilih nama pemasok (*vendor*) yang terkait dengan Nota Debit ini (contoh: ABADI JAYA MAKMUR). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/tP4image.png) - #### **Date:** Masukkan tanggal dokumen (contoh: 11 Agustus 2025). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/fhJimage.png) - #### **Memo:** Berikan penjelasan yang jelas mengenai alasan pembuatan Nota Debit (contoh: "Retur barang rusak sesuai surat jalan No. XXX"). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/gNJimage.png) - #### **Related document / File Upload:** Anda dapat menghubungkan dokumen lain atau mengunggah file bukti pendukung. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/utnimage.png) #### **Langkah 3: Mengisi Detail Jurnal** #### Pada tabel detail di bagian bawah, Anda harus memasukkan entri jurnal akuntansi untuk transaksi ini: 1. #### Klik ikon `[+]` untuk menambah baris. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/peHimage.png) 2. #### Masukkan entri jurnal yang sesuai. Untuk kasus retur pembelian, entri tipikal adalah: - #### **Debet** pada akun **Hutang Dagang** (*Accounts Payable*) vendor tersebut untuk mengurangi hutang. - #### **Kredit** pada akun **Retur Pembelian** atau **Persediaan** (*Inventory*). 3. #### Isi kolom `Amount`, dan alokasikan ke `CostCenter` jika perlu. #### **Langkah 4: Menyimpan dan Konfirmasi** #### Setelah semua data dan entri jurnal terisi dengan benar, gunakan tombol di bagian kiri bawah: - #### **Save :** Untuk menyimpan Nota Debit sebagai draf. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/lqYimage.png) - #### **Confirm :** Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/jLpimage.png) - #### **Cancel :** Untuk membatalkan entri. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/limimage.png) ### **Tips & Catatan Penting** - #### Nota Debit di modul Buku Hutang digunakan untuk **mengurangi** jumlah hutang Anda ke vendor. - #### Pastikan entri jurnal pada tabel detail sudah benar dan seimbang sebelum dikonfirmasi. - #### Nota Debit yang sudah dikonfirmasi akan masuk ke **Kotak Masuk Nota Debit** untuk disetujui, dan setelah itu dapat digunakan untuk mengurangi pembayaran faktur vendor. # Kotak Masuk Nota Debit ### **Panduan Modul: Kotak Masuk Nota Debit (Accounts Payable)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Nota Debit` > `Kotak Masuk Nota Debit` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Kotak Masuk Nota Debit** (*Debit Notes Inbox*) untuk *Account Payable* berfungsi sebagai pusat persetujuan (*approval center*) untuk semua dokumen Nota Debit yang telah dibuat dan diajukan. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir sebelum Nota Debit tersebut secara resmi dapat digunakan untuk mengurangi hutang kepada pemasok (*vendor*). ### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Debit)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua Nota Debit yang memerlukan tindakan dari Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/UXnimage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini memberikan ringkasan semua Nota Debit yang sedang menunggu untuk disetujui. - #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Debit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`Number`) atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Permintaan:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua Nota Debit yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...". #### **Penjelasan Kolom** - #### **Number / Document Number:** Nomor unik dari dokumen Nota Debit yang diajukan. - #### **Date:** Tanggal saat Nota Debit tersebut dibuat. - #### **Account Name:** Nama pemasok (*vendor*) yang terkait dengan Nota Debit. - #### **Total Amount:** Nilai total dari Nota Debit. - #### **Status / Approval:** Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan. ### **2. Langkah-langkah Proses Persetujuan** #### Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (*approver*). #### **Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk** #### Buka modul **Kotak Masuk Nota Debit** untuk melihat daftar Nota Debit yang memerlukan persetujuan. #### **Langkah 2: Meninjau Detail Nota Debit** #### Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nama vendor, jumlah, rincian jurnal, dan alasan pembuatan Nota Debit. #### **Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)** #### Setelah Anda membuka dan meninjau detail Nota Debit pada **Langkah 2**, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review. ### **3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi** 1. #### **Pengajuan:** Seorang pengguna (misalnya, staf AP) membuat entri di modul **Nota Debit (AP)** dan mengklik **\[Confirm\]**. 2. #### **Masuk Antrean:** Nota Debit yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul **Kotak Masuk Nota Debit** ini. 3. #### **Peninjauan & Persetujuan:** Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan dari dalam halaman detail. 4. #### **Finalisasi:** Setelah disetujui, Nota Debit menjadi dokumen resmi yang dapat diaplikasikan untuk mengurangi jumlah pembayaran pada faktur vendor. # Nota Kredit ### **Panduan Modul: Nota Kredit (Accounts Payable)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Nota Kredit` > `Nota Kredit` ### **Tujuan Modul** #### Modul **Nota Kredit** (*Credit Notes*) di dalam *Account Payable* (Buku Hutang) berfungsi untuk mencatat dokumen Nota Kredit yang diterima dari pemasok (*vendor*). Dalam konteks hutang, Nota Kredit dari pemasok berfungsi untuk **menambah** jumlah kewajiban atau hutang perusahaan. Ini biasanya digunakan untuk mencatat biaya tambahan yang tidak termasuk dalam faktur pembelian awal atau untuk mengoreksi faktur yang nilainya kurang tagih. ### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Kredit)** #### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua Nota Kredit yang telah diterima dari vendor dan dicatat di sistem. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ZaSimage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua Nota Kredit yang ada. - #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Kredit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`No.`) atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Nota Kredit:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom seperti `Document Number`, `Account Name` (Nama Vendor), `Total Amount`, `Status`, dan `Approval`. #### **Fungsi Tombol** - #### **New :** Tombol utama untuk mencatat Nota Kredit baru dari vendor. - #### **Print :** Untuk mencetak detail Nota Kredit yang dipilih. - #### **Void :** Untuk membatalkan Nota Kredit yang sudah dicatat. ### **2. Langkah-langkah Membuat Nota Kredit** #### **Langkah 1: Membuat Nota Kredit Baru** #### Dari Tampilan Utama, klik tombol **New** untuk membuka form **New Credit Notes**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/5aDimage.png) #### **Langkah 2: Mengisi Informasi Header** #### Pada form yang muncul, isi informasi umum: - #### **Vendor:** Pilih nama pemasok (*vendor*) yang mengirimkan Nota Kredit (contoh: ABADI JAYA MAKMUR). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/y6yimage.png) - #### **Date:** Masukkan tanggal dokumen (contoh: 11 Agustus 2025). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/YPVimage.png) - #### **Memo:** Berikan penjelasan yang jelas mengenai alasan adanya Nota Kredit (contoh: "Biaya pengiriman tambahan untuk faktur No. XXX"). ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/yTYimage.png) - #### **Related document / File Upload:** Anda dapat menghubungkan dokumen lain atau mengunggah file bukti pendukung. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/wQkimage.png) #### **Langkah 3: Menyimpan dan Konfirmasi** #### Setelah semua data dan entri jurnal terisi dengan benar, gunakan tombol di bagian kiri bawah: - #### **Save :** Untuk menyimpan Nota Kredit sebagai draf. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/DA4image.png) - #### **Confirm :** Untuk memfinalisasi dokumen dan mengirimkannya ke alur persetujuan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/j7Dimage.png) - #### **Cancel :** Untuk membatalkan entri. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/NaLimage.png) ### **Tips & Catatan Penting** - #### Nota Kredit di modul Buku Hutang digunakan untuk **menambah** jumlah hutang Anda ke vendor. Ini adalah kebalikan dari Nota Debit (untuk retur pembelian) di modul yang sama. - #### Pastikan entri jurnal pada tabel detail sudah benar sebelum dikonfirmasi. - #### Nota Kredit yang sudah dikonfirmasi akan masuk ke **Kotak Masuk Nota Kredit** untuk disetujui, dan setelah itu akan menambah total hutang yang harus dibayar kepada vendor. # Kotak Masuk Nota Kredit ### **Panduan Modul: Kotak Masuk Nota Kredit (Accounts Payable)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Nota Kredit` > `Kotak Masuk Nota Kredit` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Kotak Masuk Nota Kredit** (*Credit Notes Inbox*) untuk *Account Payable* berfungsi sebagai pusat persetujuan (*approval center*) untuk semua dokumen Nota Kredit yang telah diterima dari vendor dan dicatat di sistem. Modul ini digunakan oleh atasan atau manajer untuk melakukan peninjauan akhir sebelum Nota Kredit tersebut secara resmi menambah saldo hutang kepada vendor. ### **1. Tampilan Utama (Daftar Nota Kredit)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah "kotak masuk" yang menampilkan semua Nota Kredit yang memerlukan tindakan dari Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/t1simage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini memberikan ringkasan semua Nota Kredit yang sedang menunggu untuk disetujui. - #### **Filter:** Anda dapat mencari Nota Kredit spesifik berdasarkan nomor dokumen (`Number`) atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Permintaan:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua Nota Kredit yang menunggu tindakan. Saat ini tabel menunjukkan "...No Record Found...". #### **Penjelasan Kolom** - #### **Number / Document Number:** Nomor unik dari dokumen Nota Kredit yang diajukan. - #### **Date:** Tanggal saat Nota Kredit tersebut dibuat. - #### **Account Name:** Nama pemasok (*vendor*) yang terkait dengan Nota Kredit. - #### **Total Amount:** Nilai total dari Nota Kredit. - #### **Status / Approval:** Ikon yang menunjukkan status dokumen dan status proses persetujuan. ### **2. Langkah-langkah Proses Persetujuan** #### Berikut adalah alur kerja standar bagi seorang penyetuju (*approver*). #### **Langkah 1: Mengakses Kotak Masuk** #### Buka modul **Kotak Masuk Nota Kredit** untuk melihat daftar Nota Kredit yang memerlukan persetujuan. #### **Langkah 2: Meninjau Detail Nota Kredit** #### Klik pada salah satu baris di dalam tabel untuk membuka tampilan detailnya. Di dalam tampilan detail, Anda dapat memeriksa semua informasi yang telah diinput, seperti nama vendor, jumlah, rincian jurnal, dan alasan pembuatan Nota Kredit. #### **Langkah 3: Memberikan Persetujuan (Approval)** #### Setelah Anda membuka dan meninjau detail Nota Kredit pada **Langkah 2**, Anda akan menemukan tombol untuk memberikan persetujuan (misalnya tombol "Approve", "Setujui", atau "Tolak") di dalam halaman detail tersebut. Klik tombol yang sesuai untuk menyelesaikan proses review. ### **3. Alur Kerja & Proses Bisnis Terintegrasi** 1. #### **Pengajuan:** Seorang pengguna (misalnya, staf AP) membuat entri di modul **Nota Kredit (AP)** dan mengklik **\[Confirm\]**. 2. #### **Masuk Antrean:** Nota Kredit yang telah dikonfirmasi tersebut secara otomatis masuk ke dalam antrean di modul **Kotak Masuk Nota Kredit** ini. 3. #### **Peninjauan & Persetujuan:** Manajer atau penyetuju membuka modul ini, meninjau, dan memberikan persetujuan dari dalam halaman detail. 4. #### **Finalisasi:** Setelah disetujui, Nota Kredit menjadi dokumen resmi yang akan menambah saldo hutang perusahaan kepada vendor terkait. # Pengurangan Pajak ### **Panduan Modul: Pengurangan Pajak (Tax Minus)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Pengurangan Pajak` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Pengurangan Pajak** (*Tax Minus Summary*) berfungsi untuk mencatat dan mengelola transaksi pemotongan pajak (pajak yang dipotong) atas pembayaran yang dilakukan kepada pemasok (*vendor*). Modul ini umumnya digunakan untuk mengelola pemotongan Pajak Penghasilan (PPh), seperti PPh Pasal 23 atas jasa, di mana perusahaan sebagai pembeli wajib memotong pajak sebelum membayar penuh kepada vendor. ### **1. Tampilan Utama (Daftar Pengurangan Pajak)** #### Halaman utama modul ini menampilkan daftar semua dokumen pengurangan pajak yang telah dibuat. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/h7uimage.png) #### **Penjelasan Tampilan & Filter** #### Halaman ini adalah untuk melihat dan mengelola semua dokumen pemotongan pajak. - #### **Filter:** Anda dapat mencari dokumen spesifik berdasarkan `Invoice Number`, `Item Category`, atau rentang tanggal (`Date From` / `Date To`). - #### **Daftar Dokumen:** Tabel di bawahnya akan menampilkan semua dokumen yang sesuai filter, dengan kolom-kolom seperti `Invoice Number`, `Vendor Name`, `Payment Status`, dan `Tax File Number` (Nomor Bukti Potong). #### **Fungsi Tombol** - #### **Add Document:** Tombol utama untuk membuat atau mencatat dokumen pengurangan pajak yang baru. - #### **Export To Excel:** Untuk mengunduh daftar dokumen ke dalam format Excel. ### **2. Langkah-langkah Mencatat Pengurangan Pajak** #### **Langkah 1: Membuat Dokumen Baru** #### Dari Tampilan Utama, klik tombol **`Add Document`** untuk membuka form entri baru. #### **Langkah 2: Mengisi Detail Pengurangan Pajak** #### Pada form yang muncul (tidak ditampilkan di gambar), Anda akan diminta untuk mengisi detail yang diperlukan: - #### Pilih **Vendor** dan **Invoice Number** yang akan dipotong pajaknya. - #### Pilih jenis pajak yang relevan (misalnya, PPh 23). - #### Masukkan dasar pengenaan pajak dan hitung nilai pajak yang akan dipotong dari total pembayaran. #### **Langkah 3: Menyimpan Dokumen** #### Simpan dokumen untuk mencatat transaksi pengurangan pajak ini. Dokumen ini akan menjadi referensi saat melakukan pembayaran ke vendor dan saat menyetorkan pajak PPh ke kas negara. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Modul ini sangat penting bagi tim **Tax and Bea** dan **Accounting (AP - Account Payable)** untuk mengelola kewajiban pemotongan pajak PPh. - #### Dokumen yang dibuat di sini akan menjadi dasar untuk: - #### Mengurangi jumlah yang dibayarkan kepada vendor. - #### Menyetorkan pajak PPh yang telah dipotong ke kas negara. - #### Menerbitkan bukti potong untuk vendor. - #### Pastikan Anda memilih jenis pajak dan tarif yang benar sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku. # Jurnal Transaksi ### **Panduan Modul Laporan: Jurnal Transaksi (Accounts Payable)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Jurnal Transaksi` #### **Tujuan Modul** #### Modul **Jurnal Transaksi** di dalam Buku Hutang adalah pusat laporan dan penelusuran yang komprehensif untuk semua transaksi yang berkaitan dengan siklus hutang (Accounts Payable). Tujuannya adalah untuk menampilkan **semua** detail entri jurnal akuntansi yang berasal dari aktivitas pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada vendor dalam satu tampilan terpadu. ### **1. Tampilan Utama (Pusat Laporan Transaksi)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah laporan interaktif yang dilengkapi dengan berbagai alat filter untuk membantu Anda menemukan data transaksi yang spesifik. ![Screenshot 2025-08-11 144843.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/screenshot-2025-08-11-144843.png) ![Screenshot 2025-08-11 144912.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/screenshot-2025-08-11-144912.png) #### **Fungsi Filter Lanjutan** #### Bagian atas halaman menyediakan berbagai filter untuk menyaring data: - #### **Date From / To:** Tentukan rentang tanggal untuk membatasi periode transaksi. - #### **Chart Of Accounts:** Saring transaksi yang hanya mempengaruhi akun tertentu (misalnya, akun Hutang Dagang). - #### **Customer:** Kolom ini kemungkinan digunakan untuk memfilter berdasarkan vendor/pemasok. - #### **Project / Journal Status:** Saring transaksi berdasarkan proyek atau status jurnal tertentu. #### **Penjelasan Kolom Tabel** #### Tabel utama akan menampilkan rincian dari setiap baris jurnal, termasuk `Journal Number`, `Account` (Akun), `Debit`, `Credit`, `Cost Center`, dan `Description` yang sangat detail yang menghubungkan ke dokumen sumber seperti Faktur Pembelian (VIN) dan Penerimaan Barang (RCI). #### **Fungsi Tombol Utama** - #### **Search / Show All:** Untuk menerapkan filter atau menampilkan kembali semua data. - #### **Export To MS Excel / Export To CSV File:** Fitur penting untuk mengunduh data yang ditampilkan untuk diolah lebih lanjut di luar sistem. - #### **Print:** Untuk mencetak laporan yang ditampilkan. ### **2. Contoh Penggunaan (Studi Kasus)** #### **Kasus:** Tim AP ingin melihat detail penjurnalan lengkap dari sebuah Faktur Pembelian. #### **Langkah-langkah:** 1. #### Buka modul **Jurnal Transaksi (AP)**. 2. #### Atur rentang **`Date`** sesuai tanggal transaksi yang diketahui. 3. #### Masukkan nomor faktur di bilah pencarian `Journal Number` (jika diketahui) atau filter berdasarkan `Customer` (Vendor). 4. #### Klik **Search**. 5. #### Hasilnya akan menampilkan semua baris jurnal untuk faktur tersebut, seperti `VAT IN` (PPN Masukan), `ACCOUNT PAYABLE TRADE` (Hutang Dagang), dan `AP UNVOUCHERED TRADE` (Hutang Sementara). ### **Tips & Catatan Penting** - #### Modul ini bersifat **read-only**. Anda tidak dapat membuat atau mengubah transaksi di sini. - #### Ini adalah alat yang sangat berguna untuk tim **Accounting (AP)** untuk melakukan rekonsiliasi akun hutang vendor dan menelusuri riwayat transaksi secara mendetail. - #### Gunakan fitur **Ekspor ke MS Excel** untuk analisis data hutang yang lebih mendalam, seperti persiapan pembayaran atau audit. # Mutasi Hutang ### **Panduan Modul Laporan: Mutasi Hutang (Account Payable Mutation)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Mutasi Hutang` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Mutasi Hutang** (*Account Payable Mutation*) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan **pergerakan atau mutasi** hutang untuk pemasok/vendor tertentu dalam satu periode. Laporan ini secara detail akan menampilkan saldo awal hutang, semua penambahan (dari faktur pembelian), semua pengurangan (dari pembayaran atau nota debit), hingga menghasilkan saldo akhir hutang. Ini adalah alat utama untuk rekonsiliasi akun dengan vendor. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan mutasi yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Lcyimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter:
- #### **Customer:** - #### Meskipun tertulis 'Customer', filter ini digunakan untuk memilih **Vendor** atau Pemasok. Anda dapat memilih berdasarkan `Child Category` atau `Selected` (Vendor Tertentu). - #### **Customer Date:** - #### Tentukan rentang tanggal **`From`** (Dari) dan **`To`** (Hingga) untuk mendefinisikan periode mutasi yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025). - #### **Type:** - #### Pilih tingkat detail laporan: **`Summary`** (Ringkasan) atau **`Detail`** (Rinci). - #### **Type Report:** - #### Ini adalah filter kunci yang menentukan jenis laporan: - #### **`Mutation`**: Menampilkan laporan pergerakan lengkap (saldo awal, transaksi, saldo akhir). - #### **`Balance`**: Hanya menampilkan saldo akhir hutang.
### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan cakupan **Vendor** dan rentang **`Customer Date`**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/kPOimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman:
- #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan mutasi langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/RDCimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/IwRimage.png)
### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang berfungsi sebagai rekening koran untuk vendor. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/cW2image.png)
- #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini merinci semua aktivitas hutang untuk vendor yang dipilih dalam periode tertentu. - #### **Kolom-kolom Kunci untuk Analisis:** - #### **`Vendor Info`**: Menampilkan detail dari vendor. - #### **`Transaction`**: Bagian ini menampilkan: - #### **`Beginning Balance`**: Saldo hutang di awal periode. - #### **`Debit`**: Total pengurangan hutang (misalnya, pembayaran, retur). - #### **`Credit`**: Total penambahan hutang (misalnya, faktur pembelian). - #### **`Ending Balance`**: Saldo hutang di akhir periode.
### **Tips & Catatan Penting**
- #### Gunakan laporan ini untuk merekonsiliasi catatan hutang Anda dengan *statement of account* yang dikirim oleh vendor. - #### Pilih **`Type Report` 'Mutation'** dan **`Type` 'Detail'** untuk menelusuri setiap transaksi yang terjadi pada akun vendor. - #### Ini adalah laporan operasional yang sangat penting bagi tim **Buku Hutang (AP - Account Payable)**.
# Umur Hutang Dagang ### **Panduan Modul Laporan: Umur Hutang Dagang (Aged Payables)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Umur Hutang Dagang` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Umur Hutang Dagang** (*Aged Payables*) berfungsi untuk menghasilkan laporan umur hutang. Laporan ini mengelompokkan faktur-faktur dari pemasok (*vendor*) yang belum lunas ke dalam kategori (kelompok umur) berdasarkan sudah berapa lama faktur tersebut beredar atau mendekati jatuh tempo. Ini adalah alat yang sangat penting untuk manajemen arus kas keluar dan perencanaan pembayaran. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan umur hutang yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/2Uximage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci: - #### **Vendor:** - #### Meskipun beberapa label mungkin tertulis 'Customer', filter ini digunakan untuk memilih **Vendor** atau Pemasok. Anda dapat memilih berdasarkan `Category` (Kategori) atau `Selected` (Vendor Tertentu). - #### **As of:** - #### Tentukan tanggal "cut-off" untuk laporan. Sistem akan menghitung umur hutang per tanggal ini (contoh: 11 Agustus 2025). - #### **Type:** - #### Pilih tingkat detail laporan: **`Summary`** (Ringkasan) atau **`Detail`** (Rinci). - #### **Aging Period:** - #### Gunakan kolom ini untuk menentukan interval kelompok umur hutang dalam satuan hari. Isian standar seperti **`30,60,90`** akan mengelompokkan hutang dalam interval 0-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, dan >90 hari. ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan tanggal **`As of`** dan isi kolom **`Aging Period`** untuk menentukan interval laporan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/gk6image.png) ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ouEimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan umur hutang langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/12eimage.png) - #### **Export To MS Excel XLS :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/YSiimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci umur hutang per vendor. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/5ZCimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini menyajikan ringkasan umur hutang per vendor. - #### **Kolom-kolom Kunci untuk Analisis:** - #### **`Accrual Account Payable`**: Hutang yang masih bersifat akrual atau belum ada faktur resminya. - #### **`0-30 days`, `30-60 days`, dst.**: Kolom-kolom ini adalah "kelompok umur" yang menunjukkan berapa nilai hutang yang jatuh tempo dalam rentang waktu tersebut. - #### **`Total Aging`**: Total dari semua hutang yang beredar. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Laporan Umur Hutang adalah alat utama bagi tim **Finance** dan **Accounting (AP - Account Payable)** untuk merencanakan dan mengelola jadwal pembayaran kepada vendor. - #### Gunakan laporan ini untuk memastikan semua faktur dibayar tepat waktu sesuai jatuh temponya dan untuk memanfaatkan diskon pembayaran (jika ada). - #### Laporan ini memberikan gambaran yang jelas mengenai kewajiban jangka pendek perusahaan yang harus dipenuhi. # Tagihan Vendor ### **Panduan Modul Laporan: Tagihan Vendor (Vendor Invoice Report)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Tagihan Vendor` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Tagihan Vendor** (*Vendor Invoice Report*) berfungsi untuk menghasilkan laporan yang berisi daftar semua faktur pembelian atau tagihan yang diterima dari pemasok (*vendor*) dalam periode waktu tertentu. Laporan ini adalah alat dasar untuk melacak semua tagihan yang masuk dan mengelola catatan hutang dagang. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form sederhana yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/wfdimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter: - #### **Invoice Date:** - #### Tentukan rentang tanggal faktur **`From`** (Dari) dan **`To`** (Hingga) yang akan ditampilkan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025). ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Tentukan rentang tanggal pada kolom **`Invoice Date`**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Fprimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan tagihan vendor langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/J7vimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/xvWimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap faktur pembelian. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/4pwimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini akan menampilkan daftar semua faktur pembelian dari vendor dalam periode yang dipilih. - #### **Kolom-kolom Kunci:** - #### **`Invoice Number`**: Nomor referensi faktur dari vendor. - #### **`Vendor Name`**: Nama pemasok yang mengirimkan tagihan. - #### **`Invoice Date`**: Tanggal faktur diterbitkan. - #### **`Invoice Due Date`**: Tanggal jatuh tempo pembayaran. - #### **`Invoice Amount`**: Nilai total dari faktur. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Gunakan laporan ini untuk merekapitulasi semua tagihan yang masuk dari vendor dalam satu periode. - #### Laporan ini merupakan rekapitulasi dari data yang diinput di **Modul 8. Pembelian > Faktur Pembelian**. - #### Ini adalah laporan dasar yang penting bagi tim **Accounting (AP - Account Payable)** untuk memvalidasi dan melacak semua tagihan yang perlu dibayar. # Buku Hutang ### **Panduan Modul Laporan: Buku Hutang (Creditors Ledger)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Buku Hutang` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Buku Hutang** (*Creditors Ledger*) berfungsi untuk menghasilkan Buku Besar Pembantu Hutang. Laporan ini menyajikan daftar terperinci dari semua transaksi (seperti faktur pembelian, pembayaran, dan nota kredit/debit) untuk setiap pemasok (*vendor*) atau semua pemasok dalam periode waktu tertentu. Ini adalah laporan fundamental untuk mengelola dan merekonsiliasi akun hutang. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan Buku Hutang yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/plJimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter: 1. #### **Vendors:** - #### Pilih **`All`** untuk menampilkan buku hutang dari semua pemasok. - #### Pilih **`Selected`** untuk menampilkan buku hutang dari satu pemasok spesifik. 2. #### **Invoice Date:** - #### Tentukan rentang tanggal **`Start Date`** (Dari) dan **`To Date`** (Hingga) untuk mendefinisikan periode laporan (contoh: 1 Agustus 2025 hingga 31 Agustus 2025). 3. #### **Status:** - #### Gunakan *dropdown* ini untuk menyaring transaksi berdasarkan statusnya. 4. #### **Currency:** - #### Pilih bagaimana nilai mata uang akan ditampilkan, apakah dalam **`Respective Currency`** (mata uang asli transaksi) atau **`Base Currency`** (mata uang dasar perusahaan). ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan rentang **`Invoice Date`** dan cakupan **`Vendors`** yang ingin Anda lihat. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/j4Limage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan buku hutang langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/Hdvimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/hbEimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang berfungsi sebagai rekening koran untuk vendor. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/tAfimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini merinci semua aktivitas hutang untuk vendor yang dipilih dan terbagi menjadi dua bagian utama: daftar faktur dan daftar nota debit/kredit. - #### **Kolom-kolom Kunci:** - #### **`Invoice Number`**: Daftar faktur pembelian dari vendor. - #### **`Invoice Amount`**: Nilai total dari setiap faktur. - #### **`Total Paid`**: Jumlah yang sudah dibayarkan untuk faktur tersebut. - #### **`Invoice Amount Due`**: Sisa hutang yang belum lunas per faktur. - #### **`Debit Credit Notes Number`**: Daftar nota debit atau kredit yang terkait dengan vendor. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Laporan Buku Hutang adalah salah satu laporan terpenting dalam modul *Account Payable*. - #### Gunakan laporan ini untuk melakukan rekonsiliasi saldo hutang dengan *statement of account* yang dikirimkan oleh vendor. - #### Gunakan filter **`Selected` Vendor** untuk fokus pada satu vendor saat akan melakukan pembayaran atau jika ada sengketa tagihan. # Laporan Pembayaran Penyalur ### **Panduan Modul Laporan: Laporan Pembayaran Penyalur (Vendor Payment Report)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Laporan Pembayaran Penyalur` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Laporan Pembayaran Penyalur** (*Vendor Payment Report*) berfungsi untuk menghasilkan daftar dari semua pembayaran yang telah dilakukan kepada pemasok/penyalur (*vendor*) dalam periode waktu tertentu. Laporan ini sangat penting untuk melacak arus kas keluar dan untuk keperluan rekonsiliasi pembayaran. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/HSIimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter: 1. #### **Vendors:** - #### Saring laporan berdasarkan semua vendor (**`All`**) atau vendor tertentu (**`Selected`**). 2. #### **Date:** - #### Tentukan rentang tanggal pembayaran **`Start Date`** (Dari) dan **`To Date`** (Hingga) yang akan ditampilkan (contoh: 1 Januari 2024 hingga 31 Agustus 2025). 3. #### **Currency:** - #### Pilih bagaimana nilai mata uang akan ditampilkan, apakah dalam **`Respective Currency`** (mata uang asli) atau **`Base Currency`** (mata uang dasar). ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Tentukan cakupan **`Vendors`** dan rentang **`Date`** pembayaran. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/XzUimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan pembayaran langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/9pmimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ki5image.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang merinci setiap pembayaran kepada vendor. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/nEBimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini akan menampilkan daftar semua pembayaran yang dilakukan kepada vendor dalam periode yang dipilih. - #### **Konten:** Meskipun contoh kosong, laporan ini akan berisi detail seperti `Nama Vendor`, `Tanggal Pembayaran`, `Nomor Pembayaran`, `Jumlah Pembayaran`, dan referensi `Nomor Faktur` yang dilunasi. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Gunakan laporan ini untuk merekapitulasi total pengeluaran kas untuk pembayaran hutang dalam satu periode. - #### Laporan ini merupakan rekapitulasi dari data yang dibuat di modul #### **Vendor Payment**. - #### Ini adalah laporan penting bagi tim **Finance** dan **Accounting (AP - Account Payable)** untuk proses rekonsiliasi pengeluaran kas dengan rekening koran bank. # Laporan Nota Debit Kredit ### **Panduan Modul Laporan: Laporan Nota Debit Kredit (AP)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Laporan Nota Debit Kredit` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Laporan Nota Debit Kredit** (*Debit Credit Analysis*) berfungsi untuk menghasilkan daftar terperinci dari semua Nota Debit dan Nota Kredit yang telah dicatat untuk pemasok (*vendor*). Laporan ini digunakan untuk melacak dan menganalisis semua transaksi penyesuaian (pengurangan atau penambahan) yang terjadi pada hutang dagang. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/BX3image.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter: 1. #### **Document Type:** - #### Filter utama untuk memilih jenis dokumen yang ingin Anda lihat. Anda dapat memilih **`Debit Notes`** (untuk mengurangi hutang, misal karena retur pembelian) atau **Credit Notes** (untuk menambah hutang, misal karena biaya tambahan). 2. #### **Customers / Vendor:** - #### Saring laporan berdasarkan semua vendor (**`Type All`**), **`Category`** (Kategori), atau **`Selected`** (Vendor Tertentu). 3. #### **Date:** - #### Tentukan rentang tanggal **`Start Date`** (Dari) dan **`To Date`** (Hingga) untuk mendefinisikan periode laporan. 4. #### **Status Pengesahan / Status Pembayaran:** - #### Gunakan *dropdown* ini untuk menyaring dokumen berdasarkan status persetujuan atau status pembayarannya. ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan **`Document Type`** dan rentang **`Date`**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/9R4image.png) ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/i0bimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/JcWimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/43Fimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap dokumen Nota Debit atau Kredit. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ZRsimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini akan menampilkan daftar rinci dari setiap dokumen Nota Debit atau Kredit yang dipilih. - #### **Kolom-kolom Kunci:** - #### **`Debit Notes Number`**: Nomor referensi dokumen. - #### **`Status`** dan **`Approval Status`**: Menunjukkan status terkini dari dokumen. - #### **`Total Amount`**: Nilai dari nota debit/kredit. - #### **`Account Name`**: Nama vendor terkait. - #### **`Tanggal Pembayaran`**: Menunjukkan tanggal saat nota ini digunakan untuk pembayaran. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Gunakan laporan ini untuk merekapitulasi semua penyesuaian hutang dalam satu periode. - #### Filter **`Status Pengesahan`** sangat berguna untuk melacak Nota Debit atau Kredit mana yang masih menunggu persetujuan dari manajer. - #### Ini adalah laporan penting bagi tim **Accounting (AP - Account Payable)** untuk memastikan semua penyesuaian hutang tercatat dan telah melalui alur persetujuan yang benar. # Faktur Pembayaran ### **Panduan Modul Laporan: Faktur Pembayaran (Invoice Payment Report)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Faktur Pembayaran` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Faktur Pembayaran** (*Invoice Payment Report*) berfungsi untuk menghasilkan laporan komprehensif yang melacak status dari semua faktur pembelian yang diterima dari pemasok (*vendor*). Laporan ini adalah alat kerja utama untuk mengelola siklus pembayaran hutang, mulai dari melihat faktur yang belum dibayar hingga yang sudah lunas. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form yang berisi berbagai parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/yBRimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter kunci: - #### **Vendor:** - #### Saring laporan berdasarkan semua vendor (**`All`**), **`Category`** (Kategori), atau **`Selected`** (Vendor Tertentu). - #### **Invoice Date / Invoice Due Date:** - #### Gunakan filter ini untuk mencari faktur berdasarkan rentang tanggal penerbitan (`Invoice Date`) atau tanggal jatuh tempo (`Invoice Due Date`). - #### **Invoice Status:** - #### Filter yang sangat penting untuk memilih faktur berdasarkan status pembayarannya, seperti **`Not Paid`** (Belum Dibayar), **`Outstanding Payables`** (Hutang Beredar), atau **`Paid`** (Lunas). - #### **Display Order:** - #### Pilih kriteria untuk mengurutkan data pada laporan, misalnya berdasarkan `Account Name` (Nama Vendor). ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Pilih semua parameter yang Anda butuhkan, terutama tentukan **`Invoice Status`** dan rentang tanggal yang relevan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/z7Zimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan faktur pembayaran langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/0Rgimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/DDYimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan detail seperti berikut, yang merinci setiap faktur dan status pembayarannya. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/a4aimage.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini menampilkan daftar rinci dari setiap faktur pembelian dari vendor. - #### **Kolom-kolom Kunci:** - #### **`Vendor`**: Nama pemasok. - #### **`INVOICE`**: Bagian ini merinci `Receive date` (Tanggal Terima), `Due date` (Tanggal Jatuh Tempo), dan `Total Invoice Amount` (Total Nilai Faktur). - #### **`Paid Invoice Amount (exclude PPN)`**: Menunjukkan jumlah yang sudah dibayarkan untuk faktur tersebut. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Gunakan filter **`Invoice Status`** dengan pilihan **'Outstanding Payables'** untuk membuat daftar kerja faktur yang perlu segera dijadwalkan untuk pembayaran. - #### Laporan ini sangat penting bagi tim **Accounting (AP - Account Payable)** dan **Finance** untuk mengelola jadwal pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan vendor. - #### Fitur **Ekspor ke MS Excel** berguna untuk membuat rencana pembayaran mingguan atau bulanan. # Laporan Pajak Masuk ### **Panduan Modul Laporan: Laporan Pajak Masuk (Tax In Report)** #### **Lokasi Modul** #### `Buku Hutang` > `Laporan` > `Laporan Pajak Masuk` #### **Tujuan Modul** #### Modul laporan **Laporan Pajak Masuk** (*Tax In Report*) berfungsi untuk menghasilkan daftar terperinci dari semua Pajak Masukan (PPN Masukan atau *VAT In*) yang berasal dari transaksi pembelian dari vendor. Laporan ini adalah sumber data utama untuk merekapitulasi total pajak yang dapat dikreditkan dalam penyusunan SPT Masa PPN. ### **1. Parameter Laporan (Filter)** #### Halaman utama modul ini adalah sebuah form sederhana yang berisi beberapa parameter untuk menyesuaikan laporan yang akan dihasilkan. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/8Ulimage.png) #### Berikut adalah penjelasan untuk setiap parameter: 1. #### **Vendor:** - #### Saring laporan berdasarkan semua vendor (**`All`**) atau vendor tertentu (**`Selected`**). 2. #### **Date:** - #### Tentukan rentang tanggal **`Start Date`** (Dari) dan **`To Date`** (Hingga) untuk mendefinisikan periode pajak yang akan dilaporkan (contoh: 1 Januari 2025 hingga 31 Agustus 2025). ### **2. Langkah-langkah Menghasilkan Laporan** #### **Langkah 1: Mengatur Parameter Laporan** #### Tentukan cakupan **`Vendor`** dan rentang **`Date`**. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/ykwimage.png) #### **Langkah 2: Menghasilkan Laporan** #### Setelah semua parameter diatur, klik salah satu dari dua tombol di bagian kiri bawah halaman: - #### **Display Report :** Untuk melihat pratinjau laporan Pajak Masuk langsung di layar Anda. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/gbmimage.png) - #### **Export To MS Excel :** Untuk mengunduh data laporan dalam format file Excel. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/CsNimage.png) ### **3. Contoh Tampilan Laporan** #### Setelah Anda klik, sistem akan menghasilkan laporan seperti berikut, yang merinci setiap transaksi Pajak Masuk. ![image.png](https://manual.kokola.co/uploads/images/gallery/2025-08/scaled-1680-/3Y2image.png) - #### **Penjelasan Laporan:** Laporan ini akan menampilkan daftar semua faktur pembelian yang mengandung PPN Masukan dalam periode yang dipilih. - #### **Kolom-kolom Kunci:** - #### **`Vendor Name`**: Nama pemasok. - #### **`Tax File Number` / `Tax Form Number`**: Nomor referensi pajak dari vendor. - #### **`Amount`**: Nilai dasar pengenaan pajak (DPP). - #### **`VAT Amount`**: Nilai PPN Masukan yang dapat dikreditkan. ### **Tips & Catatan Penting** - #### Laporan ini adalah sumber data utama untuk rekapitulasi PPN Masukan yang dapat dikreditkan dalam SPT Masa PPN. - #### Pastikan semua **Faktur Pembelian** dari vendor yang mengandung PPN telah dicatat dengan benar di sistem untuk menjamin keakuratan laporan ini. - #### Laporan ini adalah alat bantu utama bagi tim **Tax and Bea** dan **Accounting (AP - Account Payable)**.